erp管理系统详细解决方案

X公司ERP管理系统具体解决方案文档作者: 创建日期: 确认日期: 控制编码: 当前版本: 审批签字:X公司项目经理A公司项目经理 拷贝数量 _____文档控制更改记录日期作者版本更改参考审阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置目录TOC\o"1-4"\h\z文档控制 ii更改记录 ii审阅 ii概述 1目的 1相关文档 1ERP总体实行架构 2总体实行目的 2X公司目前的组织结构 3ERP相应的组织结构设立 3未来业务集成模式 5制造业务 5需求计划录入和生产分解 5需求变更 6未按期完毕计划调整 6压缩计划周期的计划调整 6应急采购计划 7新品计划 7计划需求的冲减 8生产计划的接受和执行 8加工件跨分厂的生产工序转移 9产品竣工入库业务 10产品竣工入库业务（有特殊跟踪） 11生产过程中自制件检查不合格的业务解决 11物料清单和工艺路线建立 13替代物料的解决 14设计更改 14改制生产计划下达 15返修业务的跟踪和解决 16拆车业务的跟踪和解决 16生产过程中采购件发现不合格品的处置 16产品中采购件供应商的跟踪业务 17销售业务 18客户和销售订单维护 18销售收款 18发车 19销售退货 20产品配置 20实现方法 21服务业务 21财务部分 23总帐业务 23会计制度 23帐簿设计 23会计周期 24会计科目结构 25凭证分类及来源 25会计凭证录入 26凭证审核、调整、过帐 27记帐本位币 28功能分派 29预算 29财务分析 31应付业务 32供应商管理 32供应商的统一命名与编码规则 33供应商地点 33供应商类型 33供应商其他信息 33发票管理 34发票的确认时间 34发票的编码方式 34材料采购管理 34方案评估 36费用类易耗品采购 36固定资产采购 37员工、部门费用报销管理 38预付款管理 38付款管理 40外币业务解决 41应收应付抵帐业务 41抹帐业务解决 42应收管理 42事务解决类型 42事务解决编号 43客户管理 43收款管理 45收款银行管理 46帐龄分析、查询与报表 48退货管理 49协议信息管理 50钞票管理 52银行对帐单管理 52钞票预测 53固定资产管理 55资产管理 55资产分类的管理 56资产位置、负责人 57资产的地点管理 57固定资产管理的管理员 57固定资产编号 57固定资产增长 58购入 58在建工程转入 58有偿转入 58无偿转入 58在建工程管理 59固定资产转移 61固定资产调整 62固定资产折旧 63固定资产报废及盘盈、盘亏的解决 63固定资产报废及盘亏的解决 64固定资产盘盈的解决 65固定资产查询和报表 65固定资产系统与相关系统的数据集成 66采购业务 67组织选项 67采购代码 67采购人事 67采购业务 67采购接受入库业务 70采购退换货业务 71供应商认证评估 73库存解决方案 75组织选项 75计划入出库业务 77退库事务 77杂项事务 78库存盘点 80生产成本 84业务需求 84解决方案 84成本采集 86质量解决方案 89业务现状 89采购入库检查： 89过程的检查 89成品的检查 89问题与需求 89解决方案 89收集计划 89规格定义 90采购接受检查 90生产检查 90成品检查 90未解决的问题 91未解决的问题 91概述目的通过前期对X公司（以下简称X公司）的调研，同时结合ERP的管理思想、功能特点，共同构成了该“具体解决方案”。重点描述了X公司的财务方面、生产方面和分销方面的业务流程和组织形式。该方案中，我们将明确：ERP总体实行构架未来的业务模式相关文档项目实行目的、范围和里程碑业务调研报告总体解决方案ERP总体实行架构总体实行目的希望使用ERP系统以后，可以协助X公司建立一个以离散制造管理和标准成本管理为核心的管理体系，实现：建立一个从营销订单管理、采购管理、仓储管理、生产管理、质量控制到财务管理实现全面集成的系统；财务上，满足平常财务管理和会计核算的需求，并符合国家规定的财务规范；加强财务计划和管理，实现财务预算管理和财务分析；规范库存管理，增长库存管理的透明度，减少库存成本，与财务有效集成；规范采购流程，减少采购成本，与应付帐款的有效集成；加强对生产过程的管理，对生产计划、进度、以及生产过程中的料、工、费信息进行有效的跟踪和控制，并准确及时反映；加强对生产成本与核算的管理，及时准确提供生产成本的动态信息；加强生产分析功能，能提供多角度、全方位的生产状况查询功能和报表；建立规范的质量信息的管理、采集、分析体系；加强对各部门资产管理的力度，满足财务对资产管理的需求；提供决策支持信息。X公司目前的组织结构略ERP系统上线后的组织结构：略ERP相应的组织结构设立在上图中，有四部分不纳入ERP管理的范围：管理部、党委工作部、投资发展部和厂办。在财务上的相应：在ERP中，财务科目结构中有专门的“部门段”，它的设立反映了公司管理考核的明细限度。现将为“营销部”、“生产制造部”、“质量部”、“财务部”、“技术开发部”、“管理部”、“党委工作部”、“投资发展部”、“厂办”和各分厂及所属各部门（工作中心），在“部门段”分别设定会计科目。当前“X公司”是“三个工厂三套帐”的模式，需要建立ERP中的“多组织”结构。但是考虑到“X公司”未来的发展和组织结构重组的需要，因此，将“X公司”设定为“一个工厂三套帐”的模式。在生产管理上的相应：在ERP系统中，需要设立“库存组织”（工厂），在未来ERP系统中设立三个工厂，即：X公司、下料厂和底盘厂，但生产系统所有包含在X公司中。设定三个库存组织，是为了满足三套帐的需要设定的，但在实际生产中使用的是一个库存组织－X公司，月末帐务解决用手工解决，。此外，在ERP生产管理模块中，需要设立“部门（即工作中心）”。其中我们可以指定每个“部门”有哪些工人或哪些设备，可以把任务分派给某个部门，可以根据某个部门进行能力平衡或考核等。只需要把与生产直接相关的部分设立成“部门”。在以后实际工作中将每个分厂设立成“部门组”。未来业务集成模式制造业务需求计划录入和生产分解业务分析：当前X公司的产品在市场上供不应求，客户对产品的需求比较急，为满足市场的规定，生产系统需要按销售协议以及市场预测来组织生产。生产处计划员：依据财务部预算计划处下发的三个月滚动计划、备件生产计划、三包计划、应急采购计划（由需求部门书面提出采购请求）或临时计划调整，在ERP系统中录入并维护主需求计划，主需求计划只维护一个；根据主需求计划，进行生产能力检查，若生产能力负荷不均衡，则调整需求计划，并重新进行生产能力检查；若生产能力负荷均衡，则编制物料需求计划；检查采购计划的计划信息，若采购计划不能及时完毕，则调整生产计划，重新运算MRP；若采购能及时完毕，则下达生产计划和采购计划；根据系统提醒的生产计划和采购计划分别下达生产计划和采购计划；运营“延期计划报表”报表，打印延期计划明细，监督生产计划执行情况；重新运算MRP，监督计划的执行，并及时协调解决生产过程中出现的例外情况，并进行计划执行情况分析；打印当天或第二天临时增长的生产任务的派工单，并下发到相关分厂执行；一些库存数据在MRP运算时不参与运算：废品库、成品寄销库、备件库、三包库。需求变更说明：需求变更涉及：需求增长、需求减少和需求更改等。未按期完毕计划调整说明：提醒信息出现在计划员工作台的例外信息中。压缩计划周期的计划调整说明：提醒信息出现在计划员工作台的例外信息中。应急采购计划说明：生产处通过将应急计划维护进主需求计划来保持当前的供应与需求的平衡，运营MRP来监督计划的执行；采购业务在采购申请下达时立即开始执行。新品计划说明：名词解释：车间帐务类是指生产任务的成本采集科目组合。