华软云酒店管理系统操作手册

华软云酒店管理系统操作手册广州易华软件科技有限公司六月二十八日目录第一章、系统介绍1、系统说明2、功能介绍第二章、操作说明1、登陆系统2、退出系统3、预订系统4、接待系统5、收银系统6、查核系统7、应收账系统8、管家系统9、客历系统10、合约系统11、报表系统12、查找系统13、事务系统14、系统设立15、经理图表第一章、系统介绍一、操作说明1、开发背景

我公司是一家专业从事酒店管理系统开发的公司，从1992年开始开发和销售自己的酒店管理系统，初期的DOS版系统开发是在一家五星级酒店中实地进行的，并在其他酒店得以应用和不断完善，其功能全面、实用，在国内拥有一百多家用户，为顺应市场的变化，从98年开始，在DOS系统经验的基础上，开始开发WINDOWS平台的系统，并于2023年初推出第一套全WINDOWS版星级酒店管理系统，然后在多家酒店实地应用，版本已多次升级。2、系统特点我们的开发与设计人员自身就有数年外资酒店工作经验，熟悉国际酒店实际运作与工作惯例，开发的WINDOWS版酒店电脑管理系统，在功能上完全符合国际化酒店管理的需要。系统的前后端皆使用Mircosoft公司的开发工具，前端为VS开发语言，其控件丰富，后端使用SQLSERVER数据库系统，使数据更加安全可靠，易于维护。充足吸取五星级酒店的管理经验，系统设计面向酒店业务流程。整体性能好、系统稳定。特别在操作具有操作合理、简洁的特点。例如在动态房间状况表上，及时占用率显示，并可以直接选择净房卖房。填写客单时可以方便查询客人的客历档案、合约资料，提供自动选房功能。房间动态可售情况表结合售房预测功能，为酒店每一天的房间预订提供准确、及时的数据，帮助订房员合理掌握散客和团队的订房比例，提高酒店的平均房租。在售房和动态房间状况表中，图示出当天和未来三十天内每间房的预订和占用情况，保证用房的合理性。可以在同一界面下解决散客、团队和特殊公司的帐务，支持钞票、支票、信用卡、街帐、应收挂帐等多种付款方式。同一笔帐务支持多币种结算。特别设计的联房功能。系统支持任意帐号之间的任意帐务的转帐功能，特别为提高前台收银处的效率，设计了连接多间散房的联房功能，使相联房间之间的转帐轻松自如。独特的假日及周末调租，在假期到来时，自动上调规定房价类的住客的房租；对合约单位更设立了平日、周末、周日、假日的四种房价类别。同一客单包含内宾、外宾需要登记的所有信息，按需填写，方便了前台的接待的入住登记和客人查询工作。全操作跟踪，记录客单修改的每个细节，记录房态变化过程...等等。接口齐全，涉及证件扫描、电话计费、电话PMS、VOD系统、门锁等。在前台系统中内置的制来宾卡功能，可以大大提高服务质量和接待客人的入住的效率，并实现酒店的一卡通功能；同时可以制作来宾参观卡（限制1小时内有效）。可挂接华软的其他子系统（外接系统），如一卡通管理系统、客户关系管理系统(CRM)等，可实现一次登录。二、功能介绍预订：解决散客的新预订，涉及自动派房、手动派房；客历预订；合约预订；复制已有客单资料到新预订单等等。预订功能可随时查询３０天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预订情况（无限期）。对常客可使用系统的客历资料预订及配房，可大大减少资料的输入，预定系统还具有超售警示（允许超预定）的功能。接待：解决散客的新入住，涉及自动派房、手动派房；客历入住；合约入住；录入关注信息；复制已有客单资料到新入住单；打印客人登记单等等。接待功能对客人的入住分为多种，可以灵活地解决各类客人的入住。对于散客步入，系统可以自动检测该客人是否回头客，假如是回头客系统自动调用其客历资料填写客单无须客人自已填单，给客人一种“宾至如归”的感受。假如客人是初次住店，系统将根据操作者的意愿自动建立其客历资料。系统具有快速入住方式，平均入住时间不超过十秒钟。可以根据用户的需要,连接指定的专用证件扫描仪,头像自动剪切、文字自动辨认，减少汉字录入,提高接待效率。

录入关注事件信息，方便管理客人从入住到离店期间的所有事件，如客人规定、房价变更、特别关照等，可以做到预先设定，提前提醒；人人（接待员）皆知，事事不漏；达成提高内部管理水平和对客服务质量。联房：便于多间同住客房由其中某间房的客人统一结帐时的查询和帐务解决，方便、快捷。收银：涉及的功能有：记帐、结帐、退房、加押金、查帐、恢复帐、转入其它房帐或团队帐或公司帐或同住单帐、设立跑单、限制消费、客用保险箱管理等，收银系统可以对住客、团队和公司(设有帐号的可签单的单位)进行各种帐务解决。

收银功能把退房的责任设在总台收银处，其优点是完全解决了漏帐问题，把跑单的机会减至最低。每一个客人从预订房间起系统内已自动产生了该客人的帐号，在客人入住前只允许加入押金，入住后方能加入其它消费。

住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分的营业场点签单，这将刺激客人的消费心理，增长酒店的收入，记帐功能重要加入酒店暂无联网消费场点住客消费、补偿、日租、特别消费等所有类别的消费。酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。

收银系统的结帐又与其它营业场点不同，前台的结帐允许客人一帐多单，分期结帐、分类结帐等，系统还独特设计了万能分类的功能，可以满足客人的任何苛刻的规定。

退房功能将自动检测：A、客人的帐务余额为０；B、客人帐号下的帐项为空；C、保险箱锁匙已归还（如曾借用），否则系统拒绝退房从而保证了酒店方面不受任何损失另一方面也保证了客人也不受损失（如余额为负）.

转帐功能也具有万能分类的功能，既不仅可以把几个帐号的消费转入另一帐号也可把某一帐号特定期期内特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。

对团队结帐与对其它客人结帐相同，而团队退房则采用全自动方式，不必一一地输入房号，假如系统检测到某团的成员所有已退房，团主单也随即自动退出。查核：重要功能涉及：查帐、校验纠错、试算平衡、开户、应收帐、汇率设立。查帐功能涉及查总收入帐、总消费帐等。其中总收入帐和总消费帐又可指定某一日和某一收银员的经手项目，大大方便了查核人员的工作。系统保存了任何入住过客人的（根据硬磁碟的容量而决定，假如足够充足可以保存数年至数十年）所有资料，所以可以方便查到某一客人某年某日的所有消费和承付。校验纠错功能对查核人员来说会使用的非常“得心应手”。开户功能可认为其他的营业场合和可签单的公司设立帐号，实现收银员对无房或非团队的客人和部门进行帐务解决。管家：重要是把前台的售房与管家部的备房信息关连起来，它涉及：设立各种房态：净房、脏房、坏房及取消坏房、差异房等；拾物管理；客房消费记帐；动态新入住、新离店显示等。

可以在房态表上任意选择一间房或多间房进行设立房态。

房间状态和住客查询方便了管家部管理人员掌握前台的第一手资料，而房间状态的设立则向前台提供了售房依据，电脑网络线取代了电话传递，快速而准确。

客况查询将自动从前台住店客单中筛选出十五分钟以内入住的房间以方便管家部告知房间服务员做应做的工作。

房间信息管理，涉及房间基本信息、设备管理，维修管理等。客历：设计了完善的客人资料自动记录、自动查询系统，它涉及：客人资料手工输入、客人资料查询与修改、设立黑名单、入住客人自动归入客历等。手工输入客历是指尚未入住酒店但有也许将来入住的社会名流、政府要员，以及通辑犯、社会流氓、某类女性等（入黑名单），自动输入将把初次入住酒店的客人（如必要）的资料自动产生一个新的客历档案。

