《秘书工作理论与实务》课件-第六章 接待工作

——接待工作秘书工作理论与实务接待前准备工作接待工作程序接待前的准备工作包括五个步骤，分别是收到接待信息、了解来宾情况、确定接待规格、制定接待方案、做好接待准备。收到接待信息了解来宾情况确定接待规格制定接待方案做好接待准备接待前的准备工作接待工作安排接受领导布置的任务收到接待信息接到来访者的请求第一步接待工作安排接待前的准备工作收到接待信息第一步了解来宾情况第二步了解来访者意图了解来访者信息来宾的人数来宾的姓名来宾的职务来宾的性别来宾的民族来宾的年龄来宾的宗教信仰来宾的生活习俗来宾的身体状况来宾的单位接待工作安排接待前的准备工作收到接待信息第一步了解来宾情况第二步了解来访者意图了解来访者信息来宾的人数来宾的姓名来宾的职务来宾的性别来宾的民族来宾的年龄来宾的宗教信仰来宾的生活习俗来宾的身体状况来宾的单位接待工作安排来宾离开时间乘坐的交通工具车次或航班号来宾抵达时间收到接待信息第一步了解来宾情况第二步确定接待规格第三步高规格接待对等接待低规格接待接待前的准备工作接待工作安排收到接待信息第一步了解来宾情况第二步确定接待规格第三步制定接待方案第四步日程安排接待经费接待工作安排接待前的准备工作341625会见、会谈安排宴请地点和数量各项活动的起止时间、地点接待期间的交通工具的安排住宿地址及房间数量、房型参观、游览、娱乐活动日程安排7工作人员安排接待工作安排接待前的准备工作---日程安排序号活动内容起止时间地点人员安排交通工具备注1接

站

2入住酒店

3迎

接

4会

谈

5宴

请

6参观游览

7娱乐活动

8送

客

收到接待信息第一步了解来宾情况第二步确定接待规格第三步制定接待方案第四步日程安排接待经费接待前的准备工作接待工作安排341625交通费工作经费住宿费纪念品费餐饮费参观考察娱乐经费接待经费7其他费用接待前的准备工作---接待经费接待工作安排序号物品名称单价数量总价备注1接站牌10110

