档案管理信息系统技术需求书

档案管理信息系统技术需求书目录1、 档案系统的现状 2２、 档案系统需求概述 22.1归档的范围 22.2档案系统的用户范围 32.3功能需求概述 3３、 系统建设目的及预期的效果 83.1系统建设目的 83.2预期的效果 9４、 系统总体规划 94.1系统建设原则 94.2档案管理系统方案 9一、需求分析档案系统的现状通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最剧烈的行业，竞争不仅来自市场能力，尚有更加重要的就是提高内部的管理水平和工作效率。随着竞争越来越剧烈，对公司的管理水平提出了越来越高的规定。档案管理作为公司的重要资源部分,其管理模式处在半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、资源运用率低等问题。公司全面运营办公自动化以后，按照国家档案局针对电子档案管理的有关规定，办公自动化系统产生的电子文献要定期导入档案管理系统，以便实现对电子文献的分类、整理等档案化管理，并通过网络的方式提供运用查询。因此必须加紧建设和OA系统有数据接口的档案信息化管理系统，满足电子文献向档案馆（室）移交,由档案部门进行电子文献的管理和运用的规定。档案管理信息化的另一个规定是档案馆（室）原有档案的数字化管理。目前，仅仅实现了部分档案的目录级管理，更方便、更快捷、准确的全文检索项目一直没上，用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印，工作效率低，现代化限度不高，耗材和纸张用量巨大，随着公司办公效率的提高，传统的档案查阅和运用方式已经成为网络化办公的一个缺陷，达不到公司高效管理的规定。档案系统需求概述2.1归档的范围（1）文书档案至2023年终，省公司本部的文书档案约12500卷，一期项目计划完毕150万页文书档案数字化加工、管理。（2）声像档案至2023年终，省公司本部照片档案4600张，录音、录象、影片资料119盘。一期项目计划完毕3000张照片档案的管理，。（3）公司资料至2023年终，省公司本部荣誉实物档案1025件，资料5000册。一期项目计划完毕1025件荣誉档案的管理。（4）其他档案（涉及经营类、协议类档案）2.2档案系统的用户范围（1）OA用户从档案系统进行相关资料的查询。（2）档案管理员涉及省公司、市、县的档案管理人员。（3）本次项目一期只涵盖省公司本部档案管理员和OA用户范围。2.3功能需求概述2.3.1基本需求(1)建立省公司本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模的、高度有序的数字档案资源库，并通过网络接受和管理公司OA产生的电子文献，向运用者提供高效准确服务，建成“档案数字管理系统”。根据我公司档案管理的现状，整个系统可按档案管理的三个流程分为收集系统、管理系统和运用系统。收集系统涉及“数字档案化”和“档案数字化”二大模块，前者在办公自动化系统中对电子文献归档后进入收集系统，后者将馆藏档案通过扫描、模拟向数字转换等手段进入收集系统。管理系统通过安全检查进入运用系统。运用系统可以通过网络为用户提供强大的全文检索功能，用户可依据自身权限在较短时间内实现对档案的全文检索，基本不再打开库房。档案资源库档案资源库档案室（馆）业务管理档案数据转换接口数字化加工系统门户网站OA用户档案管理员档案系统管理档案安全管理全文检索(2)对档案馆（室）的原有纸制档案和其他常规载体档案进行数字化解决，运用通信网络建设数字档案馆。数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，运用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为解决核心，以高速宽带通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。档案数字化需要对馆藏档案实体信息进行扫描制作及存贮，建立档案内容信息库。对多种媒体形式，涉及纸张、照片、胶片、录像带等，进行数字化解决。运用计算机应用软件来管理制作流程，并在制作过程中尽量恢复破损模糊的档案原件。通过管理平台的数据加工，分别组成档案目录数据库和档案原文数据库。其中，档案目录数据库用于查询系统，共享到数字档案馆中心；原文数据库用于具体检索，保存在档案资源库中，当特定用户通过本地终端查询目录数据后需要检索原文时，平台系统只有在确认了各自的权利和义务以后，才会在受控的条件下将原文数据传送给用户。每一个用户在数字档案馆系统中都具有自身的用户权限，根据不同的权限查阅不同的档案。(3)建设档案信息门户网站在档案信息化工程中，档案信息门户网站直接面向用户，向用户提供档案及其编研成果的查询结果。系统以文本、图像、音频、视频等方式展现，其中OA转入的文献以WORD、EXCEL等原始格式显示，扫描文献及文献流转单转换为PDF格式显示，音频、视频文献则实时在线播放。OA用户可以很方便地通过访问档案门户网站实现对公司各类档案资源的运用。2.3.2功能需求2.3.2.1功能规定（1）档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。（2）档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。（3）档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面和谐，用语规范，操作简朴，使用方便。（4）档案管理软件应具有较强的数据独立性，保证在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效运用。（5）档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，重要涉及：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。2.3.2.2数据管理功能（1）数据管理模块应具有对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，重要涉及：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等内容。数据库管理系统的选择应充足考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，可以进行灵活的数据互换，并具有安全、合理、灵活等特性。（2）数据项的设立应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）》的规定。（3）系统应提供键盘录入、文献扫描和直接接受电子文献等多种档案数据输入方式。具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文献解决部分录入的数据与档案数据相应项目的格式完全一致，并能根据归档标记实现归档文献的有效迁移。