凡是在酒店有客历档案的住客，在退房时系统将自动在其档案中增长一客历记录，假如该客人＂跑单＂其客历档案自动转入黑名单。当某客人入住时，可运用客历入住方式自动在客历系统中查询该客人的历史资料，假如查到电脑将自动填入客人资料于客单中，无需客人填单。合约：随着酒店业之间的竞争日异剧烈，酒店的市场销售越来越受到重视，与一些公司和单位签订住房合约并给以适当的优惠以吸引更多的客源则是酒店经营者的一项重要销售工作方法。

凡是与酒店签约的单位，即可把其资料输入电脑，事后可以随时查询和修改，凡是该单位入住的人员，在客单上可自动填入住的人员，在客单上可自动填入单位名称，其离店后，电脑自动将其入住天数记入其单位资料内以便酒店管理者随时掌握该单位总的入住情况，以拟定是否与其更加优惠的条件。会员：为稳定酒店的客源市场，鼓励客人常来消费，酒店需要把这些客人发展为自己的会员，享受酒店给予的优惠和奖励。同时可以吸引新的客人，因此会员制的建立是酒店经营者的一项重要销售工作方法。

凡是酒店的住客，都可以发展为酒店的会员，通过会员系统录入其资料，按照设定的规则，在客人入住时填入会员卡号，系统就可以自动进行消费积分，同时入住时也可以方便地查询积分，对符合积分条件的可以进行积分兑奖。会员档案一旦建立后，可以随时查询该会员的消费和积分兑奖情况，以便酒店管理者随时掌握所有会员的具体消费情况，以拟定制定更好的销售奖励政策，进一步提高酒店的经营效益。应收：应收即指应收账务管理系统。对于在酒店月结消费的客人，建立应收帐号（=财务应收帐科目编号），其消费通过收银系统，可以自动转挂到相应的应收帐目下，便于查询和结算。应收帐系统同时也提供了手动记挂消费功能，可以进行帐务调整。配额：配额管理系统。对于一些合约单位，其一段时间的用房数是一定，为了保证酒店的最合理配房，需要对其用房进行数量上的精确控制。在旺季按配额售房可以保证较好的平均租，在淡季可以加大配额量，提高住房率。报表：可以打印出与营业有关的各种数据，分以下几类：

接待处报表有客房占用分类表、房客姓名分类表、房客到达分类表、房客离店登记表、房客国籍登记表、客房转房改租表、客房取消登记表、预定未到登记表、客房房租分析表、客房特殊房价表、经营分析登记表、日租记录报告表、团队名单登记表、团队到达分类表、团队离店分类表、团队主单报告表、住客户口申报表、当前房间状况表、当前坏房报告表、合约销售报告表、销售预测分析表。

收银处报表有收入记录报告表、消费记录报告表、住客帐务报告表、跑单记录报告表、信用卡记录报表、支票记录报告表、催帐记录报告表、转帐记录报告表、借贷总表。

其他报表。查找：其功能是本系统中查询客单的最强大的功能，它对各种状态的客单进行查询及相关操作，真正体现面向对象（客单）的解决方式，可以对查到的客单进行诸如预订入住、修改、取消、查帐等操作。事务：解决涉及续住、解锁、数据整理、日截、修改密码功能。续住功能可以实现对当天预期离店而未离店的客单自动延期离店一天；解锁对在操作中因各种因素锁住而无别人使用的客单、团单或公司单进行解锁，以便别人可以正常使用；整理数据指根据当前客单、团单、坏房单等重新计算可售情况和房间状态；日截功能是对系统在一个自然日内所有工作的总结束，日截过程涉及自动产生每一房间的一天房租（加服务费）、转移已离店两天的客单至历史数据库、清除作废数据、生成经营登记表和收银借贷总表等。

日截每日必须做一次，且只能做一次。团队：功能涉及对旅行社组织的旅行团、销售部组织的会议团和散客自组团的预订和入住等各种事务：重要功能有团队预订、团队修改、团队取消、团队入住、团队排房、排房取消、查看团房、散客入团、团员离团等。设立：涉及对系统基本参数如是否收服务费、收百分之几服务费等；此外还可以设立假期、锁房、国籍代码、销售代表、客源码、记帐代码、收款代码、修改房价。用户管理功能包含在此设立功能中；用户管理涉及添加用户、修改、删除等，以及密码设立和权限设立。经理：是为酒店管理者进行经营分析而设立的，可以实时记录显示当前的经营情况，回顾查询显示往日的经营情况以及五年间的年或月或某年十二个月的住房率和营业收入，并设有图形显示，一目了然。动态房间状况表：是售房的重要工具，也是管理人员动态掌握了解当前酒店房间情况的必部可少的工具；此表动态显示酒店所有的每间房是净房、脏房、坏房或经理是否锁房、以及管家部与前台接待之间是否有房间状态差异等信息，并可显示每种房态在总房数中的比例。可以按房类、楼、层进行筛选显示。

房态表反映每间房的状态可达十多种，同时可以方便地显示住客的摘要信息、房间信息资料；对每间房可以根据其状态执行相应的右键操作，如修改客单；其下端可伸缩的面版，显示了30天的状况，同时对住客可以使用拖动滑鼠进行续住延期。

从房态表可以方便地切换到可售表。动态房间可售情况表：也是售房的重要工具，特别是对客人的订房起着重要的作用，它及时动态地反映出当前每类房30天内的每一天中尚有多少间房可以出售；更提供了从某天起30天内每类房天天的出售情况的功能，强大的销售预测功能，可以准确预测任何时期的售房情况（可以细致到每一种房类和价类上）。提供的图形显示，更加一目了然。可以及时查询记录配额的使用情况（购买了配额功能的）。

从可售表可以方便地切换到房态表。天气报告功能：是为提供客人询问而设立的，它由一般由酒店的总机话务员输入，最多可反映一周的天气情况，如气温、风力、紫外线系数等。世界时间功能：是为提供客人询问而设立的，它以北京时间为准，可以及时查询到当前世界其他重要城市的本地时间。保险箱功能：使前台收银处管理保险箱非常方便；可以根据具体情况设立或取消保险箱的编号，方便解决客人的借还业务，假如客人借用了保险箱在退房前未归还，退房时系统将自动提醒。常用信息功能：是为提供客人询问而设立的，它由前台规定的人员输入有关的常用信息资料，供大家共享，及时为客人的询问提供征询服务。例如：航班、列车、长途汽车等时刻表，其他酒店和景点情况，政府机关和公共机构的电话地址等信息，以及内部营业场合营业时间、电话及内部所有电话等资料。电话PMS功能：可以在前台系统于电话互换机之间实现自动功能，如：在客人入住或离店时可以自动打开或关闭其入住房间的外线、批量设立团房的叫醒时间、设立房间的留言灯、或其他互换机提供的PMS功能。是否可以实现，要看酒店的电话互换机是否提供了相应的功能和技术支持。门锁接口功能：一般的酒店都使用IC卡门锁，其好处是显然的。接待员可以在自己工作的电脑上完毕客人入住的所有程序：派房、办理入住登记、制钥匙等而不用更换电脑、甚至在客人多时排队等候制卡。收银电脑配置IC卡读写设备，可以实现酒店内的一卡通服务。退出：功能有两个作用：一是真正退出应用系统，如要离开准备关闭电脑；二是操作员可以临时退出，即换更，以便离开或让别人使用电脑，避免自己的代码被别人使用。第二章、操作说明登陆系统酒店前台管理系统使用授权密码进入方式。

