合同归档期限管理制度

合同归档期限管理制度合同编号：__________甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就合同归档期限管理事项达成一致，为确保合同的履行，特制定本制度。第一条归档范围1.1本制度适用于甲乙双方签订的所有合同文件，包括但不限于书面合同、电子文档、附件、补充协议等。第二条归档期限2.1甲方应在合同签订后七个工作日内，将合同正本、附件及相关证明材料送交乙方归档。2.2乙方应在收到合同文件后五个工作日内完成归档工作。第三条归档要求3.1归档文件应确保完整、真实、有效，包括合同正本、附件、签字盖章页、相关往来邮件、审批文件等。3.2归档文件应按照合同类型、签订日期等进行分类，并编制目录，便于查找。第四条归档保管4.1乙方应指派专人负责合同归档工作，确保归档文件的安全、保密。4.2归档文件应存放于安全可靠的场所，防止丢失、损坏、篡改等。4.3归档文件如需借阅，应经过乙方负责人批准，并确保按时归还。第五条归档查询5.1甲乙双方有权按照约定查询归档文件，乙方应予以配合。5.2查询人应遵守保密原则，不得泄露归档文件内容。第六条违约责任6.1甲乙双方应严格按照本制度履行归档义务，如一方未按约定归档，应承担违约责任。6.2违约方应赔偿对方因此造成的损失，并支付相应的违约金。第七条争议解决7.1本制度的解释和执行均适用中华人民共和国法律。7.2甲乙双方在履行本制度过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第八条合同变更和解除8.1本制度一经签订，甲乙双方应严格履行。如因客观情况发生变化，需变更或解除本制度的，应经甲乙双方协商一致，并签订书面变更协议或解除协议。8.2变更或解除本制度不得影响甲乙双方已经享有的权益和承担的义务。第九条附则9.1本制度自甲乙双方签字盖章之日起生效。9.2本制度一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.合同正本2.合同附件3.签字盖章页4.相关往来邮件5.审批文件6.合同履行过程中的其他证明材料二、违约行为及认定：1.未按约定归档：指甲方未在七个工作日内将合同文件送交乙方归档，或乙方未在五个工作日内完成归档工作。2.归档文件不完整：指归档文件缺少合同正本、附件、签字盖章页、相关往来邮件、审批文件等关键材料。3.归档文件不真实：指归档文件中的信息与实际签订的合同内容不符，存在篡改、伪造等情况。4.归档文件无效：指归档文件因未遵守法律法规或合同约定，导致合同无效。三、法律名词及解释：1.合同归档：指将合同文件正本、附件、签字盖章页、相关往来邮件、审批文件等材料整理齐全，并按照规定程序进行保存的过程。2.违约金：指违约方按照合同约定向守约方支付的赔偿金。3.损失赔偿：指因违约行为导致守约方遭受的实际损失，包括直接损失和间接损失。4.友好协商：指合同双方在发生争议时，通过相互沟通、协商，达成一致意见的方式。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：归档文件丢失或损坏。解决办法：及时补充丢失或损坏的文件，确保归档文件的完整性。2.问题：归档文件泄露。解决办法：加强归档文件的保密措施，限制借阅权限，确保归档文件的安全。3.问题：归档查询不便。解决办法：优化归档文件检索系统，提高查询效率。4.问题：甲方未按约定归档。解决办法：提醒甲方履行归档义务，必要时依法要求甲方承担违约责任。5.问题：乙方归档不及时。解决办法：提醒乙方履行归档义务，必要时依法要求乙方承担违约责任。五、所有应用场景：1.适用于甲乙双方签订的所有合同文件。2.适用于各类合同类型，