公司合同管理系统

SY-004:公司协议管理系统(ECMS)EnterPriseContractManagementSystem－、客户的业务问题随着竞争越来越剧烈，很多公司在提出优化管理的同时意识到信息化工作的必要性，如何尽快、迅速提高公司业务和人员运作效率，增强公司的生命力和竞争力，成为公司全体员工、特别是管理层所共同关注的焦点！协议管理涉及到公司与外界经济活动的最直接前沿，如何有效的管理协议，是协议管理按公司规则有效运营，是每个公司在新经济环境中取得有利位置的重要手段。在公司的协议管理过程中，重要涉及：项目管理招标申请协议申请协议审批协议招标协议执行协议付款协议档案八个大的方面，协议管理过程其实是公司管理中协议信息流的完整流动过程，当一个协议管理信息流流动完毕后，也就表达一个协议生命周期的完毕。二、产品满足客户的业务需求能力公司协议管理系统(ECMS)能有效的将解决公司，机关等用户的协议管理的需求，重要表现在：1）以工作项目为数据的源头，使公司的所有协议必须约束在以批准的项目基础上，有效制约了协议签订的随意性，使任何协议均有据可依。2）以工作流为基础，将协议的审批纳入公司规定的工作流范畴，避免手工办理协议时审批过程的随意性，不同类型的协议自动按规定的审批途径进行流转。3）在自动审批过程中，节约了大量的人力时间，避免因签字不断追找领导的繁琐手续。4）协议执行过程透明公开，每一协议的签订到执行完毕均可有相关部门全程监控。5）协议执行过程中实现协议金额的上限控制，有效的解决协议付款过程中的资金控制。6）完善的协议台帐，提供了公司每年成本控制的基本数据。7）可与成本控制系统无缝集成。8）支持公司所有协议的管理：材料采购协议，承包协议，承揽协议，对外承包协议，服务协议，基建协议等。9）材料采购协议可与物质管理系统进行集成，基建协议可与基建管理系统进行集成，承揽协议可与项目管理系统进行集成。三.产品功能简述工作项目管理

公司计划部门或综合管理部门对批准实行的工作项目进行下达，同时可以下达项目资金作为执行的控制依据。对项目进行协议执行过程管理，一个项目可以相应多个协议招标申请

执行部门对需要进行招标的项目一方面申请招标，通过工作流审批完毕后，执行部门进行招标环节，假如不需要招标可直接进入协议申请环节。协议申请

项目执行部门或项目主管部门对需要签订协议的工作项目起草协议文本及技术协议等文档附件，通过工作流在网上进行会签。协议招标

假如需要招标的协议，记录协议招标过程文档，如乙方评价记录，乙方资质文献，招标会签记录等。如进行议标记录议标记录。工作流

根据协议管理的生命周期，相应的工作流有：招标申请工作流，协议会签工作流，协议变更工作流，乙方资质审查工作流（备选），协议付款申请工作流，协议验收工作流（备选）协议审批

协议起草后，工作流自动实现网上流转，协议审批工作流能完毕各类复杂的审批流程。协议执行

协议批准后，进入协议自行阶段，涉及大量的执行过程文档记录。如：阶段验收文档，协议变更文档，协议索赔文档，协议验收文档等。协议付款

协议执行阶段，可以分阶段进行付款，付款前必须进行付款申请，系统自动计算本次付款的最大金额，同时提醒质保金和付款历史。假如启用项目资金控制，在付款申请提交前还将检查本协议相应项目的可用资金情况，如资金局限性，则不能提交付款申请。协议档案

