行政部岗位职责及行政文员工作指引样本

行政部架构及各职级岗位职责伴随企业不停发展，行政部团体也日益庞大，架构也日趋清楚。为了更健康、更合理建设好文员团体，使之愈加好服务于企业，现就对行政部架构及各职级岗位职责公布以下：后勤支援部各职级岗位职责行政主任直接上级：副经理本职员作：负责企业文员行政管理及确保企业各项规章制度实施。工作职责：制订行政文员工作程序及相关规章制度，且要严格实施。主动帮助部门副经理作好各项行政事务工作。负责和营业部各区域、各分行工作关系协调及沟通。参与文员例会及企业相关方面部门会议。负责企业行政文员管理，帮助各分行作好各项行政工作。负责督促、检验企业营业部会议议定事项落实实施。传达企业各项管理要求及负责监督实施。负责企业办公秩序、考勤制度、形象评选及分行财务管理检验和监督，考评企业各项要求实施情况并立即处理及上报。依据工作需要帮助人力资源部负责下属职员招聘选拔、调配。负责指导、检验下级各项工作，掌握工作情况及相关数据。定时作好周、月工作计划及完成情况，并向部门经理汇报。建立通畅沟通渠道，和所属行政人员保持良好沟通，了解职员思想动态，传达企业最新信息动态；定时和各区营业部各级人员进行沟通，同时保持和非营业部相关人员沟通，促进分行工作顺利开展；主动帮助营业部做好各相关管理工作；主动配合部门组织开展各类职员活动，帮助营业部做好各类活动组织筹备工作，确保活动顺利进行；立即完成上级领导安排其它工作。任职资格：教育背景：◆含有大专学历以上，行政管理相关专业，入职企业并从事相关工作六个月以上；经验：◆3年以上同行企业行政外勤管理工作;技能技巧：◆含有处理突发事件能力◆含有较强语言文字表示能力、沟通协调能力、分析判定能力及组织管理能力；◆熟练使用常见办公软件；态度：◆有事业心，品德好，能承受一定工作压力;◆办事实施能力强，含有一定人际沟通能力;◆含有高度工作热情，良好团体合作精神。助理行政主任直接上级：行政主任本职员作：负责所辖行政区域工作安排，跟进及上报工作。工作职责：帮助行政主任对所属大片区人员进行管理；对所辖行政区域各项工作实施情况监督和上报;所辖行政区域每个月工作计划和目标制订和上报;对所辖行政区域每个月财务各项工作进行抽查，发觉问题立即上报及跟进;所辖行政区域行政文员招聘工作安排和跟进;所辖行政区域各项办公用具成本监督和控制;所辖行政区域工作和各部门对接和协调;所辖行政域区各项重大事项跟进和上报;建立通畅沟通渠道，和所属行政人员保持良好沟通，了解职员思想动态，传达企业最新信息动态；定时和各区营业部各级人员进行沟通，同时保持和非营业部相关人员沟通，促进分行工作顺利开展；主动帮助营业部做好各相关管理工作；主动配合部门组织开展各类职员活动，帮助营业部做好各类活动组织筹备工作，确保活动顺利进行；完成上级安排临时工作并上报。任职资格：教育背景：◆含有大专学历以上，入职企业并从事相关工作六个月以上；经验：◆3年以上同行企业行政外勤管理工作;技能技巧：◆良好沟通、协调及处理事务能力、组织能力强；◆含有一定团体建设及领导能力；◆熟练利用Word、Excel、PowerPoint等办公软件。态度：◆有事业心，品德好，能承受一定工作压力;◆办事实施能力强，含有一定人际沟通能力;◆含有高度工作热情，良好团体合作精神。高级行政文员直接上级：助理行政主任本职员作：负责分行行政工作及所负责区域文员工作安排、跟进及上报工作。工作职责：对负责片区每两月一次协议、财务检验工作;对负责片区内各分行各项工作实施情况监督管理和上报;帮助对所负责区域区总做好各项分配工作，并可合理将相关工作安排给区域文员完成，同时进行跟进上报;主动配合营业部做好各类活动组织筹备工作，确保活动顺利进行；帮助营业部做好分行各项管理工作；完成直接上级临时安排工作并上报;需担任一家分行文职员作，依据工作内容安排，推行分行行政文员基础职责。（具体事宜参见文员岗位职责）。任职资格：教育背景：◆含有大专学历以上，入职企业并已转正职员；经验：◆2年企业行政外勤管理工作;技能技巧：◆良好口头、文字表示及协调能力；◆熟悉各类公文格式、写作能力强；◆性格开朗、良好协调、处理能力；

◆熟练使用常见办公软件；态度：◆有事业心，品德好，能承受一定工作压力;◆办事实施能力强，含有一定人际沟通能力;◆含有高度工作热情，良好团体合作精神。按揭部文职员作职责直接上级：助理行政主任本职员作：负责按揭部相关行政工作。工作职责：负责按揭部收付款工作。负责按揭部会议统计整理和打印存档工作。负责按揭员交往返执及房产证签收保管工作。负责按揭部平台设计、内容文件添加、更新及监管工作。按揭部基金管理工作。按揭部相关借款、报销相关事宜跟进。按揭部打印协议密钥保管，便按揭员领用打印协议。负责保管成交汇报领取签收登记工作和本部门成交汇报对佣工作。负责按揭部人员各项事宜通知。负责按揭部全部外单对佣和存档外单资料工作。负责按揭部经理署名通知及内部文件跟进处理。考勤做到监督工作，负责每个月底按揭部全体人员考勤统计统计及制作考勤表交部门经理签字交人事部。负责评定汇报签收和发放工作。负责在代收代付系统中扣除评定费、抵押费、担保费等相关费用跟进工作。税票登记及按揭员交资料签收、保留、分发工作。负责填写按揭部每个月需填表格，跟进办理按揭部人员入职和离职手续，（包含试工人员表格资料填写等）并立即通知相关部门。负责按揭部人员请假单跟进。天天负责成交汇报复印、分类。接收按揭员交来资料，而且做好分类及发放工作。负责完成按揭部领导临时安排相关其它工作。跟进人：按揭部文员任职资格：教育背景：◆高中以上学历；经验：◆1年以上工作经验;技能技巧：◆良好口头、文字表示及协调能力；

