HYT 057-2011 海洋管理机关档案业务规范

代替HY/T057—2001海洋管理机关档案业务规范Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicad2011-07-08发布I 2规范性引用文件 3术语和定义 4总体质量要求 25文件材料的收集积累 25.1收集积累范围 25.2收集积累种类 25.3收集积累方式 25.4收集积累要求 26文件材料的整理 36.1纸质文件材料整理 36.2电子文件整理 67文件材料的归档 7.1纸质文件材料的归档 77.2电子文件的归档 88档案整理 88.1档案盒排列 88.2编辑档案盒信息表 98.3建立全宗管理档案 9档案的保管、统计与利用 9.1保管 10档案的鉴定、移交与销毁 附录A(规范性附录)文件材料归档范围与保管期限表 附录B(规范性附录)不归档文件材料范围与处理 25附录C(规范性附录)档案盒与常用表格格式 Ⅲ本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则修订。本标准代替HY/T057—2001《海洋管理机关档案业务规范》。本标准在原HY/T057—2001基础上，按照GB/T1.1《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》、《机关文件材料归档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)和DA/T22《归档文件整理规则》,对结构及相关内容进行——增加了新的规范性引用文件，GB/T11821《照片档案管理规范》、GB/T18894—20——删除了“立档单位与全宗”(见原HY/T057—2001的第4章);——增加了“总体质量要求”(见第4章);第7章、第8章，原HY/T057—2001的第5章、第6章);统计与利用”(见第9章，原HY/T057—2001的第8章);利用”章节，修改后为“档案的鉴定、移交与销毁” 修改了“文件材料归档范围和保管期限表”,明确界定归档文件“定期”的保管年限(见附录A的附录A“档案盒封面”与“档案盒脊”(见附录C图C.5、图C.6,——删除了“案卷交接登记表”,增加了“归档文件交接手续表”的格式(见附录C图C.8,原——修改了“档案交接文据”的格式(见附录C图C.12,原HY/T057—2001的附录A图A.8);——修改了“档案销毁清册封面”、“档案销毁清册”的格式(见附录C图C.14、图C.15,原登记簿封面格式”、“档案库房温湿度控制登记表”、“文号目录”(见原HY/T057—2001的本标准由国家海洋局第二海洋研究所提出。本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC283)归口。本标准起草单位：国家海洋局第二海洋研究所、国家海洋局机关档案室、国家海洋局东海分局、浙江省海洋与渔业局、国家海洋技术中心、中国海洋档案馆。本标准历次版本发布情况为：——HY029.2—1993《国家海洋局系统机关档案业务规范》。1海洋管理机关档案业务规范本标准规定了国家海洋管理机关档案业务工作的基本要求、技术方法和工作程序。本标准适用于各级海洋管理机关工作活动中形成的文件材料归档与档案管理，其他海洋机构机关的档案业务可参照本标准。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适应于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T11821照片档案管理规范GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范DA/T1档案工作基本术语DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则JGJ25—2000档案馆建筑设计规范国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法3术语和定义GB/T18894、DA/T22、DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。海洋管理机关文件材料(简称文件材料)oceanicadministrationorgandocument反映国家各级海洋管理机关在履行其法定职能职责过程中形成的各种形式的信息记录。电子文件electronicrecords通过计算机等设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，照片印件一组为一件、报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交2的过程。