ECM高效沟通管理大型会议应用解决方案模板

ECM高效沟通管理大型会议应用处理方案北京炎黄新星网络科技目录TOC\o"1-3"\h\z1 炎黄新星介绍 12 高效沟通管理系统介绍 12.1 ECM为用户带来利益 12.1.1 高效沟通节省运行成本 12.1.2 加强内部上传下达、提升管理政策实施力度 22.1.3 加强平级沟通、提升部门协作效率 22.1.4 提供企业管理有效依据 22.2 ECM关键功效 22.3 关键应用领域 32.4 关键用户及应用介绍 42.5 ECM关键特点 52.5.1 高效多渠道群发通讯工具 52.5.2 确保目标实现管理工具 52.5.3 软硬件一体化，安装使用简单方便 52.5.4 领先融合通讯技术、语音合成技术 62.5.5 ECM和CRM、ERP、OA关系 63 大型会议应用 63.1 会前计划 73.1.1 会议联络人导入 73.1.2 会议计划批量发放 73.2 会议召集 83.2.1 会议报名通知 83.2.2 会议报名 83.2.3 会议报名情况搜集 83.2.4 会议报名催办 83.3 会前提醒 93.4 会议资料发放 93.5 会议服务安排 93.5.1 登记合作服务单位 93.5.2 合作服务单位通知 103.5.3 登记会议参与人房间分机号 103.5.4 会议参与人服务（如订票服务等） 103.6 会议组织 103.6.1 会议帮助 103.6.2 紧急联络 113.6.3 会议通知 113.6.4 会议变更 113.7 会议互动活动 113.7.1 会议投票 113.7.2 会议竟猜小游戏 113.7.3 抽奖活动 113.7.4 人文关心 124 成功案例 124.1 国家开发银行应用案例 124.2 中国旅游饭店业协会会议应用案例 15炎黄新星介绍北京炎黄新星网络科技是一家面向智能化通信业务综合技术服务提供商及相关软件产品领先供给商。作为智能通信综合业务设计师和建筑师，我们一直致力于以智能化通信产品开发、通信业务综合服务为关键新技术、新产品研发，投入了巨大人力和资金，迄今为止拥有：炎黄新星独家最新提出高效沟通管理（ECM）、第三代统一消息、电信运行商级电子邮件系统，和国际领先、拥有自主知识产权语音技术等一系列相关键竞争力产品。炎黄新星一直致力于在信息通信技术领域提供创新产品和处理方案，促进智能化通信业务发展。短短三年时间我们拥有了众多精诚合作合作伙伴：中国电信、中国移动通信、中国联通等国家级电信企业和中国外著名IT企业，如：IBM、HP、清华同方、方正科技、清华紫光等。作为新一代高新技术企业，炎黄新星愿意利用企业丰富技术资源，强大研发实力，将技术结果带入您企业，以最优异技术、最优质服务，为大中型企业信息化建设及电子政务做出自己贡献。高效沟通管理系统介绍高效沟通管理（EffectiveCommunicationManagement，缩写ECM）是基于管理学理论，为企业提供强有力通讯工具和管理工具。它强调以现有一切通讯手段作为基础，包含WEB、电话、电子邮件、短信、传真、即时通信等，结合多个管理手段，包含事务提醒、自动催办、确定回复、团体协作、监督和报警等，实现沟通高效和管理。ECM为用户带来利益高效沟通节省运行成本在企业里，职员和中级主管花在沟通上时间大约占其工作时间40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高。在使用ECM以后，职员用于沟通时间将会大大降低，人职员作效率得到了提升，人力资源成本所以而节省。以每人天天节省半个小时计算，一个企业每十二个月节省时间也是很可观。ECM整合了多个通讯手段，职员能够用最合理方法进行沟通，从而节省内部通讯成本，对于跨地域集团企业来说，更能节省大量长途电话费用。