《休闲活动策划与管理》课件-3.休闲活动接待管理

休闲活动接待管理某高校初次举办导游大赛。活动从开始到最后的决赛一直很顺利，负责本次活动的学生会成员感到很欣慰，只要办完决赛，本次活动就可以圆满结束了，但是在决赛活动现场却出现了一系列的问题。首先，由于音响设备出现问题无法送音，导致活动到了规定时间却无法开始；接着，邀请的嘉宾和评委由于临时有事无法到场；还有主持人忘记介绍某个嘉宾、评委等。虽然整个决赛活动在错漏百出中总算结束了，但学生会的同学们都感到很沮丧。思考：同学们如果是你将如何对活动现场进行管理呢？休闲活动的现场管理包括接待管理、时间管理、人员管理、设施设备管理四个方面，今天我们先来学习一下接待管理。接待是整个休闲活动中的一个重要部分。好的接待服务不仅能使参与者感到舒心，还能使整个休闲活动更加完美。并且从长远来看，休闲活动的管理者可以通过向股东、政治家、传媒单位、媒体界名人、赞助商的客户、潜在的客户、合作伙伴和当地與论主导者等人提供殷勤周到的服务来获得长远的利益。一、接待核实表接待核实表是涵盖接待服务中所有要素的表格，它可以用来确保接待过程中的相关要素是否核实。

通过此表，我们可以在接待服务过程当中了解需要提前准备哪些事项，当然休闲活动不同还存在一定的差异。一、接待核实表邀请函是客人对活动的第一印象，所以邀请函不仅要良好的传递有关活动主题的信息，还要能激发起客人参与活动的欲望。邀请函的设计是否具有很高的品质，是否新颖递送方式是否留有答复时间？把邀请函送到顾客手中的方式或者使用电子邮件的方式是否合适邀请函的内容是否包括了事件、日期、活动名称、答复方式、路线和停车场等邀请函中是否应该包括宣传资料（一)邀请函一、接待核实表是否对时间做出了安排，以保证客人在最佳的时刻到达有什么样的停车安排谁来会见和问候客人？是否有人把客人迎接到活动地点是否缩短了等待时间？例如，客人在等待登机进入到接待室的时候，是否有相应服务（二）抵达一、接待核实表是否为客人设置了单独的区域？包厢(体育活动中)或会所提供什么样的食品和饮料？是否需要特殊的菜单和私人服务是否有单独的地方，可以清楚地看演出，并有很好的设施是否提供了特殊的通信方式，例如指示牌、服务台（三）便利设施一、接待核实表是否对活动中的门票，特别是对客户的门票进行了组织有哪些纪念品客人是否有机会和“明星”见面（四）礼物（五）退场是否对客人的退场做出了安排，以保证客人不会和其他观众同时退场。二、接待步骤在对客人提供接待服务时需要采取四个步骤：了解客人的期待超过客人的期待，特别是要提供额外的便利措施对活动中客人需求的变化做出迅速的反应对活动的接待服务情况进行评估，以便于在下次做出改进接待服务对于公司活动来说显得尤其重要。在某种意义上说，公司活动就是围绕着接待服务展开的。接待服务核实表中的大多条款，从邀请函到私人服务，都可以应用到公司活动中。对于客人来说，接待服务是活动经历中一个重要的组成部分。三、休闲活动场地的布局活动场地的布局无疑是活动成功的一个必备组成部分。任何从事过会议和正式宴会工作的人都知道必须提前与客户商订好桌子的摆放方式。由于大型宴会所占用的场地巨大，在厅堂后面就座的观众通常无法清晰地观看到舞台上的活动情况。三、休闲活动场地的布局如果这时音响较低劣再加上客人过量的引用酒精饮料，情绪相对激动，不需多久表演就会被杯子碰撞和闲谈的噪声所淹没，这将是十分尴尬的局面。

三、休闲活动场地的布局在计划一个客人围坐于桌子四周的活动项目时，必须根据实际场地的规模来设计布局。

如果不考虑桌椅和客人们所占的空间，在实际场地上就难以有服务人员或客人移动的地方。三、休闲活动场地的布局下图列举了一些室内活动常见的桌椅摆放布局。每一种摆放布局都需要按实际比例测绘出图形，标示出房间的容量和室内摆放的使用。室内活动常见的桌椅摆放布局有以下几种：U字型、歌舞会型U字型歌舞会型三、休闲活动场地的布局董事会型宴会型三、休闲活动场地的布局教室型剧场四、休闲活动服务（一）必备的基础性服务必备的基础性服务包括电力、水源和气虽然这类服务听起来比较简单，但在休闲活动的举办过程中对电力的要求和平时相比是完全不同的。因为活动需要，设备一般要求使用三相电而且要有紧急应急措施。

（二）通信许多活动对通信都有特殊的要求，包括电话和通信网络的安装。由于对通信网络要求的不断提高，必须要考虑频带宽、网速问题，在大量传递数据的情况下更应考虑这一问题。在大多数休闲活动的举办过程中，水源、电力、燃气、通信网络和交通等是必备的基础设施设备。四、休闲活动服务（三）交通和管理所有与活动有关的交通工具诸如航空、铁路、火车和出租车都应列入考虑范围之内。还应考虑各类交通工具的停泊给当地交通造成的影响。有时会出现为了活动的举行而实行的街道封堵，调整交通线路走向或颁发特殊通行证件等情况，需要采取上述措施应向地方有关部门提交申请，在得到批准后方可实施，并及时通报将会受到交通影响的行业部门。此外还必须考虑到残疾人员的通行问题，人群的管理疏散问题等。四、休闲活动服务（四）安排餐饮餐饮承包商负责提供活动的餐饮服务，包括订餐、食品制作和餐饮人员服务。这些承包商或场地餐饮工作人员应按不同服务方式、等级的要求提供菜单和价目。四、休闲活动服务（四）安排餐饮在休闲活动项目的饮服务中有许多不同的服务模式，最为常见的是：套餐加台面服务、自助餐、便于手拿的食品、快餐。四、休闲活动服务（四）安排餐饮在商讨餐饮服务合同时，活动项目的组织者应明确食品的数量、服务的速度和要求提供的食物种类。

尽管公众对健康食品十分青睐，但在体育活动项目的举办过程中有迹象表明传统的食品如馅饼和土豆片，仍然十分受欢迎，而水果沙拉和三明治销量却不尽如人意。四、休闲活动服务（四）安排餐饮在制订一个休闲活动项目时，食品安全计划是另一个关键环节。

食品安全包括制定相应的计划防止交叉污染以免顾客食物中毒和其他防止细菌繁殖的措施。四、休闲活动服务（四）安排餐饮为休闲活动项目提供餐饮对于厨房的制作是个极大的挑战。为几百人准备食物绝不是一件人人都能轻松完成的事情。厨师应该掌握准备所有食品所需的时间并在计划的初期得以确定。许多一线的管理人员都会询问厨师应提前多久下达制作主菜的时间，他们根据这一数据来监控活动项目进行的过程，并向厨师提出建议。四、休闲活动服务(五)组织入住对于多数会议、会展、演出和体育活动，住宿是整个活动的一个基本组成部分。

应提前确定航空公司和住宿地点以获得折扣机票和吸引人的住房价格。如果折扣价格是活动项目主要考虑的因素，就应该把活动项目安排在淡季举办。四、休闲活动服务（六）卫生设施

卫生设施包括场地专用和临时搭建的设施。在活动