◆熟练使用常见办公软件；态度：◆有事业心，品德好，能承受一定工作压力;◆办事实施能力强，含有一定人际沟通能力;◆含有高度工作热情，良好团体合作精神。前台文职员作职责直接上级：助理行政主任本职员作：负责总部相关行政工作。工作职责：每日负责领取报纸，并定时清理过期报纸；负责总部考勤监督工作，负责每个月底总部打卡人员考勤统计统计及制作考勤表交部门副经理签字交人事部；负责打印企业平台上相关通知、文件，包含更新水松板相关通知；负责总部办公文具、名片、集群号申请及维修工作；负责总部文具仓库领用管理，定时进行盘点工作；负责企业通讯录修改更新工作；负责业绩表修改更新工作；负责每日制作企业业绩表，将成交汇报复印、分类到各相关部门；负责企业业绩表上数及MSN报数系统导入，并制作平台首页业绩；负责每个月话费清单录入及填写报销单；负责每个月底搜集各分行上交UD表，交部门经理；负责每个月底搜集各分行当月申请办公文具派送单；负责完成部门经理临时安排相关其它工作；负责每个月业绩获奖统计工作。跟进人：前台文员任职资格：教育背景：◆高中以上学历；经验：◆1年以上工作经验;技能技巧：◆良好口头、文字表示及协调能力；

◆熟练使用常见办公软件；态度：◆有事业心，品德好，能承受一定工作压力;◆办事实施能力强，含有一定人际沟通能力;◆含有高度工作热情，良好团体合作精神。行政文员直接上级：助理行政主任本职员作：负责分行日常工作安排，跟进及上报工作。工作职责：后勤管理方面负责检验分行职员考勤及是否按企业要求着装、有没有佩带工牌、外出有没有填写外出记录表。行政文员每七天需写《工作汇报》，将分行情况如实、立即上报给高级行政文员。负责制作地铺店面楼盘广告，吸引用户注意力；负责每个月上报纸广告安排、校对跟进和搜集整理地产广告剪报。打印每日业绩汇报贴于公告栏，企业通告、相关地产信息并整齐贴于公告栏，旧通告按日期存档。负责分行办公平台建设及通知上传下载，并立即通知到分行；部分人员还需帮助行政主任进行住宅部平台、部门平台及区域平台建设和维护。负责简单公文起草，负责全部文件资料打印、复印、分发、归类、建档等工作。负责办公场所工作秩序和办公设备和环境管理，保持办公环境整齐，珍惜办公设备，如有不正常或损坏即时上报维修。每个月依据需要申请办公用具，不得浪费，营业员名片由文员立即上行政部平台登记资料，特殊办公用具先填写《购物申请单》经相关领导审批同意后由行政部统一购置。对新入职营业员进行相关规章制度、办公设备使用和相关表格填写等方面培训。业务管理方面对所在分行每一单成交全部具体登记，并立即传真每日成交业绩到前台文员陈华处方便第一时间作出每日业绩汇报；陈华会依据业绩上报到MSN系统。收佣后将成交汇报联同合约按要求立即去财务部对单，将查对完成交汇报按月份存档，对没有收到或没收齐佣金单要作好具体统计并跟进。统计《个人成交收佣统计》存档备查。帮助分行经理将已成交资料立即录入在信誉系统中（转成交），确保盘源数据库能为营业员提供最新盘源信息；天天将分行楼盘广告上传至搜房网站上搜房帮系统，并进行数次更新，以确保分行资源取得更多点击率。每日负责查对分行所开出收据收取款项是否按企业要求存入指定账户，帮助分行经理立即将收取订金楼款等存入银行，负责每日现金日志帐统计及财务代收代付款系统输入，核实收入和支出是否相符。立即传真放款数据至法律部经理李炜昭处，并立即查对传真资料完善,跟进放款及补备用金进度，立即和跟单员工说。负责管理企业全部资金监管协议、房屋租赁协议、二手房买卖协议，营业员领用时严格登记，跟进使用后要回收核销，立即到企业总经办FANY处重新领用新合约；成交汇报、用户委托书、佣金支付承诺书、业主委托书（独家）等，营业员领用时严格登记，跟进使用后回收在分行按类归档,立即到企业总经办FANY处领用新租售合约及委托协议书。严格管理企业全部收据及发票，发票及收据必需由分行经理或行政文员开具,不得随意交给员工。负责业主放盘钥匙清点和管理，营业员领用、交还钥匙全部需作出登记，对作废钥匙立即作出整理，并存档分行。其它方面依据需要进行内、外工作联络，和同事协调配合；和行政主任、分行经理、区域经理保持良好沟通，发觉问题立即反馈。公私分明、严守企业机密。帮助分行经理处理好分行其它相关事务。完成领导临时交办任务。注：本职责推行人包含高级行政文员。任职资格：教育背景：◆高中以上学历；经验：◆1年以上工作经验;技能技巧：◆良好口头、文字表示及协调能力；

◆熟练使用常见办公软件；态度：◆有事业心，品德好，能承受一定工作压力;◆办事实施能力强，含有一定人际沟通能力;◆含有高度工作热情，良好团体合作精神。行政文职员作程序指导为使企业三级市场行政文员能够更清楚地了解本职员作步骤情况，提升工作效率，后勤支援部特编制行政文职员作程序指导以下：行政管理部分一、请假填写《请假申请单》；三级市场住宅部请假审批步骤：职员请假一天（含）以内，直属上司---人事部；职员请假1天—2天（含），直属上司---区域经理----人事部；职员请假2天以上，直属上司---区域经理----人事部---（副）总经理----人事部；非营业部请假审批步骤：1）职员请假1天（含）以内，直属上司---人事部：2）职员请假1-2天（含），直属上司---部门经理---人事部；3）职员请假2天以上，直属上司---部门经理---人事部---（副）总经理---人事部；二、分行报考勤分行经理有义务监督分行内业务人员日常考勤，同时每日须向分行行政文员报当日考勤（例：请假、休息、调班等），再由文员做好考勤登记统计或立即报给人事部韦明娟。（考勤由各分行文员报给企业：考勤是指当日分行全部职员迟到、早退、旷工、休息、请假等,须认真如实上报）。