办公自动化高级应用案例教程（微课版）课件 任务1 机关标准公文与模板制作

任务1机关标准公文与模板制作办公软件高级应用案例教程任务1机关标准公文与模板制作效果图1-任务情境2-任务分析3-任务实施4-拓展实训5–综合实践任务情境发改委办公室姜主任根据办公会议安排将拟下发《关于印发促进生物质能供热发展指导意见的通知》的会议纪要交给办公室刚入职的小沈，要求她起草该通知文件，并报各相关领导审批后下发至市地发改委并抄送至有关部门。任务分析知识与能力目标知识目标 了解公文处理的基本知识 了解公文的写作格式及要求 熟悉公文的基本要素和格式要求 掌握使用Word编排标准格式公文的方法和技巧能力目标 能够根据GB标准制作各类文种公文 能够创建各类公文的通用模板任务实施任务实施1--公文格式基本要求2--公文组成3--相关参数计算与页面设置4--编制公文版头7--公文模板制作5--公文主体6--版记编排3.1公文格式基本要求任务实施国家标准规定的党政机关公文格式基本要求、公文版面（即页边与版心尺寸要求）如下所示。公文格式基本要求公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。纸张大小A4型纸：210mm×297mm版

面页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。如图1-2所示。字体和字号如无特殊说明，公文各要素一般用三号仿宋字体，特定情况可作适当调整。行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。印

刷双面印刷装

订左侧装订任务实施公文由“版头”，“主体”，“版记”三部分组成示。3.2公文组成任务实施1.GB标准公文的版面要求3.3相关参数计算与页面设置任务实施2.页面设置

3.3相关参数计算与页面设置新建一个文件名为“发改办高技16号.docx”的空白文档，根据GB标准和上面的计算进行下图所示页面设置。任务实施3.公文编制前准备3.3相关参数计算与页面设置（1）下载并安装“方正小标宋”字体。（2）安装Photoshop图像处理软件。任务实施1.版头格式要求3.4编制公文版头公文首页红色分隔线以上部分称为版头，主要由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色分隔线等要素组成。任务实施2.份号、密级和紧急程度编排3.4编制公文版头在Word中使用表格可以使版面更加规范整齐，更易定位和编辑管理。此处对份号、密级和紧急程度的编排采用表格完成。主要步骤如下：（1）插入一个1列3行的表格，设置表格的宽度为公文版心宽度156mm。（2）要求发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，设置表格的行高为35mm/3行=11.6mm，即设置表格每行高度为1.16cm。（3）设置表格字体格式为黑体三号，输入份号、密级等内容。（4）将表格边框设置为无边框。任务实施2.份号、密级和紧急程度编排3.4编制公文版头表格布局效果如下图示：任务实施3.发文机关标志编排3.4编制公文版头为增加美观性，可适当设置缩放比。字符的缩放比是指字高不变，字宽可变。经实验和计算，设置缩放比为68%比较美观。缩放比设置、缩放前后效果对比下图所示。任务实施4.发文字号和分隔线编排3.4编制公文版头分隔线：在发文字号下方4mm处要求绘制一条与版心等宽的红色分隔线，要精确制作这样一条符合GB要求的反线，可通过“边框”命令实现。（1）选中发文字号所在行，在【开始】选项卡【段落】选项组中，单击【边框】右侧按钮打开【边框和底纹】对话框，设置左图所示的边框样式，颜色为红色，宽度1.5磅；单击“预览”下方的下边线，则在下方绘制出一条红色线条。（2）单击【选项】按钮，打开【边框和底纹选项】对话框，在“距正文间距”栏中设置“下”为“4毫米”（确定设置后，系统将自动将其转换成磅值），右图所示。任务实施4.发文字号和分隔线编排3.4编制公文版头分隔线：在发文字号下方4mm处要求绘制一条与版心等宽的红色分隔线，要精确制作这样一条符合GB要求的反线，可通过“边框”命令实现。（1）打开【边框和底纹】对话框，设置左图所示的边框样式，颜色为红色，宽度1.5磅；单击“预览”下方的下边线，则在下方绘制出一条红色线条。（2）单击【选项】按钮，打开【边框和底纹选项】对话框，在“距正文间距”栏中设置“下”为“4毫米”（确定设置后，系统将自动将其转换成磅值），右图所示。任务实施1.主体格式要求3.5公文主体（1）标题（2）主送机关（3）正文（4）发文机关署名、成文日期和印章相关知识：印章加盖分两种情况。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。任务实施2.制作电子公章3.5公文主体（1）公章规格要求根据国家相关规定，企事业单位、社会团体等公章，一律为圆形，直径为4.2cm，圆边宽0.12cm公章中央为五角星，星尖直径1.4cm，五角星外刊单位名称，自左而右环行，字体可使用简化宋体。（2）制作电子公章电子公章制作过程如下图所示。任务实施2.制作电子公章3.5公文主体（3）公章抠图处理制作的公章带有白色背景，为使用方便，下面使用Photoshop进行抠图处理。① 在Photoshop中打开“gzh.jpg”文件，单击【选择】菜单下【色彩范围】命令，打开【色彩范围】对话框，如下图所示。② 光标变为，在任一白色背景处单击鼠标吸取，单击“确定”按钮。任务实施2.制作电子公章3.5公文主体（3）公章抠图处理制作的公章带有白色背景，为使用方便，下面使用Photoshop进行抠图处理。③ 图像中所有白色区域被选中，如左图所示。④ 使用快捷键“Ctrl+Shift+I”对当前选区进行反选，即选中图像中除白色之外的颜色做为选区，如右图所示。任务实施2.制作电子公章3.5公文主体（3）公章抠图处理制作的公章带有白色背景，为使用方便，下面使用Photoshop进行抠图处理。⑤ 按“Ctrl+C”键复制当前选区，新建一个图层，按“Ctrl+V”键粘贴选区到新建图层；删除原图层。⑥ 将文件另存为“公章.png”。任务实施1.版记格式要求3.6版记编排版记位于公文最后一页，由抄送机关、印发机关、印发日期、分隔线组成（新版GB标准中已将版记中的主题词部分去除）。（1）抄送机关（2）印发机关和印发日期（3）分隔线版式格式如右图所示。任务实施2.使用制表位实现同行中不同部分格式编排3.6版记编排使用制表位轻松实现同行中不同内容的格式编排。（1）输入印发机关名称，设置段落左右缩进各1字符，按“Tab”键，在印发机关名称后插入制表符“”，输入印发时间。（2）将鼠标指针移到标尺任意位置上，双击鼠标，则在鼠标双击处生成一个制表位“”；双击此制表位打开“制表位”对话框，如右上图所示。（3）在对话框中，单击“全部清除”按钮，将已有的制表位位置清除，在“制表位位置”下输入“27字符”，“对齐方式”选择“右对齐”。

