办公设备与用品采购制度

办公设备与用品采购制度一、制度目的本制度旨在规范公司办公设备与用品的采购流程，确保采购过程透亮、公正，合理利用公司资源，提高办公效率，保证公司各部门的正常运行。二、适用范围本制度适用于公司的全部部门和员工，在采购办公设备与用品时必需遵守本制度的规定。三、采购需求的提出各部门在提出采购需求前，应充分评估使用需求，并尽量选择与现有设备和用品兼容的型号和规格；采购需求应由部门经理或相关负责人书面提出，并认真描述所需设备或用品的名称、数量、规格、品牌等信息；提出采购需求时，部门经理或相关负责人应明确用途和预算，并与财务部门进行沟通和协商；四、采购方案编制财务部门应依据采购需求提出的信息，组织专业人员编制采购方案；采购方案应包含但不限于以下内容：采购目的和背景；采购内容及规格要求；预算及资金来源；采购方式和供应商选择标准；采购时间布置；采购合同的签订和履行布置；采购评价和验收标准；其他相关事项；采购方案应经相关部门经理审核和批准后方可进入下一步审批程序；五、采购审批程序采购方案的审批程序如下：部门经理审批；财务部门审批；总经理审批；行政部门备案；涉及较大金额或紧要设备的采购，经总经理批准后，还需提交董事会审批；任何与供应商存在利益关联的员工不得参加相关采购项目的审批程序，以免影响公正性和透亮度；采购方案经全部审批部门批准后，方可进行招标和报价程序；六、供应商选择与评审采购部门应依据采购方案的要求，组织招标和报价程序；供应商选择的原则是公开、公平、公正、诚实守信；采购部门应依据供应商的信誉、实力、价格、服务等方面进行综合评估，并编制供应商评审报告；供应商评审报告应包含但不限于以下内容：供应商的基本信息，如名称、注册资本、年度销售额等；供应商的信誉、资质及经验情况；供应商的价格和服务方案；采购部门的评审看法；供应商评审报告应经采购部门负责人审核和批准后，方可进行合同签订程序；七、合同签订与履行采购合同应由采购部门与供应商共同商订，并由法务部门进行审查和修改；采购合同应认真记录采购设备或用品的名称、数量、规格、价格、付款方式、交货时间、售后服务等重要条款；采购合同的签订应经相关领导审批，并由公司代表与供应商代表共同签字盖章；采购合同的履行情况应由采购部门进行监督，确保供应商依照合同商定的时间和质量要求履行；合同履行过程中如有更改，应经相关部门经理和法务部门的审批，并及时通知供应商，确保更改的合法性和合规性；八、采购评价与验收采购部门应组织对采购项目进行评价和验收；采购评价应包含但不限于以下内容：采购过程是否符合规定流程；供应商履行合同的情况；采购设备或用品的性能和质量是否符合要求；采购费用的使用情况；采购效果的评估；采购验收应由采购部门与使用部门共同完成；采购验收时，应检查设备或用品的数量、规格、性能、质量等是否符合采购合同的要求；验收合格后，采购部门应及时通知财务部门进行付款，并将验收记录归档；验收不合格的设备或用品，应及时与供应商协商处理；九、设备与用品管理各部门应加强对采购的设备与用品的管理，确保其安全、有效地使用；设备的维护和保养应依照操作规程进行，并做好相应的记录；设备的报废和处理应及时进行，并做好相应的备案；设备的租赁或外借应经相关领导审批，并做好相应的记录，确保设备的安全和追溯性；用品的分发和使用应依照实际需求进行，确保合理利用和节省资源；设备和用品的定期清点和盘点应由财务部门组织，并做好相应的记录；对于设备和用品的管理不善、损坏或遗失，应进行责任追究，并从相关部门或个人中追回相应费用；十、违纪与惩罚对违反本制度的行为，将依照公司相关规定进行相应处理，包含但不限于批判教育、警告、记过、降职、辞退等；对于有意挪用、私自销售公司采购的设备和用品等行为，将追究刑事责任；十一、制度的解释与修订本制度的解释权归公司负责人全部；如有需要，本制度可依据实际情况进行修订和增补，修订和增补内容应经公司负责人批准后生效；本制度的修订和增补