《access数据库设计》课件第7章 报表

第7章报表7.1报表概述7.2创建报表7.3报表排序和分组7.4使用计算控件需要思考的问题1.报表与窗体的主要区别是什么？2.报表设计器各节的主要功能是什么？3.报表的4中视图的功能分别是什么？4.如何设计每一种类型的报表？7.1报表概述7.1.1报表的组成在默认情况下，Access将报表设计视图分为三个节，分别为报“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，通过右击报表设计视图任意位置，在弹出的快捷菜单中选择“报表页眉/页脚”选项，可加上“报表页眉”和“报表页脚”。在报表分组显示时，还可以增加相应的组页眉和组页脚。7.1.2报表的类型常见的报表类型五种：纵栏式报表：在报表中将数据以一列的文本框排列的形式显示出来。表格式报表：在报表中将数据以行列的形式显示出来。图表式报表：在报表中将数据以图表的形式显示出来，多为饼形图或柱形比例图、曲线趋势图等。标签式报表：在报表中将数据以信封或商品标签形式显示出来。一般标签式报表呈现的数据比较紧凑，直接表现每个记录的数据，而不附加其他信息。主/从式报表：在报表中显示一个记录的数据后，将该记录相关的一组数据以子报表的形式显示出来。7.1.3报表的视图报表有四种视图：报表视图：是报表设计完成后，最终被打印的视图。打印预览视图：可以查看显示在报表上的每一页数据，也可以查看报表的版面设置。布局视图：在显示数据的情况下，调整报表设计，可以根据实际报表数据调整列宽，将列重新排列并添加分组级别和汇总。设计视图：可以创建报表或修改现有的报表。7.2创建报表Access创建报表的许多方法和创建窗体基本相同，可以使用“报表”、“报表设计”、“空报表”、“报表向导”和“标签”等方法来创建报表。在“创建”选项卡中“报表”组提供了这些创建报表的按钮。7.2.1使用“报表”工具创建报表【例7-1】以教师基本信息表为数据源，使用“报表”工具创建报表，命名为“教师基本信息报表”。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库，在“导航”窗格中，选中“教师基本信息表”表。（2）在“创建”选项卡的“报表”组中，单击“报表”按钮，基于“教师基本信息表”的报表立即创建完成，并且切换到布局视图，以“教师基本信息报表”为名保存报表。7.2.2使用“报表向导”创建报表【例7-2】基于“教师基本信息表”，使用“报表向导”创建“按学院统计教师信息”报表。操作步骤如下：打开“学生管理系统”数据库，在“导航”窗格中，选择“教师基本信息表”表。7.2.3使用“报表设计”创建报表【例7-3】以表“学生基本信息表”为数据源，使用“报表设计”创建“打印学生基本信息”报表。操作步骤如下：（1）启动Access2010，打开“学生管理系统”数据库。（2）在“学生管理系统”数据库工作界面的功能区，选择“创建”命令选项卡，在“报表”命令组中点击“报表设计”按钮，打开报表设计视图窗口。7.2.4使用“空报表”工具创建报表【例7-4】以表“课程基本信息表”为数据源，使用“空报表”工具创建“打印课程基本信息”报表。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库，在“创建”选项卡的“报表”组中，单击“空报表”按钮，弹出带字段列表的空报表窗口。请看老师的演示操作。7.2.5使用“标签”向导创建报表【例7-5】以表“学生基本信息表”为数据源，使用“标签”向导创建“打印学生卡片”报表。操作步骤如下：（1）启动Access2010，打开“学生管理系统”数据库，在“学生管理系统”数据库工作界面的导航窗格中，选中“学生基本信息表”表。（2）在功能区的“创建”选项卡的“报表”组中，单击“标签”按钮，打开“标签向导”的“用来指定标签尺寸”对话框，，在其中选择一种所需要的尺寸（如果不能满足需要，可以单击“自定义”按钮自行设计标签尺寸。7.3报表排序和分组对报表的记录进行排序和分组时，可以对一个字段进行，也可以对多个字段分别进行。7.3.1记录排序【例7-6】对报表“教师基本信息报表”，按“所属学院”进行排序。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库中的“教师基本信息报表”报表，然后切换到设计视图。（2）在“设计”选项卡的“分组和汇总”组中，单击“分组和排序”按钮，在报表下部出现了“添加组”和“添加排序”两个按钮，请看老师的演示。7.3.2记录分组分组是将报表中具有共同特征的相关记录排列在一起。【例7-7】对“打印课程基本信息”报表，按“考核方式”字段进行分组。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库中的“打印课程基本信息”报表，然后切换到设计视图。（2）在“设计”选项卡的“分组和汇总”组中，单击“分组和排序”按钮，在报表下部出现了“添加组”和“添加排序”两个按钮。7.4使用计算控件7.4.1报表添加计算控件【例7-8】在“打印学生基本信息”报表中添加计算控件计算学生年龄。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库，然后以设计视图打开“打印学生基本信息”报表。（2）将主体节中的所有标签移动到页面页眉中，并调整主体节中的文本框与相应的页面页眉中的标签对齐，请看老师的演示。7.4.2报表统计计算【例7-10】基于“学生成绩表”，使用“报表”工具创建“选课情况”报表，对该报表进行按课程分组汇总和对整个选课学生人数进行汇总。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库，基于“学生成绩表”，使用“报表”工具创建“学生选课”报表，然后切换到设计视图。（2）在“设计”选项卡的“分组和汇总”分组中，单击“分组和排序”按钮，在报表下部出现“添加组”和“添加排序”按钮。单击“添加组”按钮后，打开“字段列表”，选择按“课程编码”字段进行分组。7.4.3报表常用函数对报表进行统计汇总是按照系统提供的计算函数完成的。【例7-11】基于“选课情况”报表，利用报表函数，计算每一门课程的平均分。操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库，以设计视图方式打开“选课情况”报表。（2）在功能区的“设计”选项卡里的“控件”组中，单击“文本框”按钮，在“课程编码页脚”节中，添加一个文本框，设置附加标签的标题为“平均分”，在文本框中，输入“=Avg([分数])”本章小结报表是用于按指定格式输出数据的数据库对象。报表的数据源可以是表或查询。常见的报表类型有：纵栏式报表、表格式报表、图表式报表、标签报表和主/从式报表。创建报表和窗体的操作方法有许多是相同的。二者不