物理归档physicalfiling把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。[GB/T18894—2002,定义3.6]海洋管理机关档案(简称机关档案)oceanicadministrationorganarchives各级海洋管理机关从事管理工作中直接形成的有保存价值的各种载体的历史记录。全宗fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。[DA/T1,定义3.6]由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。[DA/T1,定义8.3]4总体质量要求归档的文件材料应齐全、完整、准确，真实和客观反映本单位机关职能职责各项活动的面貌，能够根据本单位内部机构设置、职权范围、职责分工、文件数量和特点对其进行科学分类，从文件形成、积累到整理归档和保管利用应始终处于安全状态。5文件材料的收集积累5.1收集积累范围收集积累的文件材料，应按照附录A的规定执行，不归档的文件材料，应按照附录B的规定执行。5.2收集积累种类反映本单位机关主要职能职责活动和基本历史面貌的，具有保存价值的纸质文件、音像文件、电子文件等各种信息载体，以及题词、字画、奖状、奖杯、纪念品等实物。5.3收集积累方式建立由本单位机关职能部门参加的档案工作网络组织，每个部门指定一名兼职档案员负责收集积累本部门形成的应归档的文件材料；单位档案室工作人员负责机关档案的集中统一管理和档案工作的监督指导。5.4收集积累要求5.4.1纸质文件材料5.4.1.1收集积累的文件材料应种类齐全，每一份文件材料应内容完整，有署名、行文日期、印章等要素，重大活动或会议形成的文件材料应成套并系统化。35.4.1.2收集积累的文件材料应为原件。已破损的文件应予修补，字迹模糊或褪变的文件应予复制，原件与复制件一并保存。5.4.2音像文件材料5.4.2.1收集积累的音像文件材料应是原版、原件，图像清晰、声音清楚、内容准确、具有代表性。5.4.2.2音像文件的说明性文字材料，如报告、文稿、演讲稿、解说词等均应与音像文件一并收集齐全完整。音像文件的摄制时间、地点、内容、摄制人等均应同时记录。5.4.2.3模拟音像文件材料应转换成数字音像文件材料，数字音像文件材料应同时积累。5.4.2.4收集积累过程中应检查音像文件材料的有效性，并采取防磁、防潮等保管措施。5.4.2.5照片的收集与积累按GB/T11821的规定进行。5.4.2.6重大事件和重要活动形成的照片与底片应配套收集积累，两者影像一致，无照片的底片应冲印照片，无底片的照片或数码照片应翻拍底片。5.4.3电子文件5.4.3.1凡是本单位在职能工作中形成的、已经办理完毕、具有查考保存价值的电子文件均应归档，具体要求按GB/T18894的规定进行。5.4.3.2电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。5.4.3.3电子文件在收集积累过程中应注明文件形成单位、完成日期、题名等文件特征，硬件和软件等环境特征和相关数据。5.4.3.4电子文件的最终定稿，应设置为只读形式，防止误修改。5.4.3.5电子文件与其对应的纸质文件应同时收集积累。6文件材料的整理6.1纸质文件材料整理6.1.1组件与装订6.1.1.1组件时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同语言版本的文本，中文版本在前，其他文种版本在后。6.1.1.2归档文件材料按件装订。装订时，应不破坏文件原貌，可采取线装、不锈钢钉、粘贴等方式。6.1.1.3对大于A4幅面的文件材料予以折叠。折叠时，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹外。不宜折叠的文件材料应平放或卷放，并可加袋(筒)等档案装具。对小于A4幅面或装订线上有文字的文件材料应先贴补后装订。6.1.2.1分类方法归档文件材料采用“年度-机构(问题)-保管期限”三级分类法，机构设置简单或每年形成文件数量较少的立档单位，可采用“年度-保管期限”二级分类法。同一全宗应保持分类方案的稳定。6.1.2.2按年度-机构(问题)-保管期限分类先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，再按立档单位内设机构设置类目，最后根据保管期限分类。