设置后效果如右下图所示。任务实施3.版记分隔线（反线）制作3.6版记编排任务实施3.版记分隔线（反线）制作3.6版记编排（1）使用插入形状的方法在“抄送”所在行上方绘制一条红色直线（建议按Shift键绘制），设置其粗细为“0.35毫米”，宽度为“156毫米”（与版心同宽）。（2）打开【Word选项】对话框，勾选【显示】→【始终在屏幕上显示这些格式标记】下的“对象位置”复选框，如右图所示。任务实施3.版记分隔线（反线）制作3.6版记编排（3）选中绘制的直线，会看到直线所在段落前面出现“”标记，它是图形锁定标记，表示图形将随“”对应段落的移动而移动。将鼠标移到此标记上，按住鼠标左健不放，移动鼠标，将“”标记移到“抄送机关”段的前面，这样不管直线在何处，它的移动只会受到“抄送机关”段落的影响，如下图所示。将光标定位在“抄送机关”前面，敲回车键。任务实施3.版记分隔线（反线）制作3.6版记编排（4）直线版式设置选中直线，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【其他布局选项】命令，打开【布局】对话框；在【位置】选项卡下，设置“水平”和“垂直”位置如右图所示。（5）选中直线，使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”键复制两条直线；选中复制的一条直线，设置其粗细为“0.25毫米”；打开【布局】对话框，将【垂直】中的“绝对位置”设置为“20毫米”，其他设置同右图设置。（6）同理，对另一条直线进行版式设置，将【垂直】中的“绝对位置”设置为“30毫米”，其他设置同以上。任务实施制作模板可以大大提高同类型公文制作效率。在需要制作公文时，只需在相应位置输入具体内容即可。3.7公文模板制作任务实施3.7公文模板制作公文模板制作步骤：1．打开上面建立的公文，删除发文机关标识文字，按“Ctrl+F9”键插入域标记，在域标记内输入域代码“MacroButtonNoMacro[单击此处输入发文机关]”，所得内容均继承原来文字内容的格式。如左上图示。2．将光标移到该域代码上，右击鼠标，在快捷菜单中选择【切换域代码】命令，即可得到带有相应格式的提示信息“单击此处输入发文机关”，如右上图所示。任务实施3.7公文模板制作3．按照同样方法，制作其他要素的提示按钮，然后切换域代码，完成通用模板的编辑。4．保存为模板文件。单击【文件】菜单→【另存为】命令，在另存为对话框中，选择文件类型为“Word模板（*.dotx）”，将其保存为模板文件即可。公文模板制作步骤：拓展实训实训1：制作多部门联合发文公文实训2：制作信函格式公文实训制作多部门联合发文公文公文事项涉及数个部门，由这些部门联合签署的公文，为联合发文。联合行文就是同级机关、部门或单位联合发文的形式。同级政府、同级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行政职能的事业单位可以联合行文。上下级机关不可联合行文。实训1：制作多部门联合发文公文由于工作需要，由“中共海临市委宣传部、海临市公安局、海临市广电新闻出版局”三个机关单位联合发文“关于加强全市消防宣传工作的通知”的公文，效果如图所示。通过完成本实训案例，掌握多部门发文机关红头制作方法、签发人编排。实训1：制作多部门联合发文公文实训制作信函格式公文公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达、要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于