标准化作业程序

标准作业程序所谓SOP，是StandardOperationProcedure三个单词中首字母的大写，即标准作业程序，就是将某一事件的标准操作环节和规定以统一的格式描述出来，用来指导和规范平常的工作。SOP的精髓，就是将细节进行量化，用更通俗的话来说，SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。1、标准作业程序的原理标准作业程序（StandardOperatingProcedure,SOPs）是在有限时间与资源内，为了执行复杂的平常事务所设计的内部程序。从管理学的角度,标准作业程序可以缩短新进人员面对不纯熟且复杂的学习时间,只要按照环节指示就能避免失误与疏忽!标准作业程序的成立理由，通常有下列几点（功能）：标准作业程序可以节省时间，由于时间是宝贵的。标准作业程序可以节省资源的浪费，由于资源是稀少的。标准作业程序可以获致稳定性，由于稳定是组织继续存在的重要动力。标准作业程序也也许产生若干问题，反而阻碍目的的实现，这种反功能（Dysfunction）的病态必须加以了解：标准作业程序会抗拒变迁，无法因应特殊环境需要。标准作业程序会延误时机，无法满足民众需求。标准作业程序往往导致“新政策”与“旧实务”之间的矛盾，无法推动改革。采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅"厂商资料"、"采购记录"及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。具体作业程序及要点如：采购作业程序及要点请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：(一)常备材料：生产管理部门(二)预备材料：物料管理部门(三)非常备材料：1.订货生产用料：生产管理部门2.其他用料：使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，"请购单(内购)(外购)"附"请购案件寄送清单"送采购部门。(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。(三)紧急请购时，由请购部门于"请购单""说明栏"注明因素，并加盖"紧急采购"章，以急件卷宗递送。(四)材料检查须待试车方能实行者，请购部门应于"请购单"上注明"试车检查"及"预定试车期限"。(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制"请购单"提出请购。第三条免开请购单部分(一)下列总务性物品免开请购单，并可以"总务用品申请单"委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2.招待用品：饮料、香烟等。3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4.打字、刻印、报表等。(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限(壹)内购：1.原物料：(1)请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2)请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2.财产支出：(1)请购金额预估在2023元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在2023元至2万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3.总务性用品：(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核。(二)外购：1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤消(一)请购案件的撤消应立即由原请购部门告知采购部门停止采购，同时于"请购单(内购)"或"请购单(外购)"第一、二联加盖红色"撤消"的戳记及注明撤消因素。(二)采购部门办妥撤消后，依下列规定办理：1.采购部门于原请购单加盖"撤消"章后，送回原请购部门。2.原"请购单"已送物料管理部门待办收料时，采购部门应告知撤消，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3.原请购单未能撤消时，采购部门应告知原请购部门。采购第一节一般规定第六条采购部门的划分(一)内购：由国内采购部门负责办理。(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，告知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后告知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业解决期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业解决期限，告知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第二节国内采购作业解决第九条询价、比价、议价(一)采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单"询价记录栏"中注明，经主管签认后呈核。(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应进一步分析后，以电话等联络方式向厂商议价。(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。(六)"试车检查"的采购条件，采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决(一)采购经办人员询价完毕后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核。(二)采购核决权限：第十一条订购(一)采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购，并以电话或传真拟定交货(到货)日期，同时规定供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"。(二)若属分批交货者，采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资辨认。(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于"请购单"加盖"暂借款采购"章，以资辨认。第十二条进度控制及事务联系(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以"采购进度控制表"控制采购作业进度。(二)采购经办人员未能按既定进度完毕作业时，应填制"进度异常反映单"并注明"异常因素"及"预定完毕日期"，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策解决。第十三条整理付款(一)物料管理部门应按照已办妥收料的"请购单"连同"材料检查报告表"(其免填"材料检查报告表"部分，应于收料单加盖"免填材料检查报告表"章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，"请购单(内购)"的会计联须于第一批收料后送会计部门。