采购管理教学第讲采购商品管理

采购管理教学第讲采购商品管理需求描述与商品决策

purchasingdemand&commodity/service采购就是要满足企业对不能够或不愿意内部提供（即自制）的产品或服务的需求。需求管理是采购供应管理活动的开始阶段，企业的采购工作从明确需求开始。采购人员通过使用说明向供应商表达需求，供应商根据说明向企业供货。最理想的采购过程是上述三个圆圈完全重合，也就是图1中的区域E实现了最大化。第2页,共42页，2024年2月25日，星期天需求描述或说明需求及描述：每次采购是为了满足公司内部的需求，采购人员应该理解怎样描述需求，怎样决定质量，也就是要决定采购物品种类，及所购物品满足的功能要求。明确需求的第一步就是要明确需求什么？（什么商品，管理分类？），需要什么样的？（具体规格和质量功能要求）。其次才是需要多少？（数量），什么时候需要？（交货期）。规格管理型号Type规格Specification种类管理品类Category品种Item品质管理标准Standard质量Quality数量决策需求量volume订货量lotsize需求种类、质量和数量需求量需求描述第3页,共42页，2024年2月25日，星期天采购商品决策采购商品决策的内容：分类别：采购品的主要类型：大类，小类，细类选择品种和规格：每一种类型的具体花色、款式、品目；规格。确定比例：品种数占总体采购品种的比重替代品：某种采购品能够被替换或改变的情况第4页,共42页，2024年2月25日，星期天3.2商品分类和采购策略从采购角度对商品或服务进行分类管理的主要方法：1、ABC分类与采购管理2、商品组合与采购管理3、生产采购品分类与采购管理第5页,共42页，2024年2月25日，星期天1、ＡＢＣ分类1）、采购物品的80/20分类法则：（1）数量或种类８０％的采购物品只占２０％的价值；剩下20%的物品则占有80%的价值（2）其中５０％的物品的价值总量不足２％-10%。2）、为管理的方便，企业经常将采购物品进行ABC分类：A类物品品种数只占20%而价值占80%，这些物品通常是战略性物资，是采购工作和管理的重点。B类物品数量占30%左右而价值15%左右，也应给于适当的重视。C类物品数量50%以上而价值不足10%，它们对成本生产的影响甚微，可以不予重视。第6页,共42页，2024年2月25日，星期天采购商品的ＡＢＣ分类管理第7页,共42页，2024年2月25日，星期天例如：某公司每年的采购总额254,725,000美元,以下是详细支出产品每年使用量单位成本采购额(1000美元)占采购总额的比重150001.575002.9215008.0120004.731000010.510500041.2460002.0120004.7575000.537501.56600013.68160032.0775000.537501.5845001.2556252.2970002.5175006.910300000.260002.4第8页,共42页，2024年2月25日，星期天该公司的ABC细分等级项目编号占总量的比重占总金额的比重A3，620%73.2%B2，4，930%16.3%C1，5，7，8，1050%10.5%ABC分析法在管理采购物品时的局限性？ABC分析法只根据一种标准把项目划分为A、B、C三类，明显地忽视了其他的重要标准；运用ABC分析只能了解某一商对财务状况的相对重要性程度，并不能真正了解该商品对企业的重要性程度。第9页,共42页，2024年2月25日，星期天2、商品模块分类与组合决策教材图5-1基于风险-价值的商品分类来源Kraljic（1983）（1）分类依据