协议执行完毕，协议管理部门对本协议进行归档管理，修正存档号。归档的协议进入协议档案管理，可以对协议进行全面的协议管理，同时提供协议台帐供协议管理人员使用。四.产品功能详解系统组成项目管理项目招标管理是指针对成本中心下达的项目及项目预算进行招标活动进行的管理，重要功能涉及：项目立项、项目预算、供应商及承包商、合作公司管理、评委专家库管理、招标准备管理、招标实行管理、招标结束管理等，需要特别说明的是，项目必须来自成本中心下达的项目，而预算也许分为两种情况：一种是带预算的招标，一种是不带预算的招标。带预算的招标结算时可以在可用预算范围内直接办理结算，而不带预算的招标在结算时必须先追加预算才干办理付款手续。项目准备项目准备是协议管理的基础，公司必须先对公司的所有工作进行规划，建立公司工作项目树，然后各工作部门对公司下达的工作进行项目申请和协议申请。项目准备按如下环节进行：公司工作规划类型管理定义公司工作规划模型公司工作管理中心定义工作管理中心工作规划各部门申请项目项目下达项目申请项目申请是各承担部门对公司规划的工作分类进行明细项目的申请，批准后完毕立项，然后才可以进行协议准备工作。招标管理项目招标管理将公司的招标过程进行全过程管理，项目的资料准备开始，这项工作一般由各申请部门完毕，通常也称为公司内部立项过程。立项资料准备完毕后，由公司主管部门办理相关的审定手续，并将审定手续登记到软件系统中，批准手续完毕后，就可以拟定本项目的资金来源了，至此为止，公司内部的立项过程才可以正式结束。根据不同部门、不同性质的项目，可以灵活地选择和组织不同的临时招标机构或小组，招标机构确立时，也可在专家库中随机选择专家评委，专家评委可以选择公司内部专家，也可以选择外面的专家，至此，招标工作正式启动。招标机构着手准备招标文献，拟定出台或直接分发或网上发布的方式进行标书传递。对通过资质审查的承包商所提交的招标文献进行管理，投标文献涉及：封面，招标文献目录，商务文献，技术文献，商务文献又涉及：招标函、招标授权、招标报价表、分项报价一览表，货品说明一览表，偏差表，招标保函，资格证明文献，招标文献修正文献，制造厂家资格及授权，交货进度表，招标人现场代表派遣计划表，超重或超尺寸货品清单，重要设备、部件制造商名单及分包商名单，培训计划，安装，须调试和调试中提供安装和相关服务，产品样本，承诺书，备品备件制造构件等。而技术文档则涉及：技术说明，设备性能，参数保证，业绩证明，质量认证证明文献，生产许可证明文献，标准检测报告，技术规范/规格和图样，设计联络会安排，技术文献提交进度表，施工计划，工程机械设备清单等。资料准备完毕后，招标机构即可办理招标手续，开标，评标和定标。招标记录文献有：供应商评价登记表，供应商资质审查表，招标登记表，谈判登记表，招标结果登记表，招标结果会签表，供应商评分登记表等。将相关记录登记到软件系统中，最后进入协议签订手续协议会签协议文书是在招标工作完毕后进行的后续工作。本模块重要完毕协议法律文本的相关管理功能。涉及协议规范文本，格式协议文本，协议文本起草，协议文本审批纪录，协议文本鉴定等功能。公司协议文本可以分为两大类，一类是规范文本，一类是格式文本。两类文本均可采用模板管理方式，以协议类型为基础，将行业内通用的规范文本作为标准协议文本，起草部门从模板中取得标准文本稍加修改后即可形成一个协议草本。协议文本起草待办事宜已解决任务任务监控挂起任务根据协议管理规定，可以设定很多网上审批的工作流，对需要的协议审批事项先定义号各类word

