科技企业费用报销管理办法

科技企业费用报销管理办法,,,,,,,,,,

update:2018年12月25日REV.C,,,,,,,,,,

费用支出是指为公司的业务开展而发生的经营费用、管理费用、财务费用及其为业务正常进行而发生的必要的其他费用支出。费用报销是指上述支出的财务算账、报账、结账。,,,,,,,,,,

公司为树立秉承节约，杜约浪费风尚，在公司的规定业务范围内力求以最少的支出求得业务工作的成功，减少支出，就是增盈。费用报销原则：“因公花费，实费实报”要求情况属实，为此，对于费用报销规定如下：,,,,,,,,,,

一、费用报销的流程,,,,,,,,,,

1、总经理、部门总经理,,,,,,,,,,

报销人——行政经理——费用会计——出纳员,,,,,,,,,,

2、部门经理,,,,,,,,,,

报销人——部门总经理——费用会计——出纳员,,,,,,,,,,

3、其他人员,,,,,,,,,,

报销人——部门经理——部门总经理（复审）——费用会计——出纳员,,,,,,,,,,

二、费用报销要求的规定,,,,,,,,,,

（一）报销原始凭证内容要求,,,,,,,,,,

1、真实的发票。,,,,,,,,,,

2、发票作为原始凭证。,,,,,,,,,,

3、票据的接受单位要正确写明。票据填写的年、月、日清晰。,,,,,,,,,,

4、经济内容完整：品名、单位、数量、单价、金额齐全、完整，不得涂改。金额计算正确，不得有误。大小写一致，书写正确。,,,,,,,,,,

5、填开票据单位印鉴清楚、完整。填开票据人印鉴或签名清楚、完整。,,,,,,,,,,

6、票据必须真实、合法。,,,,,,,,,,

7、报销时应附上送货单、物品申购单、入库单。,,,,,,,,,,

（二）审批手续要求,,,,,,,,,,

1、费用报销必须审批手续完备，按公司费用报销流程的规定，履行不同的审批手续后方能报销。,,,,,,,,,,

2、对于审批手续不完备或未按规定的审批程序办理的费用报销，财务部有权拒绝受理。,,,,,,,,,,

3、上级审核人必须严格审核费用是否属实、单据是否合规，并负责。财务负责核对金额，对于单据不符合规定的退回审核人。属于审核人失职。,,,,,,,,,,

"4、需要招聘人员的部门须提前向人事部做出申请,由人事部统一招聘面试合格后方可到该部门实习,财务部根据人事部提供的资料及考勤进行工资核算,否则财务部有权拒绝对未经行政人事部办理手续的人员进行工资核算.",,,,,,,,,,

（三）报销单据的粘贴要求,,,,,,,,,,

"1、费用报销粘贴单要求使用公司规范的费用报销粘贴单。(见费用支出明细表1,)",,,,,,,,,,

2、按照各类费用项目归类粘贴。票据的各项汇总金额必须与费用报销单金额一一对应。(见附表1),,,,,,,,,,

3、单据粘贴做到规范，报销单据应粘贴在费用报销粘贴单上，单据大小应以规范单据为最大，凡是粘贴的单据不得长宽于费用报销单，对于较大的原始单据应折叠整齐、划一，便于财务装订保管。,,,,,,,,,,

4、使用胶水粘帖，不能使用别针或订书钉，粘帖处不能有关键信息。,,,,,,,,,,

（四）费用报销的时限,,,,,,,,,,

"1、业务员的费用需在当月20日之前发生的应于当月报销完毕,费用会计接收单据时间为每月21-25日,每月28-30日为报销付款时间.",,,,,,,,,,

"2、报销时间控制在1个月内，超过1个月的需要求经办人写明理由,保证今后按期报销,经上级总经理批准后方可报销.",,,,,,,,,,

"3、为了合理安排工作时间,报销人需把本周发生的费用进行粘贴后于周五下午交到费用会计处进行审核，出纳会统一在周六下午17:00进行报销工作。",,,,,,,,,,

