电教设备采购项目供货方案

第一节具体供货计划 1一、整体流程 2二、设备购进 2三、设备配送 3四、设备安装调试 4第二节供货响应程序 5一、响应原则 6二、响应程序 6三、质量响应 7第三节供货实施阶段 8第四节供货能力保障 11一、货源保障 11二、信息保障 11三、仓储保障 11四、运输保障 12五、应急保障 12六、经济保障 12七、人员保障 12八、沟通保障 13九、组织保障 13第一节具体供货计划一、整体流程序号项目内容进度时间1供应商信息采集根据供应商信息收集途径收集供应商信息2供应商选择根据供应商评价选择合格供应商3准备采购像采购下达采购计划4开始采购/5验收检验对产品进行质量检验6验收入库验收合格产品入库储存7产品批发运根据订单的数量和交货日期开始发货8到货采购人验收根据采购人要求和合同内容验收9售后服务按照公司售后服务方案提供质保期内上门服务及免费更换服务二、设备购进坚持从有合法经营资质的名优大厂和有良好质量信誉的企业购进电教设备，对供货厂商的合法性和质量信誉进行审核备案。采购执行主体根据供应商提供的信息，会同相关部门对供应商的产品质量、服务、生产能力及配合方面进行评估，根据《新供应商评审表》各项指标对供应商是否符合我公司要求进行评审，评审合格的供应商列入公司《合格供应商清单》。不合格的记录不合格原因，并备案备查。每年对上游供货商进行质量评审，合格的作为下一年度合格供货商，并与其签订下年度供货合同和质量保证协议，使货源得到落实，通过分析，在计算系统设置最低库存预警，保持合理库存，并预警后迅速补充货源。三、设备配送（一）配送作业服务设想1.储存→配货→配装→送货。2.由采购部专职将采购来的货物根据需要、所处地点、供货量、供货时间、包装形式等制定不同的配送方案。用规模优势取得较低的送货成本和较高送货效率。在观念上明确“用户第一，质量第一”的原则。配送的地位是服务，因此本公司时时刻刻从用户的利益出发，在满足业主需求的基础上，通过制定合理的配送方案以获得最大经济效益。3.由于我们项目的特点，因此配送货的特点是：路线固定。因而采购部的配送货主管应根据用货时间、货物品种、送货路线，制定合理高效的配送方案。一般掌握的原则是：集中送货、制定合理送货路线、统筹各项目供货时间、合理利用运输工具的空间、选择经济适用安全的运输工具。（二）配送作业服务标准配送作业是按照采购单位的要求，把货物分拣出来，按时按量发送到指定地点的过程。从总体上讲，配送是由备货、理货和送货三个基本环节组成的。其中每个环节又包含若干项具体的、枝节性的活动，本项目的配送服务计划，具体说明如下：1.备货：备货指准备货物的系列活动，它是配送的基础环节。严格来说，备货包括两项具体活动：筹集货物和存储货物。2.理货：理货是配送的一项重要内容，也是配送区别于一般送货的重要标志。理货包括货物分拣、配货和包装等经济活动，其中分拣是指采用适当的方式和手段，从储存的货物中选出采购单位所需货物的活动。分拣货物一般采取两种方式来操作：其一是摘取式；其二是播种式。3.送货：送货是配送活动的核心，也是备货和理货工序的延伸。在物流活动中，送货实际上就是货物的运输。在送货过程中，常常进行三种选择：运输方式、运输路线和运输工具。四、设备安装调试1.到货后验货：本公司项目经理负责组织技术人员按照时间进度跟进设备的发货全过程。如期完成后，经过出厂试验的合格产品由本公司派专人负责运送到采购方现场。本公司向采购方提供全套的设备配置清单及检验产品合格证、使用说明书和其他的技术资料，项目经理和采购方负责人共同进行设备的验收。确认到货数量、型号都正确无误后，采购方签署收货单。验货过程计划在XX天内完成。2.安装调试测试：当本项目的产品已到采购方指定地点后，项目实施小组组织进行安装和部署，并对安装部署的环境进行测试，并形成“安装测试记录”。（1）调试及验证设备。（2）测试设备的稳定性和流畅性。3.产品培训：产品安装部署完成后，实进行集中培训。（1）介绍设备的功能及给用户解决的问题。（2）介绍设备使用的时间点。4.试运行及全面运行：在试运行结束后项目实施小组组织评审确认是否达到全面上线条件，达到上线条件后，根据计划上线。在上线过程中项目实施小组全面跟踪产品试用情况，对实施过程发现的问题进行跟踪、记录、处理。