对于新品计划，由于需要在生产过程中进行单独的成本核算，新品计划在下达前，由财务部定义新品的车间帐务类；生产处对新品的试制单独维护一个主需求计划；由于新品在进行生产计划时，存在数据的不拟定性，因此不能进行粗能力平衡；在运算MRP时，不考虑当前的库存数量、在制品数量和执行的采购业务，下达生产任务按新品试制的车间帐务类进行跟踪解决；计划需求的冲减说明：生产处计划员根据《成品库的发车日报表》修改主需求计划中的相关条目，修改的原则是：优先修改主需求计划中的日期最前的需求计划。生产计划的接受和执行分厂根据生产处下达的生产任务，组织生产。分厂计划员：从系统中查询计划时间栏中需要执行的加工任务，检查工作中心的负荷情况；若工作中心的生产能力负荷不均衡，在保证竣工日期的情况下可以调整生产任务执行的工作中心或生产任务执行的设备，进行计划的拆分；当生产能力严重局限性时，应当告知生产处计划员调整主需求计划或相关作业计划；若工作中心的生产能力负荷均衡，第一道工序的分厂计划员打印《加工任务单》，《加工任务单》随生产件进行转移，相关分厂计划员打印《领料单》；将领料单下达给分厂辅助人员组织备料；将《加工任务单》下达给工作中心组织生产；根据生产人员的生产任务反馈，及时登录生产任务的执行结果，录入工序资源工时、人工的实际工时和完毕的实际数量，当天的执行情况必须当天登录；若出现质量问题，需要分别转移，由分厂计划员手工书写一份《加工任务单》进行分单跟踪；最后一道工序的分厂计划员负责保管《加工任务单》，根据检查结果登录质量信息；当天打印第二天的《加工任务单》和《领料单》，下达给生产人员进行生产；对于分厂内的互供件，产品竣工、检查合格后由分厂计划员办理竣工入库事务，入分厂二级库；按天打印分厂二级仓库的《领料单》、《入库单》，并传递给财务部成本会计；分厂辅助工：依据《领料单》对仓库发放的物料核对并签收，并负责保管在分厂临时存放的物料；根据生产计划，将物料及时发放给相关工作中心或生产人员；根据工艺路线的规定，将加工件及时转运到下道工序；收集生产任务执行情况，并将有关信息传递给本分厂计划员；根据工艺路线的规定，将加工件及时转运到下道工序；生产人员：接受分厂计划员下达的生产任务，并根据任务向分厂辅助工规定备料；进行技术准备，并组织生产；工序完后如实填写《生产工时登记表》，并将《生产工时登记表》经分厂辅助工交分厂计划员；物管处：负责进行备料并发料；在ERP系统中登录发料信息，并在领料单上签字确认；说明：对于分厂内部互供的加工件，在系统中设立分厂的二级仓库作为分厂内部互供的加工件竣工仓库，由分厂计划员在ERP系统中登录入库事务，发料事务采用倒冲的方式进行。加工件跨分厂的生产工序转移业务分析：X公司当前的生产过程由于历史设备排布因素，存在部分加工件在两个或多个分厂间加工才干完毕的工艺排布问题。为满足有效跟踪和监督加工件在分厂间的转移交接和进行分厂核算的需要，分厂间交接采用《加工任务单》作为交接凭据。上道工序分厂计划员：根据加工人员的反馈在系统中登录工序完毕信息，将加工件信息移动到移动工步；上道工序分厂辅助工：根据产品工艺路线的规定，及时将加工件送入下道工序；下道工序分厂辅助工：根据《加工任务单》确认加工件的转移时间、品种和数量；下道工序分厂计划员：根据分厂辅助工的确认结果，将加工件的信息从上道工序的移动工步转移到本道工序的排队工步；说明：各工序地检查按工序地检查规定进行检查。产品竣工入库业务本业务不包含需要进行序列号跟踪的产品竣工入库业务。生产人员：生产任务完毕后，根据《加工任务单》报检；检查员：根据生产人员的报检规定进行检查，检查合格后，在《加工任务单》上记录检查合格信息；分厂辅助工：根据检查结果和《加工任务单》，将检查合格的竣工产品送入仓库；将经仓库保管员签字确认的《加工任务单》交给分厂计划员；仓库保管员：根据《加工任务单》核对分厂辅助工送来的产品和产品数量，并在《加工任务单》上签字确认；在ERP系统中记录竣工入库信息，打印《零部件入库单》（一份）交财务部；产品竣工入库业务（有特殊跟踪）本业务针对需要进行序列号跟踪的加工件或产品的竣工入库。本业务解决与无特殊需求的产品竣工入库业务的解决的差异在于：仓库保管员在登录竣工入库事务时生成产品序列号，并对产品根据序列号做物理标记。生产过程中自制件检查不合格的业务解决业务分析：X公司在生产过程中由于生产工艺的因素会出现产品不合格现象。质量管理部门对产品质量的监控和管理依据产品质量标准进行。由于产品产量大，对质量数据的采集、分析和管理工作量较大。为解决质量数据的采集、分析和管理的工作，在ERP系统中将记录产品质量数据。相关部门在接到不合格信息进行质量解决时，应当在4小时内给提出单位作出解决的回复意见。分厂计划员：在发现加工件存在质量问题时，将加工件信息移动到发现质量问题工序的拒绝工步；（注：拒绝表达发现加工件在该工序发现存在质量问题，需要等待进行质量解决。）检查员：对产品进行检查，对不合格品记录不合格品的质量数据；进行初步鉴定，需要报废的，鉴定报废；不需要报废的，鉴定责任单位或责任工序；对返修后的产品进行复检，合格的填写产品合格单，由分厂计划员登录《加工任务单》的执行结果；需要报废的鉴定报废，由分厂计划员登录报废信息；认为可以申请让步接受的，批准责任单位申请办理让步接受；分厂计划员：根据检查结果和检查员的鉴定，在系统中登录不合格产品信息和不合格的技术参数，并将不合格品信息移动到责任单位的责任工序的排队工步；对检查员鉴定需要报废的产品，在系统上登录产品报废信息；工艺处技术员：根据反馈的产品不合格信息，组织进行技术分析，提出返修方案，由生产人员进行返修；对于不能返修需要报废的，鉴定报废，由分厂计划员登录产品报废信息；对责任单位提出的让步接受申请进行审核，不批准让步接受的鉴定报废，由责任单位计划员登录报废信息；根据质量部最终批准的让步接受的规定修改工艺数据；研究所：对责任单位提出的让步接受申请进行审核，不批准让步接受的鉴定报废，由责任单位计划员登录报废信息；根据质量部最终批准的让步接受的规定修改技术数据；质量部：对责任单位提出的让步接受申请进行审核，不批准让步接受的鉴定报废，由责任单位计划员登录报废信息；批准的则由责任单位协调研究所、工艺处修改产品技术数据；对质量问题进行质量分析，鉴定质量责任；责任单位计划员：根据鉴定结果，报废的登录产品报废信息；返修的提出超定额用料计划报生产处审批，并组织生产人员进行返修；根据复检结果，报废的登录产品报废信息；合格的登录《加工任务单》的执行结果，对于需要让步接受的办理让步接罢手续；根据工艺处、研究所和质量部对让步接受申请的鉴定报废的结果，在系统中登录产品报废信息；鉴定允许让步接受的，在系统中登录《加工任务单》的执行结果；物料清单和工艺路线建立研究所：完毕产品设计后，将技术图纸传递到工艺处进行工艺设计；工艺处：进行工艺设计；根据工艺设计的结果在ERP系统中创建工艺路线；根据工艺生产的顺序在ERP系统中创建物料清单；对配置产品结构，由工艺处根据产品特点，构建产品的配置产品结构，产品设立为模型，将构成产品的部件建立为标准的产品结构；替代物料的解决针对X公司当前存在大量的不同供应厂家供应的物料可以替代的解决情况，由于替代物料存在性能相同、安装尺寸相同，可以直接替代的特点，该业务作如下解决：将不同厂家提供的物料定义为一种物料编码和物料名称；由采购部门定义X公司物料编码和供应商物料名称间的相应关系；生产处在作MRP计划时按X公司物料编码编制物料需求计划并下达采购计划；供应处根据采购计划和采购协议的规定进行采购计划分派，执行采购业务；在采购订单上同时打印X公司的物料编码和供应商的物料名称；仓库在接受时按X公司的物料编码根据采购订单接受；并对物料分供应商进行分类管理；分厂在领料时，仓库按同一物料发料，每次发料时优先发放同一供应商的物料；设计更改研究所：根据规定进行产品设计更改；下达更改告知给工艺处、生产制造部、相关分厂和其它相关部门，并进行图纸修改；在《设计更改告知》上要注明技术更改的项目、内容和对在制品、库存物资的明确的处置意见；对于被其他产品借用或借用其他产品的零件的更改，必须更改技术图纸图号；工艺处：根据《设计更改告知》确认修改产品结构和工艺路线的时间；编制技术更改的产品工艺和对在制品、库存物资的改制的产品工艺；下达《工艺更改告知》和改制工艺给生产处、相关分厂和其他相关部门；并在ERP系统中维护物料主文献、物料清单和工艺路线；生产处：确认技术更改执行的时间、范围或产品批次；根据技术部门提出的对在制品的处置意见，取消生产任务或下达改制生产任务；重新运算MRP，进行计划分解，产生新生产计划和采购计划；下达新的生产计划和相关采购计划。