浅谈软件质量管理体系文件的编写

浅谈软件质量管理体系文件的编写

信息产业部电子第四研究所王麟贻摘要阐述软件企业在认证准备阶段如何按ISO9001：2000版标准要求结合行业特点，建立文件化的质量管理体系和提供客观证据。介绍了软件企业建立文件化质量管理体系的方法和提供有效客观证据的基本要求。

关键词软件质量管理体系文件编写

就质量管理体系审核而言，在现场审核前，认证机构首先要对受审核方提交的质量管理体系文件进行文件审查，对受审核方是否按标准要求并结合行业特点建立了文件化的质量管理体系，以及文件是否符合标准要求做出初步评价。现场审核时通过交谈、查阅、观察等方式调查、了解质量管理体系的实施是否符合文件的规定；文件的实施和保持情况以及在实现所要求的结果方面是否能提供体系有效运行的客观证据。

依据ISO9001：2000标准要求结合软件企业特点，建立适合组织运作的文件化质量管理体系，按体系文件要求提供客观证据是十分必要的。下面就软件企业如何建立文件化质量管理体系并提供有效客观证据，谈几点看法。

一软件企业建立文件化质量管理体系的基本要求

1.ISO9001标准对质量管理体系文件的基本要求

ISO9001标准要求的质量管理体系文件包括以下五种:

(1)由组织的最高管理者正式发布的，体现了组织总的质量宗旨和质量方向的质量方针，组织在质量方面所追求的近期目的，包括满足产品要求所需内容的质量目标；

(2)规定组织质量管理体系要求的纲领性文件质量手册；

(3)标准规定的6个程序文件；

(4)组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的程序文件、作业文件、规范等；

(5)提供产品、过程、体系符合要求及体系有效运行的证据和可追溯性要求的记录。

2.建立文件化质量管理体系要突出行业特点

软件企业在建立文件化质量管理体系，编写体系文件时，除必须满足ISO9001:2000《质量管理体系要求》标准之外，还需要充分考虑软件行业特点，参考ISO9000-3:1997《ISO9001:94在计算机软件开发、供应、安装和维护中的使用指南》、GB/T11457-1995《软件工程术语》以及ISO/IEC12207-1995《信息技术软件生存周期过程》等国家或国际标准。

建立质量管理体系前，需要组织按标准要求，对现有管理模式和规章制度进行必要的清理、整顿，在编写质量管理体系文件时，首先应收集整理现有的管理文件、规章制度、软件开发文档和记录表格，然后在此基础上按标准要求进一步补充、修改和完善，以达到符合标准的要求。

质量管理体系文件具有强制性和唯一性，新编写的质量管理体系文件要与现有的管理文件、软件开发文档相协调，对现有管理文件进行补充、完善后，应纳入新的体系文件重新审批发布，并按文件控制程序统一编号和管理，以防止作废文件的非预期使用。

编写质量管理体系文件时，组织要结合软件行业特点、企业规模和人员素质等综合因素统盘考虑。切忌将其他已通过认证企业的质量管理体系文件拿来照搬照抄，编写质量体系文件应从以下几方面入手。

二、质量手册的编写

1.确定软件产品实现的流程

根据软件产品特点，确定以下产品实现流程图，识别流程图中各过程的输入和输出，确定这些过程需要开展的活动和需要投入的资源。然后识别第7章产品实现过程中，那些不影响组织提供满足顾客和适用法律法规要求的产品的能力或责任的条款，并说明删减的细节和理由。

2.确定标准条款与软件产品实现过程的对应关系

根据产品实现过程流程图的主要过程与标准条款的对应关系进行过程描述，质量手册中各条款的描述最好与标准条款相对应，以便覆盖标准要求，顺利通过认证机构的文件审查。

手册对质量管理体系各过程要求和过程之间相互作用的描述要突出软件行业特点，与软件实现过程相对应，应明确各过程需开展的质量活动、控制要求和控制方法、主管部门和配合部门的质量职责等。

三、软件产品实现过程的控制与实施要求

1.软件的需求分析与评审过程

本过程与ISO9001标准"7.2与顾客有关的过程"相对应。组织需要根据市场或顾客需求草案编制详细的软件需求规格说明，对那些顾客没有提出，但规定的用途或已知预期用途所必须的要求以及法律法规要求，组织也应该予以识别和满足。