每个分类过程应按如下方法操作：a)按年度分类过程中，每年1月1日至12月31日为一个自然年度，一般文件归入其形成年度，4跨年度形成的文件采取如下方式归类：1)法规性文件归入公布或批准年度；2)指示、命令等指令性文件归入签署年度；3)计划、规划、总结、预算、统计报表、表彰先进等文件归入其针对年度；4)跨年度的会议文件归入闭幕年度；5)多份文件为一件时，归入文件形成日期最晚年度。b)按机构分类过程中，一个单位(部门)设置一类，各类的次序可按照本单位内设机构序列排列，c)按保管期限分类过程中，保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年，保管期限对应的归档文件范围见附录A;保管期限从文件材料办理完毕的次年1月起算。6.1.2.3按年度-保管期限分类先按归档文件的形成年度分类，再根据保管期限分类。6.1.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内排列。6.1.3.2不同保管期限的文件，应按文件所属期限分别排列。6.1.3.3不同机构(问题)的文件，按分类方案设置的机构(问题)排列。6.1.3.4成套性文件应集中系统排列。6.1.4.1编页号编页号的方法如下：a)以件为单位编页号；b)页号用阿拉伯数字从1起依次编页号；c)凡有书写内容的页面均编页号。单面书写的，在其右上角编写页号；双面书写的，分别在其正面的右上角、背面的左上角编写页号；d)已编页号且正确的不再重编页号。装订成册的可用原页码，页数统计中应计入未统编页码的e)无法装订的图纸在其右下角位置标识页号。6.1.4.2编件号编件号的方法如下：a)室编件号应在同一年度内，按归档文件的永久、30年、10年三个保管期限分别从“1”起进行流水编号；b)照片印件在背面逐张标识，编号方式为“件号一序号”;c)件号填写在归档章内。6.1.4.3加盖归档章归档章加盖在文件首页上端空白处或照片印件图像背面，并逐件加盖。归档章图样见附录C图C.1。填写内容及方式按以下要求：a)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号；5b)年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注，如2009,由归档部门文件整理人(兼职档案员)填写；c)机构或问题：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称，由归档部门文件整理人(兼职档案员)填写；d)保管期限：归档文件的保管期限，由归档部门文件整理人(兼职档案员)填写；e)室编件号：归档文件的排列顺序号，编制方法见6.1.4.2a);f)馆编件号：移交进馆时按进馆要求标注的编号；g)页数：每一件归档文件的总页数，空白页不计入。6.1.5编制归档文件目录6.1.5.1归档文件目录应依据分类方案和件号逐件编制，以实体一件为一条目录，内容包括：a)件号：填写室编件号；b)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；c)文号：文件的发文字号；d)题名：文件标题。没有标题，可自拟标题，外加“[]”号，外文标题应翻译成中文；e)日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20090102;f)页数：每一件归档文件的总页数；g)备注：注释文件需说明的情况。6.1.5.2归档文件目录格式见附录C图C.2,用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。6.1.5.3归档文件目录按不同保管期限装订成册并编制封面，封面格式见附录C图C.3。6.1.6.1装盒方法装盒方法如下：a)按照“永久、30年、10年”三个保管期限，将归档文件分别装盒；b)同一期限内的文件，按照“件”的流水号排列顺序装盒；c)照片印件及底片按排列顺序逐件逐张放置专用照片档案盒内，并按照要求填写照片的文字说明信息，同类目内照片少时可以与上一级类目合并装盒，但不跨年度；d)绝密级文件单独放入专门档案盒保管。6.1.6.2填写备考表备考表置于盒内文件之后，格式见附录C图C.4,填写内容包括：a)情况说明：盒内文件缺损、修改、补b)整理人：负责整理归档文件的人员姓名；c)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；d)日期：归档文件材料整理完毕的日期。