运营酒店管理系统的方法有如下：

1）双击桌面上的“酒店管理系统”图标

2）点击桌面上的“酒店管理系统”图标后，按回车键[Enter]

3）点击桌面任务栏上的“开始”按钮->“程序”->“酒店管理系统”

注：桌面上的“酒店管理系统”图标一般为启动服务器端的执行程序的快捷方式。

连接数据库服务器

系统提供连接数据库服务器对话窗，可以方便地解决数据库的连接问题。运营酒店前台管理系统，立即进入连接数据库服务器对话窗，显示如下：、

对话窗说明：

1）选择框[□不显示对话框(N)]的作用：当勾选此选项，则在第一次对的连接后，下次运营酒店前台管理系统时，系统不再显示此连接窗；否则每次都会显示此连接窗，但对话窗中的输入框的内容会自动显示为上次连接输入的信息；

2）选择框[□假如服务停止则启动(T)]只合用于数据库安装在本机的单机运营环境；

3）[导入(I)]、[导出(E)]功能是只合用于数据库安装在本机的单机运营环境，其操作非常简朴，依照具体的操作提醒即可顺利完毕。

操作环节：

1）按照对话窗的显示，输入（或点击服务器名称文本框右则的按钮查找选择服务器）服务器名称、连接数据库的授权用户名和密码、主数据库名和备份数据库名，勾选[□不显示对话框]，也可不勾选。

2）点击[拟定(O)]按钮，系统立即进行自动连接。假如输入有任何的错误，都不能对的连接，系统会给出相应提醒；

假如输入对的，系统一方面开始连接服务器，进行系统连接初始化，提醒窗体如下图：

假如连接数据库服务器成功，提醒如下，并立即显示进入酒店前台管理系统的登录系统提醒窗。

假如系统没有注册，系统会提醒，并请求注册。参见“注册”操作说明。

假如不能对的连接到数据库服务器，提醒如下：

登录系统：启动初始化系统后，直接弹出“输入密码”窗口。假如初始化系统失败，系统会给出提醒信息。此时应联系你的系统管理员来检查电脑、网络连接、ODBC配置等。

2）系统已开始使用，执行了“换更”操作后要重新进入系统，可以有两种方式：

<1>按快捷键：CTRL+F4，弹出“登录”窗口。

<2>用鼠标点击系统的菜单栏上的“业务(W)”项出现下拉菜单，点击“换更登录

CTRL+F4”菜单，弹出“登录”窗口。

用户必须输入自己的用户名和密码(口令)，输入的名字不分大小写，输入的密码区分大小写；输入用户名和密码后点击“拟定”，假如输入对的，立即进入系统，否则系统提醒名字或密码错误，规定重新输入。显示如下

对的进入系统，系统主界面显示如下:二、退出系统退出系统的方法：

1）在“主菜单”窗体上，点击工具栏上按钮。系统弹出提醒窗体如下：

*点击[是(Y)]按钮，退出系统，回到WINDOWS桌面。

*点击[否(N)]按钮，系统关闭所有已打开的窗体，回到系统主窗体。这是其别人可以使用自己的密码进入系统。

*点击[取消]按钮，关闭提醒窗体。

2）点击主窗体的关闭窗体按钮或点菜单"业务"->"关闭系统"，系统弹出提醒窗体如下：

*点击[是(Y)]按钮，退出系统，回到WINDOWS桌面。*点击[否(N)]按钮，关闭该提醒窗体。预订系统1、客人预订

客人预订也称为散客预订。

进入预订系统后，点击右部竖式菜单上的[客人预订]菜单条，系统弹出新的散客预订窗体，如下图示：

在散客预订中，可以：

1）直接输入客人的资料填写预订客单；

2）查找客历资料来填写预订客单；

3）查找合约资料来填写预订客单；

4）查找已存在的客单复制后粘贴填入预订客单；

直接输入客人的资料填写预订客单

在通过电话、传真、E-MAIL或面对到来的客人进行预订确认前，我们需要知道，在客人规定的时间段内，酒店是否有房间可以预订。因此一方面点击[自动排房]按钮，进入自动排房系统。当然，假如知道某房类或房间可以预订出售，可以直接输入房类或房号，而不必进入自动派房功能或查看房间状况表或可售情况表。

预订单分两类，一是房类预订单，二是房间预订单。

进入自动派房后，系统一方面显示按房类排列的当天起一个月内的、每日可售情况表，可以非常方便地知道某时间段内，某类房是否有房可卖，然后按[ESC]键或点击[结束返回]按钮退出“自动派房”窗体界面，回到预订功能继续填写新预订单。在自动派房的房类表单中，用鼠标双击某房类，会立即列出此类房的所有房间，双击选定的房号，系统退出“自动派房”窗体界面，回到预订功能继续填写新预订单，此时新预订单中的房号被自动填入。自动排房功能的操作请参照其说明部分。

必须填写的部分：按房类订房，必须填入房类代码及订房间数（点击房类下拉框，可列出所有房类代码及名称）房价类及房价（点击房价类下拉框，可列出所有房价类代码及名称）抵店日期、离店日期（日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选），日期格式为"yyyy-mm-dd"(年-月-日）。订房人姓名（最佳再填入住客的姓名，便于查询）

在对的填写订房人姓名并光标离开该字段后，工具栏的[保存]按钮变亮，表达已经可以保存此预订单。假如国籍没有输入，系统在保存时默认是"CHN-中国"。保存成功后，该客单的单号（或叫帐号）由系统自动产生。

查找客历资料来填写预订客单

当是熟客或曾经来酒店入住过的客人订房时，我们可以点击工具栏上的[客人档案]命令按钮，然后进入客历查询系统，输入客人姓名或客历号等条件，查出客人资料，在点击[拟定]按钮，这时界面回到预订单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见客历系统说明

查找合约资料来填写预订客单

当是与酒店签有合约的公司或旅行社订房时，我们可以点击工具栏上的[合约单位]命令按钮，然后进入合约查询系统，输入单位名称或合约号等条件，查出此合约单位的资料，在点击[拟定]按钮，这时界面回到预订单，并且可以看到已在单中填入了合约号等的相关资料。详情请参见合约系统说明。

查找配额

点击房价类前的查找配额按钮，可以查出指定单位的配额计划，确认后该预订客单被标记为使用配额订房的预订单；购买了配额系统的用户，使用该功能有效。

查找会员

点击会员卡号前的查找按钮，可以查出指定会员的信息，确认后该预订客单被标记上会员卡号；或者直接输入合法的会员卡号。购买了会员系统的用户，使用该功能可以方便累计和兑奖会员积分。

查找应收

点击应收帐号前的查找按钮，可以查出指定月结单位或个人的信息，确认后该预订客单被标记上应收帐号。购买了应收帐系统的用户，使用该功能可以在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。

查找客户点击客户代码前的查找按钮，可以查出指定客户的信息，确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了CRM系统的用户，使用该功能可以方便记录客户消费情况。2、团队预订点击工具栏上的[团队]按钮进入团队管理功能，示图如下：

点击[添加新团]按钮，系统弹出新的团队预订窗体。

团队预订窗体的图示如下：

操作说明：

输入团队编号（简称团号）。团号的长度是八位，其格式为：AAA####A，A代表A-Z的大写字母，#代表数字0-9；假如输入的是小写字母，自动转换为大写；团号的前三位字母一般是团名的字母缩写，中间四位一般是团队的抵店日期（几月几号），最后一位字母是区别码，区分同一团名同一天的两个以上的团队预订。注意，团队主单的团号与团队的帐号是不一致的。在我公司的初期版本中团队主单的团号与团队的帐号是相同的。

