如何对采购合同进行规范化管理

如何对采购协议进行规范化管理课程描述：在你的公司中，你是否碰到过越权签订采购协议的行为？你是否为协议签订和执行过程中的腐败现象感到烦恼？你是否意识到协议归档保管的重要性？当出现协议违约现象，你是否可以依照程序进行索赔，尽最大的力量挽回损失？……本课将从实务出发，为你具体分析采购协议规范化管理的具体做法。学习要点：如何规范协议的内容和编号？如何规范协议的归档？如何避免采购协议签订的越权行为？如何规范管理协议签订流程？如何防止协议签订和执行人员的腐败行为？如何解决协议违约的索赔事务？解决方案：他山之石，可以攻玉！虽然不同行业不同公司对采购协议进行规范化管理时，都有不同的做法，但万变不离其宗！下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家借鉴！好的。采购协议的规范化管理涉及格式规范化、编号规范化和业务规范化三个方面的内容。采购协议的格式规范化重要应根据不同的采购业务编制协议范本。协议范本的编制依据是国家法律法规和公司管理规定。编制内容一般涉及协议头尾、通用条款和专业条款三部分。协议开头要有甲乙双方名称和编号，签写地点以及其他简要说明，协议末尾要留出双方负责人和法人签章的位置，要说明协议一式几份，双方各执几份，最后要有日期。协议中间部分是双方商定的通用条款和专业条款。国家对采购协议也有相应的范本规定，可以在网上和某些标准文献中查阅。制定协议范本有以下注意事项：一方面既要尽也许涵盖更多内容，又要使范本品种相对较少，以便于管理。另一方面公司要根据自身情况编制条款，拟定哪些通用条款必须保存，专用条款应如何界定等。最后范本的编制要通过审批，附于公司文献管理体系之中；而采购部也要保存相应文本。协议编号规范化管理方面。一方面，编号部门重要涉及档案部和采购部；另一方面，编号对象除了采购协议正本以外，尚有与之相关的附属文献。第三，编号方法的选择，一般档案部按照年月日的时间顺序进行编号；采购部则要按协议信息，例如供应商、采购员或采购计划等进行更为具体的编号；此外还可以按照二进制条码编号，这重要适合有完备的现代化管理系统的公司。也就是说，每个采购协议都编列一个二进制条码，然后输入系统，让系统根据产品类型进行自动归档。假如公司尚有其他特殊规定，那就按公司规定进行编号。附属文献的编号，或者用协议编号加横线和号码的形式，或者与协议编号统一，在归档时也与协议放在一起。业务规范化是指对协议签订、协议归档、协议执行、协议变更、协议终止和索赔事务的规范化管理。协议签订的规范化管理。一方面对协议签订规范流程，要由相应级别的人员审核协议的合理性和合法性；审核通过相关人员签字；然后行政部门盖协议章。另一方面规范署名盖章，协议上要有负责人署名盖章、法人署名盖章和进行司法公证的第三方人员署名盖章。协议签订的注意事项:一是要把协议签订规定告知对方;二是要将协议签订规范形成文本，进入公司文献管理体系。协议归档的规范化管理一方面要明确归档部门，一般而言，档案部、采购部要保管协议及相应文献，财务部要保管发票收据等，供应商那里当然也要保管协议。另一方面要明确采购部的归档流程：采购部负责收集协议及相关文献，然后进行协议编号，采购经理签字以后，由专门的管理人归档，并督促财务部保存发票收据。其中的注意事项是：一、对协议规定调档、复印权限；二、采购部保存协议复印件。协议执行的规范化管理.重要是在协议中明确执行规范，并严格按照协议条款执行。有两点注意事项：一是建立跟单制度，二是实行分块解决。两个方法都是保证协议签订和执行的人员相对分开，以防止业务过程中出现腐败现象。协议变更的规范化管理，重要应明确协议变更依据：一、产品技术规范发生变化；二、与供应商谈成新的合作；三、因不可抗拒的力量导致原协议无法执行。注意事项是：协议变更也要走正常审批程序；对变更内容双方达成一致并签字。协议终止的规范化管理，重要应明确协议终止依据：一、对方无法执行协议，己方批准终止协议；二、交货和付款都已经完毕，协议终止；三、某一方半途停止业务，法律审办协议终止。解决方法方面，对第一、二种情况，协议自然终止；对第三种情况，则要通过法律仲裁，补偿受损失的一方。对索赔事务的规范化管理。一方面要明确索赔细则；另一方面要规范索赔流程；第三要选择合适的仲裁机构；最后要认真学习相关法律。最后，将这几部分导图串起来，就形成了对采购协议进行规范化管理完整的方法与流程了。或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，能让你更加形象的理解和明白该如何对采购