比如：国家开发银行总行及28个分行在使用ECM后，长途费用降低了50%，具体分析请查看附件：成功案例。加强内部上传下达、提升管理政策实施力度ECM是一个可靠多渠道通讯工具，它能够利用多种通讯手段快速传输信息，并利用事务提醒、自动催办、确定回复、事务监督报警等管理手段，不仅确保信息正确抵达，而且使企业各项事务含有可管理、可监督性。ECM还有一个关键作用，立即平时“非正式沟通”行为转变为企业内部“正式沟通”、“团体沟通”行为，使团体沟通信息在企业内部快速、高效、有序流转。加强平级沟通、提升部门协作效率ECM可灵活定义部门之间协作过程。将各部门之间沟经过程和事务办理情况进行明确统计和跟踪，消除灰色地带，并能够跨部门监督和报警，确保部门协作时各个步骤紧密有序，责任明确。提供企业管理有效依据ECM将企业内部各个步骤进行有效关联，并采取自动事务统计机制，统计全部团体沟通信息，这将成为企业进行管理过程改善、组织结构安排、人员责任分明关键依据，为企业管理者提供帮助。ECM关键功效多渠道消息群发ECM含有以下通讯方法：WEB电子邮件固定/移动电话语音手机短信传真即时通信ECM能够同时向多人发送消息，不仅可用于企业内部，也可用于企业和投资人、合作伙伴、用户之间。多个方法回复确定ECM为每一次沟通全部加上回复确定机制，变单向沟通为双向沟通，一项事务只有在得到对方回复后才确定结束，如“会议通知是否收到？”“事情是否完成？”，回复方法也能够多个多样，如短信回复、IVR语音电话回复等。事务沟通管理用户可灵活使用ECM中多个管理手段，包含：事务提醒事务通知自动催办领导监督系统自动报警等应用自动催办功效，ECM系统可替换责任人督促实施者立即完成工作，领导能够随时监督事务处理状态，独特报警机制避免事情延误。这些管理手段和多样化通讯方法相结合，确保每件事务沟通目标实现。团体协同工作对于需要多人参与事务，用户能够灵活定义沟经过程，ECM系统自动对沟经过程进行统计和跟踪，对每个实施者工作内容和进度进行管理，确保各个协作步骤紧密有序，责任明确。沟通灵活转移ECM可完全配适用户使用习惯，或尤其情况下需要（如出差，调动等），将沟通信息转移到指定通讯方法上。用户可依据具体需要，将一些事务转移给其它责任人进行处理。查询统计ECM能清楚统计系统中多种信息，提供给用户和管理员进行事务、信息发送统计和查询，方便管理者了解企业工作效率。关键应用领域ECM能够满足企机关多种通讯及管理需要，含有众多应用领域。政府办公：可用于政府机关内部、政府和政府之间、政府和管辖企业之间沟通，关键用于提升政府机关办事效率，对紧急事务反应速度，处理大批量政务沟通问题。企业日常管理：关键用于企业内部沟通管理，包含日常事务提醒、通知发放、事务督办等。市场营销：关键用于企业营销，包含信息公布、开展促销活动、用户关心、用户调查分析等。销售管理：流动销售管理、分区域渠道管理。用户服务：关键用于企业售后服务，包含售后快速响应、服务状态反馈、服务统计、收缴欠款等。物流管理：销售订单、库存控制报警、采购管理关键用户及应用介绍用户名称基础应用国家开发银行总行及全国28家分行1、总行和分行之间日常管理，包含日程通知、会议管理、工作通知反馈；2、关键用户帐户情况、贷款情况、交易情况语音通知、语音电话查询中国电信数据通信局内部管理；和下级电信部门协作办公长春市政府长春市政府内部管理；应急指挥系统国家安全生产监督管理局1、内部管理；2、应急指挥系统中国旅游饭店行业协会会议报名管理；会议组织：包含通知、提醒、反馈；会议互动活动组织同方计算机本部1、企业内部管理；2、会议管理；3、计算机渠道管理ECM关键特点高效多渠道群发通讯工具ECM能够独立作为一个传输信息手段，实现多渠道立体化传输信息，确保用户在开会、出差、特殊办公环境等情况下，仍然能够有效接收信息。