在团号的后面是团队的分类，是下拉框，鼠标点击或键盘的光标键可以选择。系统中规定了三中类别：分别是"T-旅行团"、"M-会议团"、"S-自组团"（或称为散客团），默认是"T-旅行团"。

团队名称、组团单位、抵店日期、离店日期是必须填入的，日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选；日期格式为"yyyy-mm-dd"(年-月-日）。假如国籍没有输入，系统在保存时默认是”CHN-中国"。

必须在保存预订单后，才可以进行团队的确认订房，点击[保存]按钮确认存盘。点击[确认房数]按钮可以进行团队订房的房类、房价、抵店日期、离店日期、确认订房数等输入。输完一行后下移光标，系统提醒是否提交，如选是，则此行输入立即生效。然后在新行上可以输入另一房类的订房确认。注意，团队编号不能手工输入，在提交时系统会自动填入。房类代码可以去点击下拉箭，由弹出的列表框选择填入或键盘直接输入。3、修改预订

1）、修改客人预订单（客单）进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键双击点选一条预订记录，或用鼠标左键单击点选一条预订记录，系统弹出预订窗体，点击修改即可修改订单，如下图示：

2）、修改团队预订单（团单）

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键双击点选一条预订记录，或用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在右手菜单区中点击[修改预订]菜单条，系统弹出修改预订团单窗体，如下图示：

相关：

关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；

关于预订客单中的项目和操作，参见客人预订。

关于预订团单中的项目和操作，参见团队预订。4、显示预订

1）、显示客人预订单（客单）

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条，系统弹出预订客单窗体，如下图示：

2）、显示团队预订单（团单）

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示：

相关：

关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；5、取消订单

1）、取消客人预订单（客单）

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[取消预订]菜单条，系统弹出对话窗体，如下图示：

输入取消预订单的因素后，点击[拟定]按钮。

预订单不能被取消的因素：

1.其别人正在修改

2.预订单上抵店日期小于当天或产生过帐务（如加了押金）

2）、取消团队预订单（团单）

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示：

点击[取消主单]按钮，系统弹出对话窗体，如下图示：

点击[是(Y)]按钮，团队预订单被取消；点击[否(Ｎ)]按钮，取消主单的操作被终止。

团队主单不能被取消的因素：

1.确认订房数不为零，发生过入住或退房；

2.产生过帐务（如加了押金或记帐）

相关：

关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；6、复制客单

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[复制客单]菜单条，系统弹出复制了客单信息的新预订窗体，如下图示：

其他的操作与客人预订（散客预订）相同，不同之处是复制了已有预订客单中的客人资料填入新的预订单中；请参见客人预订功能。

注意，团队主单没有复制功能。

相关：

关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；7、预订排房

1）、预订客单排房

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[预订排房]菜单条，系统弹出客单预订排房窗体，如下图示：

假如预订客单上的预订房间数大于１，那么没排一间房，系统自动生成一张新的预订客单，直到预订房间数为１时，预订客单就是它自身。

2）、预订团单排房

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[预订排房]菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示：

确认房数：进入如上团队主单后，可以对下方的确认房数表进行修改和添加，用鼠标点击带*号的网格时，可以添加新的确认房类。修改或添加后，移动光标到其他行，系统提醒“提交改变吗？”，选择“是”则改变生效。

团队排房：点击工具栏上的[团队排房]按钮，在下方的确认房数表旁会显示[开始排房]按钮，选定其中某一房类，即有黑色三角符号提醒的行。然后点击的[开始排房]按钮。系统提醒输入排房参数如下：

可以调整的参数：房号范围，默认范围[0000-9999]。拟排间数，默认为拟排房类的拟定房数，可以改大或改小来调节可选房的范围。含今日占用房选项：勾选后，选出的房号涉及了今日预期离店的房间同住客单：勾选后，排房产生主单客单的同时，也产生一副单客单。含空脏房：勾选后，可排房中涉及VD房态的房间；否则，仅列出VR房。

点击拟定，系统自动选出满足条件的房号，并列表出来供最后确认，显示如下图：

所列出的房号系统会默认前面空净房的房号，订几间默认几间。可以点击[全清]按钮，所列出的房号所有变为灰底，如下图，表达没有房号被选择。

可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间前面所有会自动打勾。表达单号房间被选择。

可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间前面所有会自动打勾。表达双号房间被选择。

自由选择：用鼠标直接点击房号前面的小方框打勾。所有打勾的房号就是被选中的房号。当确认要排的房都选上后，点击[生成]按钮，可以看到如图1提醒，确认即可，完毕后如图2提醒：取消排房：点击工具栏上的[中断排房]按钮。进入取消团队排房操作。显示的窗体如下：

团队入住：并非所有确认房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。点击工具栏上的[团队入住]按钮。进入团队入住操作。显示的窗体如下：

可以点击[全选]按钮，所列出的房号所有变为黄底，表达被选择。[全选]按钮变为[全清]按钮。

可以点击[全清]按钮，所列出的房号所有变为灰底，如上图，表达没有房号被选择。

可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间所有变为黄底。表达单号房间被选择。

可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间所有变为黄底。表达双号房间被选择。

自由选择：用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。

勾选窗体右侧的“具体资料”可选框，表格显示所有排房客单的明细，每行显示一客单的具体资料。当确认要住的房都选上后，点击[入住确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提醒选择的房是否入住（如下图），拟定即完毕。假如之前团队主单是预订状态（RE），这时团队主单已由预订状态自动改变为入住状态（IN）。

相关：

关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；

关于预订客单中的项目和操作，参见客人预订。

关于预订团单中的项目和操作，参见团队预订。8、查询导出

进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

在竖式菜单区中点击[查询导出]菜单条，系统弹出提醒对话窗体，如下图示：

点击[是(Y)]按钮，开始导出；点击[否(Ｎ)]按钮，终止导出操作。

开始导出，提醒如下图示：

导出完毕，显示如下图示：

以上是导出结果在EXCEL中的局部显示，EXCEL的操作请参见EXCEL的帮助系统。

相关：

关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作；四、接待系统1、散客步入

散客步入或称为散客入住。

进入接待系统后，点击左部竖式菜单上的[新建]菜单条，系统弹出新的散客入住窗体，如下图示：

另也可以在房态界面直接双击该房号入住或在房态点该房使用右键入住，如图所示：

在散客入住中，可以：

1）直接输入客人的资料填写入住客单；

2）查找客历资料来填写入住客单；

3）查找合约资料来填写入住客单；

4）查找已存在的客单复制后粘贴填入入住客单；

5）扫描客人证件，自动辨认添入客单。

直接输入客人的资料填写入住客单

在客人办理入住手续前，我们需要知道当天到客人离店时间段内，酒店是否有房间可以入住。因此一方面点击[可售]按钮，进入可售情况查询。当然，假如知道某房间可以出售，可以直接输入房号，而不必进入可售功能或查看房间状况表。

进入可售后，系统一方面显示按房类排列的当天起一个月内的、每日可售情况表。在可售的房类表单中，用鼠标双击某房类，会立即列出此类房的所有VR和VD房间及一个月内的预订情况，双击选定合适的房间，系统退出“可售”窗体界面，回到入住功能继续填写新入住单，此时新入住单中的房号被自动填入。可售功能的操作请参照其说明部分。

必须填写的部分：房号，输入合法的房号后，其房类代码自动填入。房价类及房价（点击房价类下拉框，可列出所有房价类代码及名称）离店日期（日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选），日期格式为"yyyy-mm-dd"(年-月-日）。

在对的填写房号，光标离开该字段后，工具栏的[保存]按钮变亮，表达已经可以保存此入住单，假如仅仅再填入必须填写的部分如房价类、房价等就保存而不填写其他资料，就是我们所说的快速开房功能。假如国籍没有输入，系统在保存时默认是"CN-中国"。保存成功后，该客单的单号（或叫帐号）由系统自动产生。

