RBA(中英文程序)RBA文件及记录控制程序7

深圳市ABC电子有限公司RBA中英文程序生效日期2019-03-07文件编号文件名称版本A/0RBA文件及记录控制程序RBAdocumentsandrecordscontrolprocedure页数3/71、目的Purpose本程序对与社会责任管理相关的各类文件、记录进行控制，确保各相关部门所使用文件的正确性和有效性，并及时更新记录,为社会责任管理体系运行提供有力证据。Thisprocedureistodefinehowtoestablishandcontrolthedocumentsandrecordsrelatedtosocialresponsibilitymanagementsystemandensurethevalidityofdocumentsandrecordsatpointsinuse,thusprovidingconvincingprooffortheoperationofsocialresponsibilitymanagementsystem.2、范围Scope适用于本厂社会责任管理体系的各类文件的管理，它包括但不限于社会责任管理手册、程序文件、作业指导、记录和其它外来文件的管理。Applicableforthecontrolofdocumentsanddata(includingbutnotlimitedto:managementmanualofsocialresponsibility,proceduredocuments,operationinstruction,recordsandexternaldocuments)relatedtosocialresponsibilitymanagementsystem.3、权责Responsibility3.1各部门：负责相关作业指引的制定、修改、审核；Eachdepartmentisresponsibletoestablish,amendandverifytherelatedoperationinstruction.3.2行政部：负责手册编制，文件编号、发行、回收、废止、管控；三阶作业指引/表单的批准；Admindepartment:ResponsibleforestablishingRBAmanual,ResponsibleforRBAsystemdocumentsnumbering,releasing,recyclinganddisposalofobsoletedocumentsandfiling.Responsibleforapprovingoperationinstructionsandrecords.3.3管理者代表:负责程序文件批准。ManagementRepresentative:isresponsibletoreviewandapproveprocedurefiles.3.4总经理：手册批准。Generalmanager:isresponsibletoapproveRBAmanual.4、定义4.1RBA：ResponsibleBusinessAlliance(RBA)负责任商业联盟4.2SRMS:SocialResponsibilityManagementSystem社会责任管理体系4.3MR:ManagementRepresentative5、程序内容Procedure5.1文件的编号Numberingrulesofdocuments&records5.1.1管理手册编号:ManagementManualFT-SA-MSM管理系统手册ManagementSystemManual管理系统手册ManagementSystemManual公司代码：XXCompanyCode社会责任SocialAccountability5.1.2程序文件(SAP)ProceduredocumentSAP-×××程序文件代号Codeforprocedurefile流水序号（由001开始）SerialNumber(Startfrom001)程序文件代号Codeforprocedurefile流水序号（由001开始）SerialNumber(Startfrom001)社会责任SocialAccountability社会责任SocialAccountability5.1.3作业指引(SAI)OperationInstructionSAI-×××流水序号（由001开始）SerialNumber(Startfrom001)流水序号（由001开始）SerialNumber(Startfrom001)作业指导书代号OperationInstructionCode作业指导书代号OperationInstructionCode社会责任SocialAccountability社会责任SocialAccountability5.1.4记录表格(R)RecordsSAR-×××/××SerialNumber,Startfrom001SerialNumber,Startfrom001SocialAccountabilitySocialAccountability5.1.5文件的版本由英文字母A开始，改版后按字母顺序升级(版序变更5次或一次修改篇幅超过1/2或文件所依标准发生重大变化时，则版本升级)，文件章节修改版次由数字1开始，改版后按2、3……顺序升级。VersionofthedocumentstartsfromtheEnglishlettersA,itisupgradedinalphabeticalorderafterrevision(Shouldmoveuptoeditionafterthetimesofrevisionmorethan5timesorthelengthofrevisionisoveronehalforthecontentofthedocumentundergosignificantchangesinaccordancewiththenewstandards),Itisrepresentednumericallyasserialnumber(startform1.2,3…)forthetimesofrevision.5.1.6记录表格的使用及保存RecordFormManagement5.1.6.1各种记录使用的表单依相关程序由各部门自行设计制定，经部门主管核准后，交行政部编号存档，并制成本部门《记录及保存期限一览表》进行管理。