会计档案管理制度

PAGE93会计档案管理制度为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全、完整，及时归档和定期销毁，根据财政部、国家颁布的《会计档案管理办法》，结合本公司实际，制定本制度。一、会计档案的范围及管理会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和凭据。会计档案由各经营实体的财务部门安排专人或兼职人员负责管理。二、会计档案的整理与归档（一）月度终了，各财务部门要安排专人及时整理装订各类会计凭证和会计报表，年度终了，要及时整理、装订各类会计帐簿。各类会计档案的装订要求是：1、会计凭证：应严格按始止顺序号排列装订，做到附件齐全、折叠整齐、厚薄均匀、装订牢固美观。装订不要压字，封面按规定填写、盖章。2、会计帐簿：应抽掉空白帐页和帐皮，用线绳装订成本，然后逐页编号、贴上封面、分类标号、标注清晰。3、会计报表：应各类报表齐全、封面按规定填写、盖章。（二）当年形成的会计档案，原则上可由各财务部门存放保管二至三年，期满后，由各财务部门编造清册，移交档案科。（三）档案科接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需拆封重新整理的，应当会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。（四）各财务部门和档案科对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。要严格招待安全和保密制度，不得随意堆放。严防毁损、散失和泄密。（五）合并、撤销单位的会计档案，原则上由并入单位负责接收保管，并由交接双方在移交清册上签章。三、会计档案的查阅和借用（一）各类会计档案原则上只允许本公司财务人员查阅和使用，其中，查阅已归档的会计凭证应办理登记手续。（二）本公司其他部门或外单位人员需要查阅、借用会计档案，必须经分管财务副总经理批准，办理登记手续后，由会计档案管理员协同查阅。凡经批准查阅会计档案者，应严格执行有关保密制度，在会计档案存入地点查阅，严禁拆散或毁损，未经领导批准严禁复印和借出，凡经公司领导批准借出的会计档案，必须详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位、调阅理由和归还日期等。四、会计档案的保管期限（一）会计档案的保管其他，从年度终了的第一天算起。（二）会计档案根据其特点在保管期限上分为永久和定期两。定期保管分为3年、5年、10年、15年、20年。详见附表。（三）会计档案的保管期限可根据实际需要适当延长。五、会计档案的销毁（一）会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经总公司分管领导审查，报经集团主管部门批准后销毁。（二）会计档案销毁时，应由档案科和财务部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案之前，应当认真清点核对，销假后，在销毁清册上签章，并将监销情况报告总公司领导。“会计档案销毁清册”要长期保存。(表见下页）会计档案保管期限表顺序号档案名称保管期限备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.一、会计凭证类原始凭证、记帐凭证汇总凭证银行对帐单和银行余额调节表二、会计帐簿类日记帐（现金、银行日记帐）明细帐总帐辅助帐簿三、会计报表类主要财务指标快报月度会计报表年度会计报表（决算）四、其他类会计移交清册会计档