6.1.6.3标注档案盒封面和盒脊信息档案盒封面式样见附录C图C.5,档案盒脊式样见附录C图C.6,填写内容包括：a)全宗号：档案馆给定立档单位的序号；b)年度：档案盒内文件的形成年度；c)保管期限：档案盒内文件所属保管期限；6d)机构(问题):分类方案中相应机构(问题)的类目名称；e)室编起止件号：档案盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“～”号连接；f)馆编起止件号：移交进馆时按进馆要求标注的编写；g)盒号：档案盒的排列顺序号，依档案盒的排列顺序从“1”起连续依次编定，并在同一档案盒号目录内保持唯一，归档后由档案室统编；h)密级：档案盒内文件的最高密级；i)全宗名称：构成全宗单位的全称；j)内设机构名称：归档机构的全称；k)关键词：能够表达盒内文件内容主题并具有检索意义的词或词语；1)件数：盒内文件材料的总件数。6.2电子文件整理6.2.1电子文件相对集中组织后存储归档。存储载体采用一次性写光盘，音像电子文件可用形成时的载体归档。6.2.2电子文件组织6.2.2.1电子文件按纸质文件相同分类方案中的最低一级类目组织文件。6.2.2.2同类目下的电子文件存储在同一个目录下，以类目名称作为目录名。6.2.2.3多个事由或同一事由下的文件较多时，按照事由建立子目录，目录名应基本反映事由。6.2.2.4对反映同一事由或事物的一组照片应集中存放在一个目录下。6.2.2.5同类目下的文件比较多或数据量大时，可以单独存储在一个载体上，需要多个载体存储时，应标识顺序号。6.2.2.6同级类目下文件少时，可以合并到上一级类目存储。6.2.2.7归档电子文件不能裸露在载体根目录下。6.2.3存储格式归档电子文件应转换成通用存储格式，一般格式为：d)视频文件和多媒体文件：MPEG、AVI;f)数据库文件：DBF、XLS。6.2.4文件命名6.2.4.1归档电子文件名应能准确、简要地概括文件内容。6.2.4.2归档电子文件名后缀采用文件存储格式默认的扩展名。6.2.4.3同一个载体内的电子文件名应唯一。6.2.5载体制作6.2.5.1建立说明文件，以readme.txt文件形成存储在归档载体的根目录下。文件内容包括：a)电子文件清单；b)对无法转换成指定格式的电子文件，提供其软硬件运行环境说明；c)载体制作相关信息包括：制作单位(部门)、制作日期、制作人等。6.2.5.2归档光盘刻录前，应对归档电子文件以及所在机器进行病毒查杀。6.2.5.3建立光盘卷标，按年度排流水号，以7位阿拉伯数字标注，前4位表示年度，后3位表示光盘76.2.5.4归档载体可读性检查，核实归档电子文件的一致性、有效性和完整性。6.2.6载体标识和包装6.2.6.1每一个归档载体应有标识。标识内容包括：载体编号、类目名、密级、6.2.6.2归档光盘标识打印在专用的光盘标签上，或用带光盘打印架的喷墨打印机打印在光盘背面。6.2.6.3归档载体应有外包装，外包装标识内容与载体标识一致。光盘外包装选用方型的硬塑料盒，每张盘片独立包装。6.2.7编目6.2.7.1电子文件的著录应按照DA/T18进行著录。6.2.7.2归档电子文件目录按逐个盘、逐个录下文件数量多且属同类型文件，可建立到目录级。6.2.7.3填写归档电子文件目录，归档电子文件目录格式见附录C图C.7:a)载体编号：标识归档电子文件载体的唯一序号，按年度排流水号，方法同6.2.5.3,b)文件名：归档电子文件的计算机文件名称；c)路径名：归档电子文件在该载体的路径全名；d)文件内容：归档电子文件的简要描述；e)形成时间：归档电子文件的形成日期(计算机修改日期);f)版本代码：电子文件版本代码分别为：M——草稿性电子文件、U——非正式电子文件、F——正式电子文件；g)类别代码：电子文件类别代码分别是：T——文本文件、I——图像文件、G——图形文件、i)互见件档号：对应的纸介质归档文件的档号；7文件材料的归档7.1纸质文件材料的归档7.1.1.1归档的文件材料，应一律盖归档章并填写相应内容。7.1.2.1整理部门应按不同保管期限和单位内设机构顺序排列档案盒，填写归档文件交接手续表(见7.1.2.2交接双方应逐盒点交，并检查档案质量。质量合格的，移交人、接收人履行签字手续。不符合质量要求的，退还整理部门限期整理完善后再归档。7.1.3归档时间文件材料应于形成年度的次年6月底以前完成归档。87.2电子文件的归档7.2.1归档原则电子文件的归档实行“双套制”原则。电子政务中产生的电子文件，应制成相同内容纸质文件并与原电子文件的存储载体一同归档，形成两种介质，两套同一内容的档案，并使两者建立互联。7.2.2归档方式7.2.2.1电子文件归档分为物理归档和逻辑归档两种方式。使用单机和局域网条件有限的单位，直接进行物理归档。具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作纸质版本的单位，可先实施逻辑归档，然后定期完成物理归档。7.2.2.2逻辑归档逻辑归档按如下要求执行：a)归档电子文件应具有该电子文件的元数据；b)归档的电子文件的物理地址应存放于指定的计算机服务器上，服务器应采用可靠安全的备份措施；c)网络系统设备更新时，应采取严密的数据转换措施，并做好相关记录，确保数据准确无误运行于新系统；d)网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。