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文档简介

主讲人:XXX行政许可案卷规范化2024年7月前言/PREFACE

行政许可案卷,是指各业务科室在依法实施行政许可过程中直接形成的文字材料及申请人按规定应提供的文字、图表和照片等不同形式的历史记录,经整理归档形成的卷宗材料。要严格按照档案管理相关规定,对档案所载内容执法主体是否合法,执法事实是否清楚、证据是否充分,材料是否齐全,是否符合法定形式,执法适用的法律、法规、规章是否合法、适当,案卷制作是否符合标准等方面进行全面检查,按照省市档案管理规范标准装订入册。010203合法性标准规范性标准立卷归档标准

01合法性标准合法性标准是指行政许可案卷必须符合主体合法、许可事项合法、适用法律依据合法和程序合法等四个标准。(一)主体合法020103①不存在超越法定职权实施行政许可的情形;②不存在违法增设行政许可条件的情形。实施行政许可的行政机关或组织在法定职权范围内实施行政许可。①不存在超越委托范围实施行政许可的情形;②不存在再委托其他组织或者个人实施行政许可的情形;③委托实施行政许可,有法律法规规章依据。

依照法律、法规、规章规定,受委托的行政机关以委托机关名义并在委托范围内实施行政许可。承办人员具备行政执法资格,持有有效的行政执法证件。(二)许可事项合法许可事项合法01受理的许可事项属于依法设定的行政许可事项。02行政许可事项必须是现行有效的事项。(三)适用法律依据合法适用法律依据合法01所适用的法律依据必须为现行有效的法律、法规、规章;02法律、法规、规章的适用应准确无误、完整,法律、法规、规章的名称应使用全称,并准确引用到条、款、项、目;最高法指导案例41号:未引用具体法律条款,适用法律错误。法院生效裁判认为:衢州市国土局作为土地行政主管部门,有权依照《土地管理法》对辖区内国有土地的使用权进行管理和调整,但其行使职权时必须具有明确的法律依据。被告在作出《通知》时,仅说明是依据《土地管理法》及浙江省的有关规定作出的,但并未引用具体的法律条款,故其作出的具体行政行为没有明确的法律依据,属于适用法律错误。依据技术规范、技术标准作出决定的,引用的技术规范、技术标准准确无误。03Q2点击输入您的问题标题文本内容?(四)程序合法

1.实施行政许可应按照申请、受理、审查(听证)、决定、送达的步骤进行;

以上的法定步骤颠倒,是违反法定程序的情形。本次全市行政审批案卷评查,就发现了个别程序倒置的案卷。如审查在申请及受理之前;决定在申请之前;决定在受理之前;送达在决定之前等等。必须引起我们的高度重视。2.在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载;3.在行为方式上必须符合法定要求。

(1)申请阶段。①须有申请人提交的行政许可申请书或预定格式的行政许可申请表;②对于申请材料不齐全或者不符合法定形式的,应当有行政机关的补正告知书。

(2)受理阶段①是否受理的决定应当在法定期限内作出;②受理或不予受理行政许可申请须经行政机关负责人批准的,应当经批准;

③行政机关应当制作受理或不予受理的书面通知。凡不予受理的,要书面告知不予受理的理由。文书中申请人名称正确无误,行政机关落款全称并加盖行政机关专用印章和注明日期。法律法规规章另有规定的,从其规定。比如:市场监管总局规章《市场监督管理行政许可程序暂行规定》“第十七条能够即时作出行政许可决定的,可以不出具受理凭证。”即可以不出具受理通知书。(三)程序合法(3)审查阶段需要对申请材料进行书面形式审查的,要有行政机关的书面审查意见书;根据法定条件和程序,需要对申请材料的实质内容进行核实的,行政机关应当指派两名以上执法人员进行核查并制作书面核查意见书。这个要求来自《行政许可法》第三十四条第三款的规定“根据法定条件和程序,需要对申请材料的实质内容进行核实的,行政机关应当指派两名以上工作人员进行核查。”未达到两名以上执法人员执法的,属于程序违法。请同志们一定注意。(三)程序合法0102

