汽车租赁管理新规制度

汽车租赁企业管理制度为了加强汽车租赁企业管理，提升企业市场竞争力，促进各职能部门和人员各尽其职，确保车辆有效运作，制订本管理要求：一、行政管理：办公室关键职责是负责统筹协调企业日常行政管理；职员招聘、培训、考勤和薪资汇总，统计，调档手续、档案管理、政审；签署劳动协议，参与人员评定考评；职员社会保险、劳保、福利工作；草拟各项制度要求并监督实施。（一）办公室日常行政管理：1、帮助领导安排好日常工作，办理日常行政事物，协调平衡企业各部门及社会相关部门工作。2、立即搜集、整理政府及行业政策、法规。3、召集行政会议和组织传达上级机关下达相关文件及相关会议精神。4、督促、检验、了解各部门对领导部署工作落实情况。5、负责来往文件登记、传阅、保管，并负责搜集、整理、保管好企业各类文件。6、了解企业经营情况，立即向领导汇报，起到参谋作用。7、负责企业证照年检、审验。妥善保管和使用企业印鉴和各类证照。8、负责企业人事管理（人事劳动协议、年检、人员招聘、录用、培训、解聘、职员绩效考评）、考勤管理及工资单制订。9、做好办公用具、电脑设备设施计划采购登记维护管理，做好后勤服务工作。10、做好广告宣传接待、策划。（二）劳动用工管理1、根据《人力资源控制程序》办理职员招聘、考勤、考评、评级、奖惩。2、落实实施《劳动法》，负责职员《劳动协议》签署和呈报工作。3、依据企业经营发展需要，责任人员招聘、录用和职员考勤工作。4、立即编送多种劳工报表，汇总和积累相关基础资料，掌握劳动用工概况。5、负责做好企业职员调配，和上级人事、劳动部门协调搞好职员档案管理。6、做好企业职员劳保、福利发放工作，负责企业职员缴交社会统筹和住房公积金、失业保险金、医疗保险金管理工作，负责办理企业职员离退休手续。7、维护企业和职员友好劳动关系，向职员宣传并落实企业各项管理制度，参与调解劳动纠纷。8、有计划地组织职员参与企业举行各项培训工作，建立健全培训方案、培训制度。9、立即办理上级主管部门及企业交办其它事宜。二、财务管理：财务部门负责资金统筹、使用、调拨，负责会计核实、财务管理、财务监控等方面工作。1、加强法纪观念，严格遵守财经纪律，认真推行和发挥财务监督职能。2、加强财务收支计划和用款计划编制和考评，做到手续完备、内容真实，不扩大开支范围和费用开支标准。3、根据企业会计制度，设置保管会计帐簿、会计凭证、报表，使用统一会计科目。加强营收、成本管理，严格实施财经纪律，立即清理债权债务。4、认真实施国家价格政策，正确计收租车费用。组织对营收稽核抽查，正确核实业务收入，不乱收或私自少收免收。要认真掌握和审核费用开支，加强资金运作管理、控制和监督。5、严格实施“三个天天”营收制度，确保营收款立即上缴。做好票证领用和发领工作。严格实施业务人员在用票证限额，督促业务人员正确使用票证。6、建立健全固定资产卡片，配合相关部门加强对专题物资管理和查对，做到帐、卡、物、表四相符。7、严格落实实施现金管理制度，出纳人员及其它相关部门备用金保管人应定时清点查对库存现金，确保帐款相符。8、定时进行经济活动分析，提供真实可靠数据，参与本单位开发新项目、重大投资等经济活动。9、负责缴纳相关税收及相关证照办理及年检。10、天天查对保管收纳员交纳营业收入。11、做好年度财务预算、财务决算工作。12、办好企业领导部署其它工作。三、汽车租赁业务管理：租赁营销部门负责统筹汽车租赁管理工作：包含车辆调派、带驾业务安排、日常租赁管理工作，用户管理、跟踪服务等。（一）常常搜集同行业和信息及市场情况，立即向企业领导汇报并提出提议，为开发市场和拓展业务提供基础资料。（二）车辆原始资料、用户资料搜集、积累、保管，建立录入台帐及档案。（三）每日所发生租车业务，即时登记各类表格、台帐。1、现金流水帐：统计具体每日现金收取情况。2、对于自驾租车业务，认真填写《租车单》、《验车单》、《结算单》等。3、对于不使用租车协议租车业务，如接机、带驾等，开据《派车单》，具体注明租金、行程、用户结算方法等。