（五）费用支出标准,,,,,,,,,,

1、公司有明文规定的费用开支标准，如：出差补助、住宿费、市内交通费标准等规定，必须严格执行。超标准的支出一律不予报销，超标准的本人负责。,,,,,,,,,,

2、口头承诺的费用，财务不予报销。,,,,,,,,,,

三、市内交通费用管理规定,,,,,,,,,,

（一）市内公出办事乘坐公共汽车、地铁。公共汽车、地铁的市内交通费用实报实销。,,,,,,,,,,

（二）对于没有公共交通工具的使用租车或出租车。,,,,,,,,,,

（三）市内交通费用报销需要填写明细表，公干起止地点、时间、事由。,,,,,,,,,,

四、差旅费管理规定,,,,,,,,,,

出差人员是指由公司派出为完成专项任务需要而出差异地工作的人员。,,,,,,,,,,

(一)在《业务员出差行程登记表》中，出差人员需填列以下里面内容。要求填写清楚、真实、完整。（见附表2）,,,,,,,,,,

(二)员工出差的主要交通工具应预先确定，由行政部安排，火车票或飞机票。火车：车上过夜6小时以上或连续乘坐12小时以上，可乘坐硬卧铺。根据具体出差城市与实践紧迫性经总经理同意可安排飞机。有朝发晚到火车优先安排火车。,,,,,,,,,,

(三)员工出差住宿，入住当地经济型宾馆或酒店，未得到总经理同意不能入住3星级以上酒店。,,,,,,,,,,

(四)出差补助按照每天公司规定的标准乘以出差的天数计算。过1夜算2天（包含在火车上过夜），过2夜算3天，如此类推。但如果在出差当地有业务招待费发生，每发生一次扣除当天补助费的40%。公司统一安排食宿的不提供出差补助。,,,,,,,,,,

(五)出差补助城市类别划分：,,,,,,,,,,

城市分类：,,,,,,,,,,

一类城市：北京、上海、广州、深圳、天津、重庆、杭州,,,,,,,,,,

沿海旅游类城市：大连、青岛、苏州、厦门、北海、海口、三亚,,,,,,,,,,

二类城市：宁波、温州、珠海、各级省会城市,,,,,,,,,,

三类城市：地级市县城及其他城镇,,,,,,,,,,

,,,,,住宿,,,出差补助,,

,飞机,火车,轮船,其它,一类/旅游城市,二类,三类,一类,二类,三类

,,,,,,,,餐费,餐费,餐费

董事长,商务舱轮卧,,,实报实销,实报实销,,,,,

副总及以上,经济舱位,软卧,二等舱,,400,350,280,70,50,50

经理级,,硬卧,三等舱,,280,220,180,55,45,40

其他级,,,,,260,180,150,30,20,20

"另注明:对于一些特殊情况下超标准的支出,需要说明情况,由总经理签字确认,财务执行.",,,,,,,,,,

五、业务招待费用管理规定,,,,,,,,,,

(一)业务招待费用报销300元以上应有银行卡的消费单。以现金方式支付的，要求证明人或上级领导背书。,,,,,,,,,,

(二)娱乐性消费如卡拉OK发生的酒水费、其他费用单独粘贴、单独报销，不得与其他业务发生的费用混在一起报销。费用必须真实可信，需提供参加人员的名单，票据也必须规范。,,,,,,,,,,

