全国二级access考点

1.1数据库基础知识

考点1计算机数据库管理的发展

1数据与数据处理

数据是存储在某一种媒体仁能够识别的物理符号。数据的概念包括两个方面：一是描述

事物特性的数据内容；二是存储在某一种媒体上的数据形式。数据的概念在数据处理领域中

己经大大拓展。数据不仅包括数字、字母、文字和其他特征字符组成的文本形式，而且还包

括图形、图像、动画、影像、声音等多媒体形式。但是使用最多、最基本的仍然是文字数据。

数据处理是指将数据转化成信息的过程。

2计算机数据管理

计算机对数据的管理是指如何对数据分类、组织、编码、存储、检索和维扩，。计算机数

据管理随着计算机硬件、软件技术和计算机应用范围的发展而发展，多年来经历了人工管理、

文件系统、数据库系统、分布式数据库系统和面向对象数据库系统等几个阶段。

考点2数据库系统

1有关数据库的概念

(1)数据，是指描述事物的符号记录。

(2)数据库，是存储在计算机存储设备中的、结构化的相关数据的集合。它不仅包括描

述事物的数据本身，而且包括相关事物之间的关系。

(3)数据库应用系统，是指系统开发人员利用数据库系统资源开发的面向某一类实际应

用的软件系统。

(4)数据库管理系统，是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件。数据管理系统是

为数据库的建立、使用和维护而配置的软件。

(5)数据库系统，是指引进数据库技术后的计算机系统，能实现有组织地、动态地存储

大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享的便利手段。

2数据库系统的特点

数据库系统的主要特点为：实现数据共享，减少数据冗余；采用特定的数据模型；具有

较高的数据独立性：具有统一的数据控制功能。

3数据库管理系统

数据库管理系统(DBMS)是指数据库系统中管理数据的软件系统。DBMS是数据库系统

的核心组成部分，其一般功能包括：数据定义，数据操纵，数据库运行管理，数据组织、存

储和管理，数据库的建立和维护，数据通信接口6个方面。

为了提供这6个方面的功能，DBMS通常由数据定义语言及翻译处理程序、数据操纵

语言及编译程序、数据库运行控制程序和实用程序4个部分组成。

考点3数据模型

1实体描述

(1)实体。客观存在并相互区别的事物称为实体。实体可以是实际的事物，也可以是抽

象的事物。

(2)实体的属性。描述实体的特性称为属性。

(3)实体集和实体型。属性值的集合表示一个实体，而属性的集合表示一种实体的类型

称为实体型。同类型的实体型的集合称为实体集。

在Access中，用“表”来存放同一类实体，即实体集。

2实体间的联系及其种类

实体之间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关系。实体间联系的种

类是指一个实体型中可能出现的每一个实体一与另一个实体型中多少个实体存在联系。两个

实体间的联系可以归结为一对一联系、一对多联系和多对多联系3种类型。

3数据模型简介

为了反映事物本身及事物之间的各种联系，数据库中的数据必须有一定的结构，这种结

构用数据模型来表示。

任何一个数据库管理系统都是基于某种数据模型的。数据库管理系统所支持的传统数据

模型分为层次模型、网状模型和关系模型3种。因此，使用支持某种特定数据模型的数据库

管理系统开发出来的应用系统，相应的称为层次数据库系统、网状数据库系统和关系数据库

系统。

1.2关系数据库

考点4关系数据模型

关系数据模型的用户界面非常简单，一个关系的逻辑结构就是一个二维表：这种用二维

表的形式表示实体和实体间联系的数据模型称为关系数据模型。

1关系术语

(1)关系。一个关系就是一个二维表，每个关系有一个关系名。在Access中，•个关系

存储为一个表，具有一个表名。

(2)元组。在一个二维表中，水平方向的行称为元组，每一行是一个元组。

(3)属性二维表中垂直方向的列称为属性，每一列有一个属性名。

(4)域。属性的取值范围，即不同元组对同一个属性的取值所限定的范围。