(二)内购材料须待试车检查者，其订立协议部分，依协议规定办理付款，未订协议部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。第三节境外采购作业解决(含进口事务、关务)第十四条询价、比价、议价(一)外购部门依"请购单(外购)"的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等因素)应于"请购单(外购)"注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决(一)比价、议价完毕后，外购部门应填制"请购单(外购)"，拟订"订购厂商""预定装船日期"等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。(二)核决权限1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条订购与协议(一)"请购单(外购)"经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。(二)需与供应厂商签订长期协议者，外购部门应以签呈及拟妥的长期协议书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常解决(一)外购部门应以"请购单(外购)"及"采购控制表"控制外购作业进度。(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应积极开立"进度异常及反映单"记明异常因素及解决对策，据此修订进度并告知请购部门。(三)外购部门于外购案件"装船日期"有延误时，应积极与供应厂商联系催交，并开立"进度异常反映单"记明异常因素及解决对策，告知请购部门，并依请购部门意见解决。第十八条进口签证前("请购单(外购)"核准后)的专案申请(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备所有文献申请核发"输入许可证"，申请函中并应请求"国贸局"在"输入许可证"加盖"国内尚无产制"的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请"输入许可证"之前准备"报价单"及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具"请购单(外购)"及有关申请文献，以"申请外汇解决单"(需在一星期内办妥结汇时，加填"紧急外购案件联络单")送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向"国贸局"办理签证，并于"输入许可证"核准时告知外购部门。第二十条进口保险(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依"请购单(外购)"外购部门指示的保险范围办理进口保险。(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在"请购单(外购)"上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条进口船务(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获"请购单(外购)"时，应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于"信用状开发申请书"列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于"请购单(外购)"上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条进口结汇进口单位应依"请购单(外购)"标示的"间发信用状日期"办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以"开发L／C快报"告知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务(一)免货品税及"工业用证明"的申请1.进口的货品可申请免货品税者，外购部门应于"输入许可证"核准后，检具必需文献，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货品税。2.除"免凭经济部工业局证明办理具结免税进口"的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发"信用状"后检具必需文献向经济部工业局申请"非供塑胶用"证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文献，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入许可证、信用状的修改供应商成本公司规定修改"输入许可证"或"信用状"时，外购部门应开立"信用状、输入许可证修改申请书"经呈核后，检具修改申请文献送进口事务科办理。第二十五条装船告知及提货文献的提供(一)外购部门接到供应商告知有关船名及装船日期时，应立即填制"装船告知单"分别告知请购部门、物料管理部门及有关部门。(二)外购部门收到供应商的装船及提货文献时，应检具"输入许可证"及有关文献，以"装运文献解决单"先送进口单位办理提货背书。(三)提货背书办妥后，外购部门应检具"输入许可证"及提货等有关文献，以"装运文献解决单"办理报关提货。(四)管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文献后，检具必需文献送政府主管机关申请"进口放行证"或"进口护照"，以便据此报关提货。第二十六条进口报关(一)关务部门收到"请购单(外购)"及报关文献时，应视买卖、保险及税率等条件填制"进口报关解决单"连同报关文献，委托报关行办理报关手续，同时开立"外购到货告知单"(含外购收料单)送材料库办理收料。(二)不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货告知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运补偿及退货换料等，报关时关务部门应开立"外购到货告知单(含外购收料单)"告知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送解决部门解决。(三)关税缴纳前进口单位应的确核对税则、税率后申请暂借款缴纳。(四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即告知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于"进口报关追踪表"记录，以便督促销案。(五)税捐记帐的进口案件，进口单位应依"请购单(外购)"，于报关时检具必需文献办理具结记帐，并将记帐情况记入"税捐记帐额度登记表"及"税捐记帐额度控制表"。(六)船边提货的进口材料，进口单位应于货品抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以"进口报关追踪表"控制通关进度。第二十八条公证(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，告知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库告知时，联络公证行办理公证。