审计监察档案管理作业指引

审计监察档案管理作业指引第一章总则第一条目的为加强审计监察档案管理，规范档案收集、归档的程序，确保审计监察档案的完整性、准确性、安全性，特制订本办法。第二条适用范围本办法适用于XX集团审计监察中心。第三条定义审计监察档案，是审计监察中心在工作中形成的，具有保存价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、文件、账册、凭证、声像等不同形式的历史记录。第二章审计监察档案管理职责第四条审计监察档案管理职责部门兼职档案员须根据公司《档案管理办法》、《审计监察管理办法》、《信息保密管理办法》、《投诉举报管理办法》等有关规定，做好审计监察档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作，同时建立并维护《审计监察档案归档台账》（见附件一）、《档案借阅查阅台账》（见附件二）。部门全体员工有义务在规定的时限内，按照本办法规定的程序，配合部门兼职档案员完成档案的整理及归档。档案利用人员须按照本办法规定，规范进行档案的调阅、利用。第三章审计监察档案管理要求第五条审计监察档案收集要求一、归档范围（一）审计工作中形成的审计方案、审计通知书、审计工作底稿、各种形式的审计证据资料、审计问题反馈单、审计报告及报告流转单、审计建议及决定、申诉复议事项处理清单、董事长批示意见及跟进清单、审计问题整改单以及其他与审计工作有关的文件；（二）监察工作相关的投诉举报资料、监察方案、监察工作底稿、各种形式的监察证据资料、初查报告、监察报告及报告流转单、监察建议及决定、监察问题整改单、移送司法阶段的各类司法文书及其他与监察工作有关的文件；（三）成本复审工作中形成的整体抽样清单（复审方案）、复审工作底稿、复审问题反馈单、审计报告及报告流转单、复审问题整改单及其他与成本复审有关的文件；（四）审计监察中心年度工作计划、月度工作计划、会议报告、会议纪要、工作总结、审计监察问题处理与扣罚清单、成果文件、对外输出的宣教培训材料、内部培训材料、对标交流材料、制定发布的制度规范及其他与部门综合工作有关的文件；（五）审计监察中心下发的各类文件，包括但不限于通过邮箱下发的通知、纪要、决定及收到的反馈回复等；（六）公司领导对审计监察工作的批示、批复、意见等；（七）各类针对审计监察发现问题的处理通报文件；（八）部门接收的投诉举报相关资料及台账；（九）部门人员工作交接记录及台账；（十）与部门行政管理、员工人事管理、考核测评相关的工作资料；（十一）《审计监察档案归档台账》、《档案借阅查阅台账》及其他档案管理有关的工作资料；（十二）其他有保存价值的文件资料。二、归档要求（一）档案建立审计监察档案的建立实行谁经办谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度，采取按项目立卷、按单元排列的立卷方法。审计监察项目组长为项目类审计监察档案立卷归档的第一责任人，除项目类以外的其他审计监察档案，部门兼职档案员为立卷归档的第一责任人。审计监察项目一经实施，立卷责任人须及时收集本项目的文件材料。项目完成时，立卷责任人须对本审计项目形成的全部文件材料进行整理，并按规则进行组卷。部门负责人、中心质量控制负责人对归档材料进行复核后方可归档。（二）归档要求审计项目在完成报告流转、签发审计结论和审计决定后31天内完成立卷归档，监察项目在完成报告流转、发布处理意见及完成移送司法（如有）后31天内完成立卷归档。跨年度的审计监察项目，在该项目未完结年度的年末之前进行阶段归档，在该项目审计终结的年度进行完整归档。除项目类以外的其他审计监察档案，在档案产生后31天内完成立卷归档。对逾期未立卷归档或未完整准确归档的，按照部门工作考核要求在责任人季度PPI考核中进行扣分，同时由部门兼职档案员上报审计监察中心负责人并进行内部通报，并在半年度、年度部门考核中进行扣分。任何人不得将档案资料据为己有，工作变动或因故离职时须将档案资料向部门指定人员完整移交，并填写移交清单，由部门负责人负责监督移交。审计监察档案立卷后应填写归档清单，归档清单采用统一格式（见附件三），与档案资料同时归档。经部门兼职档案员复核无误后，装册保存。（三）立卷排列规则正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。第六条档案保管及调阅利用要求审计监察档案须长期（永久）保存，以电子介质存储的档案资料须进行副本备份。特殊情况须对审计监察档案进行销毁的，须经审计监察中心负责人审批同意，并有二人以上监销。审计监察档案原则上不对外提供查阅、借阅，特殊情况须报审计监察中心负责人及公司分管领导审批同意。部门内部人员因工作需要对除监察项目档案外的其他档案进行调阅、借阅须经过借阅人所在部门负责人、审计监察中心负责人依次同意并在部门兼职档案员处登记备案。部门内部人员因工作需要对监察项目档案进行调阅、借阅的，须经审计监察中心负责人及公司分管领导审批同意并在部门兼职档案员处登记备案。部门兼职档案员须建立并维护《档案借阅查阅台账》。调阅或借阅期间应严格保证档案的安全性、完整性与保密性，严禁转借、涂改、污损、增删、抽页、裁剪、拆卷、私自复制等，不得擅自对他人透露档案内容。借阅档案如发现有损坏、丢失现象，须及时向审计监察中心负责人汇报，并根据损坏、遗失档案的重要程度作出处理意见。在档案调阅、借阅期间发生严重问题的，按照《员工职务行为准则》对责任人进行处理。第七条档案保密及盘点检查要求接触审计监察档案的相关人员须严格遵守公司相关保密制度的规定，严格规范审批、登记、借阅、归还、保管等工作，确保档案秘密的安全。禁止私自拷贝、复制审计监察档案资料，禁止将档案带离公司，禁止用普通件寄发审计监察档案资料，禁止向无关人员透露审计监察档案资料内容，档案资料应及时入柜锁存，禁止随意堆放。部门兼职档案员年度对审计监察档案进行盘点检查，检查内容包括审计监察