(5)关键字其值能够唯一地标识一个元组的属性或属性的组合。在Access中表示为字段

或字段的组合，主关键字或候选关键字就起唯一地标识一个元组的作用。

(6)外部关键字。如果表中的个字段不是本表的主关键字，而是另一个表的主关键字

或候选关键字，这个字段(属性)就称为外部关键字。

2关系的特点

在关系模型中对关系有一定的要求，关系必须具有以下特点。

(1)关系必须规范化。所谓规范化是指关系模型中的每一个关系模式都必须满足一定的

要求。

(2)在同一个关系中不能出现相同的属性名。

(3)关系中不允许有两个完全相同的元组。

(4)在一个关系中元组的次序无关紧要。

(5)在一个关系中列的次序无关紧要。

3实际关系模型

一个具体的关系模型由若干个关系模型组成。在Access中，一个数据库中包含相互之

间存在联系的多个表。这个数据库文件就对应一个实际的关系模型。为了反映各个表所表示

的实体之间的联系，公共字段名往往起着“桥梁”的作用，在实际分析时，应当从语义上来确

定。

在关系数据库中，基本的数据结构是二维表，表之间的联系常通过不同表中的公共字段

来体现。

考点5关系运算

关系数据库进行查询时，需要找到用户需要的数据，这就需要对关系进行一定的关系运

算。关系的基本运算有两类：一类是传统的集合运算(并、差、交等)，另一类是专门的关系

运算(选择、投影、联接)，有些查询需要几个基本运算的组合运用。

1传统的集合运算

(1)并：两个相同结构的关系的并是由属于这两个关系的元组组成的集合。

(2)差：设有两个相同结构的关系R和S,R与S的差是由属于R但不属于S的元组组

成的集合。

(3)交：两个具有相同结构的关系R和S,它们的交是由既属于R又属于S的元组组成

的集合。

2专门的关系运算

⑴选择：从关系中找出满足给定条件的元组的操作称为选择。

(2)投影：从关系模式中指定若干属性组成新的关系称为投影。

(3)联接：联接是关系的横向结合。联接运算将两个关系模式拼接成一个更宽的关系模

式，生成的新关系中包含满足联接条件的元组。

(4)自然联接：在联接运算中，按照字段值对应相等为条件进行的联接操作称为等值联

接。自然联接是去掉重复属性的等值联接。

1.3数据库设计基础

考点6数据库设计步骤

1设计原则

为了合理组织数据，应该遵从以下基本设计原则：

(1)关系数据库的设计应遵从概念单一化“一事一地''的原则。

(2)避免在表之间出现重复字段。

(3)表中的字段必须是原始数据和基本数据元素。

(4)用外部关键字保证有关联的表之间的联系。

2设计步骤

利用Access开发数据库应用系统，设计步骤如下：

(1)需求分析。确定建立数据库的目的。

(2)确定需要的表。可以着手将需求信息划分成各个独立的实体。

(3)确定所需字段。

(4)确定联系。对每个表进行分析，确定一个表中的数据和其他表中的数据有何联系。

(5)设计求精。对设计进一步分析，查找其中的错误；创建表，在表中加入几个示例数

据记录，考察能否从表中得到想要得到的结果；需要时调整设计。

考点7数据库设计过程

1需求分析

用户需求主要包括信息需求、处理需求、安全性和完整性需求3个方面。

2确定需要的表

确定数据库中的表是数据库设计过程中技巧性最强的一步。仔细研究需要从数据库中取

出的信息，遵从概念单一化“一事一地'’的原则。

3确定所需的字段

确定字段时需要注意以下问题：

(1)每个字段直接和表的实体相关。

(2)以最小的逻辑单位存储信息。

(3)表中的字段必须是原始数据。

(4)确定主关键字字段。

4确定联系

设计数据库的目的实质上是设计出满足实际应用需求的实际关系模型。确定联系的目的

是使表的结构合理,不仅能存储所需要的实体信息,而且能反映出实体之间客观存在的关系。

5设计求精

数据库设计在每一个设计阶段的后期都要经过用户确认。如果不能满足要求，则要返

回到前面一个或儿个阶段进行调整和修改。整个设计过程实际上是一个不断返回修改、调整

的迭代过程。

1.4SQL基本命令

考点8SQL简介

SQL是StructureQuerLanguage的英文简写，意思是结构化查询语言。SQL是在数据库