（四）掌握好车辆属性，立即清查车辆，做好准备工作。1、掌握并熟知全部可租车辆性能、排量、价格、特点，和用户做好沟通。2、每次换班、下班全部要对车辆点名、具体落实每一部车状态：待租、已租、送修等，做好交接班工作。3、本日已估计租车业务，要提前安排好车辆和人员，和用户联络。（五）认真做好用户咨询、接待、投诉等工作，车辆调派工作。1、对于用户咨询，要热情，礼貌待客，微笑服务。2、耐心、具体地为用户介绍企业车型和服务。3、对于用户投诉，认真处理，处理矛盾。4、填写车辆预定单，依据用户实际租、还车时间，科学安排车辆及行程，以达成最高出租率和实载率。5、随时掌握已租车辆、待租车辆信息，提前做好预定、排班。（六）用户身份、证件查验、协议手续办理。1、汽车租车业务依靠身份证监别器、银行卡刷卡等信息手段，具体查验承租方及担保方身份证、驾驶证、营业执照、银行卡等。2、向用户解释租车协议条款，办理租车手续，收取押金。四、机务管理：机务部门负责小车新车选型、维修、施救、材料使用、检测等技术管理工作。（一）新车选型选购、报牌等相关工作1、选购小车时，对小车适用性、可靠性、经济性、安全性、维修方面、造型方面和市场需求情况综合考虑进行择优选购，合理配置车型。经技术探讨，选择拟购车型报总企业审批。2、接收新车时应按协议和说明书要求，对照配置清单进行验收，清点随车工具及附件。新车投入前应进行一次全方面检验，参考厂方说明书要求实施，严格实施走合期各项要求，确保小车技术情况良好。并办理“三包”期内相关手续，方便机件早期损坏进行索赔。3、立即办理新车上牌及相关证件。（二）小车管理验收人或驾驶员对承租人交车时小车验收工作。1、检视发动机机油、水是否正常，外观、内饰、灯光、雨刮、底盘、轮胎等是否完好。尤其注意对轮胎情况检验及胎号查对。2、试车检验转向、制动、发动机、传动系统等情况是否存在异常现象。3、小车返回交车时油箱燃油量，应和发车前油箱燃油量基础一致。4、视故障情况，必需时组织值班技术员、检验员等相关人员做好车辆损坏判定和评定。5、随车证件应完好、齐全。（三）为提升小车技术情况，确保安全行车，小车一星期出租率达70%以上（即一星期出租5天以上），实施每星期一次安全例检制度。检验台建立单车单页检验统计台帐，检验合格小车开具“安全例检合格通知单”，并将检验车号录入电脑，备于小车派租时查询。小车拟出租前，租赁部派租调度人员应查对小车最终一次“安全例检合格通知单”或电脑录入检验时间，并依据小车出租率情况，对安全例检到位进行把关。（四）强制小车按行驶里程维护。严格实施维修行业相关法规要求，根据DB35/T164-《汽车维护工艺规范》“轿车一、二级维护工艺规范”标准维护间隔里程或时间安排小车一、二级维护，依据车辆技术情况，必需时参考小车说明书要求维护里程或时间间隔安排小车一、二级维护。逾期维护和存在安全隐患小车不得租赁出车，预防带病小车进入运行。（五）健全小车技术及维修档案。建立一车一档，对小车配置各大总成型号，轮胎型号、胎号等进行登记，以防租赁人对小车部分配置进行偷梁换柱，为产生纠纷提供技术信息。做好技术参数、维修数据跟踪统计，保持统计内容详实、完整。（六）依据相关法规要求，对照行驶证年检时间，立即安排小车做好安全技术检测，确保租赁小车安全技术检测工作落实。（七）材料消耗管理1、常见材料领用：材料配件领用由维修作业人员或驾驶员向过程检验员申领，过程检验员应进行核实和技术把关，本着实际需要标准审核开具领料单，由作业人员或驾驶员署名，向相关料库领取，应将旧件缴到生产办公室方可领用新件，过程检验员应监督所领材料是否全部装车使用。2、材料领用审批要求（1）单价300-1000元配件应报厂长审批。（2）单价1000-元配件应报分管经理审批。（3）单价元以上由企业经理审批。（八）轮胎管理：轮胎实施单车一一对应使用，由胎管员建立单胎使用登记卡台帐，跟踪管理单胎使用全过程，要统计单胎使用起止日期及里程表读数。胎管员结合车辆各级维护，依据轮胎使用技术情况，视需要进行翻面和换位，使轮胎磨损均匀，并做好台帐统计。