同时，它所特有大批量群发功效，为企业大批量发送短信、电子邮件、传真提供了便利。确保目标实现管理工具ECM是一个管理工具，它能够统计下来沟通全过程，方便于进行查询和审核。同时，用户能够预先设定大量策略，包含沟通对象、通讯方法、事务内容、处理要求、催办条件、监控方法等，多种策略会在条件满足情况下自动实施，确保沟通目标实现。软硬件一体化，安装使用简单方便ECM是一个软硬件一体化设备，真正实现了即插即用，安装时仅需分别同电源、电话线及企业网络连接，并进行基础配置后即可投入使用。ECM使用用户，能够依据自己使用习惯设定喜爱通讯方法，无须增加额外设备，不给使用者添加负担。以下是ECM产品系列：ECM1000系列经济实惠，以最小投资全方面提升小型企业内部沟通效率ECM系列并发量高、扩展性好，适合中型企业使用ECM3000系列高稳定性、高可靠性、高并发量，适合于大型企业或电信运行商使用，可对外提供ASP服务领先融合通讯技术、语音合成技术ECM采取优异融合通讯技术，将多个通讯手段进行集成，满足用户进行多渠道沟通需要。同时采取炎黄新星自主知识产权语音合成技术，能够自如将文字信息转换为语音信息，使用户经过电话就能收听到多种沟通信息。ECM和CRM、ERP、OA关系ECM除独立使用外，还能够和ERP、CRM、OA等信息化系统实现有效结合，起到兼容、强化实施和补充作用。比如，企业原来已经有CRM系统，但在售后服务过程中，常常出现找不到责任人、故障排除不立即或相互之间推委责任现象，和ECM对接以后，能够帮助CRM处理通知、催办、监控、报警等沟通问题，加强系统实施力度，使系统运行更顺畅。又如，企业已经有ERP系统，在缺货时能够用ECM立即通知提醒仓库人员及供货商补货，而应收款到期仍未收到款时，能够用ECM催促应付款企业付款。ECM对OA补充更为显著，比如内部周报、月报、多种工作提醒、催办、通知、全部能大大加强企业内部管理实施力度。大型会议应用因为ECM系统含有多渠道（Email、短信、语音呼出、传真）、双向通讯方法，能够实现快速、正确、有效沟通，所以在大型会议召集、安排、组织上，有着广泛应用。它关键应用目标是实现分处于不一样地域群体间会议召集，和会议期间信息交流、信息共享，提供一个高效协同工作手段。ECM大型会议处理方案充足利用Intranet/Internet网络资源、电信语音及传真网络资源、移动网络资源等优异信息交流技术，在大型会议召开中完全实现电子化会议召集、会议召开、会中管理、会议互动和会议语音、传真文件、电子文件发放等功效。ECM大型会议处理方案，处理了大型会议中，因为人数众多，通知不便，反馈延误、互动性差而造成会议组织困难、拖延时间长、服务不妥问题，同时为会议举行方节省了大量人力、物力，是组织大型会议理想帮手！以下依据大型会议举行要求，从会议组织过程各个方面叙述ECM应用。会前计划在举行大型会议之前，要事优异行拟订会议计划，整理会议联络人（和会议参与人不一定相同），发送会议计划等工作。会议联络人导入大型会议中，优异行会议联络人整理，已经整理完成会议联络人，能够导入到ECM系统中，无须手工进行输入。会议联络人信息通常包含:联络人姓名、单位、Ｅmail地址、手机号、传真号等信息。会议联络人导入到系统后，能够依据联络人类别或所在企业类别进行分类管理。会议计划批量发放企业会议计划是以Word文档、Excel文档进行存放，所以通常通用会议计划发放方法，是以传真方法，假如会议达成200人以上时，工作量很大。ECM系统含有将Word、Excel文档转换成传真格式进行发送功效，而且含有群发功效，能够同时发送几百份传真（具体发送数量和产品线相关），所以极大处理了人工批量传真困难，提升了工作效率。会议召集会议报名通知在会议召集过程中，先要进行会议报名通知，为了节省成本，能够采取Email+短信报名通知措施。