查找客历资料来填写入住客单

当是熟客或曾经来酒店入住过的客人入住时，我们可以点击工具栏上的[客人档案]命令按钮，然后进入客历查询系统，输入客人姓名或客历号等条件，查出客人资料，在点击[拟定]按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见客历系统说明。

另一种方法：直接输入客人姓名后按回车键，假如系统有客人的客历档案资料，系统会自动提醒。

查找合约资料来填写入住客单

当是与酒店签有合约的公司或旅行社的客人来届时，我们可以点击工具栏上的[合约单位]命令按钮，然后进入合约查询系统，输入单位名称或合约号等条件，查出此合约单位的当天合约房价资料，在点击[拟定]按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了合约号等的相关资料。详情请参见合约系统说明。

查找已存在的客单复制后粘贴填入入住客单

假如确认在当前客单资料中已有来办理入住手续的客人的客单（入住单），这时可以点击工具栏上的[复制客单]命令按钮，然后进入客单查找系统，输入客人姓名等条件，查找出客人的客单，在点击[拟定]按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见查找系统说明。

扫描客人证件，自动扫描辨认证件信息后填入客单中

系统配置了专用证件扫描仪时，点击按钮，系统弹出扫描辨认窗体，详情请参见证件扫描系统说明。

查找配额

点击房价类前的查找配额按钮，可以查出指定单位的配额计划，确认后该预订客单被标记为使用配额订房的预订单；购买了配额系统的用户，使用该功能有效。

查找会员

点击会员卡号前的查找按钮，可以查出指定会员的信息，确认后该预订客单被标记上会员卡号；或者直接输入合法的会员卡号。购买了会员系统的用户，使用该功能可以方便累计和兑奖会员积分。

查找应收

点击应收帐号前的查找按钮，可以查出指定月结单位或个人的信息，确认后该预订客单被标记上应收帐号。购买了应收帐系统的用户，使用该功能可以在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。

查找客户

点击客户代码前的查找按钮，可以查出指定客户的信息，确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了CRM系统的用户，使用该功能可以方便记录客户消费情况。2、团队接待

方法一、进入团队系统后，查询团队主单（参见客单/团单查询），点击右部竖式菜单上的[团队接待]菜单条，系统弹出新的团队接待窗体。

方法二、点击工具栏上的[团队]按钮进入团队管理功能，示图如下：

对于已有预订的团队，要入住，必须进行房类的确认和排房，然后进行团队的入住操作。因此，一方面是查找预订或入住的团队主单，具体操作请参阅[查找系统（团队）]说明。找到预订团队主单的界面如下：

确认房数：进入如上团队主单后，可以对下方的确认房数表进行修改和添加，用鼠标点击带*号的网格时，可以添加新的确认房类。修改或添加后，移动光标到其他行，系统提醒“提交改变吗？”，选择“是”则改变生效。

团队排房：点击工具栏上的[团队排房]按钮，在下方的确认房数表旁会显示[开始排房]按钮，选定其中某一房类，即有黑色三角符号提醒的行。然后点击的[开始排房]按钮。系统提醒输入排房参数如下：

可以调整的参数：房号范围，默认范围[0000-9999]。拟排间数，默认为拟排房类的拟定房数，可以改大或改小来调节可选房的范围。含今日占用房选项：勾选后，选出的房号涉及了今日预期离店的房间同住客单：勾选后，排房产生主单客单的同时，也产生一副单客单。含空脏房：勾选后，可排房中涉及VD房态的房间；否则，仅列出VR房。

点击拟定，系统自动选出满足条件的房号，并列表出来供最后确认，显示如下图：

可以点击[全选]按钮，所列出的房号所有变为黄底，表达被选择。[全选]按钮变为[全清]按钮。

可以点击[全清]按钮，所列出的房号所有变为灰底，如上图，表达没有房号被选择。

可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间所有变为黄底。表达单号房间被选择。

可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间所有变为黄底。表达双号房间被选择。

自由选择：用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。当确认要排的房都选上后，点击[排房确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为兰底，最后系统提醒排房完毕。

团队入住：并非所有确认房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。点击工具栏上的[团队排房]按钮。进入团队入住操作。显示的窗体如下：

可以点击[全选]按钮，所列出的房号所有变为黄底，表达被选择。[全选]按钮变为[全清]按钮。

可以点击[全清]按钮，所列出的房号所有变为灰底，如上图，表达没有房号被选择。

可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间所有变为黄底。表达单号房间被选择。

可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间所有变为黄底。表达双号房间被选择。

自由选择：用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。

勾选窗体右侧的“具体资料”可选框，表格显示所有排房客单的明细，每行显示一客单的具体资料。

当确认要住的房都选上后，点击[入住确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提醒选择的房入住完毕。假如之前团队主单是预订状态（RE），这时团队主单已由预订状态自动改变为入住状态（IN）

取消团队入住：点击工具栏上的[中断入住]按钮。进入取消团队入住操作。显示的窗体如下：

自由选择：用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底；点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。

勾选窗体右侧的“具体资料”可选框，表格显示所有排房客单的明细，每行显示一客单的具体资料。

当确认要取消的房都选上后，点击[取消确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提醒选择的房取消完毕。3、修改客单

客单涉及：预订客单和在住客单。

进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示：

一是用鼠标左键双击点选一条住客记录，二是在房态用鼠标左键双击一间住房，然后在竖式菜单区中点击[修改客单]菜单条或在房态界面右键该房修改客单，系统弹出修改客单窗体，如下图示：

相关：

关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；

关于客单中的项目和操作，参见散客步入。4、显示客单

客单涉及：预订客单和在住客单。

进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键单击点选一条住客记录，然后在竖式菜单区中点击[打开]菜单条，或直接在房态界面双击该住房，系统弹出客单窗体，如下图示：

相关：

关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；5、复制客单

进入接待系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键双击点选一条住客记录，或在房态界面直接双击，然后在竖式菜单区中点击[复制客单]菜单条，系统弹出复制了客单信息的新客单窗体，如下图示：

其他的操作与散客步入相同，不同之处是复制了已有客单中的客人资料填入新的客单中；请参见散客步入功能。

注意，团队主单没有复制功能。

相关：

关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；6、预订入住进入接待系统后，点击右部竖式菜单上的[当天预抵客单]菜单条，系统弹出预订客单窗体。

进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示：

用鼠标左键双击点选一条预订记录，或在房态界面右键选中信息，然后在竖式菜单区中点击[预订入住]菜单条，系统弹出预订入住客单窗体，如下图示：

当预订单上的预订房间数是1间时，如上图，填入必要的客人资料，点击[保存客单]，预订入住程序完毕。在预订入住，打开预订客单进行客单填写时，在工具中提供了自动派房、查找客人历史档案、查找合约房价的工具按钮。

相关：

关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；

关于客单中的项目和操作，参见散客步入。7、查询导出

进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示：

在竖式菜单区中点击[查询导出]菜单条，系统弹出提醒对话窗体，如下图示：

点击[是(Y)]按钮，开始导出；点击[否(Ｎ)]按钮，终止导出操作。

开始导出，提醒如下图示：

导出完毕，显示如下图示：

以上是导出结果在EXCEL中的局部显示，EXCEL的操作请参见EXCEL的帮助系统。

相关：

关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作；8、证件扫描

在酒店管理系统配置专用证件扫描仪，可以大大提高前台接待办理散客入住的速度和效率，一般专用证件扫描仪扫描辨认一次证件的速度为5-6秒钟。

在客单窗体上，点击按钮，系统弹出扫描辨认窗体，如下图示：

功能介绍：

一、设立扫描途径

点击[设立扫描途径]按钮，系统弹出设立窗体，如下图示：

设立的项目有两项：一是扫描图像保存途径，即扫描图像时产生的临时图像和辨认文本保存在什么文献夹中；二是已扫描照片的保存途径，即扫描辨认后的头像照片存放在什么文献夹中。