文档的模板，然后公司人员需要申请时只要将内容填好，然后有工作流自动完毕网上审批工作。在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或署名。申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程即可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位规定设立模板的统一格式，可以设立每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户可以使用模板起草申请；具有管理权限的用户可以在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户可以对模板进行维护。审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对途径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.在审批过程中，支持痕迹保存，电子印章，手写署名、全文批注。可以实现催办，督办，记录。协议执行管理协议执行管理是指自协议登记之日起到协议结束这一时间段的协议状态。协议执行管理重要就是对这一阶段一个协议形成的各类状态变更记录，招标记录，验收记录，工作进度信息，通过进度监控，可以全面掌握一个协议的执行情况，对协议的进度进行有效监督，对协议付款进度进行有效管理。项目协议和非项目协议均直接起草协议文本，协议文本可以直接手工输入，也可以直接从协议模板中导入。协议模板管理可以有效地对公司的规范协议文本进行管理，所有起草协议的部门均可直接使用协议模块进行协议起草。协议文本必须登记到软件系统中，在登记协议正本的同时，也必须将协议的所有附件同时进行登记。协议正文登记之前，由于管理的需要，必须将协议的基本项信息抽取出来，录入到或补录到协议信息主表中，常见的如协议乙方、协议金额、工程明细、协议进度等。协议各类信息登记完毕以后，协议管理人员或承担协议的部门必须编制协议进度计划和协议付款进度表，以运用协议执行阶段的监督。协议文本起草：项目承担部门或上级主管部门起草协议文本，提交到系统中，系统自动选择工作流进行网上流转，起草人只需要监控流转进度即可直到协议目前审批的进度。协议会签：工作流自动找到相应的审批人，完毕自动流转，不可人工干预审批过程。协议变更申请：当协议执行阶段需要进行协议变更时，相关部门提交变更申请，网上审批。协议变更审批：审批协议变更申请，批准后变更有效，可依驳回申请。协议执行文档管理：管理协议执行过程中的各类文档，如阶段验收报告，阶段付款文档，协议变更文档等。协议索赔管理：当协议出现纠纷时，需要进行协议索赔管理，记录协议索赔相关文档。协议验收申请：协议验收申请，可选功能。协议验收审批：协议验收申请审批，可选功能。协议付款可以对成本中心的付款申请功能进行改造和加强，付款申请时必须附带上协议号，经审批后财务办理付款时必须根据协议号结合付款计划进行付款，否则不予付款。协议费用管理重要是针对协议的预付款、阶段付款、质保金、索赔收款等进行全面管理。同时对各类协议进行费用记录，费用分析，追加减少预算资金等。假如公司的预算工作很细，则可以结合预算管理，在成本中心软件中直接下达和变更预算，而付款时财务也可直接运用原有的预算控制协议的付款。协议付款申请：可以对协议进行多次付款，单合计付款不能大于协议总额。协议付款审批：对付款申请进行审批。协议归档协议管理部门定期对自行完毕的协议进行归档解决，归档时校正协议号和协议归档号。归档后的协议自动结束，不可对本协议进行任何操作。协议工作流本系统涉及工作流如下：招标申请工作流（可选）招标资料准备工作流（可选）供应商推荐工作流（可选）标书审核工作流（可选）协议会签工作流协议变更申请工作流（可选）项目开工申请工作流（可选）项目验收工作流（可选）协议付款申请工作流在每个工作流中，都包含了各种类型的分支解决，如协议付款申请工作流，在定义时将材料采购协议，燃料采购协议等多种判断条件同时设立在一个工作流中即可，没有必要对每种类型的协议单独设立一个工作流，这样将不利于工作流的管理，也不利于以后工作流的改变。协议台帐综合查询时针对领导和专业协议管理人员进行的功能设立，重要对协议的原始资料，协议执行进度，协议的付款，协议的结束资料进行全面综合的查询。五.产品独特之处顺宇ECMS系统是一个技术先进、功能强大的网络化协议管理平台。它集成了目前主流的计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学、数据库技术、多媒体技术以及图文解决技术，可以综合解决协议文本中涉及到的各种格式的语音、数据、文字、图像等文献。同时，本系统结合客户的实际需要，进行了一系列改善和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想、使用性能上都达成了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势：内嵌基于角色的工作流引擎，国内唯一在工作流中转移条件无需编程；采用横纵向相结合功能菜单，符合人的视觉流程；引入portal技术，实现用户主页面的内容个人定制；引入sybase公司的datawindow技术，全面解决中间层的技术难题；C#成熟架构，全面支持WebService，跨平台、扩展无极限；根据不同级别设立权限管理，用户权限设立简朴灵活，保证信息安全；首创基于协议生命过程的全过程管理思想，真正实现了协议从需求，生成，执行，结束完整周期的管理，使公司的协议管理跨上了一个可以信赖，实用完善的工作平台；协议相关文档在线编辑，支持WORD/EXCEL、审批过程痕迹保存、支持电子印章、手写署名。系统中初次引入文档服务器，将协议文档和数据库分离，避免数据库解决大量文档数据而引起的拥塞。初次在协议管理软件中引入工作执行追踪思想，实现工作任务从指派到协议执行到协议完毕的全过程管理。支持用户自定义WEB服务器集群，用户可以根据系统的实际负载随时改变web服务器的配置。六.重要技术参数本协同办公系统可以分布式运营方式进行程序运营以及数据传输。本协同办公系统支持服务器集群、分发式服务器和二级服务器，系统兼容性好，系统可以运营于Windows98、Windows2023、WindowsXP、Windows2023、LINUX、Unix及小型机操作系统等各种操作平台上。七.我们的服务购买顺宇ECMS系统只是我们合作的开始，山东顺宇的“五八六三”管家式服务（“五心”服务精神、八项服务承诺、六大服务内容、三级服务体系）尽可以使我们的客户安枕无忧，尽享软件系统带来的无限办公乐趣，而无任何后顾之忧。7.1“五心”服务精神：专心、耐心、细心、贴心、放心专心、耐心、细心、贴心、放心7.2八项服务承诺：提供1小时内的服务请求响应，省内24小时到达现场，省外三天内到达。简朴问题8小时内提供解决方案。复杂问题24小时内提供解决方案。终身免费维护升级及终身免费技术支持。终身免费协助重装软件系统、数据恢复工作。终身免费指导数据备份、二次开发。终身免费指导涉及到本系统的软、硬件及计算机网络技术。实现7X24小时的在线服务。7.3六大服务内容：7.3.1定制服务根据客户的具体工作模式，我们会与客户共同分析工作流程和其中的数据逻辑变化，以及特殊业务规则，免费把这些具有客户行业特性、平常运作特性的管理功能整理成适合客户的实用、贴身、低成本的解决方案，并将方案配置实现，即根据客户的需求定制系统。7.3.2对于购买产品的客户，我们提供免费升级服务，在系统升级之后的3-6个月，各版本的客户享受随系统升级而升级的服务，将使自己的系统保持在最先进的状态。7.3.3二次开发服务随着用户使用的进一步和公司的发展，客户往往需要对系统进行二次开发乃至多次开发