改制生产计划下达改制生产计划涉及：在制品、库存物资的改制计划。工艺处：根据研究所的技术人员提供的《设计更改告知单》或换件明细，下达改制的工艺文献和产品结构给生产处；生产处：根据工艺处下达的改制工艺文献和产品结构在ERP系统中定义标准生产任务，任务对象为改制的目的产品；工艺处：根据生产处定义的相关任务，按改制工艺文献修改产品结构和工艺路线；生产处：将定义的生成任务发放；运算MRP，进行计划分解；下达相关的生产计划和采购计划；返修业务的跟踪和解决其他的特殊业务涉及：返修业务、服务的拆车业务等的特殊业务跟踪。说明：对于返修业务的跟踪和解决通过在系统中定义非标的生产任务来解决；返修的非标任务的目的件为返修件自身；返修件自身作为组件定义在组件明细中，其他在返修过程中需要领的件在组件明细中以正数定义，需要退回仓库的件以负数定义；拆车业务的跟踪和解决说明：拆车业务指的是根据特殊的业务目的，从已经完毕的整车或部件上将部分零件或部件拆下来的业务过程，不包含再装配的业务。对拆车任务，若拆车后，整车不能保持完整状态，非标任务的目的件为空；若拆车后，整车保持完整状态，非标任务的目的件为产品自身；从整车上拆下的件，以负数的形式定义在任务组件明细中；对拆车的非标任务竣工时，将拆后的车入产成品待决库，同时将拆车明细已书面形式提供应仓管员保管；对拆后的车进行再装配参考返修业务来解决；生产过程中采购件发现不合格品的处置在生产过程中，发现所领的物料存在不合格时，应当针对不同的情况进行解决。对由于生产一线工人在生产过程中发生的采购件不合格，应当在分厂进行报废；对不是生产工人导致的，由分厂退回原领料的仓库，换领合格的物料。以下流程重点描述后一种情况的业务解决。说明：检查员根据生产工人的反馈，对发现的也许不合格的采购件进行检查；对退回仓库的不合格件的解决，参见采购部分的换货业务解决；对退回件的再领料的解决，参见仓库部分的计划单据发料解决；仓库打印退货单；仓库保管员与分厂辅助工在退货单上签字确认，并传递一份给财务部。产品中采购件供应商的跟踪业务业务分析：为有效跟踪和管理供应商的产品质量，加工对供应商的管理和产品服务的管理，X公司需要对产品上的一些重要件进行供应商信息的跟踪。解决方法：由整车（涉及：底盘、整机）装配或调试检查员在检查时进行书面记录。质量部、服务处和生产制造部：提供需要进行跟踪的零部件的信息规定；整车（涉及底盘）装配检查员、调试检查员：检查时跟踪并书面记录需要跟踪件的信息；将检查员记录的跟踪件的信息的书面材料随产品一起交入成品库；服务处：在发车时从成品库保管员手中取得跟踪件的书面材料，并将信息登录系统；销售业务客户和销售订单维护销售员：收集并向营销部商务处报告完整和准确的客户信息；营销部商务处业务员：根据销售员提供的客户信息，在ERP系统中维护客户数据；组织公司相关部门对客户特殊需求的销售订单进行协议评审；拟定价格；销售员：与客户签订产品销售协议；商务处业务员：将销售协议输入到ERP系统中；销售收款营销部商务处：检索符合收款条件的销售协议，并根据欠款情况打印《催款函》；销售员：负责向客户催款，根据客户关系状况和客户欠款情况向客户发送催款函；收到客户的付款后，将票据转财务部；财务处：对客户付款票据进行核对并进行收款记帐；发车营销部商务处：检索销售协议，找出可以发货的销售协议；根据销售协议检查客户的付款情况，若付款不符协议规定，告知客户付款；满足发车条件则打印发车提单；发车辅助人员：根据发车提单进行发车准备；并负责发车；成品库保管员：对于向最终用户的发车，在ERP系统中登录发车信息，记录最终用户的相关信息；对向经销商的发车，在ERP系统中登录库存转移信息，将产品从成品库移动到经销商库位。销售退货说明：成品库仓管员办理退货时，采用杂项接受的方式将退的成品入产成品待决库；财务部根据退货批准和退货手续进行财务帐务解决，如：计凭证、开红票、退款等；产品配置工艺处：负责建立产品配置的整体信息：模型BOM和工艺路线信息；根据客户需求进行产品配置；根据销售订单的配置产生用户需求的产品配置；生产处：根据销售订单生成主需求计划；运营MRP，进行计划分解；下达生产计划和采购计划；实现方法X公司的产品在生产过程中存在多层的产品配置现象。实现方法：将产成品做成模型，将基于产成品的可选项做成标准的零部件，在产品生产工艺的最上一层实现产品配置。具体图例如下：服务业务三包服务业务是X公司现在最大的服务业务，在服务业务中要进行服务领料的跟踪和管理。服务工程师：按规定及时记录客户的服务请求；协调相关人员或部门对客户提出的请求拟定解决方案；对需要派工或领料的服务请求，手工出具派工单或领料单；服务人员或其他辅助人员：根据领料单从备件库领料，并按规定发到目的地；备件库保管员：根据领料单将零件发给服务人员，并记录服务人员的材料帐；接受服务人员返回的旧件，并核销服务人员的材料帐；做好备件库的备件计划，及时按计划进行补库，补库通过《领料单》进行补库交接；及时将旧件提交质量部进行质量分析，做好旧件地报废工作；服务人员：根据派工单进行现场服务；服务完毕后填写服务过程卡并上交给服务处，并将“三包”旧件返回给备件库；服务工程师：根据服务过程卡维护“三包”服务知识库；财务部分总帐业务会计制度业务现状目前X公司采用的是分行业会计制度。这种会计制度是我国在实行市场经济之前，考察了我国各行业的不同特点和发展状况，提出的一套分行业的会计体系。这套体系在我国现在市场经济蓬勃发展，各种公司之间的交易和交流日趋频繁的情况下，已经越来越对公司的发展带来阻力，也不能满足公司长远发展的需求。X公司目前采用的这种会计制度也不能满足X公司希望改制并最终上市的目的。解决方案本项事务是对系统中所采用的会计制度的介绍。针对X公司希望建立股份公司，并争取在一定期候上市的目的；根据X公司的希望建立现代公司制度，建立现代的财务和会计体系，以促进公司迅速发展的愿望，也考虑到实际提高公司管理水平的目的，我们建议X公司放弃旧的会计制度，采用国家新颁布的股份制公司会计制度。方案评估：股份制公司会计制度，是国家根据我国市场经济的发展，和我国公司的进步，并参考了国外先进国家的会计体系，形成的一套通用的会计制度。使用这套会计制度必将优化X公司的财务管理，提高X公司财务核算的对的性、及时性，并最终提高X公司的管理水平，适应当前我国市场经济的发展状况。帐簿设计业务现状目前X公司分为：X公司、下料分厂和底盘分厂三个实际按照法人实体操作业务的实体，每个分厂都有自己的帐务记录，都规定出各自的财务报表。三个分厂使用一致的科目结构、本位币和会计分期，独立的帐簿，来管理公司的会计核算。目前X公司已经使用了用友财务系统，该套系统基本上是模拟手工记帐的一套财务核算系统，涉及：帐务核算的总帐系统和销售核算、固定资产核算、工资核算、往来核算、成本、费用核算、材料核算等部分，其功能大部分仅限于记录分录数据；其各部分间互相孤立，几乎没有集成；财务和业务没有集成，财务不能适时反映库存、在制品、销售、采购等信息，导致财务数据孤立，不能及时反映生产状况，提供决策依据。