7.2.2.3物理归档物理归档按如下要求执行：a)归档电子文件存储载体应标注：载体编号、密级、保管期限、存档日期等内容，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；b)归档的电子文件应真实、完整、有效、无病毒，载体外观无划痕，清洁完整，登记表、软件、说明资料等齐全；c)办理归档手续时，电子文件产生部门和档案部门填写归档电子文件移交、接收检验登记表(见附录C图C.9),一式三份，一份复制件留电子文件形成部门自存，两份(含原件)交档案部门保存；d)物理归档的电子文件载体一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套供查阅使用。套别用7.2.3归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档与纸质文件归档同步进行。8档案整理8.1档案盒排列8.1.1依据全宗内分类方案，将档案盒分别归类。8.1.2全宗内分类编号方案应根据档案盒内容和载体形式，统一采用年度、组织机构或年度、问题的方法编制。8.1.3全宗分类方案及其编号应前后保持一致，不得随意变动。98.2编辑档案盒信息表8.2.1编辑要求档案盒信息表按年度、机构(问题)、保管期限逐盒编写。8.2.2档案盒信息表编辑方法8.2.2.1档案盒信息表内容档案盒信息表封面及内容格式见附录C图C.10和图C.11,填写内容包括：a)档案盒号：档案盒的顺序号，依档案盒的排列顺序依次编定。在同一档案盒号目录内，不得出b)关键词：能够表达盒内文件内容主题并具有检索意义的词或词语，如“海洋厅局长会议”、“海c)保管期限：档案盒封面上标识的保管期限；d)文件件数：盒内文件材料的总件数；e)文件页数：盒内文件材料的总页数；f)密级：档案盒封面上标识的密级；g)保密期限：档案盒封面上标识的保密期限；档案盒封面仅标识密级而未标识保密期限者，其保密期限分别按秘密级10年、机密级20年、绝密级30年标识；h)备注：档案盒的必要说明文字。8.2.2.2档案盒信息表份数8.3建立全宗管理档案8.3.1全宗卷的主要内容8.3.1.3档案鉴定材料：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与8.3.1.4档案保管材料：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。8.3.1.5档案统计材料：档案收进、移出统计，档案基本情况统计和重要的利用统计表等。8.3.1.6档案利用材料：全宗介绍、大事记、利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。8.3.1.7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。8.3.2全宗卷的整理8.3.2.1全宗管理中形成的文件材料应及时积累，适时整理组件。8.3.2.2全宗卷内文件材料按问题-时间进行系统排列，顺序为：全宗介绍、立档单位大事记以及档案8.3.2.3全宗卷内文件材料应按其形成顺序编件号、装订、装盒保存。在此基础上编制其文件目录。9档案的保管、统计与利用9.1.1保管要求9.1.1.1库存档案应进行科学分类、统一编号、系统排架。入库档案应根据档案盒号顺序，由左到右，由上而下直立排列，并预留架位空间。9.1.1.2档案存放应依据档案载体选择档案柜架，磁性载体应选择防磁设施。9.1.1.3制定符合本单位档案保管实际情况的安全管理制度和应急预案。9.1.2保管环境9.1.2.1库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防防震等防护功能。9.1.2.2纸质档案保管环境应按JGJ25—2000的规定进行。9.1.2.3归档电子文件载体保管环境应按GB/T18894的规定进行。9.1.2.4照片印件保管环境应按GB/T11821的规定进行。9.1.3安全维护9.1.3.1对于受损或易损的档案，应及时采取修补等措施加以保护，确保档案的安全完整。9.1.3.2每年应检查两次馆(室)藏档案资料的情况，做到账物相符。发现问题应及时查明原因并记录相关信息和处理结果。9.1.3.3定期检查库房设备运转情况和保管环境，发现问题及时处理，并记录相关信息和处理结果。9.1.3.4对归档电子文件进行检查和维护应按GB/T18894的规定进行。9.2.1统计形式机关档案统计分为专门统计和综合统计。