采购品对本公司的重要性或潜在价值：对生产、质量、成本、产成品的影响。

市场的供应风险：供应保障能力、供应商数量、供应竞争激烈程度、供应困难程度、自制可能性等

重要性供应风险第10页,共42页，2024年2月25日，星期天（２）采购物品分类战略采购品:指价值比例高、产品要求高，同时又只能靠个别供应商供应或者供应难以确保的物品。如：汽车航空发动机、电视机显像管、计算机的CUP等。瓶颈或问题采购品：价值比例虽然不高、但供应保障不力的物品。表现为专利产品、知识产权、专业化咨询需求等，如：食品厂的某种添加剂、汽车的某种专用零配件等集中或杠杆采购品：价值比例较高，但很容易从不同的供应商处购得的物品。如：基本的原材料、制成品、紧固件和涂料、普通化学用品正常交易或价格采购品：价值低，有大量供应商的物品。如：办公用品、一般文具、维修备件等。第11页,共42页，2024年2月25日，星期天（3）不同类别商品的采购战略战略采购品：找到可靠的供应商并发展同他们的长期合作伙伴关系，组织供应商早期参与本公司的产品开发，通过双方的共同努力改进产品质量，降低成本，提高交货可靠性。措施：准确预测需求；进行供应风险分析；谨慎选择供应商；分析综合成本；滚动采购订单；有效控制订单变化；对供应商进行考评；严格合同采购。（战略采购管理）瓶颈采购品：确保供应，必要的时候可提高一些价格或增加成本；通过风险分析制订应急计划，与供应商改善关系；排出供应商优先次序；寻找备选产品或供应商；建立适当库存。（供应链管理）集中采购品：追求最低价格，降低采购成本。可采取两种方法：集中采购统一同供应商谈判；采用询价甚至招标的方式竞价采购。（竞争管理）正常采购品：交易式的关系，采用程序化、规范化、系统化的工作作业方式，提高行政效率。主要措施：按产品大类采购，提高物品标准化、通用化减少物品种类；现货采购，减少供应商数量；制订有效的作业程序，采用计算机、程序化作业减少行政工作时间提高工作的准确性和效率，开展网上采购方式。（交易管理）第12页,共42页，2024年2月25日，星期天供应定位和采购策略表物品分类战略采购品瓶颈采购品集中采购品正常采购品供应商定位建立长期的合作伙伴关系确保供应，维持生产连续集中竞价获取最低价格交易式的关系，系统化采购减少供应商，管理策略准确预测需求进行供应风险分析谨慎选择供应商分析综合成本滚动采购订单有效控制订单变化对供应商进行考评严格合同采购准确预测未来需求进行供应商风险分析排出供应商优先次序；准备应急措施与方案；寻找备选产品或供应商建立适当库存提高对商品、市场的认识寻找备选产品或供应商在供应商间调整订购量设定目标价格开展联合集中采购

开展联合集中采购按产品大类采购产品标准化制订有效的作业程序采用计算机系统网上采购方式现货采购第13页,共42页，2024年2月25日，星期天3、生产采购品分类（1）有形商品和无形商品：有形商品采购的内容包括原材料、辅助材料、零部件、半成品、成品、资本品或固定资产、以及维护修理运营用品。无形商品采购指服务和技术采购，或采购设备时附带的技术支持和服务，主要形式有服务、技术和工程发包等。第14页,共42页，2024年2月25日，星期天（2）直接物料和间接物料直接物料是与最终产品生产直接相关的物料，通常是大宗物资采购。在采购交易量中所占比例小（30%），在采购总支出中所占比例大（60%）。间接物料是与最终产品生产不直接相关的商品或服务，间接物料又可以分为MRO和ORM两类。MRO（MaintenanceRepairandOperations,

维护、修理和运行），指维持生产持续进行所需的物品和服务，包括备品备件、润滑油等。ORM（OperatingResourceManagement,

运营资源管理）：指企业采购的日常办公用品和服务。第15页,共42页，2024年2月25日，星期天（3）生产性和非生产性采购品１）BOM（BillofMaterial）：直接进入产品的生产用原材料、零部件以及半成品；２）NON-BOM：非生产性材料，如资本设备、固定资产、工具、一般用品等。３）转卖品（Resale）：不在本企业生产制造，从供应商处采购的打有本企业商标的成品。第16页,共42页，2024年2月25日，星期天（4）生产企业商品的采购策略1）原材料采购2）零部件采购3）投资品采购4）MRO采购5）服务采购第17页,共42页，2024年2月25日，星期天原材料采购策略原料是未经转化或转化程度较低的初始物料，如矿物，天然原料；原料通常是产品制造成本中比率最高的项目。辅助材料指在制造过程中被使用或消耗的除了原料之外的材料，如耗材，包装材料，燃料等。原材料采购的方式主要有现货采购、远期合约采购、期货采购等。期货是利用价格风险进行套期保值（现在购买将来给货或将来增值）。第18页,共42页，2024年2月25日，星期天半成品/零部件采购策略半成品经过了一次或多次加工，后续还需要深加工的材料，如钢板、钢丝、塑料片。零部件不需要进行再加工，但要与其他部件相连接，并组合到最终产品中去。如汽车灯泡、前灯装置、变速箱、电池、发电机零件、电子零件等。零部件是用来组成最终产品的部件，大多数是标准产品最值得注意的是零部件的质量问题，其质量决定着产品质量，应重视供应商质量管理。第19页,共42页，2024年2月25日，星期天资本品采购策略投资品或固定设备不会被立即消耗，但会时间逐渐贬值，其价值以折旧的形式被转移到产品中去，折旧后的账面价值在资产负债表中报告。资本货物如建筑物、厂房、设施、生产线、机器设备、运输工具、计算机等，与采购普通商品有很多不同。生产资料或办公设备这些资本货物采购不是为了当前需求而是为了长期需要，用来生产商品或提供服务。也不是短时间就会用完，而是通过多次折旧，其寿命大于一年资本货物或设备采购的商业意义与生产资料或生产原材料的商业意义同样重要。投资品采购一般是按计划预算和程序来进行的，通常要设立专门的项目小组或采购团队。采购资本设备时需要工程技术人员、生产操作人员和财务行政人员的参与，然而没有采购专家或商务人员参与的决策经常导致合同、资本支出决策上的问题，从而影响采购者的利益。投资品采购还包括一些特殊方面，如银行担保、产权让渡、性能担保等。第20页,共42页，2024年2月25日，星期天获取资本设备时采购人员的贡献获取资本设备时采购人员的贡献资源的位置对供应商的审查谈判（活跃的角色/顾问）投资评估/成本/效益分析生命周期成本有关折旧与残余价值的建议组织生产试验总供应成本的计算租用/购买比较拟定合同，管理合同供应材料的准备，采购队伍的协调第21页,共42页，2024年2月25日，星期天MRO采购与管理（1）什么是MRO？（Maintenance,repair,operating维护、修理和运营）MRO采购量平均占总采购量的20%。例：1997美国公司的全部MRO采购金额约为5000亿美元，供应商约为60000个。（2）MRO包含哪些材料和服务？