为保证财务与其他部分之间数据的准确、一致，必然要花费很大的精力来解决数据互相校对工作，增长犯错的也许性，不利于财务部门及时、真实、准确提供财务数据；另一方面，各部门、分厂之间信息共享性差，部门之间的数据共享还停留在纸面材料的传递的层面上。为此，X公司希望通过本次ERP的实行，可以达成各财务系统间以及财务与各业务系统间互相集成，改善信息共享，提高工作效率，减轻低档劳动量，增强财务数据的准确性、及时性，并进行强有力的财务数据分析，更好的为领导层决策提供依据；使利润中心、成本中心、费用中心的考核和预算简朴易行，提高公司管理水平；为管理决策提供及时、准确、真实的财务报告。解决方案本项事务是对系统中账簿设立情况的描述，由A公司设立完毕。基于对X公司的业务现状与未来公司发展需求的分析，结合ORACLE软件，提出如下解决方案：我们在系统中设立了三个帐簿和三个法人实体，其中的一套是为X公司使用的，X公司的这一套可以在系统中自动记录下料和底盘的生产数据，而下料和底盘的两套只是为下料和底盘手工记录账务而设立的。X公司、下料分厂和底盘分厂三个法人实体三个分厂分别使用一个独立的、集成的财务帐簿，数据分离方案评估：提高数据独立性、共享性由于OracleERP信息管理系统中的总帐系统，拥有灵活的科目设立方法，通过对科目结构不同段的设立，来满足公司对成本中心、费用中心会计信息的归集，运用系统提供的标准报表和FSG工具定义的财务报表，使得对利润中心、成本中心、费用中心的考核简朴易行，提高公司管理水平。由于OracleERP管理信息系统提供了高度集成功能，通过接口可以达成总帐系统与子系统的集成，使X公司信息共享变为现实。由于Oracle方便的汇总查询方式及灵活的财务报表定义工具，使用报表生成器以及系统提供的标准报表，提供较完善的财务数据，以供财务人员进行有效的财务分析，使决策层对财务分析更为及时、高效。帐簿名称：X公司帐簿简称： X_BOOKS会计周期业务现状X公司的会计年度采用公历年份，即每个会计年度自1月1日到12月31日，会计年度划分为：每个会计年度划分为四季，每季有三个会计期。解决方案本项事务是对系统中会计分期设立情况的描述，初始情况由A公司设立完毕，以后的维护由系统维护岗位负责。每年在下一会计年度开始前，由专门的人员根据X公司相关部门提供的下一会计年度会计期划分表（以自然月份为一个会计期），并对Oracle总账系统的会计期进行维护。每月，在月初关闭上个会计期、打开下个会计期。关闭总帐会计期应在各子系统已向总帐传送数据并关闭子系统会计期之后进行，打开总帐会计期应在各子系统已向总帐传送数据并关闭子系统会计期之前进行，以保证数据的完整性、准确性。初始时，本方案暂时将X公司总帐日历定义为15个期间。第1个期间为年初第一天，其功能是年初调帐，后12个期间为自然月份，最后两个期间为年末最后一天，其功能是年末调帐。会计科目结构解决方案本项事务是对系统中科目结构设立情况的描述，初始情况由A公司设立完毕，以后的维护由系统维护岗位负责。为了适应国家对财务核算的新规定和X公司不断发展的需要，X公司决定采用国家新颁布的股份制公司会计制度及相应科目结构。Oracle会计科目结构的设立通过灵活定义会计弹性域结构完毕，每个弹性域由若干段组成，各段可以分别记录公司名、部门、会计科目代号等与财务管理相关的信息，改变了以往仅能通过增长明细科目反映附加信息的状况，无需为增长某一信息而必须在自然科目段中增长若干子值，从而使整个会计科目结构更加清楚。Oracle在弹性域中还提供了安全性设立、交叉验证等功能，可以限定某些信息仅在特定会计科目组合中反映，增强了数据录入时的安全性。据此，在分析X公司现状与未来需求的基础上，建议X公司的会计科目结构为五个段，依次为：公司段（2位）、成本中心段（4位）、科目段（11位）、产品段（4位）、备用段（5位）公司段的设立可保证会计分录在同一公司内的借贷平衡，并且使X公司、底盘分厂、下料分厂三个分厂之间的财务数据分离。成本中心段的设立可以对公司的下属部门进行核算，为及时反映各部门的财务状况和费用使用情况，提高管理的细化限度和总体水平提供了也许性。科目段的设立用于反映正常的会计科目信息，一级科目的设立和编码按财政部的会计制度执行（编码以四位字符表达）；在一级科目下，根据内部核算需要、对外报表涉及的明细限度和Oracle系统设立的需要设立二级（编码以两位数字，第五、六位或第五、六、七位表达）或三级的明细科目（编码以两位数字，第八、九位表达），规范、科学的科目设立，将会给您的财务管理工作带来便利。如：二级科目几位？XXXXXXXXXX一级二级三级四级产品段是专门为记录各种产品的销售收入情况和成本情况而设定的。备用段的设立是考虑到公司的未来发展而预留的，同时也可以将需要更细管理的销售员放入此段，也可以将工单类型放入此段。凭证分类及来源业务现状目前X公司会计凭证分类重要有三种：钞票凭证、银行凭证、转帐凭证。月末统一装订，原始单据附在凭证后。解决方案本项事务是对系统中凭证分类设立情况的描述，初始情况由A公司设立完毕，以后的维护由系统维护岗位负责。针对X公司未来财务分析业务的需要，Oracle提供了根据不同业务来源的凭证分类规则。总帐与其它模块涉及的凭证分类表如下：凭证来源凭证分类手工记帐凭证应付采购发票付款应收销售发票、贷项告知单、收据资产资产增长资产折旧资产资本化资产报废资产重分类资产转移在建工程增长制造WIP其优点在于：根据不同的业务来源细化转帐凭证的分类，合用于大型电算化财务管理系统对于信息索引与归档的方式；Oracle提供了根据不同业务来源及不同业务类型凭证查询方式，便于在系统中查询原始业务单据与记帐凭证的索引关系；另一方面Oracle提供了一系列基于来源与业务类型的凭证打印报表。便于财务人员对同一种业务来源凭证进行归档；便于财务人员在系统中查询出Oracle系统各子模块产生的明细帐务情况。导入凭证可另行定义，子模块凭证来源亦可采用预定义设立。会计凭证录入业务现状及需求目前X公司所有的凭证均为以分录的形式逐笔手工录入，这种方式是一种模拟手工的记帐方式，使用这种方式对记帐人员的财务水平规定较高，并且不能对原始单据进行具体规范的记录，所记录的信息可以说只是对原始单据的一个索引，凭证与原始单据的联系不能明确反映；当前X公司财务部使用的用友系统对反复性的凭证和规律性较强的分摊等凭证不能自动解决，增长了手工劳动的工作量。解决方案本项事务财务总流程中的将其他会计事务制单、复核并输入到系统节点解决，由总帐会计负责。根据会计业务的需要，OracleERP总帐系统支持多种会计凭证的录入：可以创建成批分摊凭证、周期性反复凭证、反冲凭证、手工的会计凭证、从Oracle的应收、应付、资产、采购、销售等子系统中引入的会计凭证。将来凭证录入方式可分如下几类：引入凭证：由于OracleERP管理信息系统是一个大型的集成系统，大量业务的原始凭证都通过相关业务子模块录入、维护及相关解决，然后将其帐务信息以凭证的方式传递至总帐，在总帐中完毕帐务核算。引入凭证的来源有：应收款、应付款、资产、库存、制造等。手工凭证：直接在总帐中录入的凭证是与其他模块无直接衔接关系、属于客户未购买的模块事务或客户希望在总帐中解决的会计业务。周期性反复性凭证：反复凭证基本上涉及三种类型：即固定数据、固定格式（每月只需录入数据）和固定公式的。属于这种类型凭证的业务往往有待摊费用的分摊、预提费用的计提、工资、福利费计提、计提各种税费。对这类凭证，在定义好反复凭证的模板后，系统即可在需要的时候运营生成。成批分摊性凭证：可根据已定义的分摊规则，按其分摊规则进行分摊的记帐凭证。如：将期间费用分派到相关部门。反冲凭证：对错误分录进行反冲的凭证，系统提供了可以任意选择的借贷方向相反和改变符号(负数金额表达，红字)两种方法。