会计服务外包业务的风险与对策思考

PAGEPAGE7会计服务外包业务的风险与对策思考内容提要：会计服务外包越来越多受到人们的关注，随着外包模式的不断演进以及计算机信息技术的不断发展，会计服务外包的内容更加广泛。但是企业在享受会计服务外包带来的专业化、低成本服务的同时，也面临来自服务商和企业自身的外包风险，企业在进行会计服务外包时，应注意采取积极措施规避风险。关键字：会计服务外包；外包模式；外包风险及对策一、会计服务外包概念与模式会计服务外包是指企业为了实现自己的目标，通过合同或协议的方式将会计业务处理过程中的某些事项或流程外包给外部专业机构（简称“服务提供商”）代为操作和执行的一种会计战略管理模式[1]。它是分工整合模式下组织企业会计资源的有效方式，有助于企业控制和减少成本，同时也易于更新、更专业的会计技术的实施和应用。其主要模式有：1．基础帐务处理外包。企业可先将不太复杂、风险不太大的会计业务（如总帐核算、往来帐款管理、工资核算、固定资产管理、报表系统、纳税申报等）外包出去。服务商加工处理这些信息不需要企业特定的业务背景，如果由企业自行处理,企业也不会增加自身的竞争优势。这样可以检验外包是否能够达到预期效果，与服务商的关系是否融洽2.内部管理会计业务外包。在第一种模式取得成功的基础上，企业可进一步扩大外包的范围（成本会计、内部审计、预算管理、业绩评价）。在这一过程中，企业需要深入分析哪些业务可以被外包，明确那些可能被外包的业务与企业内部其他业务的衔接点。对于一些非标准化的业务，企业还需要认真分析哪些仍可以予以标准化以便于外包，哪些必须留在企业内部[2]。3.财务管理业务外包。企业可将第二层的财务数据的分析、信用控制等业务（投资可行性分析、融资项目策划、税收筹划）外包，为企业投资及融资提供财务分析支持。采取这一模式的外包实际上是企业借助于“外脑”,企业可以进一步提高财务与会计工作的科学性和专业度。企业如果采取这一模式，还可考虑建立合作外包的模式，与服务商建立更高水平的持续的、灵活的合作关系。采用合作外包的模式，服务商能够针对企业特定的需求而提供更具针对性的服务。4.会计政策的制订业务外包。企业可将参与企业的战略规划、重大决策制定与实施等业务与服务商建立战略关系，甚至建立所有权方面的合作，共同定义企业的业务流程，并共同承担管理企业资产的风险。对于已经实施SAP等ERP系统的企业来说，可将软件的会计和财务部分的模块交给外包商，同时保持该软件模块的所有权。外包商直接利用这个软件模块平台为企业提供标准化的会计财务流程，此举可避免外包前潜在的整合问题[3]。二、会计服务外包的风险分析现代经济学理论研究为会计服务外包提供了理论基础，现代信息技术的发展为会计外包提供了技术支持，专业化服务商的出现为会计外包提供了市场平台，成功的会计服务外包可以帮助企业降低成本、提高绩效、增强竞争优势，巩固企业财务信誉。但是会计服务外包可能由于市场环境的不确定性、外包项目本身的难度以及企业自身能力的制约，导致外包活动不能取得预期的成果或失败从而造成各种损失。虽然会计服务外包风险不能完全消除，但是可以通过风险分析，最大程度地预防和规避。1.信息泄露或数据丢失的风险企业在与外包服务商的合作过程中，需要提供详细的会计信息，其中包括许多尤为重要商业机密。企业内部会计信息是不透明的，大多数企业担心把这部分外包出去后，会造成会计信息的泄露，特别是主要材料供应商、客户、及企业成本信息的泄露，给企业带来巨大的损失。如果外包商对于客户的资料没有建立严格的保密制度，对于内部工作人员没有明确的责任追究制度，在处理可能存在竞争关系的不同客户时是没有由不同专业团队分开处理，相关人员也不具有独立性时，客户信息资料的都会由于这些安全保密措施中的任何一环的不完善而泄露，从而可能给企业带来巨额损失。另外，外包服务商在处理企业的会计数据时，有可能会因为信息处理和传递过程中技术方面的不完善而丢失数据。这就需要对外包服务过程中所需的技术支持提出严格要求，包括技术的稳定性、发生技术问题时的补救办法以及补救的及时性、更换外包商时的技术衔接等。2.信息不对称造成的服务商道德风险企业与服务商无论是在合作之前还是合作过程中都必然存在信息不对称的情况。这就可能造成几种结果，一是存在逆向选择问题。这同时也是企业对服务商的选择风险。企业在选择外包商时无法真正了解到外包商的经营业绩、社会声誉、服务质量等与自己利益息息相关的信息，因此可能出现会出现逆向选择，不利于服务商的发展。