MRO包含的典型材料和服务：（电器和机械的）维修零件、仪器设备；电子材料（零件、设备、计算机）；专业设备（包括实验室设备和用品）；工业用品（一般维修用品）

安全和保健设备、零件；机器加工车间用品（工业机器、设备和工具）；办公用品和设备；化工用品和设备；车辆、船舶用品和设备等。第22页,共42页，2024年2月25日，星期天直接材料和间接材料MRO的主要区别直接生产材料间接材料MRO数据来源MRP目录Catalogs订货形式数字传输电话、传真或低介质订货频率有规律无规律平均单价高低供应商数目少多占支出的百分比>80%<20%占交易数量的百分比<20%>80%管理成本占材料成本的百分比<0.5%>25%第23页,共42页，2024年2月25日，星期天MRO采购与管理（3）对MRO项目进行管理的必要性

MRO采购的特点决定的：美国的一项调查表明：对于许多MRO采购，每笔交易的平均支出为50美元左右，而购买和管理成本却超过65美元。购买成本比所采购项目本身的成本还要高。（4）MRO采购管理的传统方法

一般企业都将MRO采购放在次要的位置，几乎任何一个采购人员都可以从他们选中的任何供应商那里购买MRO，几乎没有任何的管理。（5）MRO采购趋向联合、外包或标准化

MRO采购外包日益受到关注，原因如下：大部分公司已经接受这种观点：第三方可以更加有效地提供采购服务；一些第三方采购实践成功地降低了MRO采购成本；MRO联合外包采购能分散采购成本，使企业更加集中于核心业务；新技术的飞速发展，信息系统的完善管理分工更加细化，为采购外包提供了可能。

目前美国15%的公司MRO采购由第三方来进行，74%的公司认为MRO应该外包。通用电气和IBM已经将其MRO采购外包出去；而福特、贝尔等公司正在考虑其采购外包。第24页,共42页，2024年2月25日，星期天服务采购什么是服务？其主要组成部分是一种任务，表现为某种价值行为，而不是提供某种有形商品或原材料。获得配套服务或专门服务是采购和供应工作的重要部分。服务包括：商务：审计、会计、金融、市场调查、数据处理、编程、咨询、监理等通讯：广告、快信、出版、摄影物流：仓储、运输、装卸搬运等保险法律服务清洁服务：楼层管理、环境美化培训医疗公用事业：水、电、气建筑拆除、工程设计、废物处理通常所需服务举例广告银行进出口餐饮保险教育培训清洗