凭证审核、调整、过帐业务现状目前X公司的财务重要使用用友财务软件系统，对于凭证只有月底一次过帐，只是由财务人员对已审核过的会计凭证进行输入动作。对凭证的调整，在未登帐前，可通过复核对原凭证进行修改，对登帐后且已关帐的调整，只能通过手工编制的凭证来调整。当前X公司也设立了审核岗位对未过帐的凭证进行逐笔审批。解决方案本项事务由财务总流程中的过帐节点解决，由总帐会计负责。Oracle对于凭证的管理具有一定的跟踪性，通过对财务人员职责的设立，可以了解到对于一张凭证从制作录入到调整过帐的人员及时间的记录，从而保存了对凭证从制作到过帐的整体流程。对于凭证的审核，由于大量的业务凭证是由子系统进行维护的，在子系统进入Oracle总帐之前已在子系统中对于自动凭证规则进行了设立，对于凭证的对的性审核，是从以下几个方面进行的：（1）对于子系统自动会计规则的审核，这一步是在系统设立之初已经完毕。（2）对于业务子系统数据的审核，在凭证引入至总分类帐以前在子系统已经完毕，所以在总分类帐中将不对这些凭证进行审批。（3）对于帐务平衡性的审核，一旦发现帐务不平衡，则不允许登帐业务进行。因此，系统从以上三个方面细化了对于凭证审核的工作，但不只是在凭证层次上对凭证进行审核。对于总帐中手工输入的凭证，可以通过定义审批流程或审批层次的方式完毕手工输入凭证的审核的工作。审批层次如下：总会计师总会计师财务部长财务部长财务处长材料核算会计成本核算会计芳总帐会计财务处长材料核算会计成本核算会计芳总帐会计……………..对于凭证的调整，由于其调整时间的不同，Oracle建立了不同的工作方法：（1）凭证未过帐前：未过帐以前，Oracle允许对凭证进行修改和调整。（2）凭证已过帐后：将原有错误的凭证进行自动红冲解决，产生相应的红冲凭证（冲销的方法有切换借贷项和改变符号两种，可以任选）。再根据对的的会计业务重新编制记帐凭证。5、在使用OracleDocumentSequence的前提下，无论是未过帐或已过帐的凭证，系统都不允许对凭证进行删除动作，从而避免凭证编号的跳号问题。6、对于凭证的过帐，Oracle总帐是按凭证批进行过帐的。记帐本位币业务现状目前X公司采用人民币作为记帐本位币，基本没有外币业务，即使有少量的外币业务也是事先换算成人民币后核算的。解决方案X公司仅有人民币业务，基本上没有外币业务，因此采用人民币作为记帐本位币。未来发展，出现外币业务时，可以在系统中启用相应外币，并定期对相应的汇率进行维护，记帐时进行汇率折算、帐务解决。功能分派业务现状及需求目前财务部希望有包含如下功能的职责：输入（涉及：日记帐输入、过帐、导入、生成经常性日记帐和分摊、冲销和结转）、查询、报表（运营和查看）；审批、报表（运营和查看）、查询；维护会计科目、会计期管理和维护、定义报表、定义经常性日记帐和分摊；解决方案本项事务是对系统中职责功能分派的描述，由A公司设立完毕。根据X公司实际情况，现在OracleERP总帐系统中建立具如下功能的职责，这些职责是对工作任务的细分，岗位的职责是由这些职责组合而成的。凭证管理功能：输入（涉及：日记帐输入、过帐、导入、冲销和结转）、查询、报表（运营和查看）；总帐会计功能：输入（涉及：日记帐输入、过帐、导入、生成经常性日记帐和分摊、冲销和结转）、查询、审批、报表（运营和查看）；财务管理功能：审批、报表（运营和查看）、查询；总帐维护功能：维护会计科目、会计期管理和维护、定义报表、定义经常性日记帐和分摊。预算业务现状当前X公司采用的是双向的预算制度，分别对费用和资金进行预算。财务对各个部门的每期都会制订预算，具体的数字以预算卡片的形式，具体费用花费的时候，业务部门一方面通过本部门的许可，然后带具体业务清单和预算卡到财务，财务核对预算卡，对不超过预算的才批准。问题分析当前X公司采用的是双向的预算制度，分别对费用和资金进行预算。财务对各个部门的每期都会制订预算，具体的数字以预算卡片的形式，具体费用花费的时候，业务部门一方面通过本部门的许可，然后带将具体业务清单和预算卡交到财务，财务核对预算卡，对不超过预算的才批准。问题分析当前X公司采用的双向预算是比较严谨的。采用卡片的形式不利于财务部门随时了解各个业务部门预算的执行情况，以便及时监控；也不利于财务部门具体及时的收集数据，编制报表分析情况，制订下一阶段的预算。解决方案本项事务由预算流程中的收到预算数据并录入系统节点解决，由预算会计负责。OracleERP的预算系统是依附在总账而存在的，其重要的特点有如下几点：操作简朴在系统中无论是输入预算还是执行预算，其操作都非常简朴。在定义预算时，只要定义一个预算，同时定义一个预算组织，就可以了。在执行预算时，对分录审批之前，系统规定检查资金，检查资金的结果就是系统自动将本次花费与预算的比较，这个结果可以看到。可以对任何账户输入预算系统允许对任何科目、任何部门等段值进行预算，因此系统可以满足X公司双向预算的需要，甚至还可以满足更严格的预算需求。三种预算控制方法系统提供了无、建议、绝对三种预算控制方法。无（预算）控制，系统只是将记账与预算进行比较，对比较的结果不管是否超过都不会有任何动作；建议的预算控制，对于超过预算的情况则不允许进行账务解决，只有追加预算方可；绝对的预算控制，则对超过预算的情况不允许进行账务解决。由于X公司在费用支出之前已经进行了审批，不会出现超过预算的情况，并且即使特殊情况超过了预算，也必须进行账务解决；并且，建议和绝对控制对超过预算的情况的解决相对烦琐；系统允许对不同的期定义不同的预算控制。鉴于以上三种因素我们建议采用“建议”控制，当然财务部可以根据实际情况和不同时期定义不同控制的预算。灵活的预算界线控制系统允许在每个期间里进行预算控制，不能将剩余的预算加入下月；系统也允许在季度内控制预算，季度内的每月的预算可以带入下月，但不可以带入下季。鉴于灵活的需要，X公司可以将每月定义不同的预算，可以定义多个有不同控制的预算组织。本方案仍然规定在费用支出前进行财务的预算审批。系统提供了丰富的有关预算的标准报表，当然财务也可以根据具体的需要，使用FSG工具方便的定义自己需要的财务报表。财务分析解决方案本项事务财务总流程中的进行财务分析节点解决，由总账会计负责。OFA（Oracle财务分析系统）是Oracle提供的专门配合Oracle总账模块而使用的分析工具。相对于总账模块的报表，它提供了时间维度，允许对任何已经发生的科目和部门等段值，进行按照时间的纵向分析；并且，OFA提供了图表、图形等方式，将数据形象化，便于阅读。OFA只是一个从总账读取数据的工具，在总账中的部分设立只是为OFA提供数据而定义的，分析人员随时可以根据分析的需要而更改或重新定义这些定义。这里简要介绍这些定义的数据：维Oracle对于财务的分析提供了维的概念，规定从不同的维度，以不同维度的组合的形式，对公司的各种财务数据进行分析。比如部门维、科目维、产品维、时间维等，也可以对专门的科目定义维，比如管理费用维、销售费用维等。系统通过组合多个维来分析数据，比如将部门维、管理费用维、时间维进行组合，就可以查看各个部门管理费用几个月来的变动情况。层层是指定该维的汇总值，通过层可以分析不同层次的财务数据；比如，财务部就是财务处这一维的层节点。财务数据项财务数据项就是对多个维的组合，一个财务数据项可以涉及多个维，它是进行财务分析的一个数据组合，是财务分析的直接数据来源。OFA系统具有独立的数据库系统，在将数据从总账导入OFA时，先要在总账提交几个请求，然后在OFA系统中运营程序，将数据接受入OFA。在OFA中可以非常方便的生成各个数据项的分析情况，分析的结果以图表或表格的形式出现。OFA允许随时将数据项中的各个维任意组合，以得出对不同数据的分析。分析的数据如下图所示：在OFA中可以分析的内容涉及：所有的科目余额、所有由科目余额的计算而生成的参数，这些参数比如：货币资金、净资产、资产负债率等，将根据X公司当前的情况设立一些缺省的参数，以后X公司完全可以根据自己的需求方便的自己定义这些参数。