（行政文员每个月统计《部门出勤统计表》经分行经理确定后将分行经理确定署名后考勤表和考勤卡一并交和人事部韦明娟处）。每个月底行政文员须为分行准备好下月工卡；每个月1号，须向人事部提交上月工卡及考勤统计表。因故未能打卡,需在卡上具体注明原因,在三个工作日内由直属上司签卡:物业顾问由本分行经理签卡,分行经理由区域经理签卡,区域经理由区域总监/（副）总经理签卡；行政文员由行政主任签卡。营业部职员上下班时间需遵守各区域自行要求，但可享受周六日假期。如因特殊原因需要加班者，需将《加班申请表》给分行经理---区域经理签字同意后方确定加班。每个月底由分行文员统计考勤，将考勤卡、《加班申请表》及《月考勤统计表》一并递交人事部核实考勤。行政文员加班须按实际加班情况如实填写《加班申请表》给分行经理署名---交行政主任署名，加班表和考勤卡一起上交给人事部。三、人员聘用/入职/试用期考评有新设职位须增加人员，还需填写《新增职位申请表》，营业部现有职位为：物业顾问—用户主任---用户经理---分行经理---高级分行经理—区域经理—区域总监（该表格是针对营业部门要新增职位，即是现有职位条件外职位），若有些需求，在每个月25日前传真至人事部韦明娟处。员工办理入职：经分行经理、区域经理、区域总监同意后，由经理填写《招聘面试评定表》，交区域经理签字后，连同该同事之《职位申请表》一起传真至人事部韦明娟处，企业同意入职后人事部会通知该职员到企业办理入职手续；待办入职人员带上个人资料到总部人事部办理入职，并在人事部填写入职资料，正式成为信誉家一员；1.进入试用期：适适用于非营业部职员职员试用期通常为六个月，满六个月后，人事部会定时发出《职员试用期满考评评定表》→职员自己填写→由直属上司依据工作表现评定其是否过试用期并签署意见→人事部审批→（副）总经理审批→交人事部适适用于营业部职员职员试用期通常为六个月，满六个月后，人事部会在平台上发出名单，文员依据同事等级（1－2级提前三天交；3级以上提前一周交）提醒同事填写《职员试用期满考评评定表》→由分行经理、区域经理、区域总监依据工作业绩及表现评定其是否过试用期并签署意见→人事部审批→（副）总经理审批→交人事部尤其提醒：对于未入职在跑盘人员，要求其先签署《现场学习人员人事资料表》及《现场学习申请书》，并将身份证复印一份留底，同时提供2张相片，交至人事部存档。然后方可将信誉家用户登记本、空白卡片给其使用。未入职人员不可打卡。2.职员转职三级市场营业员同区或跨区转分行，需取得原分行经理、转职分行经理、双方区域经理及双方总监同意后填写《职员转职审批表》—原分行经理—原区域经理—原区域总监—转职方分行经理—转职方区域经理--转职方区域总监—人事部---（副）总经理；行政文员转职，需向所属区域行政主任提出申请并同分行经理沟通后，填写《职员转职审批表》由行政主任同意署名后企业审批；分行经理转职由区域经理及区域总监同意，并填写《职员转职审批表》，分行经理填写---现时区域经理、区域总监—转职方区域经理、区域总监—人事部---（副）总经理；行政部办理相关转职手续，正式转职通知会出到企业平台，属员工和分行经理转职，需转职日由行政文员出具转职通知给到JUDY上传到三级市场住宅部平台。在填写《职员转职审批表》时请尤其注意将调整日期填写清楚。区域经理（七级）及以上等级（包含非营业部职员）相关入职、转职、晋升、辞职等均须由（副）总经理审批后，才可递交人事部办理相关手续。工作步骤：跨部门转职须填写《职员转职申请表》→分行经理、区域经理、区域总监署名→（副）总经理审批（行政文员转职由行政主任、副总经理同意署名）→递交人事部→正式转职（将出具转职通知到企业平台）每十二个月1月每十二个月1月1日及7月《职员《职员调薪/晋升考评审批表》（个人业绩标注于表中）上传至信誉家办公平台供分行文员自行下载、交由晋升人员当事人填写表格结合职员“奖惩纪录”及实收业绩，将需进行职务、薪酬调整职员《评审表》返回人事部，由人事部进行系统处理、出具晋升、调整通知通告职位调整不管晋升、降级均将给予通告公布职位调整不管晋升、降级均将给予通告公布晋升用户经理：工作表现及品德良好，六个月内营业额实收16万人民币可达晋升标准。晋升为用户经理后，职务工资在原物业顾问基础上增加500元。依据财务部出具相关名单，填写《职员调薪、晋升考评审批表》，由分行经理、区域经理、区域总监、（副）总经理审批、递交人事部；物业顾问晋升用户经理：需填写《职员调薪、晋升考评审批表》，由分行经理、区域经理、区域总监署名后交人事部审批；晋升分行经理：区域经理选出晋升分行经理候选人，并征求区域总监及（副）总经理同意后，通知当区行政主任，行政主任发放《分行经理工作指导》给候选人（候选人考试不合格须收回《分行经理职责手册》）,并约定时间进行笔试，笔试经过后约见（副）总经理进行面试，经过后在平台出具相关晋升通知，并按要求填表：物业顾问晋升分行经理：需填写《人员需求申请表》、《职员调薪\晋升考评审批表》，由区域经理及区域总监署名后交（副）总经理审批；晋升高级分行经理：工作业务能力及管理能力较强，有团体精神，六个月内实收达90万人民币分行经理均达成晋升标准。晋升高级分行经理后职务工资在原基础上增加1000元。依据财务部出具相关名单，填写《职员调薪\晋升考评审批表》，由区域经理及区域总监署名后（副）总经理审批；（副）总经理审批后，递交人事部办理相关手续，人事部出正式晋升通知。晋升标准：用户经理及高级分行经理晋升为每六个月一次，每十二个月两次考评，晋升标按时段以下：1月1日7月1日若上六个月第一次考评达成晋升标准并晋升而下六个月第二次考评未达标，将会取消其“高级分行经理”、“用户经理”资格，转为“分行经理”、“物业顾问”，其待遇也会作对应调整。