9.2.2统计要求9.2.2.1机关档案统计应能反映机关档案及其工作现象和数量特征，统计内容应及时和准确，历次统计结果应保持连续性。9.2.2.2专门统计要求由本单位根据具体情况确定，建立内部统计报表和统计工作机制。9.2.2.3综合统计(含上级机关年度统计任务)按照任务下达时的要求进行。统计结果一式两份，一份提交给任务下达单位(部门),一份由本单位永久保存。9.2.2.4定期分析统计结果，编制统计分析报告，评价各项工作效能，查找存在问题，提出改进措施和建议。9.2.3统计内容9.2.3.1专门统计内容包括：a)档案构成情况统计：包括档案各类和档案载体形式，以及不同种类、不同载体形式的档案数量；b)档案质量情况统计：包括档案归档率和齐全率。档案归档率为实际归档工作个数与应归档工作个数的百分比，档案齐全率为实际归档文件数量与应归档数量的百分比；c)档案鉴定情况统计：包括各种保管期限、各种秘密等级的档案数量。9.2.3.2综合统计内容包括：d)档案编研情况统计：包括档案编e)档案移交销毁统计：包括本年向档案馆移交档案(盒)件数量、本年销毁档案(盒)件数量；9.3.1利用要求档案利用应严格执行国家有关保密的法律法规，以及档案利用规章制度。9.3.2档案借阅9.3.2.1按借阅档案的权限、程序，本单位工作人员可借阅本部门产生的档案，借阅其他部门形成的档案应征得档案产生部门的同意。9.3.2.2外单位人员查阅机关档案，需持有效证件，经主管档案部门的领导批准后提供，必要时应报上级主管部门审批。9.3.2.3阅览档案应在档案借阅室进行，电子档案阅览应配备专用设备。9.3.2.5复制档案或抄录档案内容应经档案管理部门同意，复制件或抄录内容应加盖档案复制件印章后方能生效。9.3.3档案开发9.3.3.1建立档案目录数据库、全文数据库、机关档案元数据库及应用系统等，实施计算机检索利用档案信息。9.3.4利用效果分析9.3.4.1建立机关档案利用效果反馈记录，档案利用效果记录表格式见附录C图C.12。9.3.4.2对机关档案利用效果进行定期的分析、编制机关档案利用分析报告，总结机关档案利用取得的经验和存在问题，提升机关档案利用效益。机关档案鉴定分为保存价值的鉴定和移交进馆的鉴定：a)保存价值的鉴定：对档案的保存价值进行鉴定，重新确定归档文件的保管期限；对于保管期限已满失去保存价值的文件应按规定予以销毁；b)移交进馆的鉴定：对机关档案是否符合进馆条件进行鉴定。保管期限一般每3年～5年集中鉴定一次，密级鉴定时间和机关档案进馆鉴定时间由相关工作要求确定。10.1.3.1成立鉴定小组机关档案鉴定小组由档案管理部门主管领导、职能部门相关人员、档案人员及特邀专家组成。机关档案管理部门组织编制鉴定实施方案，内容应包括鉴定范围、鉴定内容、鉴定依据、鉴定步骤、鉴定人员和负责人组成等。10.1.3.3实施鉴定方案按照鉴定方案，审阅符合鉴定范围内的每份文件，对文件的鉴定内容做出判断，记录相关文件信息，填写机关档案鉴定记录表。鉴定工作结束后，由鉴定小组撰写鉴定工作报告，与机关档案鉴定记录表、鉴定意见一并报单位主管领导审批，并报上级主管部门备案。10.1.3.5归档鉴定记录档案鉴定工作中形成的方案、记录、报告等材料应归档保存。10.2.1.1列入国家海洋档案事业规划范围应移交的档案，连同检索工具及参考资料一并向国家级海洋专业档案馆移交。10.2.1.2撤销或合并单位(机关),应将全部档案、全宗卷、检索工具、编研材料、参考资料向国家海洋管理机关指定的接收单位(机关)移交。10.2.2.1对列入进馆的档案应编制移交目录。10.2.2.2档案移交应填写档案交接文据(见附录C图C.13),一式二份。10.2.2.3移交档案运送按照《国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法》执行。10.2.2.4档案移交和接收双方按照档案移交目录，清点档案文件无误后，在档案交接文据上签字，各执一份存查。10.3.1经鉴定需要销毁的机关档案，由档案部门提出销毁意见和建议，并编制书面报告和档案销毁清册，书面报告内容应包括档案鉴定情况和销毁的理由和依据。档案销毁清册一式两份，式样见附录C图C.14和图C.15。10.3.2经鉴定需要销毁的机关档案，必须报请单位(机关)主管领导批准，领导签字同意后方可销毁。10.3.3经鉴定批准销毁的档案，纸质档案应送指定地点化为纸浆或焚毁；磁性载体的档案，应连同纸质档案一并销毁或物理清除。10.3.4销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前对销毁的档案认真清点复核，并在档案销毁清册上签字。10.3.5销毁档案过程中形成的申请、报告、清册等文字材料应归档保存。(规范性附录)文件材料归档范围与保管期限表表A.1给出了文件材料归档范围与保管期限。