同时企业也会因为这种信息不对称而选择了并不如意的外包商，一方面企业不但无法达到预期的水平，而且有可能由于服务商有意或无意的泄露商业机密，给企业带来更大的损失[4]。在会计服务外包中，发包企业与服务提供商在会计服务外包合同的约束下追求自身利益最大化，二者之间形成了一种委托代理关系，其中发包企业为委托人，而服务提供商为代理人。由于二者均以自身利益最大化为目标，从而导致双方的合作必将产生道德风险。由于交易双方信息不对称，服务提供商做出的损人利己的机会主义行为很难被发包企业发现，此时，服务提供商就很可能为了自身利益而采取行动，从而给发包企业带来损失。企业对于服务商工作人员的服务质量、业绩考核、业务水平等方面的管理存在一定难度，因此就有可能出现“说谎”和“偷懒”现象。特别是企业对外包服务人员的考核难以与其薪资水平挂钩,使企业对外包服务人员的管理更显得乏力。同时企业并不清楚服务商提供外包业务实际发生的成本，也使得外包费用的确定较为模糊。3.合作过程中双方的信任风险由于企业的员工对会计服务外包服务的认识上存在误区，认为企业会计如果外包出去，属于机密信息的企业会计信息,很可能泄露出去,从而对企业造成严重影响，因此在与外包商合作时难免会顾虑重重，从而产生了对外包商不信任的现象。这就导致当外包商来了解企业情况时,企业却将重要信息隐瞒,导致服务商不能很好地发挥自己的职能,提供高质量的服务,甚至使两者之间的合作难以继续。另外由于在信息流中，企业负责收集原始信息，而由服务商进行处理分析，企业与服务商之间相互独立，很难互相监督彼此的工作，这就有可能会导致双方相互猜疑。服务商不清楚企业是否提供了真实可靠的原始信息，企业不确定服务商处理数据时是否准确无误，且能够满足了企业的需求。因此双方只有秉着相互信任的态度才有可能使得合作成功，获得双赢。4．服务商对公司的控制或牵制风险相对于核心竞争力，会计信息也是企业较重要的资源，企业生产经营过程的各种指标都可以通过财会信息进行反映，并且会计信息可以满足不同的主体对企业不同的需要，比如投资者的投资决策要参考企业的财务报告，融资机构的融资行为要考察企业的资本情况及资金获利能力等等。如果长期将企业的重要会计工作交由外包服务商去完成时，企业会形成对外包服务商服务的依赖性，自己在做出某些财务决策时会需要服务商进行策划，严重的会受丧失政策制定的控制力。而这种依赖还有可能导致其他风险。一是当企业的业务在不断扩张时，需要的服务也会发生变化，而外包服务商是否能适应企业扩张的速度就成为对服务商的一种考验。如果企业的发展因此而受到制约就得不偿失。二是如果企业想要更换服务商或收回其外包服务时，必须负担交易费用(包括谈判费用、违约费用等)、会计信息、企业秘密在转移过程中外泄的风险、与新服务商熟悉过程等等机会成本，如果这些成本还高过之前的代理成本，那企业就有可能放弃之前的打算，不利于企业的发展。面对这样的风险就要求企业的管理者提高自身的素质，要有积极参与企业决策制定的责任感，要掌握住管理决策的权力。企业的管理人员要有高度的整体观，所做的决策要符合企业整体战略发展的需求，可以利用外部服务商的专业技能对所需要的信息进行归类、汇总以及进一步的进行各种分析，但是外部服务商只能处于数据或者政策的起草阶段，只能为企业的各种政策的需要提供参考意见，不能决定管理层最终决策的制定。三、会计服务外包风险防范措施会计服务外包是企业短期内获得专业化、低成本的会计服务和解决会计问题的捷径，但是它并不能解决所有的会计问题。企业应该认识到会计服务外包是一种充分利用外部资源、发展企业核心业务的重要手段，而不是企业推脱财务管理责任的借口。因此企业最大限度的利用外包商在专业技能上的长处同时还要注意自身会计人员的培养。企业将简单的会计业务外包出去，目的就是将自己有限的会计人员用于财务分析及战略的制定上来，所以会计服务外包之后，对会计人员的培养仍然必不可少。只有这样才能从根木上提高本企业的会计管理水平，摆脱对外包商的过分依赖，更好地为企业决策服务。另外企业在与外包商合作过程中要抱着相互信任的态度，才能使合作愉快成功。1.外包服务商的选择选择合适的外包服务商是企业实施会计服务外包战略关键的一步。企业通常会面对多种和多家外包供应商，比如应用服务供应商、商务服务供应商和计算机服务供应商。由于上述的企业对服务商产生依赖风险并且承担高昂的机会成本和信息泄漏风险，因此企业必须充分了解外包商各方面的情况，综合评估进行选择[5]。（1）服务商的信誉和服务质量。良好的信誉是服务质量的保证。外包服务商在行业中累积的信誉是以前客户对该服务商服务的一个综合评价，很具有参考价值，企业可以通过服务商的信誉了解服务商在同行业中所处的水平。