掉。应付业务供应商管理业务现状目前X公司每月约与数百家供应商发生应付业务往来，现有材料供应商1500多家，供应商类型重要为材料供应商，材料供应商只有采购部一个部门使用，外协也有自己的供应商，现在没有结识到对财务供应商的管理，对其他应收其他应付供应商只是通过添列科目的形式管理，没有统一的规范的管理；不能对供应商进行分类管理，在财务帐中供应商详情及历史记录也不能查到。没有对供应商的地点信息进行管理。供应商的选定、考核、取消分别有专门的部门和程序，当前没有对供应商资料的系统管理；当前也没有对供应商评估的规范的制度和办法。问题由于不能对供应商的按各种情况进行具体分类，不便于对供应商的各种信息进行管理。无法跟踪供应商从采购到付款的整体流程，从而增长供应商的管理难度。由于各部门没有统一使用同一集成系统，各部门了解的供应商信息会有一定的差异。由于不能对供应商的地点进行管理，当供应商有几个地点时，给采购和付款管理增长了难度。解决方案由于供应商的信息中有采购和财务的两方面的信息，所以本项业务是由数据小组负责完毕的，而不能由财务或采购一方维护。对于供应商的管理，Oracle分以下四个部分进行管理：供应商的统一命名与编码规则在同一个对外组织机构中，一个外部供应商会同时与组织机构内的多个“经营单位”发生不同业务的往来，因此，对于供应商的管理在一个公司内应具有唯一性，在供应商名称域维护供应商的名称，在地址域维护供应商的地址。供应商编码：对供应商的编码，不需要将一定的意义赋予编码，ORACLE仅需要供应商和编码一一相应；所以对供应商的编码建议由计算机自动编码。供应商名称供应商的名称规范使用该供应商的工商局注册名称，不能录入供应商简称或省略其中任何字符，避免出现反复供应商和付款的供应商名称与接受供应商出现不符的情况。供应商地点系统提供了定义无数多个供应商地点的功能，根据X公司实际情况，在供应商地点域维护相应职能，以此来反映供应商此地址的作用。供应商类型在Oracle系统中，可以根据自己的需要定义不同的供应商类型，根据业务类型，定义材料类供应商、财务类供应商、雇员类供应商。材料类供应商指采购部门进行材料采购的供应商，财务类供应商指除材料类供应商以外的财务部门使用的供应商（比如为其他应付其他应收所使用的供应商），雇员类供应商指公司员工作为供应商解决。供应商其他信息通过定义供应商的如下信息，可以加强对供应商的管理，并能及时了解查询或打印出供应商的各种信息：定义管理供应商所用的银行及银行帐户（便于手工付款时查询，和以后电子支付）；定义材料类供应商的应付帐款帐户和预付帐款帐户；财务类供应商的其他应付款帐户和其他应收款帐户；雇员类供应商的其他应付款帐户和其他应收款帐户；定义供应商的发票限额或进行其他控制；对不同的供应商可定义不同的支付条件、支付类别和支付方法；对不同的供应商可定义不同的接受标准，如：接受路线、匹配方法、接受数量容限和日期容限等如供应商发生收购合并，Oracle可以通过合并供应商,加强对供应商的管理；发票管理业务现状目前X公司对于应付帐款的凭据管理是由供应处收集并审核供应商开具的发票和入库单，财务部门以此作为入帐依据，完毕支付业务后，以银行付款单据作为付款凭证依据入帐,对凭证进行编号，没有对发票进行编号管理。供应商开出发票后，交给采购员，采购员初步审核后，交给会计审核其中的价格和数量是否与采购订单和接受入库单相符。审核后，由财务应付会计审核与登记帐务。现状分析对于财务审计与管理制度而言，与外部机构发生的往来业务中，双方往来的发票是真正形成债权债务关系的依据。基于现状的发票管理，由于付款业务解决时是供应商，而不是针对该供应商的具体哪张发票，相应付款的管理不够具体，是在一定限度上增长了公司对于应付帐款与实际发票间匹配关系的风险，增长了公司对于流出资金的风险，从而减少了公司对于供应商付款计划的合理性安排、也不利于进行帐龄分析。对于货品已到，发票未到的、或其他手续不全的货品，不能及时入帐，而是采用月底核对从仓库来的入库与发票的方式统一记账，这样使得不可以随时准确的记录帐务情况。解决方案本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项告知单并与采购活动进行匹配节点解决的，由采购应付会计岗位负责。对于发票管理分以下几个方面进行阐述：发票的确认时间由于财务管理与审核制度中对于债务的确认是基于发票层次上的，因此，真实发票的开具时间即为债务的确认时间。发票的编码方式Oracle对于发票的编码方式在两个层次上进行，其一建立在发票批组层次，另一方面建立在发票层次；在发票层次上建立发票编号不同来源与不同类型的发票或帐单，在其业务发生时的票据号码对于财务管理而言都具有实际考核与跟踪意义的，同时考虑到Oracle系统将发票定义为标准、贷项、预付、费用报表等类型。因此，建议用手工编号的方式将将发票类型代码（标准发票代码S、预付款发票代码P、费用报表发票代码E）加实际票据号码录入系统，以便于跟跟踪票据的实际发生情况。材料采购管理业务现状目前X公司的库存材料的采购具体由采购部门负责，并由仓管部门负责库存管理，建立手工台帐核算材料收发存数量明细。审计处负责采购价格的审核、查证工作，财务处只核算材料金额，不核算数量。目前对材料采购的财务解决流程如下：收到原材料后，财务处不做帐务解决，供应商开出发票后，交给采购员，采购员初步审核后，交给财务应付会计审核并登记帐务。月末对于货到已验收而未对帐的材料，做暂估解决。材料发出采用计划成本核算。会计分录：收到供应商对帐单发票，匹配订单、验收单借：材料采购贷：应付帐款-供应商材料验收入库后，凭入库单借：原材料借（贷）：材料采购差异贷：材料采购月末对于未对帐的验收单暂估入库借：原材料贷：应计帐款-暂估月初冲回借：应付帐款-暂估贷：原材料X公司提出希望加强对采购价格、数量的控制。问题现有的应付款记帐经历了采购员审核、审计处审核和记帐员对帐记帐三个环节。这是在没有管理信息系统情况下为加强应付款的控制要采用的措施。应用ERP后，采购员及审计处的审核将由于计算机的使用而变的非常简朴；进而，实现业务的优化，优化的付款业务，将减少采购部门、审计处与财务处之间的业务往来和沟通协调，减少采购员与审计人员的工作量，加快业务解决，进而大大提高付款的工作效率，加强了对付款的管理。用月末暂估的解决方法，财务帐上不能及时反映原材料库存的真实发生情况。解决方案本项业务是由采购业务员负责的，这里只是介绍了采购过程中的账务解决。根据X公司对于加强财务管理限度的规定，对于材料采购提出以下解决方案：通过采购模块对采购进行管理（如通过审批层次对请购、采购的审批），货品接受时（通过容限控制）进入库存模块。应付会计在发票匹配时通过选择采购订单把采购信息引入应付，以减少录入工作量和加强数量、价格的差异控制。在库存和应付模块的动作会在总帐中产生相应的凭证。这时，财务人员的角色发生主线性的转变，由本来的借贷制会计，成了一个应付业务管理人员，除了审核发票帐单外，更重要监督、控制，防止资产流失；由于ERP系统的高度集成，在录入发票时，通过匹配可以检索采购、入库信息。应付系统的发票审批，进一步加强了应付业务的控制。工序外协的采购同材料采购同样解决，其不同只是材料采购的物料同外协的物料定义不同。方案评估由于材料验收入库时，就以“材料采购”和“暂估入库”科目进行反映，因此可以及时反映材料的真实库存和应有的债务关系。规范公司确认债务的财务流程,减少了无效的工作环节，提高了工作效率。加强了相应付款的控制。