华侨大学兼职档案员培训-文书档案管理

华侨大学兼职档案员培训

——文书档案管理华侨大学兼职档案员培训档案的定义档案的作用文书档案工作业务流程四、文书档案的计算机管理档案的定义档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。——摘自《中华人民共和国档案法》高等学校档案

是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。——摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》（第27号）档案的作用查考作用凭证作用文书档案工作业务流程档案收集与征集档案鉴定与分类档案整理与著录档案装订与移交↓↓↓归档材料的收集档案收集是指档案馆接收档案和其他有关文献的活动健全收发文制度加强文件催收年终归档,对照收发文记录,补缺补漏文书档案归档范围1发文2规章制度、管理办法3会议纪录4会议材料5合同、协议书6领导的讲话稿、发言稿7统计报表8工作计划、报告、总结9工作请示与批复10人员职务任免、奖惩11岗位职责12工作刊物13上级机关下达的，与本单位工作有直接关系的，有参考价值的指令性、指导性文件14外单位寄到本单位的文件及本单位的业务办件和上报材料15各学院需归档的材料归档材料的鉴定和分类档案鉴定是指判定档案价值的过程文书档案按保管期限分为永久、30年、10年三大类保管期限是指对档案划定的存留年限。文书档案整理规范档案整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、基本编目、编号、著录和装订，使之有序化的过程。(一)分类编目（2012年文书档案已编目导入系统）(二)归档文件的打印(三)归档文件的编号(四)归档文件的著录(五)归档文件的装订(六)移交归档归档文件的著录文书档案整理注意事项发文：由办理单位归档，联合发文的，由主办单位归档二、收文：由主要承办单位归档三、归档材料注意事项正文与附件合为一件业务办件、上报材料、会议材料要归档移交归档的发文必须加盖公章。华侨大学档案管理系统应用登录方式76/用户用户名：由部门全称的第一个字母组成编号初始密码：123文书档案录入及编辑进入南大之星档案管理系统编辑界面点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击需编辑文件目录即可进入该文件编辑界面。添加目录点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击添加目录即可进入添加目录界面。（注意不是添加案卷）查询目录打开表内查询→输入检索条件即可查到需要的文件。输入要求正题名：要求录入要完整，包括文件所涉及的人名、组织机构等。编辑页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数）系统应用界面输入查询条件点击开始查询点击编辑数据点击添加文件点击全文库点击打印目录点此进入查询点此进入部门数据库文书档案编辑界面输入页数输入、修改完毕后点此保存！标题要体现文件涉及的人名、组织机构等点此进入全文库全文库浏览点此浏览意见点此浏览全文全引目录打印打开本单位目录表，点击打印当前，弹出打印选择界面→在默认打印目录栏，点击全引目录→选择要打印的案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件打印即可打印目录目录打印打印选择点此进入打印当前点此进入打印预览点此打印全引目录选择案卷取消打印结果一览点击菜单栏文件打印点击综合查询栏目即可跳转查询界面在输入框输入查询条件（若干条件用空格分隔，原理跟百度相同）选择所要查询的档案表（可多选和全选）点击查询，即可查询档案，查询到多条记录可输入页数查询数据。查阅档案