系统中应用广泛的数据库查询语言，它包含了数据定义、查询、操纵和控制4种功能。SQL

的主要功能就是同各类数据库建立联系，进行沟通SQL语言的功能强大，使用方便灵活，

语言简单易学。

考点9SQL基本语句

由于Access数据库系统是一种可视化的关系数据库管理系统，它通过视图操作直接定

义表和视图，不直接支持SQL的数据定义和视图操作，也不直接支持SQL的授权控制，这

类操作都是通过VBA代码中复杂的DAO进行的。

在SQL语言中使用最频繁的是SELECT语句。SELECT语句构成了SQL数据库语句的

核心，它的语法包括FORM、WHERE和ORDERBY子句。

1.5Access简介

考点10Access的发展过程

Access是目前世界上最流行的一种关系型桌面数据管理系统，是MicrosoftOffice套件

产品之一。Access数据库系统经历了一个漫长的发展过程。自从Microsoft公司在1992年推

出了第一个可以供个人使用的Windows关系数据库系统Access1.0版之后，该公司又先后

推出了Access的其他版本,包括:2.0,7.0/95,8.0/97,9.0/2000,10.0/2002,直到今天

的Access2003。

考点11Access的主要特点和功能

Access的最大优点是不用携带向上兼容的软件。Access的主要特点如下:

(1)具有方便实用的强大功能。

(2)能够利用各种图例快速获得数据。

(3)利用报表设计工具不需要编程即可快速生成美观的数据报表。

(4)可以处理多种类型的数据。

(5)能够方便地创建和编辑多媒体数据库。

(6)Access支持ODBC标准的SQL数据库的数据。

(7)设计过程自动化。

(8)具有较好的集成开发功能。

(9)提供了断点设置、单步执行等调试功能。

(10)与Internet/Intranet的集成。

考点12Access数据库的系统结构

Access数据库由数据库对象和组两部分组成。其中，数据库对象又分为表、查询、窗

体、报表、数据访问页、宏和模块7种。Access所提供的这7种数据库对象都存放在同一

个扩展名为.mdb的数据库文件中，这些数据库对象在数据库中各自起着不同的作用。

1表

表是用来存储数据的对象，是数据库系统的核心与基础。一个数据库中可以包含多个

表。在表中，数据的保存形式类似于电子表格，是以行和列的形式保存的。表中的行和列分

别称为记录和字段，其中记录是由一个或多个字段组成的。

2查询

查询是数据库设计目的的体现，是用来检索符合指定条件的数据的对象。查询的结果是

静态的，查询的结果集虽然是以二维表的形式显示，但不是基本表。使用查询不但可以按照

不同的方式查看、更改和分析数据，而且还可以用查询作为窗体、报表和数据访问页的记录

源。

3窗体

窗体是Access数据库对象中最灵活的一个对象，数据源可以是表或查询，通过窗体可

以浏览或更新表中的数据。另外，通过在窗体中插入宏，用户就可以很方便地把Access的

各个对象联系起来。

4报表

在Access中，报表是用来以特定的方式来分析和打印数据的数据库对象。用户可以在

一个或多个表或查询的基础上来创建报表。利用报表不但可以创建计算字段，而且还可以将

记录分组，以便计算各组数据的汇总结果。

5数据访问页

数据访问页是Access2000版新增的数据库对象，以前的版本中没有。数据访问页是一

种特殊类型的Web页，为通过网络进行数据发布提供了方便。

6宏

宏实际上是一系列操作的集合，其中每个操作都能实现特定的功能。通过对宏的利用，

使对Access数据库的管理和维护更加容易。

7模块

模块是将VisualBasicforApplication声明和过程作为一个单元进行保存的集合，是应用

程序开发人员的工作环境。将模块与窗体、报表等Access对象相联系，就可以建立完整的

数据库应用程序。

模块的主要作用就是建立复杂的VBA程序以完成宏等不能完成的任务。

1.6启动和关闭Access

考点13启动Access

与其他Windows应用程序一样，启动Access可以通过单击“开始”菜单，然后在“程序”