另外,今年1月3日印发的《济宁市行政执法人员行为规范》(济司发[2024]2号)第六条也有相关规定“行政执法人员开展行政执法活动时,应当主动向当事人或者有关人员出示实体行政执法证件或者进行电子亮证,表明执法身份;除法律另有规定外,必须有两名以上行政执法人员共同进行。”实质性审查包括现场勘查以及其他核查的执法活动。执法时既要满足两名以上人员的要求,也要满足执法人员具有执法资格的要求,并依法向当事人出示执法证件。(三)程序合法03依法应当先经下级行政机关审查后报上级行政机关决定的行政许可,下级行政机关应当在法定期限内将初步审查意见和全部申请材料直接报送上级行政机关;0406依法应当告知陈述、申辩权或听证权的,行政机关应制作陈述、申辩权利告知书或听证告知书;依法采取招标、拍卖方式决定许可的,应当有招标、拍卖的相关材料;有数量限制的行政许可,两个或者两个以上申请人均符合法定条件、标准的,应当根据受理行政许可申请的先后顺序进行,并有相关佐证文书,法律、行政法规另有规定的,依照其规定;05(三)程序合法07赋予公民特定资格的,应当有行政机关或者行业组织实施考试的相关文书或有关材料;0810赋予法人或者其他组织特定资格、资质的,应当有对申请人的专业人员构成、技术条件、经营业绩和管理水平等进行综合评定的书面材料;依法需要检验、检测、检疫的,应当由负责实施检验、检测、检疫的机构根据法定条件或者相关技术标准、规范的要求,出具结论性意见;依法应进行鉴定或专家评审的,应当有鉴定结论或专家评审意见书;09(三)程序合法1011依法应按照其他特别程序进行审查及审核的,应有相关的书面材料。(4)听证阶段。按照《山东省实施行政许可听证办法》(山东省人民政府令第194号)的规定组织实施听证,并制作相应的文书。(5)决定阶段。①是否准予行政许可的决定,行政机关应当在法定期限内依法作出;

我们本次案卷评查,就发现了个别未在法定期限内作出准予行政许可决定的案卷。还应当特别注意的是:《山东省行政程序规定》在第九十三条规定了法定期限、承诺期限和限时办结三项制度。我们对法定期限的要求非常了解,但常常忽略承诺期限的要求,现在着重强调一下承诺期限制度。该规章第九十三条第五款规定“行政机关对行政执法程序的办理期限作出明确承诺的,应当在承诺期限内办结。”第九十五条规定“行政机关不得不履行或者拖延履行法定职责。行政机关在法定期限或者承诺期限内,非因法定理由或者其他正当理由未启动行政执法程序的,属于不履行法定职责。行政机关在法定期限或者承诺期限内,非因法定理由或者其他正当理由,虽然启动行政执法程序但是未及时作出行政执法决定的,属于拖延履行法定职责。”(三)程序合法《山东省水行政许可案卷评查标准(试行)》四、程序合法第(八)项明确“在承诺期限内作出是否受理行政许可申请决定和行政许可决定;依法延长期限的,经由本行政机关负责人批准。”本次案卷评查,也发现了个别未在承诺期限内作出准予行政许可决定的案卷。

②不予行政许可的决定,行政机关应书面说明理由,并告知申请人享有行政复议和行政诉讼的权利;延期作出行政许可决定的,应当有延期的批准文书和告知申请人延期理由的书面通知。还有一点需要强调,本次案卷评查,还发现个别案卷存在受理通知书或许可决定书中的申请人名称前后不一致;A公司申请的许可事项,许可决定书发放给B公司;申请人申请的C许可事项,收取的D许可事项的申请材料;申请人申请的E许可事项,许可决定书准予许可的是F事项等等情形。另外,申请材料不齐全,不符合法定形式的问题也在个别案卷中出现了,如服务指南中应提交5种材料的,卷中只有3种材料;按规定应提交材料原件的,申请人提交的是复印件等,请大家在以后的工作中一定注意。(三)程序合法(6)送达阶段。法律文书的送达要符合法定时限和方式。以下法律文书应当送达,且案卷中应有相应的送达回证:受理或不予受理行政许可申请通知书;申请材料补正告知书;陈述、申辩权利告知书;行政许可听证告知书;行政许可听证通知书;行政许可决定延期通知书;准予行政许可或不予行政许可决定书;行政许可证件及其他重要法律文书等。