也就是说，在发给会议联络人报名通知邮件同时，发送一条短信，提醒她去查看邮件，并登陆INTERNET某个网址进行报名。会议报名会议联络人在收到报名通知邮件后，能够直接从邮件中超级链接地址，链接到相关报名页面，并填写报名信息。报名信息是指会议参与人信息，包含：姓名、性别、年纪、单位名称、职务通信地址、邮政编码、生日、办公电话、手机、传真、电子邮件、抵达时间、抵达交通方法。会议报名情况搜集系统自动将报名情况进行搜集，并产生具体会议名单，会议名单能够转换为Excel表格进行下载。同时，会议组织人员能够对会议名单进行分类整理，分成不一样通讯组，便于会议期间联络使用。下载Excel表格有着更广泛应用，比如说，对报名表进行分类，提供给服务机构（如酒店）进行分房等。会议报名催办在进行会议报名通知时，可定制部分催办功效，假如没有立即回复，则开始进行催办。催办可分等级，开始时，能够仅用办公电话进行催办，催办间隔时间可长部分。假如过了某个时间程度，仍然没有回复，则开始使用移动电话、传真等形式来催办，催办间隔时间也能够短部分。假如仍然没有回复，还能够催办会议联络人上级领导，全部这些，全部确保会议报名能够得到立即回复。会前提醒依据预定会议计划，在会议召开前一到两天，能够进行会前提醒，提醒会议召开时间，方便于会议参与人能够早做准备。会前提醒名单以报名期间搜集“会议名单”为准。会议资料发放假如部分会议资料，需要大家在会议前提前查看，能够提前进行资料发放，资料发放方法能够采取录音文件、电子文件、传真等方法。录音文件能够直接收听，也能够放在Email系统中，经过附件下载下来长久保留；电子文件，能够在Email系统中，直接下载打印；传真文件，能够直接发送到和会人员传真机上。会议资料发放后，能够要求各接收人确定收到，方便于会议资料能够顺利交给各个会议参与人员。会议服务安排每一个大型会议召集，全部需要酒店、餐厅、车队、票务部门等多个行业服务部门主动帮助。在传统情况下，通常均需要用传真方法来处理，传真方法有部分弱点，比如说反馈速度慢、成本高等，使用ECM以后，能够处理会议服务方面难题。登记合作服务单位在找到相关服务合作单位后，先期在ECM系统中建立对应合作服务组，将合作服务单位联络信息进行登记。登记内容有：联络人姓名、性别、年纪、单位名称、职务通信地址、邮政编码、办公电话、手机、传真、电子邮件方法。合作服务单位通知在会议组织过程中，有很多服务需要合作服务单位配合，这时可利用ECM系统进行通知。通常来说，很多服务单位并没有网络系统，而只有电话、传真等传统通讯方法，而ECM含有多个通讯方法，刚好在合作服务单位通知上有很好应用。即使会议组织人员身边没有传真机等工具，也照样能完成传真机、短信、语音电话等通知方法。对合作服务单位通知，能够经过回复确定，来确保通知质量。登记会议参与人房间分机号为了有效节省成本，还能够在会议开始时，依据会议参与人房间号，登记其分机号，部分通知事宜能够采取分机进行通知。会议参与人服务（如订票服务等）在会议过程中，能够经过短信等方法，了解会议参与人需要服务。比如订票服务，能够批量向会议参与人发出订票邀请，请会议参与人立即回复订票信息，方便于愈加好为会议参与人服务。会议组织会议帮助当会议参与人到来后，系统会定时发送帮助短信，通知ECM系统使用方法、会议基础安排、关键会议场所地点、吃饭时间等。和会人员查询部分特殊信息时，能够发送帮助业务号码到短信中心，短信中心能够立即回复相关帮助信息。比如：查询会议安排等。紧急联络会议开通紧急联络短信，发送给全部会议参与人，假如会议参与人有任何紧急事务，能够立即回复该短信，该短信会在第一时间转发给会议组织者及其领导手中，便于在紧急事务发生时，会议组织者有着良好反应速度。会议通知在每次会议召开时，能够采取提前20分钟、提前5分钟（时间能够灵活改变）两次提醒及自动催办手段，确保每次会议正常、立即进行。