菜单中选择图标，即可打开Access。

考点14关闭Access

当用户工作完成之后，需要关闭打开的数据库，以避免发生意外事故造成数据丢失或损

坏数据库。通常可以使用以下4种方式关闭Access。

(1)单击Access右上角的“关闭”按钮。

(2)选择“文件”菜单中的“退出”命令。

(3)使用[Alt]+[F4]快捷键。

(4)使用[Alt]+[F]+[X]快捷键。

2.1创建数据库

在使用Access实际地建立构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重

要的。无论是使Access数据库或是Access项目，合理的设计是创建数据库的基础。只有合

理的设计，数据库才能有效地、正确地、及时地完成所需的功能。

考点1数据库设计的步骤

数据库设计一般要经过：确定创建数据库的目的、确定数据库中需要的表、确定该表中

需要的字段、确定主关键字和确定表之间的关系等步骤，如图2-1所示。

图2-1数据库设计步骤

1确定创建数据库的目的

设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的及如何使用。用户需要明确希望从数据库

得到什么信息，山此可以确定需要什么主题来保存有关事件（表）和需要什么事件来保存每

一个主题（表中的字段）。

与将使用数据库的人员进行交流。集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库

生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某个设计得很好且与当前要设计

的数据库相似的数据库。

2确定该数据库中看要的表

确定表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。因为从数据库要获得的结果、要打印

的报表、要使用的格式和要解决的问题中不一定能够提供用于生成表的结构线索。

不必使用Access来设计表。实际上，先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法.在

设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类。

（1）表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。因此，关系数据库中的表与常规文件

应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。

（2）如果每条信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新，这样效率更高，同时也消

除了包含不同信息的重复项的可能性。例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和

电话号码。

（3）每个表应该只包含关于一个主题的信息。

（4）如果每个表只包含关于••个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信

息。例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单但仍然保留客

户的信息。

3确定表中需要的字段

每个表中都包含关于同主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事

件。例如，客户表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。在草拟每个表

的字段时，请注意下列提示：

（1）每个字段直接与表的主题相关。

（2）不包含推导或计算的数据（表达式的计算结果）。

（3）包含所需的所有信息。

（4）以最小的逻辑部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。

4确定主关键字

Access为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接,

数据库中的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集。这种字段或字段集称作

主键（主关键字）。

5确定表之间的关系

因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主键字段，所以需要通过某种方式告知

Access如何以有意义的方法将相关信息重新结合到起。如果进行上述操作，必须定义

Access数据库中的表之间的关系。

6优化设计

在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。因

为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。

用Access创建表，指定表之间的关系，并且在每个表中输入充足的示例数据，以验证

设计。可创建查询，以是否得到所需结果来验证数据库中的关系。创建窗体和报表的草稿，

检查显示数据是否是所期望的。最后查找不需要的重复数据，并将其删除。如发现问题，修

改该设计。

7输入数据并创建其他数据库对象