管胎员发觉轮胎异常应立即汇报机务科，组织相关人员技术判定并处理处理。轮胎需要更新时，由管胎员审核，报分管领导批，并报过程检验员记入单车维修技术档案，胎管员每个月底将更换轮胎情况报机务科。（九）对进修小车，依据维修规范和维修项目对小车进行必需检验，判定故障原因和决定维修手段，维修过程严格实施“三检”制度，严格根据维修工艺规范、技术标准，把好小车维修安全质量关，努力提升维修合格率，降低返修率，确保小车维修出厂技术情况良好、安全性能可靠。（十）小车路途发生机械故障抛锚时，维修厂负责做好小车抛锚施救工作，维修厂接到施救通知时，将在第一时间内组织施救维修，施救工作做到立即、快捷、安全，保质量、保进度。五、车辆安全管理：安全部门关键负责日常安全生产教育、事故处理、车辆投保、保险索赔、交通违法行为、租赁异常包含公安机关相关事宜处理等工作。（一）企业安全教育活动：1、认真落实实施“安全第一、预防为主，综合治理”方针，遵守国家法律法规和安全生产操作规程。2、宣传和落实政府颁布安全法规、条例、要求，组织各项安全生产活动，确保安全生产工作开展。3、组织召开安全会议，总结、分析各阶段安全生产情况，并针对存在问题制订对应防范方法。4、组织开展驾驶员培训和教育工作，提升驾驶员安全生产意识。5、定时检验消防设施是否安全有效。（二）事故损失处理、保险索赔和善后工作。1、车辆出险后请立即向企业汇报汇报事项：时间、地点、事故经过、事故车辆损失及人员伤亡大致情况。2、车辆发生事故后，若有些人员伤亡，应立即抢救伤员，保护现场。3、车辆肇事后，能按简易程序处理，报保险企业查看现场，按简易程序处理；未能按简易程序处理，应汇报公安机关交警处理。待事故结案后，应缴交事故认定书原件。4、事故发生后，承租人能自行处理，自行处理，自行处理后应缴交相关凭证原件，方便向保险企业索赔；未能自行处理，要求企业派人处理，企业应派人帮助处理。5、若因事故造成车辆停驶（未能营运）承租人应负担停驶期间费用（按日租车价格计算）。6、事故发生后承租人未经企业同意，不得私自维修车辆，需到企业指定维修厂维修。7、事故发生后，若承租人原因，造成车辆未能向保险企业索赔或保险企业拒赔，由承租人负担全部损失，承租人应配合保险企业要求，补全补齐对应索赔材料。8、事故发生后，承租人应垫付事故相关费用，若承租人未垫付由企业垫付，承租人应向企业支付，企业垫付自垫付之日起按银行同期利息计算。9、事故发生后，经保险企业理赔后，不足部分或其它一切损失，承租人应全额负担。（三）交通违法行为处理1、自驾车辆租赁期间产生交通违法行为法律处罚（未引发交通事故）由承租人自行负责；企业应立即帮承租人查询违法信息，立即通知承租人自行处理。逾期未接收处理承租人，应负担200元/天违约金，若查无违法信息，30日左右如数退还违法确保金。2、带驾车辆租赁期间产生交通违法行为处罚，参考客企业驾驶员违法行为管理措施处理。（四）跟踪管理、经过GPS定位系统监控车辆。1、坚持谁值班，谁监控，谁统计，谁负责标准，做好GPS监控统计。2、掌控不在线车辆，查明原因，立即查处屏蔽信号、干扰信号、损坏车辆等违规车辆。3、GPS监控人员必需认真负责，做好监控日志统计，关键事项立即汇报企业领导。六、驾驶员管理：1、服从调度，按时、按质完成工作驾驶任务。2、遵守交通法规及企业规章制度，确保行车安全。3、依据派车单出车，严格根据派车线路行驶。4、驾驶员出车在外必需随时和企业保持联络，第一时间回复企业任何联络。5、驾驶员出车前回场后应认真检验车况，填好车辆检验表。6、驾驶员应珍惜企业车辆，维护、保养好指定车辆，确保车容整齐，车况良好。7、遵守保密要求，不随意传输、探询和出车任务无关信息，不泄露企业公务活动及出车期间掌握相关机密事项，实施接待任务驾驶员不得发表有损企业形象言论。8、严格遵守企业考勤管理措施，驾驶员上班时间不出车时，必需按时上班，在企业内等候工作，临时有事离开必需请假。9、驾驶员应遵守车辆管理要求，严禁私自出车、