由行政部收集。Recordsshallbeformulatedbyeachdepartmentinaccordancewiththerelevantprocedure,afterapprovedbythedepartmenthead,thenhandittoadministrationdepartmentfornumberingandarchive,RBAspecialistinadmindepartmentisresponsibleforcollectingandmaking‘therecordsandretentionlifelist’.5.1.6.2当表单需要取消或改动时，依文件变更/废止流程作业Tohandlethecancellationandchangeofformperthedocumentmodification/cancellationprocess.5.1.6.3各部门申请表单印刷时，申请部门需将《请购单》经行政部签名确认，采购依此给予采购，印刷的旧表单用完之后，再统一使用新表单。Applicationsectorsshouldsubmitpurchaserequisitiontoadmindepartmentforconfirmationwheneachsectorapplyforformprinting,thenpurchasercanordertheforms.Thenewformscan’tbeuseduntilusinguptheexistingforms.5.1.6.4各种记录表单的装订，应以方便查询为原则，依表单连续编号，或日期的先后顺序方式进行保存。并由使用的相关部门指定保存位置，注明名称、管理部门、时间等，保存过程中应注意防潮及防虫。Bindingofcategorizerecordsshouldbebasedonprinciplesofconvenientquery,filethemeitherinnumericalorderorbydateofentry.Specifythelocationbytheuserdepartmentandindicatetherecordname,managementdepartmentanddate,etc,Moreattentionmustbepaidforpreventingmoistureandinsectsinthepreservedprocess.5.1.6.5当记录超过保管期限时，由各部门自行填写《记录销毁申请单》，经部门负责人核实交管理者代表批准后方可销毁。Fortherecordswhicharebeyondretentiontime,eachsectorshouldfillin‘recorddestroyedapplication’,disposesthemdirectlyafterconfirmedbythedepartmentheadandMR.5.2体系文件管控SystemDocumentsControl5.2.1文件编制及审批Documentestablishmentandapproval文件类别制定审核批准一阶手册（SAMSM）管理者代表组织管理者代表总经理二阶程序（SAP）部门主管部门经理管理者代表三阶作业指引（SAI）记录表单（SAR）部门主管部门经理行政部经理classificationofdocumentcreatorcheckapproveThefistManual（SAMSM）OrganizedbyMRMRGeneralManagerThesecondprocedure（SAP）SectorchiefSectormanagerMRThethirdOperationinstruction（SAI）Thefourthrecord（SAR）SectorchiefSectormanagerAdminManager5.2.2文件的发放、回收及保存Distribution,recyclingandstorage5.2.2.1文件由相关人员制订后，填写“文件新订/修订/废止申请单”，由文件中涉及到的相关部门负责人参与会审，并签注意见，若一致通过时，则将该文件转交行政部文控登录，并发行。Thecreatorfillin‘thedocumentsnew/modification/cancellationapplicationform"forapprovalaccordingtoapprovalauthorityas5.2.1.Ifunanimity,RBAspecialistwillregisteranddistributeit.5.2.2.2行政部文控负责建立《文件总目录表》,保存于行政部。RBAspecialistisresponsibleforcreatingdocumentationlistandsaveinadmindepartment.5.2.2.3一、二、三文件由文控以PDF文档存入PublicL文件夹“PUBLICRBA”中供各部门查阅，无需复印分发至各部门。三阶文件如部门需要，可由责任部门通知行政部文控进行复印分发，影印后加盖“受控文件”章分发相关单位，并请收文单位于“文件分发/回收统计表”上签名，修订及废止应回收旧版本。原稿不盖章。四阶表单由行政部文控将最新的电子档存入PublicL文件夹“PUBLICRBA”中，供各部门使用。Themanual,proceduredocumentationandoperationinstructionwillbesavedinPDFformattobelowpathforreview:PublicL\PUBLICRBAbyRBAspecialist,It’snoneedtocopyanddistributetoeachdepartment.Thehardcopyofoperationinstructioncanbedistributedwith“controlleddocument”stampifrelativedepartmentrequired,Thereceivingunitsign‘thedocumentdistributionandrecyclingform’,OutdatedocumentsmustberecalledimmediatelybyRBAspecialist.Theoriginalcopyneedn’tstamp.Forrecordform,RBAspecialistwillsavethelatestsoftcopytoPublicL\PUBLICRBAforusebydepartments.5.2.2.4发放至各部门的管制文件由各部文员归档、保管，不得私自打印、复印，文件保存应确保正确、清晰、协调、易于识别和检索。