如果认为表的结构已达到了设计规则，就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数

据，然后就可以创建所需的任何查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。

考点2创建数据库

创建数据库有两种方法，第一种是先建立一个空的数据库，然后向其中添加表、查询、

窗体和报表等对象；第二种是使用“数据库向导“，利用系统提供的模板进行一次操作来选择

数据库类型，并创建所需要的表、窗体和报表。

第一种方法比较灵活，但是用户必须分别定义数据库的每一个对象；第二种方法仅一次

操作就可以创建所需要的表、窗体和报表，这是创建数据库最简单的方法。

1创建空数据库

(1)在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据

库的选项。如果此对话框显示，请单击“空Access数据库”选项，然后单击“确定”按钮。

如果已经打开了数据库或当Access打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的

“新建数据库”按钮口，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。

(2)指定数据库的名称及位置，并单击“创建”按钮。

创建空白数据库之后，必须执行其他的步骤来定义组成数据库的对象。

2用“数据库向导”创建数据库

(1)在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据

库的选项。如果此对话框显示，请单击“Access数据库向导、数据页和项目“，然后单击“确

定“按钮。

如果已经打开了数据库或在Access启动时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的

“新建”按钮口«

(2)在“数据库”选项卡上，双击要创建的数据库类型的图标。

(3)指定数据库的名称和位置。

(4)单击“创建”按钮启动新建的数据库。

考点3数据库的简单操作

1打开数据库

打开数据库的方法有两种：一是在启动Access时使用“MicrosoftAccess”对话框打开；

二是通过“打开”命令打开。

通过“打开”命令打开数据库的步骤如下：

(1)单击“文件”菜单中的“打开”命令。

(2)单击位置栏中的快捷方式，或在“查找范围”下拉列表框中，单击包含所需Access

数据库的驱动器或文件夹。

(3)在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。

如果找不到要打开的数据库，单击“工具”按钮，然后单击“查找”选项。在“查找”

对话框中，键入其他搜索条件。

(4)请执行下列操作之一：

如果要在多用户环境下以共享方式打开数据库，以便对数据库进行读写操作，可单击“打

开

若要以独占方式打开数据库，单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以独占方式打开

若要以只读访问方式打开数据库，以便可对其查看而不能对其编辑，单击“打开”按钮旁

的箭头，并单击“以只读方式打开

如果要以只读访问方式打开数据库，并且防止其他用户打开，可单击“打开”按钮旁的箭

头，并单击“以独占只读方式打开

2关闭数据库

当完成了数据库的操作之后，需要将它关闭。关闭数据库的方法有如下几种：

(1)单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。

(2)双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标E5o

(3)单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标B,从弹出的菜单中选择“关闭”命令。

2.2建立表

考点4Access数据类型

Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/

否、OLE对象、超级链接、查阅向导等Access数据类型见表2-1。

表2-1Access数据类型

数据类型用法大小

文本或文本与数字的组合,例如地最多255个字符

址；也可以是不需要计算的数字，MicrosoftAccess只保存输入到字

“文本”例如电话号码、零件编号或邮编段中的字符，而不保存文本字段

中未用位置上的空字符.设置“字

段大小”属性可控制可以输入字

球的最大字符数

“备注”长文本及数字，例如备注或说明最多64000个字符

可用来进行算术计算的数字数据，1、2、4或8个字节.16个字节

“数字”涉及货币的计算除外（使用货币类仅用于

型）.设置“字段大小”属性定义“同步复制ID”（GUID）

一个特定的数字类型

“日期时间”日期和时间8个字节

货币值.使用货币数据类型可以避8个字节

“货币"免计算时四舍五入.精确到小数点

左下方15位数及右方4位数

“自动编号”在添加记录时自动插入的唯一顺4个字节.16个字节仅用于“同

序（每次递增1）或随机编号步复制

ID（GUID）

“是/否”字段只包含两个值中的一个,例如1位

“是/否”、“真Zf胪、“开/关”