(三)业务招待费用只能用于公司有业务往来的客户。,,,,,,,,,,

六、其他费用项目报销管理规定,,,,,,,,,,

（一）物品采购的报销,,,,,,,,,,

符合《物品申购作业流程》的规定，有申购单、入库单、物品采购原始凭证。,,,,,,,,,,

如公司提供宿舍，床及床垫以外的物品，由个人承担，公司不予报销。外地派住人员经总经理同意可由部门经理安排。,,,,,,,,,,

（二）运费的报销,,,,,,,,,,

1、公司运营需要运送货物或文件等发生的运费可报销。严禁个人物品运费报销。,,,,,,,,,,

2、物流月结运费，由物流部统计，报财务审核支付。除发货以外的运费必须由物流部经理签字审核原单是否为公司行为。到付运费转月结的不包括客户退货。,,,,,,,,,,

3、关于退换货产生的运输费用的报销：退换货产生的运输费用由相关业务员暂时支付，统一报销，单独黏贴凭证，报销时注明退换货原因，退货单号、并附上相关退换货单复印件。由于客户原因造成的运输费用，必须经公司总经理批准方可报销。,,,,,,,,,,

4、非月结运输公司费用报销：要有原始运单与发票凭证；运单要注明货物名称、重量等基本信息。,,,,,,,,,,

5、提货费报销：包括货运点提送货或雇车运货等报销要由部门经理确认背书原始凭证。,,,,,,,,,,

（三）车辆费用报销,,,,,,,,,,

1、公司车辆管理分包到用车人负责：保管、维护、记录、保养。,,,,,,,,,,

2、公司车辆费用报销包括内容：因公事外出的燃料、过路（桥）费、停车费，车辆运行费的报销，首先由用车人做好用车记录。报销与用车记录相符。（见附表2）,,,,,,,,,,

3、公车不允许私用，部门经理以上可开公车上下班，可报销有记录的燃料费。过路、停车费等其它费用不能报销。,,,,,,,,,,

4、公车如车辆发生违章或事故等及时配合行政部门查处相关责任人，如无法查处相关责任人，由汽车管理员全权承担所有责任。私车由车主负责事故处理。,,,,,,,,,,

5、公车车辆维修费和日常维护费的报销，在修车前用车人要填写车辆维修保养登记表经部门经理审核后交行政部备案后再修理或保养。（见附表3）,,,,,,,,,,

6、关于车辆的违章处理，使用公车办理业务时，如一年内发生违章行为二次以内的（含二次），需缴纳罚款的部分由个人承担罚款总额的60%，每年发生违章三次或以上的的（含三次），全部费用由用车人负责，罚款从当月的工资内扣除。私车违章由车主自行负责。,,,,,,,,,,

7、关于事故的处理：在使用公车办理业务时，如发生汽车的刮擦或碰撞，须马上报保险公司处理，并在一个月内完成汽车的维修处理，否则由延误维修发生的费用有个人承担。,,,,,,,,,,

8、私人车辆用于公事的做好用车记录，经部门经理审核后可报销过路费、停车费费用，油费按照公里油耗计算。（此条规定适用于私车不经常用于公事的情况）,,,,,,,,,,

9、业务人员私车经常用于公事的可以报销油费、停车费、过路费及车辆保养费用，需要做好用车记录并提供发票及保养清单。私事用车的自行扣除油费。其它修车费和保险费用不在报销范围。,,,,,,,,,,

（四）全公司性质的企业文化建议活动费,,,,,,,,,,

公司文化活动由行政部门统一预算并提出申请，经费报销由经办人准备好合法凭证，经部门经理、总经理审批，交财务部备案后方可报销。,,,,,,,,,,

七、费用报销凭证使用规定,,,,,,,,,,

（一）差旅费用报销单,,,,,,,,,,

差旅费用报销单是因公司业务发生出差异地的费用报销单据。,,,,,,,,,,

（二）费用报销单,,,,,,,,,,

除差旅费用以外的报销使用费用报销单，经办人将所发生的费用按照各项目类分别填报。经办人将填写完整、粘贴标准、审批手续完备的费用报销单交于财务。,,,,,,,,,,

八、费用报销信任制度,,,,,,,,,,

1、公司信任每个为公司办事的人员，因公花费本着“勤俭节约，实报实销”的原则。财务在审核时重点审核票据单价和票据的完整合规。审核人对因公花