物业基础管理方案

物业基础管理方案1、档案管理方案1.1档案的建立与分类（一）接管移交资料。1、小区批准文件。2、用地批准文件。3、建筑许可证、施工许可证。4、综合验收合格资料、证书。5、建设工程竣工验收证书。6、建筑消防验收合格证。7、用电许可证。8、产权资料。9、供用电协议书。10、工程技术资料。11、竣工图，包括总平面图、建筑、结构、水电、设备设施、附属工程及隐蔽管线全套图纸。12、地质勘察报告。13、工程合同及开、竣工报告。14、图纸会审记录。15、工程设计变更通知（包括质量事故处理记录）。16、隐蔽工程验收签证。17、沉降观察记录。18、砂浆、混凝土块试压报告。19、供水试压报告。20、绿化工程图及清单。21、水电、卫生器具、水泵、智能设备、电梯等设备的检验合格证书。22、消防系统说明书。23、各类机电设备使用说明书。24、小区业主姓名、产权、居住位置、建筑面积清单（二）项目部内部资料。（1）质量手册。（2）行政管理作业指导书。（3）秩序维护员服务作业指导书。（4）环境维护员服务作业指导书。（5）维保服务作业指导书。（6）业户服务作业指导书。（7）绿化服务作业指导书。2、业主入住档案资料。（1）入住通知书。（2）入住验房表。（3）业主家庭情况登记表（4）业主手册。（5）业主临时规约。（6）前期物业管理服务服务协议3、装修管理档案资料。（1）业主装饰装修申请表。（2）装修图纸。（3）装饰装修管理协议。（4）临时施工人员登记表。（5）违章装饰装修检查表。4、机电设备运作档案资料。（1）各类设备台帐一览表。（2）电梯维修保养记录。（3）电梯年检资料。（4）水泵维修保养记录。（5）智能系统运行记录。（6）智能监控存储记录。（7）智能系统维修保养记录。5、业主意见调查与分析档案资料（1）业主意见调查表。（2）业主意见调查报告。（3）纠正、改进和预防始报告。6、业主投诉与回访记录档案资料。（1）业主投诉登记表。（2）业主投诉处理记录。（3）投诉回访记录。7、小区车辆管理档案资料。（1）业主车辆情况登记表。（2）车库车辆登记表。（3）车库检查记录。（4）车辆进出记录表。8、小区消防管理档案资料。（1）消防设施登记表。（2）消防设施维修保养记录。（3）室内外消防系统检查表。9、小区治安管理档案资料。（1）值班记录表。（2）巡逻检查记录表。（3）物资放行记录表。（4）紧急情况处理记录表。（5）夜间查岗记录。10、项目部日常管理档案资料。（1）项目部值班记录。（2）工作检查记录。（3）工作计划。11、日常维修服务档案资料。（1）维修服务收费标准。（2）维修台帐。（3）维修任务单。（4）维修回访记录。12、环境维护员管理档案资料。（1）公用设施一览表。（2）环境维护员卫生检查表。（3）环境消杀记录。（4）楼道清扫安排表。13、人事及人员培训档案资料。（1）各类人员一览表。（2）各类人员简历表复印件。（3）员工各类证书复印件。（4）项目部员工培训计划。（5）各岗位考核评比标准。（6）员工考核记录。14、项目部各类通知、会议记录、报表、公告、信函等档案资料。15、其他资料。（三）外来文件资料。政府、主管部门颁发的法律、法规等文件。1.2档案资料的日常管理要求1、设置专人管理，做到档案标识清晰，分类明确。2、建立档案室，要求具有防火、防盗、防潮功能。3、明确收集、整理、分类、编号、登记、输入电脑、入柜、运用、检查建档流程。4、采用多种形式的文档存储方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片。5、对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，重要资料的接收、借阅、复印等必须经项目部主任审批。6、重视档案管理信息开发，根据项目部工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。7、项目部各部门可设兼职管理员，小区经理、副经理每季度对档案资料管理情况进行检查。8、项目部全体员工应树立档案意识、保密意识，严格执行档案借阅制度。2、财务管理方案2.1财务管理根据财政部财基字（1998）7号《物业管理服务企业财务管理规定》，结合单位特点及物业管理服务要求，规范项目部财务运作，加强财务管理和经济核算，特制度如下制度。1、根据公司的管理要求，编制年度财务收、支预算，平衡资金需要，并定期分析。2、项目部各项收入及时上交公司财务部门，不得将收入流散外面，以防公款私用。3、严格资金使用，资金使用坚持事前控制、事后检查监督、审批一支笔的原则。4、为加强流动资金管理，材料采购按程序报批。5、及时做好各类账簿记载，会计科目要符合《物业管理服务企业财务管理规定》。6、每半年向客户公布物业管理服务费收支情况。7、开办费另外建帐，专款专用。8、严格控制差旅费使用，工作人员出差要经公司领导批准同意后到财务部门办理借款手续。9、因工作需要添置固定资产、低值易耗品，经领导同意，方可购置。10、严格资金使用，使用前由部门提出申请，经领导批准同意后，财务部门给予办理有关费用结算。11、各部门使用的各种票据，应到财务部门办理登记领用手续，各部门不得擅自私印刷，购买票据。12、车库收费使用专用票据，由秩序维护员部对每个车库核定每季应上交金额，核定后交一份清单给财务部门。13、做好经济合同、协议（含发生经济往来的各项书签凭证）等的管理。2.2会计档案管理1、根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，加强对会计档案工作，建立会计档案的立卷、保管、查询和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查询、严防毁损、丧失和泄密。2、会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：3、会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。4、会计帐薄类。总账、明细账、日记账、固定资产卡片。5、会计报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附及文字说明，其他财务报告。6、其他类。银行对账单、调节表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册。7、财务上每年应按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案、保管清册，记账员兼会计档案员。8、保管的会计档案不得外借，如有特殊需要经总经理批准，予以提供查阅或者复制，并办理登记查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。9、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、15年等类。会计档案的保管期限从会计年度终了后第一天算起。10、保管期满但未结清的债权债务、原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。11、借阅、查询本单位会计档案应按照下列规定执