2房间商务套房120011200

单人间4502900

标间4502900

3台签21224

4茶水2012240

5会议室8201820

6餐费菜450014500

酒水480014800茅台、威龙烟802160阳光利群7门票15081200

8娱乐费/p>

9交通费用6001600别克GL810纪念品（万事利丝绸）30061800

合计

接待前准备工作接待工作程序收到接待信息第一步了解来宾情况第二步确定接待规格第三步制定接待方案第四步日程安排接待经费接待前的准备工作接待工作安排收到接待信息第一步了解来宾情况第二步确定接待规格第三步制定接待方案第四步做好接待准备工作第五步接待工作安排信息资料准备场地准备交通工具准备接待物质准备接待前的准备工作通知相关人员酒店餐厅预订做好接待准备工作酒店餐厅预订通知相关人员接待物质准备交通工具准备场地准备信息资料准备接待活动的开展过程中涉及较多的物品，需要秘书人员提前购买或者预备，主要有纪念品、酒水、接站牌、台签等。做好接待准备工作酒店餐厅预订通知相关人员交通工具准备接待物资准备场地准备信息资料准备接待过程中有多个环节需要用到交通工具，特别是各种车辆，秘书要提前向车辆管理部门提出申请，落实车辆安排。做好接待准备工作酒店餐厅预订通知相关人员场地准备交通工具准备接待物质准备信息资料准备接待过程中会用到各种场地，秘书需要根据接待工作的实际需要，提前对所用到的各种场地进行预约或布置。接待前的准备工作接待工作安排做好接待准备工作场地准备通知相关人员酒店餐厅预订交通工具准备接待物质准备信息资料准备住宿和宴请地点的预定也是接待准备工作中必不可少的一项内容，因此秘书要视实际情况进行提前预定。接待前的准备工作接待工作安排做好接待准备工作场地准备酒店餐厅预订通知相关人员交通工具准备接待物质准备信息资料准备接待方案制定完毕以后，秘书应将方案制成纸质材料，印发涉及接待工作的各有关人员。接待前的准备工作接待工作安排做好接待准备工作场地准备酒店餐厅预订信息资料准备交通工具准备接待物质准备通知相关人员秘书除了要了解来访者基本信息外，还要在接待工作实施前进一步做好信息准备工作。接待工作实施接待工作程序接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施接待工作安排接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作安排接待工作实施收到接待信息第一阶段接待前的准备工作第一步了解来宾情况第二步了解来访者意图了解来访者信息来宾离开时间乘坐的交通工具车次或航班号来宾抵达时间接待工作安排接待工作实施---接站接待工作安排接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施---迎接接待工作安排（1）提前准备来访者到达约见、会谈地点前十五分钟通知参加接待工作的领导和相关工作人员前往迎接，并在来宾抵达前到公司门口等候。。（2）介绍接待人员按照身份高低向来宾介绍参加迎接的主要人员。（3）引入会场二、迎接二、迎接（1）提前准备来访者到达约见、会谈地点前十五分钟通知参加接待工作的领导和相关工作人员前往迎接，并在来宾抵达前到公司门口等候。。（2）介绍接待人员按照身份高低向来宾介绍参加迎接的主要人员。（3）引入会场双方互致问候以后，引导来访者进入约见、会谈场所。接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施---会见会谈接待工作安排1.会见会见是一种礼貌性应酬，礼节性的会晤时间较短，一般安排半个小时左右。2.会谈会谈，内容比较正式，而且专题性较强，是指双方或者多方就某些实质性问题交流情况、交换意见及达成协议等。接待工作安排接待工作实施---会见会谈接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施---会见会谈接待工作安排一般会见、会谈当天，接待方会宴请来访者。接待工作实施---宴请接待工作安排接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施---参观游览接待工作安排组织安排来访者参观游览有利于增进友谊和加深相互了解，参观游览包括两种情况：一种是以了解单位业务情况为目的一种是以游玩为目的接待工作安排接待工作实施---参观游览接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施---娱乐活动接待工作安排为了表示接待方的热情，在会见、会谈等重要事项办完当日的晚上，一般为宴请活动结束之后为来访者安排一定的娱乐活动。六、娱乐活动接待工作实施---娱乐活动接待工作安排接待工作实施分为七个部分：接站、迎接、会谈、宴请、参观游览、娱乐活动、送客。接站迎接宴请参观游览会见会谈送客娱乐活动接待工作实施---送客接待工作安排在来访者返程当日，接待方要安排送行。接待工作实施---送客接待工作安排目录二接待工作程序√三

接待工作的基本知识一接待工作的概念√接待工作的概念秘书接待工作是指组织在公务活动中对来访者所进行的联系接洽、迎送、招待等服务性活动，包括来访者，来访意图，接待者，接待任务和接待方式等要素。接待工作的概念接待工作安排接待工作程序

接待工作程序是指秘书部门收到接待信息到办理完接待工作费用财务报销手续的整个工作流程。第一阶段第二阶段第三阶段接待前的准备接待工作实施接待后的工作接待工作安排接待工作程序接待后的工作接待工作程序接待后的工作新闻报道总结费用结算接待后的工作接待工作安排接待后的工作新闻报道总结费用报销重要来宾的接待工作结束后，秘书要根据接待活动的实际情况，选择恰当的角度及时撰写新闻稿。接待工作安排接待后的工作接待后的工作新闻报道总结费用报销重要来宾的接待工作结束后，秘书要根据接待活动的实际情况，选择恰当的角度及时撰写新闻稿。接待工作结束后按照财务报销流程，完成各项费用的报销。接待工作安排序号物品名称单价数量总价备注1接站牌10110

2房间商务套房120011200

单人间4502900

标间4502900

3台签21224

4茶水2012240

5会议室8201820

6餐费菜450014500

酒水480014800茅台、威龙烟802160阳光利群7门票15081200

8娱乐费/p>

9交通费用6001600别克GL810纪念品（万事利丝绸）30061800

合计

接待后的工作接待后的工作新闻报道总结费用报销重要来宾的接待工作结束后，秘书要根据接待活动的实际情况，选择恰当的角度及时撰写新闻稿。接待工作结束后按照财务报销流程，完成各项费用的报销。来访者接待工作的记录，是重要的档案资料之一，对下次来访和开展业务有重要的作用，一定按照档案管理规定的要求整理归档。接待工作安排接待后的工作接待工作基础知识一、接待工作种类接待工作种类1.按照来宾的来访意图3.按照来访者有无预约2.按照接待对象不同公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、基础考察接待和其他接待。外宾接待和内宾接待。预约来访者接待和未预约来访者接待。接待种类接待工作安