表A.1文件材料归档范围与保管期限表A本单位召开的党员的代表大会、纪律检查委员会、工、青、妇等社团组重要贺电、贺信，筹备工作、选举过程中形成的文10年本单位领导办公会议、行政办公会议的会议记录本单位召开的劳动模范、先进单位、先进工作者等表彰请示、批复、通知、报告、总结、决定、纪要、事迹材料、受奖名单、本单位为主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决本单位为协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要10年本单位承办(参加)国际会议、双边会议、大型展览会请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登学会组织召开的历次代表大会、年会、理事会议、常务理事会议、学会议的计划、总结、报告、纪要、学术论文和领导B针对本单位和属于本单位主管业务范围以内并要执国家领导人和知名人士为本单位的题词、题字、书画同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料重要业务问题的一般业务问题的同级单位制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料上级领导或上级单位视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话、声像、本单位领导在公务活动中形成的重要讲话、电话记录，向上级机关领导汇有历史意义和长远利用价值的重要的一般的本单位代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专题本单位制发的(包括与其他机关联合制发的)方针政策性法规性、中长本单位各种普查、检查工作计划、总结、报告、记重要的一般的C海洋主体功能区、海洋事业发展、海洋经济发展、海洋信息化以及单位综合申报审核海洋法律法规及规章草案材料海洋经济、海洋统计的管理法规、规章制度和海洋经济调查10年《中国海洋年鉴》、《海洋事业发展公报》和中国海洋经济行政复议、行政诉讼、听证、国家赔偿等规范性、政策海洋功能区划及海岸保护与利用规划、区域用海规划围填海计划管理用海管理、海域使用权登记、海域使用权登记证书、原始材料登记册、发海域使用管理法律法规、规章、规范性、政策性文件、海洋设施、海底电缆管道、海上人工构造物的管理海域使用论证、评估及国家海域使用动态监视监测管理系统有关管理办法、国家海域使用动态监视监测管理系统业务化运行有关文件海域使用论证、评估监督检查和国家级海域使用论证评审专家海岛保护与管理有关法律法规、规章制度、管理无居民海岛使用申请审批、使用项目审核、使用权确权登记、证书发放有国家海岛监视监测及管理信息系统业务化工作有关文件材料审核新建、改建、扩建海岸工程建设项目环境影响报告书赤潮、海洋石油勘探开发溢油、海洋环境突变事件应急预案及应急工作程序10年海洋环境保护、海洋环境监测、海洋石油勘探开发、海洋倾废、倾倒区选划、收费标准等法律、重大海洋环境问题和污染损害事件的监视、中国海洋环境质量公报海洋环境监测体系建议和发展规划、年度计划、海洋自然保护区、海洋特别保护区建设管理的规划、计划、总结、项目报告、海洋生态损害的国家索赔及海洋生态系统和海洋生物多样性保海洋标准、计量、质量监督工作规划、计划、总结，质量检定验收的报告、纪要海洋标准申报、审批、复审及批准发布的海洋海洋生态海洋环境保护与整治规划、标准、规范全国海洋观测网络建设管理和国际海洋观测计划在国内的实施项海洋预报体系的建设、海洋防灾减灾能力建设专项的海洋观测、预报、防灾减灾、海洋专项服务保障工作的政策、规划和技术规范风暴潮、海浪、海冰和海啸灾害应急预案和海洋灾害风险评估、海洋灾海洋领域应对气候变化文件、海平面变化、沿海警戒潮位核中国海洋灾害公报和中国海平面变化公报国家重点海洋科学技术计划项目材料国家科技奖励的推荐、申报和批复文件国内外科技合作、交流及国外海洋技术引进工作文件材料海洋科学技术研究计划、总结及科技体制改革的规定、管理办法、方案、计划、海洋科技管理奖励、海洋科技资料、图书期刊出版海洋科技成果的评审、鉴定、知识产权、保密、统计等管理文件海水淡化与综合利用、海洋可再生能源发展规划、政策、论证、海洋领域高新技术研究发展计划项目和国家科技支撑计划项目材料、基础研组织、实施海洋基础、综合调查与评价、海洋专项调查、大洋调“数字海洋”发展规划、建设与管理文件海洋调查数据、样品库(馆)、野外科学观测研究站国际合作与维权周边国家海洋划界、共同开发、岛屿争端等问题的对策建议、监督管理涉外的海洋科学调查研究活动、海洋设施建造、海底工程与国外签订的协议书、合同、备忘录、会议纪要的换文正本(或副本)外事主管机关发送的需要本单位执行的国际科