Oracle应付帐款业务子系统形成的会计分录：收到材料，在库存系统中做接受：借：材料采购贷：暂估入库材料入库借：原材料借（贷）：材料成本差异——订单差异贷：材料采购收到供应商发票及明细清单，在应付系统中进行采购订单和发票匹配：借：暂估入库借（贷）：材料成本差异——发票差异贷：应付帐款当供应商已交材料但发票未到的退货，对之不作帐务解决。而当收到供应商材料后，并收到发票与采购订单匹配后，发生退货时则根据对方开出的单据作出贷项告知单冲回。贷项告知单的分录是以上采购订单和发票匹配分录的相反分录。费用类易耗品采购业务现状对于一般用品或者办公用品，现在是由公司办公室负责的，有办公用品需求时，填写请购单据，经请购部门主管核准后，通过财务领导的审批和对预算的核对，后，由公司办公室联系供应商进行采购，用品收到及验收后，采购人员拿发票交财务处入帐。此类采购由于单位价值低且为平常消耗品，直接在报销时作为费用入帐。会计分录：借：制造费用/管理费用等贷：银行存款/应付帐款解决方案本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项告知单并与采购活动进行匹配节点解决的，由采购应付会计岗位负责。针对这类采购与支付业务的实际特点，可采用如下解决方案：在总帐中完毕对于易耗品的采购与支付，直接通过手工分录记录有关事务解决情况；分录时先将本次采购计入公司办公室的管理费用，当有关部门领料的时候，再将办公室的管理费转移到相关部门的有关费用上。固定资产采购业务现状固定资产采购须填写申请，然后经由请购部门、财务处、厂长等审批，采购部门或专职责任部门（比如计算机由信息中心负责）采购后，固定资产管理部门提交固定资产各类经有关领导审批的单据原始单据。财务部门据此入帐。目前设备处有固定资产的实物管理台帐。会计分录：借：在建工程贷：银行存款/应付帐款借：固定资产贷：在建工程解决方案Oracle系统会计分录：假如通过在建工程转为固定资产，录入采购发票借：在建工程中转贷：应付帐款假如直接购买固定资产，录入采购发票借：固定资产中转贷：应付帐款本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项告知单并与采购活动进行匹配节点解决的，由固定资产管理岗位负责。Oracle固定资产管理系统与应付帐款子系统是一个具有良好集成关系的业务子系统，对于固定资产的成批增长通过应付系统中进行增添。员工、部门费用报销管理业务现状及需求对各类员工费用报销，直接入相应费用类科目，并在摘要中具体注明；若有借支，则先挂个人预支，待费用发生时予以核销。X公司对一般人员的费用的核算规定并不是非常严格和具体，对销售人员的费用的核算则规定很严格。问题通过往来帐员工明细帐户只能反映员工借支情况，无法由借支跟踪到其费用发生的真实情形。对有预付款的员工，进行费用报销时，没有报警提醒，需要通过进行帐务查询方可知道，否则有也许导致款项重付、多付。解决方案本项业务是由费用核算流程的在系统中记帐节点解决的，由费用核算会计负责。鉴于X公司规定简化对员工费用核算形式的规定，建议直接在总帐中录入分录，然后在摘要中具体注明费用发生的人员和用途。员工借款：借：备用金贷：钞票/银行存款员工报销借：管理费用等贷：备用金预付款管理业务现状X公司目前材料采购预付款业务，设备采购和员工部门借支预付款等业务会计分录如下：会计分录：①材料预付款借：预付帐款/应付帐款（经常采用“应付帐款”科目核算）贷：钞票/银行存款报帐、核销预付款借：资产或费用科目贷：预付帐款/应付帐款②员工借款，分员工出差借款、零星采购借款、其他借款等，按借款用途进行管理。出差借款借：其他应收款贷：钞票/银行存款报帐核销借款借：管理费用/销售费用等贷：其他应收款其他借款借：其他应收款-员工贷：钞票/银行存款报帐核销借款借：管理费用/销售费用等贷：其他应收款—员工解决方案本项业务是由采购预付款流程的在系统中输入预付款、输入发票并用发票核销预付款两个节点解决的，由应付会计负责。根据X公司的现状和未来发展需求，以及Oracle系统的功能，提出如下方案：对供应商预付款的解决一、预付款项的记帐科目的拟定。对材料供应商预付款的记帐科目为“预付帐款”、财务类供应商预付款的记帐科目为“其他应收款”。二、对需向供应商预付材料款时，由采购部门作出预付款申请，经财务处长和厂长审批后，由财务处进行付款。三、对供应商预付款业务，Oracle应付系统所有预付款的结算过程为申请及批准预付款（以发票的形式录入）借：预付帐款/其他应收款贷：应付帐款/其他应付款支付预付款借：应付帐款/其他应付款贷：钞票/银行存款核销借：应付帐款/其他应付款贷：预付帐款/其他应收款付款管理业务现状所有付款，按X公司付款规定，只有所有批准手续完备、原始单据合法完整的付款申请方能准许付款。采购员提出请款规定，部门领导与财务领导根据资金计划等情况进行审批，决定是否付款。但由于决策所需的信息比较缺少、难以及时得到，审批主观决定色彩较浓。采购员不能实时了解已付款信息，口头沟通较多，要准确、及时地回答供应商的问询有难度。对于需分次付款的情况，财务处难以了解累计请款情况，监控职能较弱。问题当前由于手工解决付款业务，不能具体查到发票的信息，付款不能针对发票；在发票与付款单据不完全同步时，付款只能针对供应商、更不能指定到具体供应商的具体采购业务和发票，不利于合理的策略性的付款，也不利于进行帐龄分析。解决方案本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点解决的，由应付会计负责。Oracle应付业务子系统中对于应付款的核销具有较严谨规定：只有完全审核无误的发票，方可进行付款核销业务。对于不符合审批条件的发票会在发票审核时提供暂挂因素以供查询与解决。有多样化的付款方式可供选择，涉及钞票、支票、汇款等。提供灵活多样的付款条件设立，如收货后立即付款、收货后一个月付款或西方国家盛行的钞票折扣设立如2％10，Net30等。对需分期付款的发票，能按分期规定设立付款日期和金额。对于每一笔付款业务，Oracle应付帐款中规定必须提供帐户信息、单据信息逐笔进行维护。6．Oracle系统的集成性、信息的共享性可以使您通过权限、职责的设立，相关领导检索到相关的信息。外币业务解决业务现状X公司无外币业务。解决方案基于X公司的现状，考虑到公司未来发展的需要，也许会有少量的外币业务发生，对此外币业务折算成人民币入帐，可以大大简化财务和业务部门的操作复杂性，减少工作量。应收应付抵帐业务业务现状目前，X公司存在少量的既是供应商又是客户情况；对于这种情况，会存在着应收与应付业务互相抵消的解决。通过应收与应付的抵消来冲减应付款也核销应收款，而不需产生钞票的流出与流入。解决方案本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点、销售收款流程的输入收款信息和核销到发票共同解决的，由应付会计和应收款会计共同负责。对于既是供应商又是客户的业务，Oracle提供“客户供应商净额报表”反映其实际余额，通过中转过渡性帐户分别完毕应付款核销及应收款核销过程，真实反映应付帐款与应收帐款的发生情况。例：A公司既是客户又是供应商，当月向A公司采购材料10000元，同时销售产品20230元给A公司。在应付系统中收到A公司材料采购发票：借：原材料贷：应付帐款在应收系统中开出销货发票给A公司：借：应收帐款贷：其他业务收入贷：应交税金—增值税（销项）当A公司决定与进行抹帐解决，并通过X公司批准后在应付系统中核销采购发票：借：应付帐款贷：应收、应付中转在应收系统中核销销货发票：借：应收、应付中转贷：应收帐款抹帐业务解决业务现状及需求由于三角债的问题，存在着供应商与供应商、供应商与客户、客户与客户互相之间债权债务抵消的业务解决，以清理三角债，即通常所说的抹帐业务。解决方案本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点、销售收款流程的输入收款信息和核销到发票共同解决的，由应付会计和应收款会计共同负责。