(三)进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。第二十九条退汇(一)外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的也许时，应于提供报关文献时提醒进口单位，并于进口材料放行及"输入许可证"收回后，开立"信用状退汇告知单"连同"输入许可证"送进口事务科办理退汇。(二)退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。第三十条索赔(一)外购部门接到收货异常报告("材料检查报告表"或"公证报告"等)时，应立即填制"索赔记录单"连同索赔资料交索赔经办部门办理。(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。(三)索赔案件办妥后，"索赔记录单"应依原采购核决权限呈核后归档。第三十一条退货或退换(一)外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时告知进口单位依政府规定期限向海关申请。(二)复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供(一)采购部门应调查重要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。(二)采购部门应就公司内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。第三十三条质量复核采购单位应就公司内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检查)等。第三十四条异常解决审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制"采购事务意见反映解决表"(或附报告资料)，告知有关部门解决。附则第三十五条本办法呈总经理核准后实行，增设修订亦同。2、特性概述从对SOP的上述基本界定来看，SOP具有以下一些内在的特性：SOP是一种程序SOP是对一个过程的描述，不是一个结果的描述。同时，SOP又不是制度，也不是表单，是流程下面某个程序中关控制点如何来规范的程序。SOP是一种作业程序SOP是一种操作层面的程序，是实实在在的，具体可操作的，不是理念层次上的东西。假如结合ISO9000体系的标准，SOP是属于三阶文献，即作业性文献。SOP是一种标准的作业程序所谓标准，在这里有最优化的概念，即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP，而一定是通过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些，所谓的标准，就是尽也许地将相关操作环节进行细化、量化和优化，细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。SOP是一个体系SOP不是单个的是一个体系.虽然我们可以单独地定义每一个SOP，但真正从公司管理来看，SOP不也许只是单个的，必然是一个整体和体系，也是公司不可或缺的。余世维在他的讲座中也特别提到：一个公司要有两本书，一本书是红皮书，是公司的策略，即作战指导大纲；另一本书是蓝皮书，即SOP，标准作业程序，并且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。3、格式明确职责涉及负责者、制定者、审定者、批准者。格式每页SOP页眉处注明“标准操作规程”字样；制定SOP单位全称；反映该份SOP属性的编码、总页数、所在页码；准确反映该项目SOP业务的具体题目；反映该项SOP主题的关键词，以利计算机检索；简述该份SOP的目的、背景知识和原理等；主体内容：具体内容简朴明确，可操作性强，以能使具有专业知识和受过培训的工作人员理解和掌握为原则；列出制定该份SOP的重要参考文献；每份SOP的脚注处有负责者、制定者、审定者、批准者的署名和签署日期；标明该份SOP的生效日期。4、如何做概述做SOP的方式根据不同的管理模式和管理方式，会有一定的区别。从国瑞公司的实际情况来看，我们大体上可以按以下几个环节来进行：先做流程和程序按照公司对SOP的分类，各相关职能部门应一方面将相应的主流程图做出来，然后根据主流程图做出相应的子流程图，并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中，拟定有哪些控制点，哪些控制点应当需要做SOP，哪些控制点不需要做SOP，哪些控制点是可以合起来做一个SOP的，涉及每一个分类，都应当考虑清楚，并制定出来。拟定工作的执行环节2)拟定每一个需要做SOP的工作的执行环节。对于在程序中拟定需要做SOP的控制点，应先将相应的执行环节列出来。执行环节的划分应有统一的标准，如准时间的先后顺序来划分。假如对执行环节没有把握，要及时和更专业的人员去交流和沟通，先把这些障碍扫除掉。制定SOP3)套用公司模板，制定SOP。在这些问题都搞清楚的前提下，可以着手编写SOP了。按照公司的模板在编写SOP时，不要改动模板上的设立；对于一些SOP，也许除了一些文字描述外，还可以增长一些图片或其他图例，目的就是能将环节中某些细节进行形象化和量化。专心去做4)专心去做，才干把SOP做好。由于编写SOP自身是一个比较繁杂的工作，往往很容易让人产生枯燥感觉，但SOP这项工作对于公司来说又非常重要，公司在这方面也准备进行必要的投放，特别是从时间用2到3年的时间来保证，因此我们必然专心去做，否则不会取得真正好的效果，甚至走到形式主义的负面去了。正象一位劳模所说，“认真做事只能把事情做对，专心做事才干把事情做好”，并用这句话和大家共勉。5、SOP案例分析概述案例一:SOP在物流配送中心中实行应注意的问题不同模式的配送中心作业内容有所不同，一般来说配送中心执行如下作业流程进货、进货验收、入库储存、拣选或分拣．流通加工、包装、出货检查、装车配送等。这些环节很多需要手工操作或手工辅助操作，所以可以借助于SOP的方法分析各个环节的作业内容、优化作业程序、形成标准操作规程。由于各个物流配送中心的作业流程和工作方法有所差异，具体的SOP制定要根据各自作业的特点进行。物流配送中心应注意的问题在物流配送中心中应用SOP时应注意的问题：1.流程改善优先在制定作业的SOP之前．要对整个系统流程进行分析和优化，假如系统流程过于繁琐，导致了很多浪费的程序．那么对浪费的程序也制定SOP对提高配送中心的效率意义就不大了。例如要通过信息管理系统的优化．防止对产品信息的反复录入作业。或者优化拣选途径．防止多余的搬运作业。2.系统的思考在对各个程序制定SOP的时候还要注意该环节在系统流程中的地位。根据水桶理论，单个环节的最优不代表整体的最优，所以对配送中心的～系列程序环节，要从一个系统的角度制定各个环节的改善目的，实现系统的平衡。同时SOP的制定并不是一劳永逸，要随着操作内容的改变、工具设备的改变，管理方法的改变而改变，也就是注意系统的动态变化，及时根据系统需求进行调整。3.考虑设备工具的使用对每个作业制定SOP的时候要从人因工程的角度考虑能否借助一些简朴低成本的辅助工具来实现更高的作业效率。例如对于繁重的搬运作业．应当根据不同的物品特性设计一些低成本的搬运设备或搬运辅助工具．从而提高搬运的效率。4.注重分拣作业的优化分拣作业重要是根据分拣单的规定从仓库中选取产品，然后将产品搬运到指定的地点．完毕拣选，或者批量拣选后再由后续的人员或者设备进行分拣作业。有调查表白分拣作业占物流配送中心运营时间的30％～40％，搬运量的90％．成本的40％．所以分拣作业的效率提高对于整个