技协人员出国访问、考察、参加国际会议和接待外宾、华裔学者10年国外团体、个人来往的涉及本单位工作的信函双边海洋合作与交流项目的立项、报批、管理和协调文件及合作协出国人员审批材料双边海洋外事规划、计划，双边海洋合作发展战略、政策和外事极地事务涉外权益文件、涉海国际会议、条约、协议出席全球、区域涉海国际组织和机构的重要会议、年会、高官会、部长级会议的谈判材料有关我实施或参与的涉海国际组织和机构的有关国际项审核相关派出团组和因公护照及签证材料国际合作与交流工作的规划、年度计划、总结涉外海洋科学研究活动、海洋设施建造、海底电缆管道船舶飞机使用计划、调度指挥工作相关文件、计划、海洋行政执法工作方针、政策、战略研究、年度计划、总结、报告、统计公报、海洋行政执法监督、指导性、标准规范性文件、规章制度、及技术支撑系统示中国海监网站发布的信息(包括新闻、图片等电子资料)重大新闻事件、宣传活动、外事活动相关文件及主流媒体相关报本单位出版的业务书籍、期刊中国海监机构、称谓、旗帜管理相关文件中国海监人员着装、标识管理相关规章制度中国海监人员着装、标识管理相关文件海监船舶、艇、飞机新造及购置立项、可研报告及设计海监船舶、艇、飞机新造及购置项目申报及建造过程性文件、实施管理规定、海监船舶、艇、飞机搭载设备的采购、配置、维护及报废、转让、海监飞机人员登机政审、飞机临时转场、办理机10年海监飞机航空监视、监测报告、照片、录像等文字海监执法车辆采购计划、合同、协议分配方案及车辆报废、转让、无线电通信联络、卫星通信和通信导航业务电台建台、迁台的相关文件“中国海监溢油检验鉴定执法业务运行系统”有关技术规程、鉴定报告等相关文件材料学会经费预算及国内外学术交流的情况报告、学会《会讯》、《工作简报》、《海洋科技工作者建议》10年学会重大问题及活动的请示、策划报告、国家领导人题词、贺信及讲话稿、领导批示、总结、学会工作计划、总结及获得国家级奖项的申报材料、遴选评审结果、报告D土地征用合同及拆迁补偿协议书，建设用地规划许可证(含红线图),初步方案设计、初步设计及施工图设计的设计成果文设计、监理、施工的招、投标和文件材料及建设过程图纸会审记录、施工组织设计，材料及构配件出厂证明、质检及实验报告，设计变更通知单、洽商签证单、会议纪要、施工日志，质量监督和安全监督相关记录、隐蔽工初步设计概算及评审批复文件、施工图预算、工程标底、中标预算、竣工结算职工住房配售的规定、方案、细则及情况统上级单位下达和本单位审批基本建设项目的项目建议书、可行性研究报国库集中支付改革范围划分及申请调整预算指标支付方式文件本单位资产预算、资产清查、资产核实、产权登记、资产有关国有资产规章制度、划转、调拨、报废、报损、转让及统计等的申国有资产统计报表安全保卫、应急、维稳等管理工作的规章制度、年度工作计划、总结枪支、弹药、易燃、易爆和放射性物品管理信息安全应急有省、部级以上领导重要批示和办理结果的有上级机关或本单位领导重要批示和办理结果的其他有办理结果的(包括没有处理结果的)10年重大问题的一般问题的人大代表建议和意见、政协委员提案、人大主办答复意见的协办答复意见的配合主流媒体报道本单位工作活动的纪录片、专题片、稿件以单位领导及新闻发言人名义发布的新闻和重要稿件全国全局性海洋社会宣传和公众教育活动的请示、批复、通知本单位编辑的、并反映主要职能活动的出版物定稿和样本、宣传视频资档案室全宗名册和档案材料的交接文件、鉴定、记录、销毁、申请清册报告及档案材料汇编和资料目录、向有关部门移交、接收档案的清册重大海洋调查(考察)、基建工程等专项档本单位编写的历史沿革大事记、文件选编、规章制度汇编、基础数据汇单位保密委员会的成立、调整及科研项目的保密申报及审批材料、处人事、劳资、机构编制与培训公务员、干部、职工管理工作的规章制度任免、录用人员调动的行政和工资关系介绍信及存根、转递证明公务员、干部、职工伤、病、残、死亡、抚恤、休假省部级以上有政策待遇的一次性奖励或司、处以下的劳动、工资、福利、津补贴制度及社会保障管理制度人事、工资、社保、体制编制工作统计及海单位组建、扩建、调整、撤销、合并、命名、更名、转移领导关系、离退休工作政策、规章制度、人员待遇及有关请示、人才战略、政策和规划及院士、特殊津贴、百千万人才等人选教育培训、专业设置、培养目标及教材编写的请示、继续教育、研究生招生、培养管理工作的计划、总结和博士后科研10年审核、审批和颁发种类学历的证书及文件材料学位委员会章程成立、改选、组成人员的报批文件材料E贯彻党的路线、方针、政策及政治思想教育、学习的规划、计划、总结、报告党建工作的计划、总结、情况统计及党员名册、党组建立、调整、撤销、印章启用及重大问题向部级以上授予的其他的一般的重大问题的一般的30年本单位纪委、监察专员办公室的建立、撤销及其他重大问题向上级纪委的请示、报告及批复、纪检监察工作的年度