对此类业务，分三类解决：供应商与供应商之间的抹帐业务，如：供应商A的债务转入供应商B，对供应商A作一张贷项告知单，分派的贷方会计科目记入中转科目；对供应商B作一张标准发票，分派的借方会计科目记入中转科目；供应商与客户之间的抹帐业务，可参照上一节应收应付业务抵消业务，只要在说明中注明是哪几家公司抹帐即可；客户与客户之间的抹帐业务，如：客户A的债权转入客户B，对客户A作一张贷项告知单，借方会计科目记入中转科目；对客户B作一张发票，贷方会计科目记入中转科目。应收管理事务解决类型业务现状X公司当前的应收帐款业务重要有以下三个方面：第一、产品销售第二、材料转让等其他它非主营业务销售第三、与产品销售、材料销售无关的应收业务解决方案本项事务只是对系统中事务类型设立的介绍，由A公司设立完毕。由于业务类型的不同，对于应收帐款的帐务分析层次也是不同的：对于正常的产品销售应收帐款业务，计入应收帐款；对于材料转让等其他非主营业务销售，计入应收帐款；对于与产品销售、材料销售无关的应收业务，由于业务量小发生频率低，可以不计入应收帐款。事务解决编号业务现状和需求目前X公司财务帐没有对各笔事务解决进行编号入帐，而是通过会计凭证来记录交易发生情况。解决方案本项事务只是对系统中事务解决编号的描述，由应收款会计负责解决。Oracle应收帐款的交易来源有以下两种：一种是手工录入的交易发票；另一种是由应收帐款的自动发票功能从销售订单中根据发货情况自动产生的交易发票。对于手工录入的事务解决发票，事务解决编号是由手工录入并维护的。编号规则按协议号加实际发票号进行。对于由销售订单自动引入的发票，系统为每一张发票自动生成一个交易编号且这一编号不能进行更改，与手工开具的发票的相应关系为可以在发票描述项中加注描述。根据X公司的实际情况，可以通过销售订单管理模块生成自动发票，也可以手工编制发票。根据X公司的业务实际，现在系统中的发票分类情况如下：序号描述类型科目增值税发票增值税发票应收帐款机动车发票机动车发票应收帐款其它发票其它发票应收帐款客户管理业务现状X公司现在在财务上记账的客户非常多，财务部门对客户通过编码按地区进行跟踪管理，没有采用其他手段来跟踪管理客户，对管理更具体管理通过销售部门，并且现在没有非常规范具体的客户统一管理体系。问题由于业务划分的问题，对于客户信息的管理尚未进行连续的统一管理与维护。财务部门没有记录具体的客户信息，缺少财务对业务监控、管理的基础。有导致坏帐发生的也许性。解决方案本项业务是由销售收款流程的销售及发运流程节点解决的，由销售人员和应收款会计共同负责。Oracle的客户信息在应收帐款子系统与销售子系统中是共享的，从而使对于客户的管理可以从销售子系统延续至应收系统中，全面的跟踪和管理与客户往来的整体情况，对于Oracle客户的管理内容参见“销售模块解决方案”的相关内容。OracleERP系统对客户的管理提供了客户层信息和地址层信息两层管理，这两层中都有从地址、分类、联系方式以至客户之间的关系等13大类的信息，这里面的内容涉及：客户的地址、对客户的分类、客户的价目表、客户的付款方法等共近300项信息，这些应当足够满足对客户的管理，并且系统提供了可以扩张的说明性弹性域，以便记录其他信息。下图是系统中维护客户层的界面：补充说明：在维护客户信息时，应对每个客户录入收帐员、销售员，以便归集收帐员和销售员的相关信息。对于公司的这种需求：从地理位置上考核某个地区的销售业绩，目的是了解这个地区购买我们的产品的变动情况。这种情况应当统一对客户进行分区，但是应当在地址层进行，由于有某个客户具有在多个地区有分厂或地址的情况。可以使用特性页中的地区字段来记录分区的信息，也可以起用说明性弹性域来记录分区信息。注意：分区的名称一定要统一规范。这样的做法就为开发报表进行数据的记录提供了数据准备。不建议使用对客户或地址的编码来分区，这样会导致变动时的解决复杂。收款管理业务现状及需求目前X公司，收款结算银行有工行、交行、建行、中行、农行等六八家，收款类型以钞票、票据为主。财务在进行帐务解决时，收款只核销到客户（客户的应收帐款余额），不能指定到具体哪张发票（哪笔事务解决）。问题收款只核销到客户的应收帐款余额，无法进行应收帐款的帐龄分析，无法对客户交易情况、收款情况进行追踪，不利于相应收帐款的管理和收款管理。解决方案本项业务是由销售收款流程的输入收款信息和核销到发票两个节点解决的，由应收款会计负责。基于X公司的现状，以及Oracle系统所能提供的功能，为加强X公司对收款的查询、跟踪、帐龄分析等收款管理工作，建议加强如下工作：一、对于正常收款按如下方式解决：具体记录收款银行的信息，如：开户行名称、地址、帐号等；具体记录收款单据的信息，如：收款单据名、收款单据号、收款日期等；收款核销指定到相应客户的具体发票。收款单据号的规则按协议号加实际的收款号进行。下图是系统中维护收款的界面：二、对于杂项事务解决收款的解决方式，杂项事务解决从投资、利息、退款和股票销售中获得的收入，由于这类业务比较少，可以简化操作，在总帐中解决这些业务。三、对于不明来款的业务解决方式，可以先在收款中录入该笔收款，系统允许暂时不必指定到客户，等查明因素后及时核销至相应客户的相应发票。四、对预收帐款的业务解决方式，在收款中录入该笔收款至相应客户为止。收款银行管理业务现状现在X公司厂涉及到的银行信息由出纳统一管理和维护，财务帐上没有具体的反映、记录银行具体信息，只是以银行存款科目的形式存在。解决方案本项事务是对系统中收款银行管理的描述，由A公司设立完毕。OracleERP提供了强大的银行管理，通过对银行和帐户的统一管理，使得应收和应付统一进行收付款，将应收和应付联系起来，防止收付的混乱；系统提供了对银行地址、在此行中的帐户、记帐时的科目、此帐户的最大支付额、此帐户可以解决的票据等管理。下图是维护银行和银行帐户的界面：系统上线后，规定在系统中录入银行的具体信息，通过明细科目的设立记录各开户银行的收支款等情况。银行命名以实际名称为准，通过在银行标题、分行等区域来输入和维护具体信息。银行的具体信息参见应付款解决方案。帐龄分析、查询与报表业务现状及需求目前X公司基本没有进行帐龄分析，目前能提供有限的客户余额表。X公司希望使用Oracle系统后，可以提供不同帐龄期间的分析报表和报告，来加强相应收帐款的管理。问题目前的简朴的管理应收帐款的方式，不能完全满足应收帐管理和分析的需求。解决方案本项业务是由销售收款流程的销售及发运流程形成应收帐节点解决的，由应收款会计负责。Oracle系统提供了多种方式来满足对客户帐龄的各种管理功能：可以通过查询来简朴了解某个客户的帐龄状况：在Oracle应收系统中也可以通过提交报表的方法，层层追溯至每个客户、每个业务类型的原始交易并跟踪每笔发票的收款情况。查询条件涉及：日期、客户、销售片别、销售协议、收帐员、事务解决类型等等。Oracle应收系统可以提供各个客户的应收报表和付款报表、各种交易类型明细报告、按日汇总重要指标报表、按销售人员的收款报表、多种帐龄分析表、调整批准报告、事务解决明细报表、未完毕的发票报表、过期发票报表、客户供应商净额报表、收款历史报表、催款报表、开单历史报表、开单和收款历史报表等等。退货管理业务现状退货管理业务的现状为：直接接受客户的退货请求，并进行退货业务的解决。在这种情况下一般采用的是退换的解决模式。客户向业务员提出申请，业务员告知相关部门对客户进行退货条件的验证和货品质量检查。经确认条件符合退货条件后，业务员开出退货单，仓管接受入库，并重新给客户发货。退货因素一般是质量的问题。解决方案本项业务是由销售收款流程的销售开票并录入系统节点解决的，由应收款会计负责。具体退货的操作和管理见“销售模块解决方案”中有关退货章节。系