会议变更假如会议期间，有些安排出现了变更，则能够用ECM系统立即将会议安排变更信息通知给每一个会议参与人，同时可经过确定来避免出现遗漏。会议互动活动会议投票会议投票能够采取ECM系统来完成，能够在投票前先公布投票规则，然后经过短信发出“开始投票”通知；会议参与人用短信回复方法，输入自己投票选项，比如说当投票选项为1，表示同意，投票选项为2，表示不一样意，投票选项为3，表示弃权。会议组织者经过搜集投票反馈结果，来公布投票结果。会议竟猜小游戏会议过程中，能够用短信出部分小型智力题目（如谜语等），让大家参与作答，首先给出答案者获胜，能够取得部分会议组织者给出礼品等。抽奖活动会议过程中，能够安排部分抽奖活动，在ECM系统中建立单独抽奖模块，循环显示全部会议参与人手机号码，在点击回车键后即停止，停止时显示中奖号码，并给中奖人发一个祝贺短信及点播一首歌曲。人文关心在会议期间，假如有会议参与人员过生日，系统还能自动给她点播一首生日歌，而且能够通知会议组织者，方便于会议组织人员能立即为她准备一份尤其礼品。成功案例国家开发银行应用案例项目背景国家开发银行原有OA系统是建立在WindowNT操作系统之上；使用服务器、磁带库、光盘库等物理介质；采取LotusDomino/Notes平台并依据开发银行实际情况开发出大型应用系统。该OA系统已在总行及全国范围内28家省级分行全方面使用。国家开发银行“柜台前移”系统是基于LotusDomino平台，专门针对国家开发银行各分行和行外用户单位之间信息传输而开发应用系统。关键功效为：步骤报表在分行和行外用户之间信息传输、分行和行外用户部对完成文档查询等。OA和柜台前移是开行关键业务系统，该系统在运行过程中产生大量消息需要经过电话、短信等多个方法通知用户，而且需要接收人进行“消息确定”，同时内外部系统用户需要进行实时短信查询、语音查询。为了完善OA系统和柜台前移系统，提升内部工作效率和用户服务质量，国家开发银行决定将ECM开发平台和原OA系统、柜台前移系统进行对接。建设内容该项目标建设内容包含以下部分：经过POP3、SMTP等协议和XML技术，实现和现有OA系统互联、互通，实现OA系统中多种信息多个方法抵达通知功效,包含传真、短信、电话等，接收人能够使用多个通讯方法发送“确定回执”。同时用户能够主动经过语音电话、短信实时获取邮件等多种信息。为外部系统用户提供通知和语音查询功效，如：以柜台前移系统为例，查询帐户余额（其中包含存款帐户余额和贷款帐户余额）、交易流水等。系统结构及功效实现ECM平台提供了OA系统、柜台前移系统和用户之间经过语音、手机短信等进行信息交换路径，建立了通畅信息传输渠道，实现了信息异步传输和实时查询。信息交换采取统一接口方法，屏蔽了应用系统网络结构及具体功效操作，ECM平台可只在总行设置服务器，应用接口也只设置在总行，总分行全部通知信息均先路由到总行应用接口系统中，由应用接口传输到ECM平台中。接口业务关键包含：通知公布及反馈、信息实时查询、柜台前移系统帐务实时查询。以通知公布及确定反馈为例，讲述接口业务实现过程：系统名称业务名编号交易名报文种类办公自动化系统柜台前移系统发送1通知CMT001接收2确定回执CMT002ECM平台发送3确定回执CMT002接收4通知CMT001“通知公布及确定反馈”采取邮件作为数据传输通道，以SMTP/POP3作为接口用通讯协议。首先设置一个应用接口邮箱，该邮箱建立在总行现有邮件服务器上，采取LotusDomino邮件数据库作为模板。因为OA系统本身也建立在LotusDomino平台上，所以OA通知信息将经过Domino路由服务发到应用接口邮箱中，其它系统也能够将通知信息经过SMTP/POP3协议发送到接口邮箱中；ECM平台经过SMTP/POP3从应用接口邮箱中获取消息，并进行通知发送，同时将接收回来“确定回执”发回到接口邮箱中。