二是服务质量。服务质量包括服务可靠性以及效率。服务可靠性，即指服务商有一系列的措施能确保企业的信息安全，不泄露商业机密。而效率是指服务商能根据企业需要及时准确的完成外包服务，达到企业的会计目标。（2）服务商的业务能力。业务能力是否满足企业预期要求，是否能有效解决企业的问题，是选择外包商的重要因素。因此应该选择行业中居于领先地位、有经验的服务商，服务过的企业越多，会计管理时间越长，会计管理经验越丰富，市场地位及市场成熟度越高的外包商越值得信赖，这样能保证合同承诺；（3）服务商的收费水平。企业进行会计服务外包主要的一个原因是降低成本，企业必须衡量外包成本和留存业务的成本，在选择外包商时，当其他条件相差无几时应该选择要价最低的外包商。但要从长远考虑，不应只看短期效益；（4）服务商的营运理念。应该寻找与企业有相近的文化、战略的服务外包商，这样的服务外包商可以作为长期的合作伙伴。主要包括：①较高的成功可能性，包括好的持续性服务和经济收益；②强有力的文化契合，应该拥有全球化的背景以及拥有可以在雀巢本地市场经营的资源；③固定的收益，在合同稳定之前，要有一个在保持固定收益的基础上共担风险和共享收益的机制；④运营的灵活性，供应商的公司治理结构应该具备灵活的解决方法和变革管理。2.服务外包的范围和流程要符合企业需要企业必须根据自己的实际情况包括拥有其核心技术和优势资源等来确定合理的外包范围，即哪些业务可以外包，哪些业务必须自己来做。企业在实施外包战略时不能过分强调短期的利益，应当考虑自身的财务管理能力和可能涉及的商业机密及潜在风险，权衡利弊轻重，将财务资金营运管理中的弱势资源外包出去，同时保证外包策略的实施不会损害其它部门的利益或影响企业的战略规划。从实践看，如下事项或流程环节通常被列入外包的范围：（1）非核心事务性、操作性的交易事项或流程，如记账、纳税申报、工资发放、催收款、资产保管、报表编制等。（2）专业性强或耗时多的事项或流程，如可行性研究与论证、信用调查与评估、财务流程分析与再造等[6]。3.认真签定外包服务合同在确定了服务商和外包范围后，就要制定详细的外包合同，合同应该尽量涉及合作的方方面面，以确保外包服务的成功实施。总的来说制定合同要重点关注以下几个方面：一是外包的具体业务、价格、期限、双方的责任和义务等，这些是最基本的内容，是确保服务的关键。二是会计信息的保密措施。由于企业的会计信息涉及众多商业机密，所以签订合约时必须在充分了解提供外包的公司为保守商业秘密而采取的措施、处理相关业务人员的职业道德和外包公司内部制定的防范制度的基础上，就会计信息的保密措施签订详细的条款。三是奖励与惩罚条款。这主要是侧重对服务商绩效的考核。企业可以与服务商协商制定相关指标来考核绩效，并做出相应的奖励。同时就合作中出现的一些重大失误如信息泄漏等，企业也可以与服务商协定惩罚的措施，这些都有利于提高服务商的服务质量和效率。4.加强与服务商沟通与管理企业与外包服务商是利益共同体，因此二者必须正确看待合作关系。企业要意识到只有自己抱着信任的态度通力配合才能是外包服务成功，这就要求企业做到：一是加强与服务商的沟通。企业应该就服务的各方面与服务商进行沟通，让服务商清楚了解企业的实际情况以及对服务的要求，且对因市场的改变而引起的财务决策的改变要及时通知合作方，避免会计服务外包失败的风险。二是保持外包活动的控制力。高级管理人员应当保持对会计服务外包业务性能的随时监测和评估，并及时与服务商交换意见。同时，防止服务商工作人员窃取和泄漏企业的会计秘密，给企业造成不必要的损失。三是对服务商的持续管理。由于外包是一个长期的合作过程，要加强与外包商高层人员的沟通，包括建立非正式的沟通，研究解决有关外包过程中可能产生的问题。在利益共享的基础上，建立一体化的运作体系，不断改进双方合作的深度与广度。保持持续改善的精神是达到长期成功的关键，应该做到以下几个方面：①评价业绩。企业应该建立评价服务外包商的业绩评价流程，通过定期的服务检查，测算外包对企业财务和经营的价值性影响等，并在此基础上定期提出外包绩效分析报告，供管理层进行外包后续决策时参考，并进行持续改进；②建立一个冲突管理程序。好的工作伙伴关系并不意味着没有冲突，无论计划多么有效，冲突总是不可避免，建立一个冲突管理程序，使得双方能够协调工作，判断差错出在哪里并寻求解决方案。在谈判和沟通中保持诚信，当事情没有向预计方向发展时，发包商和服务商都应该承担责任，并努力找到一个有建设性的、相互协作的处理方法来避免长期的合作伙伴关系受到损害；③风险管理。外包既是回避和