浅谈精益管理与提高行政管理办公室的服务水平

浅谈精益管理与提高行政管理办公室的服务水平【摘要】当前，烟草行业正在深入学习贯彻党的十八大和十八届三中全会精神，思考谋划实践“三大课题”，全面深化改革，促进科学发展，严格规范履约，狠抓规范管理，增强队伍素质，提升烟草行业形象。县级局作为开展一线工作的最前沿阵地，其中综合行政管理办公室作为单位的行政管理中枢，其管理水平、执行能力和服务水平直接影响单位工作开展，因此如何以最小的管理成本来达到最优的服务效果，也正是实施精益管理所要探讨的问题。【关键词】精益管理县级局行政管理办公室服务水平一、理论概述与研究意义1.精益管理基本理论概述精益管理源于精益生产，是美国麻省理工学院教授詹姆斯．P．沃麦克等专家通过“国际汽车计划（IMVP）”对全世界17个国家90多个汽车制造厂的调查和对比分析，认为日本丰田的生产方式是最适用于现代制造企业的生产组织管理方式。精益管理由最初的生产系统管理实践，逐步延伸到企业的各项管理业务，如今更上升为战略管理理念。在企业行政管理领域，就是根据用户需求定义企业行政管理要求，按照服务内容组织全部管理活动，以最小资源投入，包括人力、设备、资金、材料、时间和空间，创造出尽可能多的价值，为顾客提供需要的产品和及时的服务。2.烟草行业实施精益管理的背景和内容为有效破解行业“三大课题”，深入持续开展“管理创一流”活动，2013年8月5日，国家烟草专卖局印发意见，要求行业各单位全面推进精益管理，进一步夯实基础管理，不断提升企业管理水平：一是打牢精益管理基础。要继续抓好“建立健全有效的规章制度、清晰的岗位职责、健全的标准体系、顺畅的信息传递和严格的绩效管理”五项基础管理工作，为全面推进精益管理打下坚实基础；二是稳步推进精益管理。要改革传统的思维方式和原有的管理模式，正确识别价值流，优化价值流程，通过客户需求拉动价值流，通过精益改善追求零浪费；三是导入精益理念，抓好重点工作。要应用精益管理方法和工具，以实现精益制造、精益烟叶生产、精益营销、精益物流为重点，以点带面，带动精益管理在企业各项工作中的全面推行。二、结合具体情况分析实施精益管理的必要性和可行性1.企事业单位行政管理办公室普遍存在问题企事业单位的行政管理办公室在管理属性、管理职能与职能设置上存在许多共同点，通过广泛的调查研究可发现行政管理办公室中的一些普遍性问题：一是由于岗位和人员设置的原因，如撰写公文上传下达、督查考核、人事劳资、组织会务、财务会计、信息宣传报道、对外联络接待、印章档案管理、电子信息设备保管与操作、物资采购、基建工程、公车驾驶与管理、后勤安全保障等各项工作长期由专人负责，时有因为个别同志出差、请假或调动而导致其所辖工作无人接手，造成工作完成欠佳甚至被迫暂停的情况发生；二是临时性任务与定期性任务的工作量难以科学划分，未能发挥每位员工的能力和潜力。因为岗位分工不同，有的同志忙完手头的工作就清闲下来，甚至无所事事借故外出；而有的同志则每天有固定发生的工作要忙甚至时时加班，长久下来既不利于工作稳定开展，也容易影响工作情绪；三是被忽略的细节，如浪费时间在无关工作的事情上导致误了正事，随意浪费单位的公共资源甚至“补贴”私用，互相推托事务而不是迅速落实，不愿意主动学习而是依靠老经验来应对新事物，“老好人”原则盛行使问题被掩盖导致严重后果等情况，一些微不足道的小事，但却实实在在对企业管理造成了“溃堤效应”；四是过多的“加法”和被遗忘的“减法”。“加法”是指本为了解决当时存在的问题和达到完善管理体系的目的而增加的工作及制度，但在现实中却出现制度下发了不执行、执行了但不到位、到位了但没起预想作用的情况，在这基础上继续增加工作和制度来“完善”之前下发的工作和制度，日积月累形成大量繁杂琐事，甚至变成“假、大、空”的形式化。