法律咨询研究装修仲裁运费代理设计会计顾问维修医疗物流运输

安全通信劳务第25页,共42页，2024年2月25日，星期天购买服务的特殊性（1）无法实施存储和再销售。需求和服务供应直接同步性。可以存储提供服务的资源；有些服务是连续供应的（如电力、保险、公共设施服务等）（2）难于检查和可变性：很难测试服务质量，在提供服务方面做到完全的一致性是不可能的。定性条款；关注服务提供者；使用“绩效”评估；“服务水平协议”。（3）采购的复杂性：独立的服务供应（涉及物质材料如递交图样、计划文档、辅助设备等）；伴随货物供应的服务（如采购货物需要运输给客户、检查所有权转移、货款支付等）第26页,共42页，2024年2月25日，星期天服务采购的过程正式的程序：（1）优秀采购团队的组建。（2）制订方案请求书。（3）制定服务采购方案，分析供应方案。制订服务采购方案时应考虑的因素：服务的价值、重复性、确定性、服务对象、服务的提供、需求的特性、交货特征、按需要定制的程度、提供服务所需要的技术等。（4）选择服务供应商。供应商分析：广泛收集信息；价格分析：可通过谈判等方式；自制或外购决策：国际上流行服务外包，如安全、餐饮、维修、法律咨询、工程、软件开发、培训等，应对自制或外包做出决策。（5）签订采购协议。采购协议五花八门，需要进行规范。第27页,共42页，2024年2月25日，星期天案例：服务采购典型调查美国的高级采购研究中心，于1995年完成了一个研究项目，调查产品采购费用和服务采购费用情况，并将二者进行比较，调查涉及20种商品和69种服务。调研结果是：采购费用中超过一半（54%）的金额是用于服务的采购（参见下表）。调研有两个结论：服务采购费用不容忽视：国外的公司管理者已经开始重服务采购这块富饶的新大陆；采购部门在服务采购中发挥的作用还远远不够：过去许多服务只能是由政府提供：如公共事业、水、电、保险、医疗、航空客运、铁路运输等，作为采购方没有选择余地。第28页,共42页，2024年2月25日，星期天表服务采购占总采购额的明细服务费用总额占前十位的服务项目服务采购费用占采购费用总额的百分比单项费用占服务费用总额的百分比采购部门经手的费用占服务费用总额的百分比1、公用事业4.89262、保险4.48.263、促销3.97.2484、医疗3.36.155、差旅3.15.8126、建筑施工2.64.9427、咨询2.64.8558、货物运输254.7339、银行2.24.2010、复制23.619服务业务总体5410027第29页,共42页，2024年2月25日，星期天案例：打造新包钢的原料采购战略计划1提高原料的自给能力。也就是矿石的自给能力,可化解或降低由于原料涨价带给钢材成本增加的压力。以国际矿价上涨7.15%计算,将增加钢铁成本397亿元,相当于钢铁利润的46%。因此,拥有和保护性提高自产矿石的供给能力是打造新包钢的根本出路。2立足国内采购,适当增加进口。包钢是基于资源丰富的白云鄂博矿山而建设的。但由于种种原因,每年仍需外购精矿粉数百万吨(见表2),占总需量50%左右。国内采购是主要渠道,区内又重于区外。3建立战略联盟,稳定原料来源。在原料不再是买方市场的时候,过去那种比质比价的招标采购形式已不再有实用性能。作为钢铁企业,应该在以往合作过的原料供应商中挑选一些基础条件好、质量稳定、运输能力强的单位,主动与其建立紧密的合作关系,这也是供应链管理思想的核心。4扩大资源占有量,保证企业发展后劲。作为钢铁企业,没有自己的原料基地就要受治于人，为此将开发原料来源作为重要战略举措。5解放思想,多用废钢。包钢现有的流程是高炉-转炉,走的是以铁定钢的路子。回收利用废钢是一条经济实惠的途径。第30页,共42页，2024年2月25日，星期天3.3采购商品规格说明1、商品规格的含义2、商品规格的类型3、服务的工作说明第31页,共42页，2024年2月25日，星期天3.3.1商品规格的含义定义：商品规格是对原材料、产成品或服务的技术要求的描述。如产品必须满足的性能参数、实现产品或服务的技术要求和设计方案等。必要性：商品规格是用户将需求传递给可能的供应商的主要方式。对采购商品或服务的规格定义不当或根本不定义将导致一系列问题的产生。规格说明是采购订单和采购合同的核心内容，规格确定对获得优秀的产品品质起着非常重要的作用，同时规格也是供应商报价或谈判的基础，规格有助于供应商决定它们是否提供这种产品或服务，以及以什么价格提供。第32页,共42页，2024年2月25日，星期天一致性规格与性能规格一致性规格（ConformanceSpecification）：买方提出清楚明确的且必须达到的“产品”要求。有时制定一致性规格并不容易，而且“规格限制创新”。（与事前规定的主观要求相一致）。性能规格（PerformanceSpecification）：对目的、作用、“应用”的一个清楚表述。特别是需求或购买某些服务时，规定一致性规格经常是不可能的，应尽量应用性能规格。（具备必要的性能从而达到所需要的客观结果）。第33页,共42页，2024年2月25日，星期天3.3.2商品规格的类型描述或确定商品规格可以采取多种形式与途径，主要方法：1）化学和物理特性（技术参数）2）原材料和制造方式或工艺3）性能或功能规格4）工程制图、设计图和样图5）产品型号6）品牌和商标7）设计规格8）商业应用规格9）市场等级（特级、一级）10）样本或样品特性检测方法标准值公差材质厚度表面粗糙度白度不透明性……ISO536ISO534ISO8791-2ISO11475IS