经考评、审批晋升用户经理及高级分行经理除获职级、工资及福利待遇调整外，还可接收销售、管理特训课程以示奖励和激励。工作步骤：填写相关表格→分行经理、区域经理、区域总监署名→交（副）总经理审批→人事部出正式晋升通知4、职员辞职A、未满试用期职员：填写《离职手续办理表》，由辞职职员和交接职员将全部工作移交清楚并双方署名，要求行政文员在职员离职当日,将职员所属部门、姓名、实际离职日期通知人事部考勤责任人（同时知会按揭部上数文员陈华在业绩表标明，分行文员再将离职职员资料登记到住宅部平台，且要发送一份邮件给电脑部石亮用来删除该同事相关帐号）分行文员办理考勤结算工作，并督促离职人员办理交接及填写《离职手续办理表》，依次由分行文员、分行经理、区域经理、区域总监、财务部、电脑部、（副）总经理在以上表格署名确定，递交人事部；文员收回辞职人职员作牌、考勤卡及离职表格等并交人事部结算工资，辞职职员不需要再返回人事部办理手续（收回其在文员领取用户登记本、名片、办公钥匙、看楼书等存档分行）；辞职职员工资财务结算后即时发放，佣金将于辞职后第2个月企业发放佣金日直接发放于辞职人本人工资账户中。B、满试用期职员：书面《职员离职申请表》并同时填写《职员离职手续办理表》，由辞职职员和交接职员将工作移交清楚后双方署名。要求行政文员在职员离职当日,将职员所属部门、姓名、实际离职日期通知人事部考勤责任人（同时知会按揭做上数文员陈华，并在住宅部平台登记离职职员资料，且要发送一份邮件给电脑部文员用来删除该同事相关帐号）；行政文员办理考勤结算工作，并督促办理交接，依次由分行文员、分行经理、区域经理、区域总监、财务部、电脑部、（副）总经理在《离职手续办理表》上署名确定后交回人事部；文员收回工作证、考勤卡、离职表等一并交人事部结算工资，辞职职员不需要再返回人事部办理手续；辞职职员工资财务结算后即时发放，佣金将于辞职后第2个月企业发放佣金日直接发放于辞职人本人工资账户中。对于因严重违反企业要求，损害企业利益而离职职员，分行可写书面申请要求人事部冻结其工资和佣金，并统计在案，永不录用；对于有诉讼单没有完结离职职员，分行也可向企业申请要求冻结其工资和佣金，待全部问题处理以后再向企业申请解冻。离职人因非企业原因违反要求者,企业有权扣除其30天工资作为代通知金。行政文员办理离职手续时，需提前30天上交书面《职员离职申请表》给行政主任。离职职员离职表格、工牌、考勤卡等资料必需在职员离职之日起三日内交人事部相关责任人;若职员月底离职,必需在下个月1号前将离职职员离职表格、汇报递交给人事部相关责任人，特殊情况必需和人事部相关责任人进行沟通。填表工作步骤：A、未满试用期职员辞职职员填写《职员离职手续办理表》→分行经理署名→行政文员收回资料并和辞职职员一起署名确定相关事宜→区域经理署名→区域总监署名→电脑部及财务部签署意见→(副)总经理审批→递交人事部计算工资后交财务部发放工资.B、满试用期职员辞职职员填写《职员离职申请表》、《离职手续办理表》→分行经理署名→行政文员收回资料并和辞职职员署名确定→区域经理署名→区域总监署名→电脑部及财务部签署意见→(副)总经理审批→人事部计算工资后交财务部发放工资。5、职员自动离职职员未经企业同意而私自离开工作岗位七天以上（含七天）行为,或辞职职员离职日期在同意后七个工作日内未办理离职手续者,企业有权按自动离职处理；对于自动离职职员,人事部发出《自动离职职员处理意见表》,相关领导签署意见后报（副）总经理审批，对该职员做出除名处理，列入永不录用职员；对于自动离职职员，企业有权自职员离开工作岗位之日起停发全部工资、奖金和佣金等，停止享受企业全部福利并同时扣发30天工资作为代通知金；因职员自动离职给企业造成损失，企业保留追究其法律责任权力，对录用自动离职职员企业，须负担连带赔偿责任。工作步骤以下：人事部发出《自动离职职员处理意见表》→分行经理署名→区域经理署名→区域总监署名→总经理审批→递交人事部出具永不录用通知。四、居住证办理向人事部提供材料（居住证申请表及回执）；人事部携相关资料至劳动局审批；到当地派出所审批，30个工作以后去派出所取证；行政文员到人事部帮同事领证，同事在文员处领用登记签收。●除上述资料外,女同事还须提交未婚证或流感人员计划生育证原件,于每个月1日前交给人事部工作步骤：需办证人员向人事部提供材料→人事部录入资料→劳动局审批→当地派出所审批→取证→文员到人理部取证→交回办证同事五、社会保险办理职员办理入职时提交社会保险办理回执及专用相片，办理入职当日企业为职员购置社会保险。职员只须在其工资中扣付个人缴交部分，企业按百分比须交纳部分由企业社保账户支付。办理卡次月行政文员到人事部领取卡（员工由文员代领）；社会保险卡遗失能够补办，需由个人负担工本费20元，现金支付。工作步骤：人事部录资料社保局确定数社保局制证人事部取证文员取卡六、职员购房优惠申请步骤1、申请条件：见人事部规章制度之《职员购置/租赁楼宇佣金优惠制度》；2、申请程序：《职员购置/租赁楼宇佣金优惠申请表》并连同相关文件：如成交汇报、租赁协议复印件、房产证复印件及按企业要求其它相关文件办理申请手续。3、优惠标准：佣金30%，必需以收足业主佣金为前提，如业主佣金未付足，则需由该职员补足业主佣金后，方可申请享受优惠。{负责这类业务营业员、分行经理及区域经理应得佣金分成百分比为：员工20%、分行经理5%、区域经理3%。（基数为原企业应收佣金）}。4、付佣程序：企业审批好该优惠表，由财务部在该职员当月税后工资或佣金收入里面扣除该笔实际佣金。