（三）降低管理成本和提高管理效用1.正确理解管理成本对于行政管理办公室来说，主要的管理成本就是行政成本，也就是单位行政管理活动对各种资源的消耗：从狭义的角度看，企事业单位机构正常运行需要消耗资源，比如建筑物、办公设施、人员工资等，这一部分行政成本本身不会带来直接的经济效益，却是必需的；从广义的角度看，行政成本还包括行政决策所付出的代价，这部分代价是不是值得，取决于决策是否正确。在此要明确的一点，行政成本是政府和企事业单位向社会提供一定的公共服务所需要的行政投入或耗费的资源，是行使其职能的必要支出，绝不是无端浪费的行为。2.要降低哪方面的管理成本一是公务成本高。文山会海、公文旅行、拖沓推诿现象，效率低下。二是运行成本高。运用行政资源走后门、拉关系、投机钻营现象。三是基础成本高。机构设置不科学、人员安排部署不当。四是装备成本高。追求办公场所、交通工具、办公用品高档化。五是无形成本高。效率低下影响了公众形象，造成干群关系紧张，产生行政成本积累现象。3.“切割”、“清洁”和“培育”降成本增效用一是“切割”，在单位范围树立行政管理成本意识，削减管理成本。在费用控制上狠抓严抓，将费用的预算、审批、使用和监督统一起来，将资源运用到企业发展的重点工作中，逐步减少无必要的、过度的成本，做到“好钢用在刀刃上”；二是“清洁”，建立健全行政管理成本监控机制，清除管理成本中的细菌污损。通过走基层到一线，群众提、自己找、上级点、互相帮，对“三公”经费支出、职务消费、交流消费、公务用车、办公用房和住房等情况作出说明和限期整改，将贯彻落实中央八项规定与履行职能职责和作风建设相结合；三是“培育”，按照ISO要求和对标贯标手册开展工作，在工作中不断反馈和调整，逐渐形成一套完整、合规、高效的行政管理制度办法。（四）形成履行精益管理和学习精益文化的习惯在推行精益的过程中，部分人仍停留在一种企业制度的层面上，确切地说更类似于某种制造工艺、管理流程，但精益生产所具有的内涵实际上要深刻得多。改善是“精益之魂”，我们要积极倡导“每个人都既是管理的执行者，又是管理的改进者”，积极营造尊重人性、发挥员工潜能的文化氛围，从引导员工改变传统观念、形成创新思考、养成改善习惯入手，全力营造“改善.创新.发展”的文化氛围。通过改善提案活动的引导、参与机制，评估、转化、奖励机制，让员工觉得有兴趣、有劲头，激发员工持续不断的改善意识和追求更好地改善思想，最终形成精益管理文化。四、精益管理的补充思考1.扩大精益管理的光环精益管理是一个相对大小的命题，既可以表述于某一工艺流程，也可作用于更大范围的管理，它既是一门管理的科学，也是一种追求完美的哲学态度。对企业来说，逆水行舟不进则退，精益管理是完善自身发展的需要，也是推动内部改革的原动力，行政管理办公室在推广精益管理的过程中务必要扩大它的“光环”，想方设法把其他部门乃至整个企业都带进这样一个不断自我优化的过程，形成长久的企业文化。2.精益管理的方与圆管理的艺术在于张弛有度，其中要把握一个“度”，“精益求精”是一种不断完善的过程而非最终结果，切忌为了“精益”而“精益”。行政管理办公室对全局工作做安排部署时要全面细致、科学合理，在掌握基本情况的前提下进行精益化的管理谓之为“方”；但也要注意给予其他部门和下属机构一定的灵活度，此谓之“圆”，避免遥控指挥、越权干预甚至产生适得其反的效果。五、结束语精益管理是一种理念、一种态度、一种精神，更是一种管理文化。引入精益思想，转变广大干部员工的传统工作思维方式，丰富基层烟草管理文化，为基层烟草行政