具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用规定。（4）各种不同类型的档案数据，其文献格式均应尽量采用XML文档和PDF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF、格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按规定实现与通用格式之间的转换。2.3.2.3整理编目功能（1）整理编目模块应具有数据采集、类目设立、分类排序、数据校验、目录生成、数据记录、打印输出等基本功能，并能根据用户意见需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。（2）整理编目模块应能满足下列重要规定：a、能为用户自行设立实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；b、能自动生成档案管理所需各种排列序号；c、能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；d、具有功能齐全的记录功能，并能生成相应报表；E、具有完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、记录报表、备考表等。2.3.2.4检索查询功能(1)检索查询模块应具有对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具有借阅管理等辅助功能。(2)检索查询模块中必须设立题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需要，还可设立文献编号、档号等辅助检索项。(3)检索查询模块应能满足下列重要规定：a、能根据检索查询模块提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的规定；b、能根据用户需要设立目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；c、能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术解决。D、借阅管理功能应涉及对运用者以及运用的目的、时间、内容等信息的记录、分析、记录以及档案续借、退还等功能。2.3.2.5辅助实体管理功能（1）辅助实体管理模块应具有对档案征集、接受、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。（2）辅助实体管理模块应能满足下列重要规定：a、对征集、接受、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类进行管理；b、对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。2.3.2.6安全保密功能（1）档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1号）的各项规定，具有系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，保证档案数据安全。（2）系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。（3）数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、解决、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级辨认。涉密系统还应有严格的数据加密措施。（4）系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。2.3.2.7系统维护功能（1）系统维护模块应具有用户权限管理、系统日记管理、数据的备份与恢复等基本功能。（2）用户权限管理应涉及系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。（3）系统日记管理应提供独立于操作系统的电子文献、档案查询日记记录功能，涉及上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、运用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。（4）系统维护模块在提供数据备份与恢复解决功能的同时，还应能对档案数据某些代码提供方便的维护。2.3.2.8其它功能规定根据实际情况需要增长的功能。系统建设目的及预期的效果3.1系统建设目的档案信息化系统工程最终达成以下目的：(1)建设一个运营高效、使用与维护方便、安全可靠的统一系统。使档案管理流程规范化，提高查询等工作效率。(2)统一考虑纸质档案和电子档案归档管理的不同特性；(3)系统的制作要规范、标准，具有升级、兼容的能力，以便出现新的形势时，可以提供坚实的基础而无须重建；(4)留下与其他类型数据库系统连接的标准接口。与OA系统等其他系统留有数据接口，实现电子档案的自动归档和管理；(5)系统对档案实现电子化和人性化管理，文书档案、科技档案、声像档案归档的电子化、自动化；可根据档案保管期限对档案影像做出鉴定和销毁的提醒。3.2预期的效果(1)档案管理流程的规范化(2)档案管理效率得到充足提高(3)档案数据安全性、完整性得到极大提高(4)档案的归档、检索、查阅效率得到极大提高、方便性得到极大提高(5)文书档案、科技档案、声像档案归档的电子化、自动化(6)业务系统的压力有效减少，响应速度有效提高(7)非档案性质的公司资料有了安全的数据中心，并且可以高效查询系统总体规划在充足研究公司的需求并结合当前计算机技术以及存储技术发展水平的情况下，我们提出充足运用现有技术成果，按照需求的优先级分步实行，这样既能满足当前公司对档案的管理使用需求，同时为系统将来的扩展留有充足空间、可以适应此后的业务变化和自身发展。4.1系统建设原则系统建设要遵循以下原则：具有充足的灵活性、安全可靠、具有良好的可维护性、具有良好的可扩展性、方便易用、响应迅速、充足运用现有资源和设备。4.2档案管理系统方案4.2.1应用模式根据应用的特点，采用B/S和C/S相结合的模式共同完毕对需求的满足。档案的归档、管理、检索、借阅、系统管理等等一系列的功能在B/S模式下完毕。原始档案的扫描整理工作在C/S模式下完毕。4.2.2系统的软件结构档案管理系统采用C/S和B/S结合的模式。服务器端负责用户管理权设立，电子文献的存储和管理，以及库房、实物档案管理。客户端负责扫描录入，影像质检，编目著录，编目审核、差错解决、用户访问查询，打印报表等。系统提供基于WEB的查询，用户可以根据权限进行查询、浏览，借阅档案资料等操作。4.2.3系统硬件的配置根据实际情况配置相关硬件，规定考虑档案数字化、存储备份需求，以及高安全性、高可靠性，可扩展性，可管理性、低成本高效率先进合用的原则。考虑到档案数据是对安全性规定非常高的大量数据，因