人事档案归档制度范文（二篇）

第页共页人事档案归档制度范文一、制度目的建立科学、规范的人事档案归档制度，旨在加强对人事档案的管理，确保人事档案的完整性、可靠性和保密性，以便提供有效的人事信息支持和保障企业正常运营。二、适用范围本制度适用于企业所有员工的人事档案管理工作。三、责任主体1.人事部门负责制定人事档案归档的操作流程和工作标准，并组织培训和督促各部门执行；2.各部门负责按照规定的流程和标准将相关的人事文件归档，并定期进行档案检查和整理；3.全体员工有责任保护和正确使用人事档案信息。四、流程与要求1.档案管理流程（1）新员工入职时，人事部门负责收集员工相关的个人信息并建立档案；（2）员工转正后，人事部门将其档案交由所在部门进行保管，并进行登记和编号；（3）员工离职或调动时，所在部门负责将其档案归还给人事部门，并进行注销和整理；（4）档案定期进行检查、整理和存储。2.档案管理要求（1）人事档案应按照员工姓名、工号等信息进行编号和归档；（2）档案材料应按照一定的分类标准进行整理和存放，确保易于查阅和管理；（3）档案室应设有专门的保管人员负责人事档案的管理和保密工作；（4）档案管理系统应具备保密性、完整性和可靠性，并定期备份和维护。五、保密措施1.人事档案应严格保密，不得随意泄露或提供给外部人员；2.档案室应有专门的门禁措施，确保只有授权人员能够进入；3.员工在查阅档案时应填写申请表并经过审批，且不得将档案材料带出档案室；4.档案室应定期进行安全检查和巡视，确保档案的安全可靠性；5.在档案移交、借阅和归还过程中，应进行严格的登记和核对，确保档案的完整性。六、档案保存期限1.在职员工的档案应保存至其离职后的五年，期满后进行销毁；2.离职员工的档案应保存至其离职后的三年，期满后进行销毁；3.对于涉及法律诉讼的档案，应根据法律规定的时限进行保存；4.对于特殊岗位的员工档案，应按照相关规定进行保存。七、制度执行与监督1.各部门负责人应对本制度进行组织实施，并确保全体员工遵守；2.人事部门应定期对各部门的档案进行检查和评估，并提出改进意见；3.对档案管理不规范甚至存在违规行为的人员，将给予相应的纪律处理；4.人事部门应定期与有关单位进行沟通和交流，学习先进的档案管理经验，不断完善人事档案管理制度。八、违反规定的处理1.对于故意篡改档案、私自销毁档案或泄露档案信息的人员，将取消其档案操作权限，并给予相应的纪律处分；2.对于违反档案管理制度的人员，将按照公司的相关规定进行追责和处理。以上是人事档案归档制度的范文，具体执行细则和规定可根据企业的实际情况进行补充和完善。制度的建立和执行要求各部门和员工严格按照规定操作，并加强对档案管理的监督和评估，确保人事档案的安全和可靠性，保护员工的合法权益和企业的利益。人事档案归档制度范文（二）一、目的和范围1.1目的本制度的目的是规范和统一管理企业的人事档案，确保档案的安全性、准确性和完整性，为企业的人事管理工作提供有效的支持和依据。1.2范围本制度适用于企业所有员工的人事档案管理工作，包括员工的基本信息、入职材料、劳动合同、调动记录、培训记录、奖惩记录等。二、主要内容2.1档案归档的责任部门人力资源部负责全面负责和协调企业的人事档案管理工作，并设立专门的档案管理人员负责具体的档案管理工作。2.2归档的原则和要求（1）保密原则：人事档案具有保密性，未经本人同意或法律规定，不得向他人透露或提供。（2）准确原则：档案的内容必须准确无误，对于档案中的每一项信息，应有明确的来源和验证途径。（3）完整原则：每个员工的档案必须保持完整，不得有遗漏或遗失的情况。（4）可追溯原则：档案的每一项内容应能追溯到相关的文件材料，便于查阅和核对。2.3档案归档流程（1）档案整理：由专门的档案管理人员负责对员工的各类档案进行整理和归档，并进行标识和分类。（2）档案登记：每个员工的档案必须进行详细的登记，包括姓名、工号、职务、入职日期等基本信息。（3）档案存放：档案应妥善存放，确定一个专用的档案室或柜子，设有防火、防潮等措施，确保档案的安全性。（4）档案借阅：员工需要查阅自己的档案，需填写借阅申请并经过相关部门审批，严禁私自调阅他人档案。借阅期限不得超过3天。（5）档案销毁：档案达到保留期限之后，由专门的档案管理人员负责进行销毁，销毁过程必须符合相关法律法规的规定，销毁记录必须保存。2.4档案管理人员的职责（1）负责制定和完善人事档案管理的制度和流程。（2）对员工档案进行整理和归档，确保档案的安全性和完整性。（3）对新员工进行档案登记，及时更新和完善档案信息。（4）负责员工档案的存放和借阅，确保档案的安全和保密。（5）向相关部门和员工提供档案咨询和查询服务。（6）定期对档案进行检查和清理，及时发现和处理问题。（7）组织和参与档案培训和交流活动，提高档案管理的水平。三、宣传和培训3.1宣传本制度应通过内部通知、人事制度手册、企业网站等渠道进行宣传，让员工了解和熟悉制度的内容和要求。3.2培训人力资源部应组织相关的培训和交流活动，提高档案管理人员的专业水平和档案管理的效率和质量。培训内容包括档案管理的基本知识、操作流程、法律法规等。四、监督和检查4.1监督人力资源部负责对档案管理人员的工作进行监督，及时发现和处理工作中的问题和不足，确保制度的执行。4.2检查人力资源部应定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和可查性。对于存在问题的档案，应及时进行整改和补充。五、制度的保密性和可行性5.1保密性档案管理人员必须具有良好的保密意识，严守保密原则，不得泄露或提供档案信息给未经授权的人员。5.2可行性本制度的内容和要求应符合国家法律法规的规定，且可操作性强，便于实施和执行。制度的制定和修改