七、费用报销 在文具申请表申请《费用报销单》；写明报销事项，并附上对应报销凭证（小票附发票或收据附餐票替换）：如电费、水费、管理费、物业租赁税、分行零星维修费、分行小件购物申请单等，要写明用途立即间；交由分行经理、区域经理、区域总监、行政主任、财务部、（副）总经理审批。非营业部外出办公事车费报销需附,《费用报销单》后附上车票（车票后面需注明从**到**）并用车票整理地粘贴在A4纸上面,再一齐交行政主任、人事主任、财务部、（副）总经理审批；由财务部转款到指定帐号（需要报销单上面注明收款人名、帐号、开户行）；●报销员工配物业钥匙费用需填写《三级市场分行配匙统计表》并附在《费用报销单》后面，由行政文员填单－分行经理－区域经理－区域总监－行政主任－财务部－（副）总经理－出纳放款。工作步骤：填写《费用报销单》→附报销凭证→分行经理署名→区域经理署名→区域总监署名→行政主任署名→财务经理署名→（副）总经理审批→等财务出纳打款到报销人指定帐号八、购物申请每个月通常办公耗材由分行行政文员于每个月20日前填写下月《文具申请表》，分行经理确定后上传至行政部文具申请平台；行政主任在平台对《文具申请单》进行审核并署名后联络供货商送货；供货商送货到分行，由文员在单上签收，收货底单一周内送回行政部相关责任人；较特殊、大件购物申请（如申请做广告牌、条幅、买电脑、买办公台等）需单独写《购物申请单》，并需文员填写单---分行经理--区域经理—区域总监--行政主任—总务主任--（副）总经理—行政部下单到供给商---等收货；供货商送货到各分行。各分行文员须妥善保管相关保修卡及说明书等产品资料。各分行如需租广告位进行广告宣传等事宜，请各分行经理及区域经理认真负责考察此位置安全性、宣传效果、租价是否合理等原因；加急购物申请可传真请购单，待各级审批后上交行政部安排购置；每个月20号前文员需将下月使用《文具申请表》上传行政部专区（需让分行经理确定并把名字写上）---传到平台专区由行政主任审批---行政部主任审批---（副）总经理审批----行政部下单（分行等收货）。请购金额在100元以内,可在取得相关领导到行政部经理同意后自行购置；请购金额在100元以上,需取得相关领导同意后由行政部统一购置；工作步骤：A、文具申购填写《购物申请单》→分行经理确定→上传平台→行政主任审核→（副）总经理审核→行政部下单到供给商→分行文员等收货B、其它物品申购（如大件物口或特殊物品）填写申请单→分行经理署名→区域经理署名→区域总监署名→行政主任审核行政部主任审核→（副）总经理审核→行政部下单到供给商→文员验收并保留相关保修卡、说明书等→文员需将收货单签收后上交企业前台文员（企业和供给商结帐）。九、借款/名片申请借款申请填写清楚《借款审批单》上各项内容，包含领用部门、金额、用途、工号等。文员填写单《借款审批单》－分行经理－区域经理－区域总监－行政主任－财务部经理－（副）总经理署名；单据交到财务部经理处，财务部会转交（副）总经理审批后，财务出纳会按指定帐号转款；行政文员到财务部出纳处借出现金（或由出纳打款到指定帐号，但该收款人资料必需亲自写在借款申请单上面，方为生效）；付款后收回发票，同时填写《费用报销单》；文员填写〈费用报销单〉－分行经理－区域经理－区域总监－行政主任署名－财务经理－副总经理；（副）总经理署名后，行政文员主动到财务核销该笔借款单，核销借款时财务部会出具收据，文员需进行存档。长久性借款，比如：分行水电费租赁税备用金、管理费用备用金等无须每次核销原借款单，可再次将报销款项再打回文员帐上，以备下月用，即是能够循环利用；工作步骤：填写《借款审批单》→分行经理署名→区域经理→区域总监署名→行政主任署名→（副）总经理署名→财务打款给文员→文员收到发票→填写《费用报销单》→分行经理→区域经理署名→区域总监署名→行政主任署名→财务经理署名→（副）总经理→文员到财务部出纳处核销该笔借款名片申请各文员在行政部办公平台填写申请，申请内容根据平台表格要求来填写等；由行政部前台文员负责每七天五下单通知印刷厂印刷；印刷厂直接送货到分行（最多4个工作日）文员验收（签收单由文员送至前台文员陈华处）名片申报数量每次为1盒/人，申请名片数量不超出2盒/人，如有尤其情况，需有情况说明，经分行经理、区域经理、区域总监、行政主任、（副）总经理署名同意后，才给予安排；职员辞职需交回所剩名片，由行政文员负责销毁或存档于分行以备职员二进；名片上个人信息（如中/英文姓名及手机号码）有改变，则汉字名须和本人身份证上一致，英文名及手机号码需尤其注明有所更换。名片上只可印一个电话号码；印刷名片注意事项新入职：由分行文员见同事工作证后上行政部平台自行帮同事申请；晋升：由分行文员见通知后上行政部平台自行帮同事申请；转职:由转入方文员上行政部平台上自行帮同事申请.工作步骤：在平台填写名片申请行政部通知印刷厂印刷厂直接送货到分行文员验收并将送货单交到总企业前台文员处。十、物品维修申请在行政部平台填写维修申请；行政部安排人跟进相关申请项目如属紧急维修,可直接联络行政部谭成佳或JUDY（后补《维修申请单》）；维修金额在100元以下,可由分行垫支维修,但需经分行经理及行政主任同意后方可进行；（后补《维修申请单》）；维修金额在100元以上，需填写《维修申请单》经各级领导签字同意后，由行政部安排人跟进相关申请项目。十一、新分行清洁工聘用聘用清洁工时需注意其年纪不可过大（最好不超出45岁），形象整齐、勤劳扎实、个人品质很好，而且不可同时在我企业兼顾工作五间分行以上并不能兼职其它地产清洁工。