二、扫描辨认

扫描辨认的证件种类有：无防伪身份证、带防伪身份证、二代身份证、驾照、护照（中国的），对不同的证件，点击相应的命令按钮即可开始扫描辨认；

辨认的结果有：头像照片、姓名、性别、民族、生日、住址和编号（证件号码）；

三、确认

假如发现辨认的文字有个别错误，可以手工修改对的，点击[确认退出]按钮，所有的资料会自动添入客单的相应位置上。

编号不能是空，否则系统提醒：

其他也许出现的问题几解决方法

1）扫描辨认的结果不抱负：检查证件是否清楚，摆放是否对的，或点击的按钮是否不对的等；

2）无法进入扫描辨认窗体，系统提醒：

或

联系电脑管理员，检查扫描仪的连接是否对的，驱动支持文献是否对的安装等；9、旅业接口《酒店管理系统》与《旅馆业治安管理系统》相连接，实现一次性录入，解决旅客信息反复录入的难题

在客单窗体上，点击《旅业》按钮，系统弹出扫描辨认窗体，如下图示：10、离店重住

登录系统后,点击工具栏上的客单按钮或者点击菜单"业务"->"查找"或者按下Ctrl+F功能键,进入客单查找系统（此功能只针对当天离店住客）。

查找到指定的离店客单后，点击[重住]按钮，显示如下图示：

修改客单信息后，点击[保存客单]按钮，重住操作完毕，该客单变成入住客单。

相关：

客单查找系统的具体操作请参阅客单查找中的具体说明。

关于客单中的项目和操作，参见散客步入。

五、收银系统1、记账

当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点击收银窗体的工具栏上的[记帐]按钮进入记帐程序。如下图：

记帐是以消费类别来分别记入的。在输入消费代码的下拉框里，可以用键盘直接输入消费代码；也可以用鼠标点击下拉框，弹出后来选择。通常记熟消费代码后，用键盘直接输入简朴快捷。在输入框之间移动光标可以用两种方式：键盘：[Tab]/[Shift+Tab]或[回车键(Enter)]/[向上光标键(Up)]鼠标：点击输入框。

原始单号的输入不是必须的，一般而言，每笔消费都有原始单据，输入单号可以方便查询，假如输入房租和服务费，系统会给出默认单号（房号+字母M，如0203M）。

在执行记帐时，点击工具栏上的取消按钮，才可以切换到其他功能的执行。

注旨在对象的摘要信息中，消费显示框中的消费额是客人消费的累计金额，客人结算部分或所有消费后，余额发生变化，但此消费数保持不变。只有当在记帐功能中记入新的消费后，此消费数才发生变化。因此，此消费数值完全反映了客人的住进酒店后发生了多少消费，而与其半途是否结过帐，当前还剩多少帐未结无关。

可签单客人在其它营业场合的消费，假如该处没有电脑收银系统，由收银员送帐单到前台记入电脑；假如该处有电脑收银系统，则由收银员以客帐方式结帐后自动传帐到前台客人的房间帐务中。

电话消费等其他由电脑自动计费的系统，会自动解决客人的相关消费，并自动传帐到前台客人的房间帐务中。2、结账

当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的[结帐]按钮进入结帐程序。如下图：

进入结帐系统，一般会收到“此单离店日期不是今天”的提醒。这仅仅是一个提醒，告诉收银员知道客房预期离店时间不是今天。由于仅仅是提醒，所以点击[拟定]按钮或按键盘的[回车键]就可以关闭此提醒窗口，继续下面的操作。

系统都会显示出房间的押金、消费和余额。然后点击[明细帐单]或[分类帐单]为客人打印帐单。如图所示：

打印好帐单，在客人确认准确无误签字后，点击[收款结帐]按钮，根据付款方式结帐。

注意：对多币别结帐（即结帐总额分为两种以上的币别方式结算）的情况，必须结算完所有金额，系统才允许执行其他的操作。

假如是退房结帐，要核对电脑帐和原始单，结清后余额为零时，可以立即点击[退房]。3、转账

当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的[转帐]按钮进入转帐程序。在进入转帐程序前显示的单是目的单，这样可以实现不用改变目的情况下，实现多对一的转帐，即可以连续查找多张原始单把帐转入目的单。如下图：

进入转帐程序，一方面出现“查找原始单”的提醒窗体，点击[退出(C)]按钮或按[Alt+X]键可以退出查找程序。可以输入条件，也可以不输入，点击[执行(O)]按钮，开始查找如下图：

我们可以在表中选择要转出帐的原始单。方法是用鼠标点击F5或F9选择从哪间转到哪间账务。

转帐是以一方面选帐开始的。一是所有选择转账，二是部分转账。所有选：选择消费，点全选转账；再选择押金点全选转账。部分选：按消费类别选择某类或某几类未结帐的消费。自由选：用鼠标双击消费明细帐表格中的某行消费的“选帐标志”单元。假如原状态是“No”，自动变为“Yes”；假如原状态是“Yes”，自动变为“No”

可以对每笔帐进行多次转帐操作，但只保存最后一次转来的源帐号，并可以在帐单中打印出来。同住单之间转帐：当同住客单是有帐的情况（指有消费未结帐），点击收银窗体的工具栏上的[同住]按钮，可以把同住单（源）的帐转到当前单上（目的）。联房之间的转帐：在账务晨点[转关联]按钮，可以把所有联系账务转到当前单上。4、加押金当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的[加押金]按钮进入加押金程序。如下图：加押金分为多类，一类是钞票；一类是卡等。“付款方式”是允许用户修改的。一般酒店规定的记帐币别是人民币，因此默认接受的钞票是人民币，当然也可接受其他币别的钞票，系统会自动按汇率折算为人民币并更新余额。但是一般我们不建议外币加入押金，而是建议客人先把外币兑换成人民币后交押金；或是前台收银处额外保管收到的外币，在客人退房结帐时在解决（退还或按汇率折算支付）。客人刷卡，可以接受酒店接受的所有卡。“付款方式”的默认值是“R-人民币”，点击其输入框，可以弹出其他可选的收入类别供选择：当“付款方式”选择是信用卡或支票等时，需要输入其号码和有效期，金额不能输入。“押金金额”输入框的下方显示了对人民币的汇率（精确到小数点后4位）。当输入数不等于“0”时，[确认]按钮变亮接受点击。

收入明细表中，“描述”列显示“押金Deposit”字样的行，显示为押金收入项。5、恢复帐务

当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的[恢复]按钮进入恢复帐程序。如下图：点收银窗体的工具栏上的[恢复]按钮会出现提醒，点是后再恢复账务重新结算即可。如下图：6、锁房账及解锁

当查找到对象（客单、团单、公司单）后，点收银窗体的工具栏上的[锁帐]按钮进入锁帐/解锁程序(设立客人的签单权限)。如下图：

锁帐是开关功能，可以对未加锁的客单加锁和对已加锁的客单解锁。未加锁的客单，点击[锁帐]按钮，立即加锁，提醒如下。“记帐”按钮改变：已加锁的客单，点击[锁帐]按钮，提醒如下。点击[是(Y)]则立即解锁。点击[否(N)]则不解锁。

加锁客单的目的是：当检查客人的余额不够时（指押金达不到酒店规定之限额），就可以锁房帐，使客人在其他可签单营业场合消费时不可以继续签单。也可以用于客人规定锁房帐的情况。例如，付帐人对住客只提供部分费用时。7、设立欠挂及跑单