在其他程序中使用OLE协议创建最大可为1GB（受磁盘空间限制）

的对象（例如M-icrosoftWord文

“OLE对象”档、MicrosoftExcW电子表格、图

像、声音或其他二进制数据），可

以将这些对象链接或嵌入到

MicrosoftAccess表中.必须在窗

体或报表中使用绑定对冢框来显

示OLE对象

“超级链接”存储超级链接的字段11超级链接可最多64000个字符

以是UNC路径或URL

创建允许用户使用组合框选择来与主键字段的长度相同，且该字

“查阅向导”自其他表或来自值列表中的值的段也是

字段.在数据类型列表中选择此选“查阅”字段；通常为4个字节

项，将启动向导进行定义

数据类型用法大小

“文本”文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话

号码、零件编号或邮编最多255个字符MicrosoftAccess只保存输入到字段中的字符，而不

保存文本字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符

数

“备注”长文本及数字，例如备注或说明最多64000个字符

“数字”可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币的计算除外（使用货币类型）。设

置“字段大小''属性定义一个特定的数字类型1、2、4或8个字节。16个字节仅用于“同步

复制ID”（GUID）

“日期/时间”日期和时间8个字节

“货币”货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。精确到小数点左下方15

位数及右方4位数8个字节

“自动编号”在添加记录时自动插入的唯•顺序（每次递增1）或随机编号4个字节。

16个字节仅用于“同步复制ID（GUID）

“是/否''字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、"真/假”、"开/关”1位

“OLE对象”在其他程序中使用OLE协议创建的对象（例圳M-icrosoftWord文档、

MicrosoftExcel电子表格、图像、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入到

MicrosoftAccess表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象最大可为1GB

（受磁盘空间限制）

“超级链接''存储超级链接的字段。超级链接可以是UNC路径或URL最多64000个字

符

“查阅向导”创建允许用户使用组合框选择来自其他我或来自值列表中的值的字段。在

数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义与主键字段的长度相同，且该字段也是

“查阅”字段：通常为4个字节

注意：“数字”、“日期/时间”、"货币''以及"是/否”，这些数据类型提供预先定义好的

显示格式。可以从每•个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以

为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。

考点5建立表结构

建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用

“设计”视图；三是通过“表间导”创建表结构。

1使用“数据表''视图

(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按［F11］键从其他窗口切换到数据库窗口。

(2)请单击“对象”下的“表”国，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。

(3)双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。

(4)重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access

的对象命名规则，然后再按Enter键。

(5)随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”

命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。

(6)在数据表中输入数据。

将每种数据输入到相应的列中(在Access中，每一列称作个字段)。例如，如果正

在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是II

期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格

式。在保存数据表时，将删除任何空字段。

(7)在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。

(8)在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能唯一标识表中

每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是“。如果已经输入能唯一标识每一

行的数据，可以指定此字段为主键。

注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或

重新排序列的顺序。

2使用“设计”视图

(1)双击“设计器创建表”，打开表“设计”视图。

(2)在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。

(3)定义完全部字段后，设置一个字段为主键。

(4)单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。

(5)在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称。

(6)单击“确定”按钮。

3使用“表向导”

(1)如果还没有切换至『'数据库”窗口，可以按［F11］键从其他窗口切换到数据库窗口。

(2)请单击“对象”下的“表”图，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。

(3)双击“表向导”选项。

(4)按照“表向导”对话框中的提示进行操作。

如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操

作。

考点6向表中输入数据

在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表

格内填写内容一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用

己有的表。

考点7字段属性的设置

表中每个字段都有•系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段

类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该

字段的相应属性。

1字段大小

通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文

本，，或，，数字，，的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0〜255,默认为

50,可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段

大小''属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。

2格式

“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选

择有所不同。

3默认值

"默认值''是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同

或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男''和"女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。

4有效性规则

“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入

到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，

可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一

定范围内的数据；对期/时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。

5输入掩码

在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使

用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码对于大多数数据类型，都可以定义一

个输入掩码。

定义输入掩码属性所使用的字符见表2-2。

表2-2输入掩码属性所使用字符的含义

iM9

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9款字或空信H的号不允许怏用加号和茶号

■■1w.lf£王一LQUWJ：；*，..、

L字母逅国名而前)