以企业名义同清洁工签署协议书，尤其注明其工作时间、清洁范围、工资、分行面积等等，并由双方署名，并将协议书交企业盖章；盖章后协议书一份留企业存档，另一份交清洁工本人；3、每个月清洁工考勤表务必于1号前交至人事部经理李美云小姐处，不然因未交考勤造成工资未发放，责任由各分行文员负责；若是当月入职清洁工，考勤必需注明入职日期；每个月清洁工工资财务部直接打入其指定帐号内。4、清洁工工资标准：面积50平方米以下为200元/月；面积51-105平方米以上为250元/月，150~200平方米新开分行300元/月；200平方米以上新开分行350元/月。特殊情况需加薪，必需由监督人员写书面申请，经各领导签字同意后方可加薪。5、清洁工评分标准：得分80分以上者可发全额工资；低于80分，少1分扣除1元，如得分仅为70分者，则在当月工资中扣除10元，情况严重者给予解聘处理。6、离职清洁工考勤必需于清洁工离职后一两天内将考勤立即传至人事部经理李美云小姐，并注明离职日期（离职表需由行政主任签署），方便立即核实。7、聘用清洁工时提议试用4天，但要事先申明假如试用合格，签约由试用日期开始签约，假如试用不合格，试用日期将不给工资。电脑事务管理一、电脑维护申请发生电脑故障在MSN报故障系统进行申请，电脑部安排跟进具体时间维护；如遇电脑紧急故障（如服务器瓦解，电脑完全不能正常使用），可直接联络电脑部相关责任人工作步骤以下：在MSN报故障系统进行申请电脑部安排维护二、邮箱申请职员入职企业后,均可申请使用企业统一邮箱；文员直接帮同事在平台上申请：（电脑部申请邮箱专用区）,电脑部收到申请后,2个工作日内设置申请人邮箱，电脑部直接在平台回复(周六\日不开户)；2个工作以后文员登陆平台查询邮箱信息。三级市场同事用户名必需在该同事入职以后才能申请；同时三级市场全部同事用户名也只能由分行文员来进行申请。行政文员必需天天登录邮箱收取邮件，实施邮件所交托事项；行政文员必需立即清理邮箱，确保有足够空间接收企业邮件，确保邮箱不会暴满而接收不到。工作步骤： 营业员入职后→由该分行行政文员上电脑部平台登记资料→电脑部2个工作以后会开通再由文员上电脑部平台查询职员用户名及密码。业务事务管理一、文件盖章由分行经理、区域经理、区域总监审阅须盖章文件内容并由法律部审核需盖章内容；填写《文件盖章申请单》由分行经理、区域经理、区域总监（副）总经理署名同意；可将盖章文件电子版交法律部相关责任人审核，法律部审核可口头回复分行确定无误；分行将《文件盖章申请单》传真到总经办秘书袁姿处，同时将法律部审核无误须盖章文件（电子版）发送至总经办秘书袁姿处。由总经办秘书袁姿打印出文件联同经法律部审核签章《文件盖章申请单》交（副）总经理署名同意后由总经办秘书袁姿盖章；文员直接咨询总经办，署名领取已盖章文件并留复印件给总经办存档。工作步骤：法律部审核需盖章内容→填写盖章申请单→分行经理署名→区域经理署名→区域总监署名→法律部盖章确定→（副）总经理签字→呈报总经办二、三级市场格式协议、收据、发票领用及管理一、协议领用及日常管理：文员从总经办签领合约（房屋租赁协议、二手房买卖协议、临时租赁协议、佣金承诺书（买/卖）、资金监管协议、中介服务协议（用户）、中介服务协议（业主）、独家代理委托书、成交汇报等）。注意事项：文员到总经办领用协议时，必需用正楷字在《格式合约领用记录表》上署名，要查对清楚协议编号及分行代码。如发觉因登记错误造成协议管理混乱，将追究相关人员责任。新开分行，文员在领用协议时应向协议领用管理人员说明情况，需持《进场通知书》复印件给总经办，并领取一整套协议。领取协议时要仔细检验协议是否完整，编号是否错乱。按分行为单位领用《二手房买卖协议》、《房屋租赁协议》、《临时租赁协议》、《佣金承诺书（买/卖）》。文员从企业领回以上协议后，负责将整本协议编号录入到《领用记录表》中，并打印出协议《领用记录表》以备领用合约时使用。注意事项：领用协议时需遵照各类协议领用标准要求，每位经理限领5份使用，不得自行要求额外份数，并打印一份员工领用记录表交经理，方便其给员工领取协议时作登记。分行行政文员每日下班前必需和分行经理查对协议使用情况，并填写《每日交接表》交文员及经理双方签字确定。对于单边协议或已签待落实协议，可存放于经理处，待写好成交汇报后将全部相关资料原件交文员处保管。员工领用各类协议必需在《领用记录表》上署名，由分行经理或分行行政文员核实员工所做登记是否相符，并在复核人一栏署名确定后员工方可领用。未入职职员不得领用合约，必需由分行经理或已入职同事代领。员工所领用协议在当日下班前务必归还给分行行政文员或分行经理。如成交已签约，在《领用记录表》上注明该协议已签，成交汇报等配套资料编号也需注明其后；如该协议作废，需将协议原件收回后，在备注栏标注作废；如该协议还需再使用，则标注使用中。交回协议由分行行政文员保管。每一张单（限同物业、同业主、同用户）只能对应一份协议，不能出现一张单共同使用两份或两份以上协议（房屋租赁协议或二手房买卖合相同）情况。员工因特殊情况当日不能交回协议原件，必需经分行经理同意，当日把协议交到分行经理处，同时分行经理在《领用记录表》署名确定并告之文员，期间发生问题由分行经理负担责任。存放在分行经理处已签单边协议要求在当日归还给文员，如当日仍未能归还，文员必需提醒分行经理再次署名确定（可在协议领用记录表“备注”栏由经理署名确定，并签署日期）。如仍需继续使用，则以后每隔1天提醒分行经理署名确定。文员在每1日以后没有提醒署名并不做跟进，发生问题由文员负担责任；分行经理署名确定后，发生问题由分行经理负担责任。