当查找到对象（客单、团单）后，点收银窗体的工具栏上的[欠挂]按钮进入设立欠挂或跑单程序。如下图：

欠挂：指客人离店退房时，其帐务暂时不解决。这时，对其帐务做“欠挂”解决，使其房间可以继续出售。

跑单：从字面上理解，跑单是指客人没有付帐而离开了，即跑了帐，是贬义的。发生这样的情况，应立即记入客历黑名单。

点击[否(N)]，不是“黑名单”，点击[是(Y)]，则注册黑名单档案中。不管回答是否，欠挂或跑单都已设立成功，进一步提醒如下：

点击[拟定]，所有操作完毕。

做挂帐解决使用的跑单有以下作用：当酒店的熟客等一些有信用或有担保的客人因有急事要离开时，不能到总台收银结帐时，应设立其客单为跑单客单状态。留在客人回来时结帐。当客人的帐务有疑问时，应设立其客单为跑单客单状态。设立客单为跑单后，其占用的房态显示为空脏房，可以清洁后卖给其他的客人。

对于余额为零的客单，不能做欠挂解决。8、退房

当查找到对象（客单、团单）后，点收银窗体的工具栏上的[退房]按钮进入退房程序。

在显示“离店退房”提醒信息框后，点击[否(N)]，不执行离店退房。点击[是(Y)]，进一步提醒如下：假如余额或押金不为零，提醒如下：

假如余额或押金为零，但有消费发生而未做结帐解决，提醒如下：

假如客人借用了保险箱而未做退还解决，提醒如下（图一）：

（图一）（图二）

当上述情况没有发生时，即满足退房条件，则立即执行离店退房。并提醒如上（图二）：

点击[拟定]，离店退房的所有操作完毕。

团队主单的离店退房解决与散客的有所不同。一方面会对团房做离店退房解决。主单要离店退房，必须满足的条件：团房已所有退房；团房按房类的预订确认数必须是零；余额必须为零，所有消费已结帐。

对于要做客历保存的客单，在离店退房完毕时，自动加入客历档案。

对于当天入住并当天离店的客单，在离店退房完毕时，自动在日租房数中累加一间。

对于是合约入住的客单，在离店退房完毕时，自动记录进合约档案。

对于有副单的客单，在离店退房操作完毕时，自动提醒副单是否也退房。假如副单不退，则副单自动变为主单。4、帐户管理

HSOFT酒店管理系统允许用户建立解决帐务的帐户，这种帐户的用途重要是方便酒店前台解决一些特别的帐务，如非住客、团队等客人在酒店消费而又需要在前台收银进行的必要的记帐、结帐等帐务解决；或解决内部一些小营业场合每日的交帐；也可作为一些单位或公司的的临时挂帐帐户，便于月结等。对于建立的一些帐户，如确认作废时，可以删除；如改用其他用途可以修改名称。未删除的帐户在系统中将一直有效。

点击工具栏上[帐户]按钮进入帐户管理程序。屏幕上显示如下提醒：

这时，我们可以根据需要决定查找已存在的帐户、建立帐户、修改帐户、删除帐户等工作。建立帐户：点击[N添加]按钮，可以立即开始建立新的帐号。

在对的输入公司编号、名称、备注等信息后，点击[S保存]按钮，新的帐户建立完毕。

注意：这里的“公司”是一个广泛的概念，可以是指公司、单位、个人、酒店内部的部门、场合等等。公司编号的格式：可以是任意的A-Z和0-9范围内字母组成的，最大8位的字符串，如：BSC(商务中心)、HICOM（海康公司）、ZHRLDC（珠海度假村酒店管理有限公司）、123（...）等等。系统中公司的编号不能反复，否则系统会提醒。合约编号和应收帐号两项可以根据实际输入，也可不输入。此帐户的帐号是系统自动产生的，其格式为“C”+递增的自然数，如“C1”、“C2”、...、“C999”、“C1000”等。查找帐户：点击[F查找]按钮，提醒如下：

假如知道编号的话，可以直接输入编号，然后点击[拟定]；或什么也不输而直接点击[拟定]。假如有帐号存在，系统会自动列表出来。修改帐户：点击[F查找]按钮，查找的帐号列出在表格中时，双击相应的行，再点击[U修改]按钮，立即可以进行修改操作。、删除帐户：点击[F查找]按钮，查找的帐号列出在表格中时，双击相应的行，再点击[D删除]按钮，按系统提醒点击[否(N)]，不删除。点击[是(Y)]，立即删除。

注意：当帐户上有帐时，系统严禁删除该帐户。特别说明：客单帐号范围：

1-99999999团单帐号范围：

G1-G9999999公司帐号范围：

C1-C99999995、修改汇率

此汇率功能仅仅可以完毕修改外币对人民币的汇率值的工作，付款代码、名称等都不可以修改。

点击工具栏上[汇率]按钮进入修改汇率程序。屏幕上显示如下提醒：

除了“对RMB汇率”列可以修改外，其他列都不能修改。

方法：双击想要修改的单元，可以输入数字，然后按[回车键]([Enter])或鼠标点击其他任何单元，系统提醒如下：

点击[否(N)]，放弃修改。点击[是(Y)]，修改生效。

此功能可以提供应前台收银主管，按酒店个政策改变汇率。注意，此汇率与收款外币及其折算为人民币核算非常重要，不应经常改变。增长新的收款类别时，请联系拥有添加权限的管理人员。七、应收帐系统

酒店的应收帐重要是方便客人月结，使客人在酒店享有尊贵服务；凡是酒店的大客户一般都享有签单消费的权利（以一定的押金作保障），应收帐系统便于酒店方及时了解应收帐的多少，便于控制各帐户的签单和控制应收帐的整理规模。

关于应收帐代码的建立原则：遵循会计应收帐科目代码建立原则，即在财务管理中，应收帐相应的会计总帐科目（4位）为1131；其二级科目一般自定义为帐类（2位），如团队帐、街帐、长租等；其三级科目一般自定义为公司单位（3位）。

例如：HSOFT公司长租酒店883房，为其建立应收帐号可以是。

规范应收帐号的目的是便于辨认、分类。

登录系统后,点击工具栏上的按钮或者点击菜单"业务"->"应收"或者按下[Ctrl+K]功能键,进入应收帐管理系统,界面显示如下:

窗体布局说明:

分两大区域：一是上部功能面板区；二是下部查询的帐户列表显示区。

功能面板说明：

一、左边查找帐户条件输入区

可以输入多项条件用于查找指定的应收帐户；

二、右边的功能按钮区

1）添加：即新建应收帐户。

2）查找：按指定条件或无条件查询应收帐户，并列表显示出来。

3）复核：对已发生的应收明细帐进行查核确认，并标记；此功能用于审核部门确认发生的应收帐务是否有效。

查询的帐户列表显示区

一、左边：应收帐户列表显示区。

二、右边：应收帐户操作功能区

1）修改：更新应收帐户的客户登记信息。

2）停用：对指定应收帐户作，停止其挂帐签单（即不可以登入签单消费）。

3）注销：取消指定帐户的挂帐签单资格，假如该帐户有挂帐未解决，则该帐户不可以被取消。

4）删除：已注销的帐户可以被删除。

5）具体：查看应收帐户客户的登记信息。

6）恢复：解除已停用帐户，恢复其可以挂帐签单。

7）帐务：挂帐的登记、结算、恢复和查询。

8）复制：复制指定应收帐户的客户登记信息到剪贴板中，新建或更新应收帐户时可以粘贴使用。1、新建应收帐户

在进入应收帐管理系统主窗体后，点击功能面板上[添加]按钮，弹出新建应收帐户窗体，显示如下图示：

必须输入应收帐号后，[保存]按钮才会亮起，保存时系统自动检查是否输入了客户名称，系统规定必须输入客户名称。

外挂客户关系管理系统(CRM)的，可以输入CRM系统中该客户的代码，便于关联。

一般月结的应收帐客户，其与酒店有合约关系，可以录入合约号，便于关联。

嵌入会员管理子系统的，可以输入会员卡号，便于关联。

一般的商务公司，应交纳押金后，才可以签单消费；酒店还可以限制客人的最高签单限额，这样可以有效控制坏帐额度。2、应收帐户查找解决

在进入应收帐管理系统主窗体后，点击功能面板上[查找]按钮，显示列表区显示如下图示：

如上图示，列表中显示了应收帐客户的基本信息，如应收帐号、名称、（未结算的）余额、押金等。

使用鼠标点选列表中的某行，该行记录即为当前记录，对当前应收帐户，点击右边功能面板上的功能按钮可以执行相应的操作：

1）点击[修改]按钮：弹出应收帐户的客户登记表更新窗体，修改项目保存即完毕修改，参阅新建应收帐户。应收帐号在系统中具有唯一性，系统具有自动检查唯一性的机制，当发生不唯一时，弹出如下提醒：

2）点击[停用]按钮：弹出如下提醒框

点击[否(N)]，终止该操作；点击[是(Y)]，当前应收帐户被设立为停用帐户。

3）点击[注销]按钮：假如当前帐户有挂帐未解决，则该帐户不可以被注销。否则弹出如下提醒框

点击[否(N)]，终止该操作；点击[是(Y)]，当前应收帐户被注销。

4）删除应收帐户：

当前应收帐户是注销的帐户时（状态显示是“取消”），[删除]按钮是亮起的，可以点击操作，否则该按钮是灰色的，表达不可以使用。

点击[删除]按钮，弹出如下提醒框

点击[否(N)]，终止该操作；点击[是(Y)]，当前注销帐户被彻底删除。删除的应收帐户是不可再恢复的。

5）点击[具体]按钮：弹出应收帐户客户的登记表窗体。

6）恢复注销的帐户为有效状态。

当前应收帐户是注销的帐户时（状态显示是“取消”），[恢复]按钮是亮起的，可以点击操作，否则该按钮是灰色的，表达不可以使用。

点击[恢复]按钮，弹出如下提醒框

点击[否(N)]，终止该操作；点击[是(Y)]，当前注销帐户被恢复为有效帐户。

7）点击[帐务]按钮：进入帐务解决窗体。

具体操作参阅收银系统中帐务解决的相关部分。

8）点击[复制]按钮：系统无提醒，但当前应收帐户的客户登记信息已复制到剪贴板中。3、应收帐复核

在进入应收帐管理系统主窗体后，点击功能面板上[复核]按钮，系统弹出复核窗体，显示如下图示：

窗体布局说明:

分两大区域：一是左边未复核帐务列表显示区；二是右部功能按钮区。

操作说明：

1）按照待复核帐务列表中的记录，核对原始单据，检查每笔消费是否数额对的，记入的帐号是否对的等。

2）核对无误的点击相应的记录行做标记；假如所有待复核帐务核对无误，可以点击[A.全选]按钮对所有记录行做标记。3）复核标记后，点击[O.确认]按钮。八、管家系统管家（也称客房中心）系统重要是为管理房间而设立的，涉及设立房态、客房内消费记帐(如小吧、洗衣等)、拾物管理（涉及拾到物品的管理和客人失物后进行挂失的管理）、最新客况（规定期间内新抵离店客人情况）、房间信息、维修管理等功能。

登录系统后,点击工具栏上的按钮或者点击菜单"业务"->"管家"或者按下F7功能键,进入管家系统,界面显示如下:

说明：上图中的房态按图例说明解读，如某单元绿底，有客人姓名（如：李光兴）和房号（如0237），则表达237房有叫李光兴的住客。假如该单元上有一个红色的圆点，则表达该房间需要做清洁。又例如，某房（如0322），该单元白底，并有黄色左箭头显示，表达322房间有客人预订并预期在当天入住，同时该房是可用的净房。

窗体布局说明:窗体标题栏上显示有酒店房间总数，动态实时占用房数及占用比例。窗体标题栏下是功能按钮区，涉及功能按钮有：

1）房态设立

2）拾物管理

3）客房消费

4）最新客况

5）房间信息

6）维修管理

7）退出返回窗体中间的房间状态表的第一行和第一列是固定行列，固定列一般表达客房的楼层，固定行一般为序号。房间状态表的单元，按房间存在否分为两种，一是有房号显示的单元相应显示该房间的状态，二是空白无房号的单元。窗体下方是房态图例和功能按钮面板，此面板上有动态刷新的进程条和切换到动态可售情况表的图标按钮。

操作说明：动态显示是默认的显示方式，定期刷新显示所有房间的状态情况。

兰色的进程条显现出动态变化的过程。

兰色的进程条是刷新定期器的开关，进程条走动时，点击它则停止走动，再点击则又继续走动。[房类显示]按钮，按照房类来分类显示房间及状态。[楼号显示]按钮，按照房类来分类显示房间及状态。[所有房间]按钮，按照默认方式显示。

请参阅动态房间状况表。1、设立房态

设立房态是指修改房间的现有状态为另一种状态。例如，房号为0501的房间，电脑中其房态显示为空脏房，在服务员清洁后，就应当把修改改为空净房。

系统涉及的房态有：VR、VD、OC、OD、OO、RO、DI、DO、LK、AS、SK、SL。这些代码法的含义请参阅动态房间状态表中有关部分的说明。

管家系统中提供了两种设立房态的操作方法：一是输入房号的方法，二是在房态表上点选房号的方法。

一、输入房号的方法点击管家系统窗体工具栏上的[设立房态]按钮，弹出菜单，点击[输入设立房态]菜单项进入房态设立程序。如下图示：

设立房态操作环节：

输入房号。系统接受房间的范围是最小房号至最大房号之间的合法房号，后一房号输入框中输入的房号必须大于或等于前一房号输入框中输入的房号。

合法输入房号范围后，设立房态的单选框中的选项自动变成可以选择，默认选择是“设立净房”；同时[确认(G)]和[作废(X)]按钮自动变亮即可接受点击。可以用鼠标点击其他选项或用光标键移动焦点，然后按[空格键]选定。

假如选择了“设立停用房”或“设立维修房”选项，系统会立即弹出请求输入设立日期范围和因素的输入框。日期格式：年-月-日(yyyy-mm-dd)。

上述操作完毕后，点击[确认(G)]，设立立即生效。点击[作废(X)]，则重新开始提醒输入房号。

任何时候都可以点击[退出(Q)]，结束房态设立，返回到动态房间状况显示的状态。

二、点选房号的方法

点击管家系统窗体工具栏上的[设立房态]按钮，弹出菜单，点击[点选设立房态]菜单项进入房态设立程序。如下图示：

设立房态操作环节：

选房：用鼠标点击表达房间的单元或在某单元按住鼠标左键后拖动鼠标到另一处后松开来选定区域，被选定的单元底色显示为橙色；再点击被选择的单元时，则取消该单元的选择。

设立：选房后，在房态表上按下鼠标右键，系统弹出下拉菜单，如上图示。然后点击相应的菜单项；

如点击了[清除选房]，则所有选房被所有取消；

如要停止设立房态，则点击管家系统窗体工具栏上的[设立房态]按钮，弹出菜单，点击[动态房态显示]菜单项结束房态设立，返回到动态