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乔健号C)

ncre.<=

考点8建立表之间的关系

1表间关系的概念

在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是

每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。

表之间有3种关系，分别为：一对多关系、多对多关系和对关系。

(1)一对多关系是最普通的一种关系。在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的

多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。

(2)在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要创建这种关

系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。

(3)在一对一关系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相

关列都是主键或都具有唯•约束，则可以创建一对一关系。

2参照完整性

参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意

之中删除或更改相关数据。

当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：

(1)如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。但是,

可以在外部键列中输入一个Null值。

(2)如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从•个主键表中删除该行。

(3)如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。

当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：

(1)主表中的匹配列是一个主键或者具有唯一约束。

(2)相关列具有相同的数据类型和大小。

(3)两个表属于相同的数据库。

3建立表间的关系

当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。可以在•个表中存储数据，但

让两个表都能使用这些数据；也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。

在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义•个主键或唯一约束。然后使主键列与另

一个表中的匹配列相关。创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。

创建表之间的关系步骤如下：

(1)在数据库图表中，对于想要与另一个表中的相应列相关的数据库列或列组合，单击

行选择器之争。

(2)把鼠标指针放在行选择器上，将指针拖动到相关表上。若要使选定的列与相关表的

主键相关，可将指针拖动到相关表的标题栏上。

(3)释放鼠标按键这时会显示“创建关系”对话框，并且会尝试让选定的列与相关表中具

有相同名称和数据类型的列相关。

(4)在“创建关系”对话框中，确保想要关联的列显示在“主键表”和“外部键表”列表中。

(5)选择“确定”以创建关系。

关系的主键一方表示为钥匙符号•<>。在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键

一方。

对于一对一关系，关系的外部键一方表示为钥匙符号-6；对于一对多关系，关系的

外部键一方表示为无限符号8。

2.3维护表

考点9打开和关闭表

1打开表

(1)在“数据库”窗口中,单击“对象”下的“表”鼠

(2)单击要打开的表的名称。

(3)如果要在表“设计”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“设计”按钮。如果

要在“数据表''视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“打开”按钮。

注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切

换。

2关闭表

表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”