开发进程该项目30天内便完成安装、系统对接、调试、测试整个过程，现已稳定运行六个月多，国开行总行和23个分行均使用此系统，用户对ECM平台和原系统快速对接和稳定运行表示很满意。案例分析国家开发银行成立于1994年3月，注册资本500亿元人民币。100%政府拥有，直属国务院领导，是中国三家政策性银行中最大一家，是除中国人民银行外唯一正部级金融机构。国家开发银行在全国范围内共有包含总行和28家省级分行多家分支机构，原有内部OA系统和柜台前移系统在运行过程中，在各分支机构之间和分行和用户存在大量信息交换，在这个过程中需要经过电话、传真等方法实现内外部沟通。因为异地通信频繁，人工处理事务效率限制，所以产生了庞大通讯费用和人工成本。为了提升内部人员办公效率和用户服务质量，节省通讯费用开支，国开行决定采取北京炎黄新星ECM开发平台和原有OA和柜台前移系统进行对接。对接以后，实现原有OA系统功效全方面扩展，诸如邮件多通讯方法发送及多方法回复、工作流、日程多方法通知及回复、工作内容自动催办和提醒。在实现ECM系统和原有系统对接后，人员办事效率大大提升，原来“找人难、总分行交流速度慢、反馈时间延迟”现象得到了改善，尤其是紧急事务处理效果很好。同时，经过对多种通讯方法灵活调用及有效控制，大大降低了内部通讯费用。在系统平稳运行十二个月时间里，国开行内部通讯费用下降了50%以上，日常业务处理时间也大大缩短。通讯费用节省原因在于：多种通讯方法灵活调用，选择其中最节省成本联络方法。比如：以前总分行之间通知事宜，基础采取长途电话，现在基础改为Email+短信通知，仅此一项，即节省了总行30%长途通讯费用；通讯有效性使得原来需要2-3次沟通才能完成事宜变为1-2次完成。比如：原来总分行之间催缴报表等事务，通常均需要2-3轮沟通才能收齐28家分行报表，现在加上“确定回复”机制后，全部信息全部有效统计，回复速度也大大加紧，通常经过1-2轮沟通，即可完成全部报表催缴。经过通讯有效性控制，节省了总行20%长途通讯费用，和40%市话通讯费用。国开行长途费用统计图（上ECM系统前）国开行长途费用统计图（上ECM系统前后）同时，因为ECM使通讯有效性大大加强，而且支持群发，国开行人工成本也节省了不少。ECM系统在国开行和原有系统对接以后，能够为外部系统用户提供通知和语音查询功效，如：以柜台前移系统为例，用户能够经过电话和短信进行自主查询帐户余额（其中包含存款帐户余额和贷款帐户余额）、交易流水等。大大提升用户对于国开行工作满意度，也节省了工作人员为处理用户查询时间。ECM系统在国开行原有OA和柜台前移系统中成功应用，充足表现了ECM在提升办公效率、节省企业通讯成本、提升用户服务满意度方面优势。中国旅游饭店业协会会议应用案例项目背景中国旅游饭店业协会常常召开大型行业会议，包含到多达700多家行业企业会议组织工作。在没有ECM系统之前，全靠人工来进行会议通知、参与人员确定等召集工作。原有操作模式存在以下多个问题：人职员作量太大，发传真需要发700余份；工作效率低下，通知和确定工作前后需要半个月时间才能完成；通讯信息可能丢失，对方有没有收到无法确定，常常出现丢失现象；通讯费用高昂，因为往返通讯均是长途联络，而且电话时间很长，造成通讯费用很高。为了改善原有大型会议操作模式，该协会应用了ECM系统会议召集功效。功效应用中国旅游饭店业协会，关键应用了以下会议管理功效。会议联络人导入该协会在会议准备过程中，优异行了会议联络人整理工作，并将整理完成会议联络人信息（存在于FOXMAIL邮件用户端中），导入到ECM系统中。会议联络人信息通常包含:联络人姓名、单位、Ｅmail地址、手机号、传真号等信息。导入完成后，会议组织人员依据企业地域、细分行业对联络人进行分