5.验收、交接：在项目全面上线运行一周左右，实施项目经理组织进行项目验收工作。（1）全面运行一周左右后，实施项目经理组织拟订《项目验收报告》。（2）实施项目经理及客户方进行签字、盖章确认，完成项目的交接；6.设备维护：（1）项目上线后，售后服务人员根据客户反馈的问题组织进行处理及反馈。（2）售后服务人员根据客户的要求对设备运行中的问题组织进行处理及记录，填写《设备维修/维护记录》，并跟踪及解决，确保客户满意。第二节供货响应程序一、响应原则1.以业务为中心的可行性原则：运输应以满足采购方的业务需求为首要目标，要保证采购单位工作正常运行，尽快为采购方解决问题，避免和减少采购方损失。“任何时候必须以准时准点送达货物、保证采购单位正常工作为第一要素”，本项目的最终目标是满足采购单位的工作需求。2.重在措施的可靠性原则：注重预防，我们将在传统的被动式服务的基础上提供主动式的服务，和采购方一起做好货物的运输配送工作。采取以预防为主的策略，把故障隐患消灭在萌芽中。3.适应性原则：按照采购单位的服务要求，提供切实为从客户出发的方案，服务过程中应尊重采购方的要求、接受采购方的各方面的监督、积极与客户交流沟通。4.及时性原则：我公司坚持“以采购方的利益优先”的宗旨，建立了与采购方服务相关的售后服务前提下。高效、优质、及时、有序地进行一切服务活动，在接到服务需求时，我公司将通过最快速度解决采购方的问题，为采购方提供更好的服务。二、响应程序1.当客服人员接到投诉或服务需求时，应当立即将相关信息整理上报项目经理。2.项目经理接到整理报告后，立即通知调度员和车队负责人做好货物装运前的准备工作。3.由项目经理带队，与招标方业务人员及时联系，准确掌握发运时间、发运数量、货物流向及相关信息。4.合理地调配和使用运输车辆，提前一天向招标方业务员通报次日装运车辆的详细情况。5.车队负责人接到发运计划后，编排好《车辆安排计划表》，掌握货物发运近期的天气变化情况做好预报，详细了解运行路线。6.调度员应在接到发运计划后及时与车队负责人取得联系，组织车辆做好货物装运前的准备工作。7.对招标方下达的运输计划做到24小时响应。三、质量响应1.货物质量保障：我公司所提供的货物达到国家、地方以及采购单位需求的技术标准和规范要求。我公司保证货物是完全符合本项目规定的质量、规格的要求。在交货前，由本公司对产品质量、规格、数量/重量进行精确和全面的检测，并出具证明产品有相符的证明书和质量检验证书。2.货物检验：若开箱检验中发现有诸如数量、规格与合同不符，我公司将无偿更换符合本项目技术要求的产品。3.检验方法：（1）我公司将组织双方相关人员在货物到达规定的交货地点时共同进行到货检验。本项目的电教设备技术文件运抵规定的交货地点后，我公司组织双方相关人员共同对其进行检查，并认真做好交接记录，各方签字。（2）我方应提供本批货物的质量检测报告等有效检验文件，该质量检测有效检验文件须由国家权威部门认证合格的检测部门出具（所涉检测费用由我方承担）。有效检验文件，经采购人认可后，与合同的性能指标一起作为货物验收标准。采购人负责组织有关人员对货物进行验收，所涉费用由我方承担。验收合格后，双方共同签署验收合格证书。我方应确保其技术建议以及所提供货物的完整性、实用性，保证全部货物及时投入正常运行。否则若出现因我方提供的货物不满足要求、不合理，或者其所提供的技术支持和服务不全面，而导致货物无法实现或不能完全实现的状况，我方负全部责任。（3）采购方有权对我方所提供的货物委托取得国家权威部门认证合格的检测机构进行检测，如有任一产品检测不合格，采购人有权拒收全部中标货物。检测时，可在我方提供的货物中任选几样做检验。对验收或经检测机构检测不合格的，采购人有权立即全部退货。第三节供货实施阶段供货实施计划的主要阶段并非严格地按照一成不变的程序依次进行，而往往是在充分考虑时间进度的基础上交叉安排计划或同时从事各种活动，本次项目供货实施预估划分为以下几个阶段：（一）成立供货实施小组：为确保供货的顺利实施，通常需要成立一个实施小组。其目的是保证按实施计划开展相应工作，以便在供货的实际实施过程中发生与计划不一致情况时，能及时制定适宜的对策。实施小组成员的产生既可以由公司自行安排内部人员参加，也可以邀请第三方专家作为代表参加。