电教设备采购项目档案管理方案

第一节档案管理程序 1一、立卷归档 1二、借阅管理 1三、收集整理 2四、鉴定销毁 3五、相关表格 3第二节档案管理制度 6一、查阅利用制度 6二、档案保密制度 7三、档案保管制度 8第一节档案管理程序一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅管理1.本项目人员借阅档案：由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.其他人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集整理1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工。四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。五、相关表格（一）文件管理记录目录文件管理记录目录序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门接收人备注12345678（二）档案移交清单表档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：接收意见接收人：移交人（部门）经办人：移交日期：年月日接收人（部门）经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式两份，移交人、收件人各执一份。（三）档案借阅审批单档案借阅审批单记录编号：日期：年月日借阅部门借阅人档案负责人使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期经办人1234备注第二节档案管理制度一、查阅利用制度1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。对突出的利用效果，要简要填写《档案利用效果登记》。2.凡借阅项目档案，需经项目负责人批准，员工不得为外单位借阅或转借档案资料，若造成泄密和档案流失者将按有关规定严肃处理。3.外单位人员借阅项目档案，应持单位介绍信，经项目负责人批准后，由业务部门借出查阅，并在借阅期限内按时归还。4.查阅利用档案，必须在阅览室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。5.摘录和复制档案资料须经档案管理人员同意，摘抄时必须保持档案内容的准备性，不准随意篡改。6.借阅人员要严守保密制度，对所有档案必须进行妥善保管，严禁涂改、勾画、拆卷，增删和抽页，对经装订、折叠的图纸资料，使用后需折叠复原归还，不得丢失、损坏或转借他人。7.项目档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。8.项目档案管理人员一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等损坏现象，要及时向项目负责人汇报，并追究有关人员的责任。二、档案保密制度1.档案管理人员必须坚决贯彻执行《中华人民共和国档案法》有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。2.凡是到档案室查阅档案者，必须严格履行档案查阅手续，档案原则不准带出档案室，确需要带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料，严禁非档案人员在档案库房滞留和翻阅档案。4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所，不准带回家中，要及时交还档案管理部门。5.在对外工作中，需要提供档案的，必须经项目负责人批准同意，按档案管理规定办理手续。6.凡借（查）阅涉密档案者，必须遵守保密制度，未经许可，任何单位和个人不得私自抄录，复制档案材料和拍摄内容，更不准将档案中的保密内容泄露，违者必究。7.档案人员要经常检查室内保密设施，关好、锁好门、窗、柜架等，做好档案安全保密工作。三、档案保管制度1.档案保管是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。2.按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。3.坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。4.加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。5.库房要保持温度在摄氏14-24℃，相对湿度在45-60％之内，保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠无有害气体污染。6.库房管理人员要做到天天打扫卫生，天