软件需求规格说明的编写应符合GB/T9385《计算机软件需求说明编制指南》的规定。软件需求规格说明实施前应得到项目负责人审批并通过组织内部评审。

在合同状态下，软件需求规格说明实施前还应得到顾客确认。评审和确

(1)软件产品交付

软件产品在用户现场安装前，应按标准"7.5.4顾客财产"的控制要求对顾客提供的硬件设备和软件运行环境等进行识别和确认。技术支持人员在用户现场完成软件安装后，应按用户培训教材或用户手册的要求对顾客进行软件使用的必要培训，按软件项目验收测试计划要求与顾客一同进行验收测试，并请顾客代表签署验收意见。

(2)维护过程

软件产品交付后，组织应依据合同，负责软件售后维护和软件版本升级工作。维护活动一般包括:对顾客使用中出现的软件故障进行测试、分析和修复；在维护阶段，按顾客提出的功能和性能改进要求进行软件版本升级，升级后的软件版本应纳入配置管理，并保存软件维护、升级记录。

四、程序文件的编写要求

程序文件作为指导和规范各职能部门运作的文件，应具有很强的可操作和检查性。内容一般包括：目的、范围、职责、工作要求和程序、记录要求、支持性文件和记录表格目录等。

程序文件中关于质量活动的描述应明确各过程之间的接口关系，主管部门、配合部门的职责和权限，应体现PDCA循环的要求，以便形成闭环管理，使质量管理工作得到持续改进。

软件企业在编写程序文件时要符合行业特点和组织运作方式，例如：某软件公司质量手册规定质量管理体系文件采用电子文档媒体形式，该公司应在《文件控制程序》中规定电子文档管理人员的职责权限、文档的控制要求和控制方法，一般需要做出以下规定：

质量管理体系电子文档的主管部门和责任人员职责；计算机/局域网上发布的质量体系文件的会签管理要求；电子文档在计算机/局域网上只读设置、访问权限设置、修改密码设置的要求；确保网上发布的电子文档有效性和受控版本标识的要求；确保及时删除网上作废文件，及如何设置“作废保留”文件夹中保存作废文件的要求；当电子文档保存在光盘或软盘中时，在媒体包装上如何做受控版本标识的要求等。

五、为确保过程有效运行和控制所需文件的编写要求

这些文件一般指除标准中规定的6个程序文件之外，根据产品特点、组织规模和人员素质而确定的其它程序文件、作业指导书、规范、开发文档等。在确定文件的种类和数量时还应考虑对提供产品或服务质量的影响，顾客和法律法规的要求，组织运作的有效性和效率等。

组织可以根据软件实现过程特点考虑编制文件的种类，软件企业确定程序文件目录时除满足标准对程序文件的一般要求外，还应结合软件实现过程特点增加软件需求分析控制、软件开发控制、软件测试控制、测试设备/工具控制、配置管理控制、软件安装、交付与维护等程序文件，或其他形式的管理文件。

除此之外，软件企业还应根据软件开发的复杂程度，按电子行业标准SJ/T207.1《设计文件管理制度第1部分：设计文件的分类和组成》中"软件产品设计文件的成套性"的规定，确定软件开发文档的种类和数量。依据GB/T8567《计算机软件开发文件编制指南》的要求，制定软件开发文档编制规范或模板，以规范软件开发文档的编写工作。

软件开发文档编写规范或模板一般包括：软件开发计划、软件需求规格说明、概要设计说明、详细设计说明、数据库设计说明、编码规范、测试计划、测试用例、测试分析报告、项目开发总结报告、配置管理计划、用户手册、用户培训教材等。

六、记录表格要求

记录是实现可追溯性的基础，记录可提供产品、过程和体系符合要求及质量管理体系有效运行的证据，具有追溯、证实和依据记录采取纠正和预防措施的作用。

记录是一种特殊类型的文件，作为记录表格属于文件的范畴，需要规定记录格式的编号并按文件控制程序进行管理。

填写内容后的表格成为一种记录，记录表格除需要规定记录格式编号之外，还应规定使用后的顺序号，以便区分同一类记录表格在不同时间、不同场所、记录的不同内容的信息。软件企业除需要满足ISO9001标准规定的21处（包括适用时的情况）记录要求外，还需要根据软件产品实现特点，按GB/T8567《计算机软件开发文件编制指南》要求填写相关记录。

七、结束语

软件企业在完成质量管理体系文件编写，通过评审、批准发布之后，还要经过试运行阶段。按国家规定，申请认证企业体系运行的时间不能低于三个月。

软件研发企业在体系试运行期间，至