（二）申请管理层批准：本次项目由采购部负责人递交总经理审批，为避免审批程序需要的时间较长，应该考虑有足够的时间获得必需的批准手续，以免产生障碍。（三）制定筹资计划：在公司管理层决策后，一旦已知全部投资成本及使用时间，就要做出项目筹资的详细安排，且应与供货实施计划中的资金需求相一致，在项目评估阶段，应对所有实施费用全面了解。这样，才能确定筹资需求和将要作为初期投资成本的部分的财务费用。（四）管理供货组织：根据项目供货的实际需要，组建项目管理和组织机构。（五）制定供货计划：在实施阶段要认真仔细阐述电教设备供货、运输和验收使用以及售后服务的整个计划，再评估时要预测所需要的时间和工作费用。（六）跟踪供货进度：在供应电教设备时，交货时间应按生产进度和不同建设阶段的要求来安排，以确保电教设备到达的先后是根据供应商生产能力和我公司配送能力两方面考虑的最优顺序。（七）运输电教设备：在供货实施期间，要对电教设备的运输供应作出安排，协调购销双方的时间和货物的运送情况，保证电教设备的质量和数量，以满足采购人的需要。（八）验收交付使用：验收交工是供货实施阶段最关键的环节。我公司将严格按照采购人的标准，配合采购人完成验收交付工作，并附上电教设备的专业机构检测报告，确保本公司的产品符合质量标准和满足采购单位的需求。完成验收交付后，应对电教设备的后续使用情况予以关注，一旦采购单位反映问题，立即启动售后服务方案。（九）制定详细安装验收方案：合同签订以后，技术部人员将共同对实施方案的技术细节进行分析、探讨，制定详细安装调试计划，具体包括以下内容：1.安装手册。2.安装进度安排。3.安装方式。4.调试方法。5.安装工具的准备。6.安装调试环境的准备。7.详细的技术图纸。8.对影响电教设备安装调试实施的关键工序进行分析，提出相应的解决措施。9.技术参数手册、培训手册和电教设备操作手册。（十）现场环境调查及现场勘查：为确保小组到达现场后能够尽快展开工作，保证项目顺利进行，我公司将在实施前XX天内对电教设备的使用环境进行调查，填写环境调查表。同时，我们还将提前向招标人提交各种主要设备的具体环境要求，在招标人的积极配合下，确保在现场实施工作开始前完成场地环境准备工作，保证电教设备的正常使用。第四节供货能力保障一、货源保障与多家生产厂商有供货协议，自有资金充足，质量和原料有保障，确保充足的电教设备以保证电教设备供货数量，满足采购单位的需求。二、信息保障在供货过程中，不断地收集实际进度的有关资料进行整理统计，与计划进度比较，定期提供比较报告。在其控制下编制周供货计划，并做好进度记录，填好进度统计表，协调各方面关系，及时、灵活、准确、果断地采取措施，排除各种矛盾，加强各薄弱环节，实现动态平衡，保证完成交货期目标。三、仓储保障我公司在交货地点附近设立有专门的仓储部门、专职的仓储库管人员以及库存管理系统，保证具备按期交货及应急供货能力。四、运输保障公司位于XX区，毗邻XX地，交通十分便利，所在地离招标方仅XX余公里，且公司配备运输车辆XX辆，且与当地运输公司达成合作模式，在运输方面上可以做到随时到货，同时，公司有与大型公司合作的经验，同时公司配备有陆运车辆等多种运输工具，在运输方面上可以做到安全、快速运抵项目指定收货现场。附：地图软件距离查询截图。五、应急保障公司集中人力、物力、财力全面保障招标方项目的实施，备有一定库存量的电教设备，为了不影响招标方物资供应，如遇特殊产品需求的情况下提前一至两天通知我公司，我公司可为采购人提前调拨货物并按指定地点送达，公司为招标方按时按质按量交付货物。六、经济保障为保证按期交货，必须有资金保证，我公司为本项目准备了一定资金，并实行专款专用制，以确保我公司对采购单位资金垫付的承诺的实现，不影响供货进度，从而保证供货进度不受资金的影响。七、人员保障我公司将抽调经验丰富的工作人员，制定详细的人员管理制度，直接参与本次电教设备采购的工作，公司将保证项目部各成员都经过严格的挑选，保证这些人员具有良好的职业道德素质、优秀的团队协作作风，各部门正式工作开始前，项目部对参加项目的人员的资格进行审查，并填写相关记录。八、沟通保障本公司在加强与招标方沟通，加强内部沟通，并指定专人及时与招标方沟通和联系，及时汇总沟通情况，内部供货环节实行