视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口''按钮都可以将打开的表

关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询

问用户是否保存所做的修改。

考点10修改表的结构

修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置关键字等。修改

表结构只能在“设计”视图中完成。

1添加字段

在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有的数据。但利用该表建立的查询、窗体

或报表，新字段是不会自动加入的，需要手工添加上去。

2修改字段

修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。

3删除字段

如果所删除字段的表为空，就会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示

框需要用户确认，而且还会将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除

字段时.，还要删除整个Access中对该字段的使用。

4重新设置关键字

如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。重新定义主关键字需要先删除原主关键

字，然后再定义新的主关键字。

考点11编辑表的内容

1定位记录

数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常

用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见

表2-3。

表2-3快捷键及其定位功能

定位功能

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2选择记录

选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图卜使用鼠标或键盘两种

方法选择数据范围。

3添加记录

在已经建立的表中，添加新的记录。

4删除记录

删除表中出现的不需要的记录。

5修改数据

在已建立的表中，修改出现错误的数据。

6复制数据

在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些

字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。

考点12调整表的外观

调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表外观的操作包括：改变字

段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体

显示等。

2.4操作表

考点13查找数据

在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录,

还是•组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记

录。

使用“查找”对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。在Access找到要查找

的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。

在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符，见表2-4。

表2-4通配符的用法

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注意：

（1）通配符是专门用在文本数据类型中的，虽然有时候也可以成功地使用在其他数据类

型中。

（2）在使用通配符搜索星号（*）、问号（？）、数字号码（#）、左方括号（（）或

减号（一）时，必须将搜索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，请在“查找”对话框中输

入［?］符号。如果同时搜索减号和其他单词时，请在方括号内将减号放置在所有字符之前或

之后（但是，如果有惊叹号（！），请在方括号内将减号放置在惊叹号之后）。如果在搜索

惊叹号（!）或右方括号（））时，不需要将其放在方括号内。

（3）必须将左、右方括号放在下一层方括号中（［［］］）,才能同时搜索一对左、右方括

号（口）,否则Access会将这种组合作为一个空字符串处理。

考点14替换数据

可以将出现的全部指定内容一起查找出来，或一次查找一个。如果要查找Null值和空

字符串，必须使用“查找”对话框来查找这些内容，并亲自一一地替换它们。

（1）在“窗体”视图或“数据表''视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有字段（搜索

单一字段比搜索整个数据表或窗体快）。

（2）在“编辑”菜单中单击“替换”命令。

（3）请在“查找内容”框中输入要查找的内容，然后在“替换为”框中输入要替换成的内容。

如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内

容。

（4）在“替换”对话框中，设置想用的任何其他的选项。若要得到更多的选项，可单击“其

他”。

（5）如果要一次替换出现的全部指定内容，请单击“全部替换”按钮。

如果要一次替换•个，请单击“查找下一个“按钮，然后再单击“替换”按钮；如果要跳过

下一个并继续查找出现的内容，请单击“查找下一个“按钮。

考点15排序记录

排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：

（1）英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按A到z排列，降序时按z到A

排列。

（2）中文按拼音的顺序排序，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。

（3）数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。

（4）使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间：使用降序排序时，则

是指由较后的时间到较前的时间。

排序时，要注意的事项如下：

（1）在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值

的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：

要以升一序来排序以下的文本字符串“1”、"2”、“11”和“22”,其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。

必须在仪有一位数的字符串前面加上零,才能正确地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。对于

不包含Null值的字段，另一个解决方案是使用Val函数来排序字符串的数值。例如：如果“年

龄''列是包含数值的“文本”字段，在"字段”单元格指定Vai（［年龄］）,并且在“排序”单元格

指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期,

可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期/时间。这样在对此字段排序时，数字或

II期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。

（2）在以升序来排序字段时，任何含有空字段（包含Null值）的记录将列在列表中的第

一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接

着是空字符串。

考点16筛选记录

Access中，可以使用4种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛

选目标”以及“高级筛选/排序表、查询或窗体筛选方法的比较见表2-5。

表2-5表、查询或窗体筛选方法的比较

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3.1认识查询

考点1查询的功能

查询是对数据库表中的数据进行查找，同时产生一个类似于表的结果。在Access中可

以方便地创建查询，在创建查询的过程中定义要查询的内容和准则，Access根据定义的内

容和准则在数据库表中搜索符合条件的记录。

考点2查询的类型

Access数据库中的查询有很多种，每种方式在执行上有所不同，查询有选择查询、交

叉表查询、参数查询、操作查询和SQL查询。

选择查询

选择查询是最常用的查询类型，顾名思义，它是根据指定的查询准则，从一个或多个表

中获取数据并显示结果也可以使用选择查询对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、

平均以及其他类型的计算。

2交叉表查询

交叉表查询把来源于某个表中的字段进行分组，-组列在数据表的左侧，一组列在数据

表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的统计值。交叉表查询就是利用

表中的行和列来统计数据的。

3参数查询

参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准则的查询。这种查询可以根据用户输入的

准则来检索符合相应条件的记录

4操作查询

操作查询与选择查询相似，都是由用户指定查找记录的条件，但选择查询是检查符合特

定条件的一组记录，而操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。

5SQL查询

SQL查询就是用户使用SQI语句来创建的一种查询。SQL查询主要包括联合查询、传

递查询、数据定义查询和子杳询等4种。联合杳询是将•个或多个表、一个或多个查询的字

段组合为查询结吴巾的一个字段，执行联合查询时，将返回所包含的表或查询中的对应字段

记录；传递查询是直接将命令发送到ODBC数据库，它使用服务器能接受的命令，利用它

可以检索或更改记录；数据定义查询可以创建、删除或更改表，或在当前的数据库中创建索

弓I：子查询是包含另一个选择或操作查询中的SQLSELECT语句，可以在查询设计网格的“字

段''行输入这些语句来定义新字段，或在“准则”行来定义字段的准则。

考点3建立查询的准则

1准则中的运算符

运算符是组成准则的基本元素。Access提供了关系运算符、逻辑运算符和特殊运算符。

这3种运算符的含义分别见表3-1、表3-2和表3-3o

表3-1关系运算符及含义

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小于♦于

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大于♦于

表3-2逻辑运算符及含义

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表3-3特殊运算符及含义

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