协议互借制度：①由分行经理经手将协议外借给其它分行，借出和借入分行分行行政文员及分行经理均须签字确定；由分行行政文员经手将协议外借给其它分行，借出分行行政文员和借入分行行政文员、分行经理须签字确定。②自协议借出之日起三天内，借出分行行政文员须将双方分行签字确定件传真至总经办立案。③协议签署或收佣后，借入分行行政文员要立即对佣并需立即把该协议情况通知借出分行行政文员，借出分行行政文员有义务跟进、督促。整本协议使用完成后，文员交总经办核销并领取新协议（全部协议均由领用分行负责核销）。核销时，分行行政文员需编制《核销统计表》，具体登记“已使用”及“作废”情况，作废协议需在协议原件上注明作废，并在盖章处划叉。文员核销协议时，可直接带作废协议原件及《核销统计表》前往总经办。总经办责任人当场查对作废协议无误后，(和协议管理系统查对，待已成交协议均导入系统后)署名确定并派发一本新协议。作废协议：如业主和用户双方均已签字，分行不得自行作废，须提交至法律部跟进，待法律部确定无误后，在协议原件上签字确定，方可作废该协议；假如协议只签业主方或用户方其中一方，需要作废，则由主单人通知其分行经理，由分行经理在协议原件上标识“作废”。分行行政文员及员工不得自行在协议原件上标识“作废”字样。《中介服务协议书（用户）》、《中介服务协议书（业主）》、《独家代理委托书》等由文员、经理负责保管和签发，已使用由文员按类存档于分行，无需上交企业核销，员工领用需在《领用记录表》上署名，由文员或经理复核。二、协议、收据、发票管理要求分行经理、分行行政文员必需每日做好各类合约、收据、发票交接工作。文员天天下班前须检验分行各组协议、收据、发票使用情况，并在《每日交接表》上做好登记由分行经理署名确定，期间发生问题由分行经理负担责任。文员上班后，再次检验协议、收据、发票使用情况，检验无误后由文员署名确定。房屋租赁合约、二手房买卖合约、临时租赁合约、资金监管协议、佣金支付承诺书、定金收据、发票如有遗失，必需第一时间上报企业并在报纸上发表遗失申明（如合约类遗失，分行行政文员找遗失当事人收取登报费用，交由总经办负责发表遗失申明），须注明协议类别、编号，定金收据或发票号码，交报社以企业名义发表遗失申明，申明该协议、定金收据或发票作废。除发表费用由责任人自行负责外，还将对其进行对应处罚，具体方法以下：经查明是因为分行行政文员对协议、定金收据、发票没有进行登记、检验、跟进而造成遗失，属于分行行政文职员作渎职，除批评教育外，对其发通报批评至企业平台，并扣取当月职务工资300元/份（按遗失份数计），并直接影响其晋升机会，三次（含）（即遗失协议达三份）以上需重新过试用期。经查明是因为分行经理对协议、定金收据、发票没有进行登记、检验、跟进而造成遗失，属于分行经理工作渎职，对其发通报批评至企业平台，并扣取当月职务工资300元/份（按遗失份数计），三次（含）（即遗失协议达三份）以上需重新过试用期。经查明是因为员工没有责任心及工作疏忽造成协议、定金收据、发票遗失，对其发警告信，并扣取当月职务工资300元/份（按遗失份数计），三次（含）（即遗失协议达三份）以上需重新过试用期。注：如因其它特殊原因（非人为控制）造成协议、定金收据、发票遗失，则免予处罚。其发表遗失申明费用由企业负责。开出定金收据收取款项必需按企业要求存入指定账号，录入代收代付系统。严禁用外用收据收取企业代收款项（业主全权委托本企业收取租金除外）或佣金。如发觉有上述不规范情况，文员必需第一时间上报企业（行政部、区经及以上等级），若分行行政文员发觉问题不立即上报，必需负担对应责任。如分行经理不遵守企业要求违规操作，属于分行经理工作渎职，由此引发后果由分行经理自行负担；并对其发警告信并通报全企业，三次以上需重新过试用期。分行行政文员发觉开具收据不规范情况而不上报者，属分行行政文职员作渎职，除批评教育外，对其发通报批评且年底考评扣除2分，三次以上需重新过试用期。工作步骤：A．正常协议领用程序指导：文员到总经办领协议→回分行后在电脑里作该协议编号明细表→员工/分行经理领用协议并在协议领用表相对应处登记署名→分行经理或文员复核署名→文员每日检验各类合约领用记录表是否登记或是否归还等→领协议当日必需交回协议到文员（如不能立即交回，需由分行经理署名确定写明原因）→文员做好已交协议跟进和登记工作B．到总经办再次领新协议程序指导：分行行政文员带作废协议及《核销统计表》前往总经办当场查对签收（作废协议可随时上交总经办）→总经办签收后（文员需留总经办协议管理人签收核销统计表）→总经办会依据财务部把成交协议均导入协议系统及文员提交上来作废协议，确定整本是全部核销，方可领用新协议。→行政主任也会到地铺检验和查对。三、收据、发票分行定金收据（代收款收据）按组别申请，并由各组经理保管，文员负责每日检验收据开具情况，并帮助分行经理将款项存入企业指定账号，录入代收代付系统，确定跟进款项是否到帐。企业外用收据（收款收据）按组别申请，并由各组经理保管，文员负责每日检验收据开具情况，并帮助分行经理跟进款项支出情况。分行发票按分行为单位领用，天天交接时由其中一个组经理签收，各组经理必需相互帮助，共同负担起佣金发票管理责任。