揭阳一中广州校友会秘书处工作制度

揭阳一中广州校友会秘书处工作制度根据《章程》有关规定，为更好地贯彻落实理事会有关部署和安排，更加有序、有力、有效地推动秘书处各项工作，推动校友会健康、持续发展，制定本工作制度。第一章总则第一条

揭阳一中广州校友会秘书处（以下简称为秘书处）是在揭阳一中广州校友会理事会（以下简称为理事会）的指导和监督下成立并接受其领导的机构。第二条

秘书处的团队精神是“奉献、有恒、探索、成长”。秘书处人应始终带着一颗回馈母校、服务校友的奉献之心，以持之以恒的毅力和精神，为校友会事业作奋斗，在有恒的奉献中，不断探索、实现校友会和个人的共同发展，实现自我成长。第三条

秘书处全体成员应严格遵守校友会《章程》等规章制度及本工作制度。

第二章组织机构和职能第四条

秘书处是理事会的执行机构，其职能是负责贯彻落实理事会有关工作部署和安排，处理理事会日常工作事务。主要职能如下：（一）负责各项工作计划、工作报告、工作制度等重要文件的起草、修订和实施。（二）负责各项会议、活动的策划、协调和组织实施。（三）负责网站、微信号、微信公众号、视频号等网络平台及以校友会名义建立或纳入校友会管理的微信群的管理维护。（四）负责协助校友会办公室（专职工作人员）做好校友联络、财务、资料存档等日常工作。（五）负责做好理事会交办的其他工作。第五条

秘书长、常务副秘书长、副秘书长的产生（一）秘书长的产生：由会员代表大会选举产生，见《章程》第十五条。（二）根据《章程》第二十九条规定，常务副秘书长、副秘书长、秘书长助理由秘书长提名，交理事会决定。提名应在秘书长团队中进行充分酝酿。（三）秘书长助理人选，一般应先担任2年以上秘书处内设小组组长且表现出色；副秘书长人选，一般应先担任秘书长助理；常务副秘书长人选，一般应先担任副秘书长。特别出色的，可破格提名。（四）常务副秘书长、副秘书长、秘书长助理任命时间一般不超过理事会半届任期，届中进行调整。第六条

秘书长职责：根据《章程》第二十九条，秘书长行使下列职权：（一）主持办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划。（二）组织制定、实施年度工作计划和预算。（三）协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作。（四）提名秘书长团队成员人选以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会决定。（五）提名办事机构、代表机构、实体机构兼（专）职工作人员的任（聘）用，报会长批准。（六）处理其他日常事务。第七条

常务副秘书长、副秘书长、秘书长助理职责：（一）常务副秘书长配合秘书长主持秘书处全面工作，负责主持秘书处日常工作。（二）副秘书长、秘书长助理配合秘书长、常务副秘书长开展秘书处工作。（三）按照秘书处内部分工做好相关工作；指导分管内设小组开展工作；完成秘书处其他工作任务。第八条

秘书处内设小组的设立：（一）秘书处根据实际需要下设外联内务组、全媒体组、活动策划组、文体活动组、团队建设组、企业服务及行业系统组、高校在读校友服务组、互帮互助组、联勤保障组等职能小组。并根据实际需要适时进行优化、调整，如撤销、合并或合署办公等。（二）内设小组应明确工作职能，确定小组人员编制和岗位设置，并根据工作实际需要进行优化、调整。（三）内设小组的优化、调整措施应根据实际需要进行，确保秘书处工作机构的高效运作和可持续发展。第九条

内设小组组长、副组长的产生：（一）秘书处内设小组组长人选在秘书长团队中酝酿，经秘书长团队集体研究后任命。可由卸任的组长进行推荐，由分管副秘书长提名。组长人选原则上需担任1年以上副组长，特别优秀的可破格任用。（二）副组长由各小组推荐人选，经秘书长团队集体研究后任命。（三）必要时，可采取竞选形式，择优任用。第十条

内设小组组长、副组长职责：（一）根据秘书处工作计划，适时制定本小组工作计划，报分管副秘书长审定后实施。（二）根据本小组工作职责及所承担的工作任务，细化内部分工，指导、带领小组成员积极开展工作，完成各项任务。（三）积极组织本小组开展学习交流活动，提升小组整体工作水平和凝聚力。（四）主动向分管副秘书长反馈工作进展情况。（五）配合其他小组开展相关工作。（六）围绕本小组工作职责，提出促进秘书处整体工作的意见和建议，提升本小组独立开展工作的能力。（七）完成秘书处分配的其他工作任务。

第三章秘书处成员第十一条

申请加入秘书处必须具备的条件：（一）系在穗揭阳一中校友，拥护本会的章程，有加入秘书处的意愿及热情。（二）符合秘书处招新要求，能够胜任秘书处相关岗位的工作。第十二条

加入秘书处的程序：（一）校友本人主动申请或秘书处主动吸收。（二）通过秘书处招新面试，或通过秘书处内设小组负责人面试。（三）填写申请表，走审批程序。申请表应由本人填写，由职能小组填写审核意见，分管副秘书长填写审批意见，并报秘书长团队审批。第十三条

秘书处成员履行下列义务：（一）服从秘书处合理的工作安排。（二）按照职责分工做好本职工作。（三）主动承担自身力所能及的工作和任务。（四）遵守校友会各项规章制度，遵守保密规定。（五）维护秘书处良好形象和声誉。第十四条