Issuedcontroldocumentstoeachdepartmentshouldbestoragedbydepartmentalclerk,andnodepartmentisallowedtocopyitwithoutpermission,Savethedocumentcarefullytokeepitcorrect,clear,coordinationandeasytoidentifyandretrieve.5.2.2.5文件的补发和增派：当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况（如对RBA体系有效运作起重要作用的部门未领到相应文件的有效版本）而需申请领用时，由申请者填写《文件申请表》，经批准后方可领用。文控均应作好相应的发放记录并收回相应的旧文件和资料；Reissueoradddocument：Asdocumentsordataarelost,seriouslydamagedorinothersituations(sectorsWhoplayanimportantpartinRBAsystemperformancedon’treceivetherelevantvalidversion),applicantneedsfilldocument-applyingsheetwithapprovalbyadminmanager.RBAspecialistneedsreclaimolddocumentsordataandrecordreissue.5.2.3外来文件：ExternalDocuments5.2.3.1所有经评审适用于我司的外部文件的原件/正本由文控保存，并加盖“外来文件”章，副本在分发前加盖“受控文件”章；外来文件按收文顺序编号（如WL-SA001,WL-SA002...）并登录《外来文件总览表》。Alloriginalexternalfileswhichisappropriateforthecompanyaftertheassessmentshallbekeptinadmindepartmentwithexternaldocumentstamp,copiesstampedwith"controlleddocument"beforedistribution;Externalfilesnumberwillbedistributedbyorderofreceiving(suchasWL-SA001,WL-SA002...).Andlogintheexternaldocumentlist.5.2.3.2对RBA社会责任管理体系有效运行有重要作用的外来文件，由管理者代表组织责任部门评审后，经文控登记、发放和管理。TheexternaldocumentswhichplayanimportantroleinRBAsocialresponsibilitymanagementsystemwillberegistrated,issuedandcontrolledbyRBAspecialistbasingonreviewingbyresponsibledepartmentsorganizedbyMR.5.2.3.3提供给客户和认证机构的文件和资料，只加盖“仅供参考”印章，不做更改（换）控制。提供给供应商的文件和资料，文件中心在硬拷贝件上加盖「仅供参考」印章，由采购领用负责转交，旧版本由供应商在收到新版后自行作废，无需收回。Documentsareprovidedtocustomersandcertificationbodyonlymarkwithastamp“onlyforreference”withoutchangecontrol,Documentsareprovidedtosupplierswithastampof“Non-controlleddocuments”andtheoldversionself-invalidatedunnecessarytobereclaimedassupplierreceivesthenewversionprovidedbypurchasingsector.5.2.4文件的作废DocumentsObsoleteness5.2.4.1文件经确认为作废时，由文控加盖“作废”章，统一销毁；作废文件原档扫描后以电子档格式保存。ThehardcopywhichisconfirmedasinvalidwillbereclaimedanddisposedbyRBAspecialist,theoriginalobsoletedocumentwillbekeptinspecifiedpath(PublicL\PUBLICRBA)inscanningwaywithamark“Obsolete”forreference.5.3记录管理RecordsManagement5.3.1各种记录的书写规范WritingNorms5.3.1.1不得使用铅笔；Can’tusepencil5.3.1.2字迹清晰可辨；各栏需填写清楚，不须填写的地方可以划掉；Thehandwritingisclearandeasytobeidentified;contentclearly,theplacethatneedn’tfillincanscratchout.5.3.1.3各种原始记录表单必须有制表和审核签名确认。Tabulatorandapprovermustbehadforallrecordforms.5.3.2记录出现错误需要更改时,在错误的地方，以笔划线表示该笔资料错误，并填上正确的资料，签上更改者姓名或盖章以示负责。Asmodifying,errorsmustbedeletedandrepla