三、成交汇报领用、管理及报数成交汇报由企业编号统一印刷，不得作废，通常有涂改需分行经理签字确定，解除协议则需将成交汇报及全部相关资料原件交财务部；分行行政文员去总经办领取成交汇报并登记；员工填写完成交汇报签字后交经理，由分行经理仔细审查成交汇报填写是否清楚、正确，尤其注意审核物业名称、成交金额、拆分百分比及金额明细等等，审查无误后签字将成交汇报连同协议原件交分行行政文员署名（分行行政文员也需再查对一次再署名）；天天早上10:00前传真前一天《成交汇报》及协议到前台文员处报数，以后将成交汇报及协议（原件、复印件）存放好以备对佣时使用；由前台文员根据分行传真成交汇报制作三级市场每日业绩表，做好业绩后上传至企业三级市场住宅平台，由分行经理自行选择是否需要打印及张贴出来；每日业绩表由分行行政文员负责打印，但分行行政文员请假、休假、回总部开会及外出活动等不在分行情况下，由分行经理视情况再打印；注：1）文员可根据各区实际情况通知经理及员工直接登陆住宅部平台查看业绩表2）未入职职员不得报业绩，未入职职员报业绩需挂数给已入职职员，待该职员入职，再还数或拆数等。工作步骤：去总经办领取本区域成交汇报→员工填写并由经理审核署名→分行行政文员审查后署名→传真给前台文员做每日业绩表→将成交汇报及协议存放好以备对佣→打印每日业绩表→（领用成交汇报必需是入职职员，领用时文员应让职员做好领用登记）四、成交汇报对佣员工收到佣金，由文员或分行经理开出发票，发票不能有涂改或模糊情况；收到佣金后由分行经理或分行行政文员存入企业指定账户；连同存款单原件、发票第三、四联、成交汇报（原件及复印件各一份）、协议（原件）、佣金支付承诺书、资金监管协议到财务部董杰处对佣；如佣金在代收代付系统中扣除，需在系统中作佣金结转，并将相关佣金发票号码录入。和中原集团内分企业或二级市场所作成交单：若对方不能立即提供成交汇报，本企业分行急需上数，则需写情况说明（说明需签分行经理—区域经理—区域总监--副总经理），方可由文员安排职员填写本企业成交汇报，上数需提供资料是：成交汇报+情况说明。对佣：需待财务部通知才去对佣，对佣需提供资料是：成交汇报+情况说明+中原集团内分企业或二级市场所作成交汇报等相关资料。对佣时应检验开出发票用户名称和协议名称是否一致，如不一致，需提供《主体变更确定书》原件一份，（注：《主体变更确定书》需签字到区域经理，如协议用户方为A，新房产证为B或A+B等不一样情况，则需提供：主体变更确定书。）。如只有一张成交汇报，需附上佣金承诺书或情况说明（该说明需签至副总经理方可结佣）。财务部确定无误后收下成交汇报及协议原件，在成交汇报复印件上署名交回分行行政文员；分行行政文员将有财务部署名确定已对佣成交汇报存档在分行备查（尽可能存档以成交月份来存档，每个月分隔开，列明当月成交清单附在资料前方，方便查阅）。如碰到有佣金变更成交汇报按以下〈有佣金变更怎样和财务对佣〉方法来对佣。全部和该成交单位相关相关资料,均需和成交汇报一起存档。当月开出佣金发票，当月必需到财务部对佣，不许可当月开出发票跨月去对佣。工作步骤：收到佣金→分行行政文员或经理开出发票→分行行政文员将佣金存入企业帐户→备好资料到财务对佣→将已对佣成交汇报复印件存档（该物业相关资料同时存档）五、佣金变更及变更后对佣为了防范佣金变更后后期出现脱节，按以下内容操作（上数时必需是成交汇报、佣金支付承诺书、合约上佣金金额是一致：若后期出现增加佣金或降低佣金均需填写《佣金变更表》）。当月传真过成交汇报上数后，当月出现有佣金变更情况，须由成交单人填写《佣金变更表》并附变更前成交汇报复印件、合相同资料，重新传真给前台文员，修改当月上数业绩表，《佣金变更表》需要具体写明变更原因和变更明细，如有坏帐单一定要注明死单之定金去向，该变更表依次交分行经理署名、区域经理署名、区域总监署名，法律部署名，副总经理署名；另遇有跨分行或跨区合作，还需对方经理署名（可传真），而包含到按揭跟进人员佣金百分比变更时则需按揭部经理签署确定，相关人员签署完后上交总经办秘书转交（副）总经理署名，在《佣金变更表》交给总经办秘书前分行需复印留底。（佣金变更表：财务部最终收到仅需要有孔总签字原件，其它过程均可传真签字。若遇紧急情况要对佣，可由分行文员提前传真该表格及附带资料到总经办秘书处转交（副）总经理署名，分行文员直接到秘书出领出对佣。）若次月才知道佣金变更者，即不再修改企业业绩表，而是在对佣时提交资料给财务部，直接变更对佣业绩。（注：当月上数当月出现佣金变更者，需修改当月上数业绩。）佣金变更表百分比有改变者（尤其是百分比分配降低情况下），需要原成交汇报上所填写分佣人员签字确定，若遇职员离职情况，须由该组分行经理致电通知其佣金百分比降低，并由该分行经理替换其在员工署名处签字，写明已致电确定通知；若无致电确定佣金百分比降低造成离职职员追究责任，则由该组分行经理负担责任。（佣金百分比增加者，可免）佣金变更表由总经办秘书交副总经理署名后，由分行文员自行到总经办秘书处签字，领出该佣金变更表。佣金变更后对佣：分行文员提交成交汇报原件+复印件，《佣金变更表》原件+复印件等资料对佣，由其财务部对佣人员在成交汇报复印件及佣金变更表复印件上签收，代表该单之变更资料已完整交到财务对佣。（分行文员需将该两表复印件签收件存档于分行该单资料，作永久保留。）若分行文员无留存有效证据，造成该单据变更后，财务部计佣仍按未变更前发放佣金者：A、如该单重新计佣分成金额无法追讨回，造成分成发放到之前职员（指已离职或其它情况无法要回变更后佣金损失），分行文员需负担该单需要追回分成给变更后职员，和全企业通报批评及企业计罚款人民币300元整；B、若该单分成金额经过协商后全额追讨回，对分行文员处以较轻处罚：全企业通报批评及企业计罚款人民币200元整。若问题不在分行文员出现脱节而造成失误计发佣金分成，由企业直接追究。工作步骤：由成交人分行填写《佣金变更表》→分行经理署名→区域经理署名→区域总监署名→法律部署名→副总经理署名→行政文员到总经办领已签署好之《佣金变更表》到财务部对佣（分行文员需留存该表格财务部签收之复印件+成交汇报财务部签收之复印件存档）财务事务管理一、定金收据、楼款收据及发票定金收