秘书处成员享有下列权利：（一）秘书处相关活动的参与权。（二）对秘书处工作的批评建议权和监督权。（三）退出秘书处的权利。第十五条

退出秘书处的程序：（一）秘书处成员因个人原因无法继续长期参与秘书处工作需退出秘书处的，应提出书面申请，对本职工作进行交接，按程序报批。退出报批程序参照加入报批程序。（二）秘书处成员在年度考核中不合格的，经秘书长团队研究后，可予以辞退。（三）秘书处成员如有严重违反本会章程或其他规章制度行为的，或出现不胜任本职工作情况的，经秘书长团队研究决定后，可勒令其退出秘书处。（四）秘书处成员退出秘书处后，应遵守保密规定，维护秘书处团队的声誉。

第三章秘书处团建第十六条

秘书处应制订团队建设工作规划和年度工作计划，确保秘书处团队健康、可持续性发展。第十七条

秘书处设立团建小组（可与其他小组合署办公），由1名常务副秘书长统筹，1名副秘书长（或秘书长助理，下同）分管。第十八条

团队建设的主要形式（一）招新。秘书处每年至少安排1次招新，根据各职能小组实际需求招收新成员。根据阶段性实际需要，可开展定向招新。遇特殊人才，可予特招。（二）送旧。对于秘书处成员正常退出秘书处的，发出《感谢信》，条件允许时可组织欢送活动。（三）培训。招新后，由秘书处制订培训计划，统一组织线上、线下培训，并对培训效果进行评估。各小组以“传帮带”等形式对新成员进行培训。（四）团建活动。秘书处各职能小组每年应至少开展1次团建活动，可独立开展，也可若干个小组联合开展。条件允许时，秘书处应策划面向全体成员的大团建活动。（五）毕业季欢送活动。在校生参与秘书处工作的，毕业季时，由秘书处组织欢送活动。（六）休假。秘书处成员由于个人工作、生活的原因，阶段性无法承担工作的，可申请休产假、婚假、病假、特殊工作假（因阶段性承担重要工作，无法兼顾秘书处工作）等假期，并按期休假、销假。组员休假的，由分管副秘书长审批，向秘书长团队报备。副组长以上休假的，由秘书长团队审批。休假制度由内务组负责跟进实施。（七）探望、慰问。秘书处骨干（含秘书长团队成员，小组组长、副组长、积极分子）生育子女，由秘书处按传统做法安排慰问。（八）其他有利于团队建设的活动。（九）上述相关工作由秘书处团建小组、内务组依职责分工协作开展。

第四章议事制度第十九条

秘书处实行民主集中、集体决策、会议决定的议事制度。（一）酝酿、制定工作计划、工作分工等重大决策或研究讨论重大事项时需充分征求成员意见，并经秘书长团队相关会议讨论决定后方可实施，必要时需报理事会审批。（二）日常工作事务由秘书长团队成员根据分工各自统筹安排，遇较重要事项集体商议、决策。（三）开展日常工作或处理一般事项时由各内设小组根据职责分工、在秘书处分管负责人指导下统筹安排。第二十条

秘书处实行实体会议及网络会议相结合的会议制度。（一）会议形式：秘书处年度工作会议、秘书处全体成员工作会议、秘书长会议、秘书处工作会议。（二）网络会议：通过微信群等媒介举行。第二十一条

会议的类别和组织（一）秘书处年度工作会议一般在年初召开，主要任务是制订年度工作计划，研究秘书处重要工作。参会范围：秘书长团队成员及各职能小组组长、副组长。（二）条件允许时秘书处年度工作会议可扩大参会范围，召开秘书处全体成员工作会议，并和秘书处团建活动统筹组织。（三）秘书长会议根据实际需要召开，主要任务是研究专项工作、重要工作或阶段性工作，由秘书长召开，参会范围为秘书长团队成员，或根据实际需要扩大参会范围。（四）秘书处工作会议一般每季度召开一次，主要任务是总结上一季度工作，安排下一季度工作。

第五章工作规范及工作机制第二十二条

秘书处工作总体要求：团队协作、务实高效，分工不分家、争劳不争功。秘书处全体成员要始终坚持发挥团队协作的精神，始终坚持以务实的工作态度，高效的工作状态，彰显秘书处团队的战斗力和生命力，弘扬并传承秘书处人精神。第二十三条

秘书处工作指引（一）秘书处应该通过建立各类工作指引，确保秘书处工作有序开展。（二）秘书处根据本工作制度制定各种专项工作指引。（三）秘书处各内设小组应结合小组职责细化本小组工作指引，每年进行修订完善。（四）秘书处全体成员在开展工作时，应遵从相关工作指引及习惯做法，遇不清楚、不确定事项时须主动、及时向有关成员了解、核实，或请相关负责人释疑、指导。（五）秘书处全体成员在开展工作时，应多沟通、多交流、多相互反馈，确保讯息畅通，工作进展顺利。第二十四条

秘书处工作机制（一）秘书处应适时总结工作经验，建立健全各种工作机制，确保秘书处工作高效开展。（二）秘书处应建立季度工作盘点制度，对评选年度热心校友、评选年度模范校友、梳理大事记等需年终开展的工作，进行季度积累。第二十五条

秘书处实行年终述职制度和考核机制（一）秘书处各小组在年终举行述职会议，结合述职情况对组员进行考核，作为评优评先的基础。（二）秘书长团队在年终举行述职会议，总结履职情况。履职情况将作为留任、提拔的重要基础。第二十六条

秘书处实行评优评先制度（一）每年年终进行评先评优，并给予相应奖励。奖励以精神鼓励为主，条件允许时可颁发合适的纪念品。（