关于邮寄送达,再强调一个问题:必须通过邮政企业寄递公文,包括寄递颁发的证照、各类文书。不能通过快递企业,比如顺丰、申通、圆通等寄递。否则,就会被复议机关或人民法院确认违法。下面来看案例:——政府行政复议决定书顺丰邮寄属违法贾某投诉青岛市黄岛区政府行政复议不作为案中,青岛市黄岛区政府作出的行政复议决定书,属于国家机关公文,应当严格按照法定要求和法定途径送达,但其违背邮政法等相关法律法规规定,采用顺丰快递方式送达政府机关公文,明显违背了国家法律的禁止性规定,具体行政行为明显不当,故法院同时确认其以顺丰快递方式邮寄行政复议延期通知书和行政复议决定书的行为违法。《中华人民共和国邮政法》第五十五条规定“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务,不得寄递国家机关公文”,这是法律的“红线”!(三)程序合法

接下来,讲一下关于送达程序的问题。根据《民事诉讼法》第九十五条“受送达人下落不明,或者用本节规定的其他方式无法送达的,公告送达“之规定,即:只有穷尽直接送达、留置送达、电子送达、委托送达、邮寄送达、转交送达手段后,方可用公告方式送达。上述这些送达方式,电子送达比较特殊,以当事人同意为前提。公告送达的前提是“受送达人下落不明或者采取上述方式无法送达的”,故公告送达是“最后手段”。如果送达环节不符合法律要求,相关具体行政行为就会被复议机关或人民法院确认违法。(三)程序合法下面,讲一个送达程序违法的案例。最高法案例:行政机关在未穷尽相关送达方式的情况下直接通过公告方式送达违法——河南新乡平原管委会与新乡容创公司,原阳县政府、新乡市政府土地行政管理案最高法认为:在未穷尽相关送达方式的情况下,原阳县国土资源局(新乡平原新区管委会国土资源局)仅以电话联系不上新乡容创公司、找不到该公司办公地点为由,即通过公告方式送达《闲置土地认定书》《闲置土地处置听证权利告知书》,剥夺了新乡容创公司在行政处罚决定作出前的陈述、申辩权,违反了上述法律规定的程序。原审据此认定1号《收回用地决定书》违反法定程序,并无不当。裁定驳回再审申请。(7)依法进行变更或者延续的,应有相关文书。(三)程序合法02规范性标准

规范性标准是对实施行政许可每个阶段应具备的各种法律文书及其内容要素的要求。要注意,凡是行政机关落款的地方,均是全称。本次案卷评查,还发现个别案卷中的文书落款是行政机关简称,而不是全称;个别案卷中入卷的决定书或通知书等文书是复印件,而不是原件。我们制作的各类文书均为一式两份,一份送达申请人,一份行政许可机关存档。卷中文书应为原件。

申请阶段

申请阶段,案卷中除申请人提交的行政许可申请书或预定格式的申请表及相关材料外,还要求行政机关制作的主要法律文书是申请材料补正告知书。

1、申请书(表)中应包含的内容:

①申请人基本情况(包括公民姓名、性别、住址、电话等,单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等);

②许可事项申请人签名或盖章及日期(年、月、日)。

2、申请材料补正告知书。应包含的内容:

①申请人名称(姓名);

②申请的事项;

③补正的理由、内容;

④行政机关名称、专用印章及日期(年、月、日)。(一)申请阶段3、其他规范性标准:①申请人应当准确填写与申请行政许可事项有直接关系的相关内容。当事人是公民的,有身份证复印件;当事人是法人或者其他组织的,有营业执照或者主体资格许可证等证照的复印件。②由委托代理人申请行政许可,附具委托书和身份证明。③申请事项明确。④应当附行政许可申请材料清单的,要附清单。⑤申请材料清单上注明收件日期、收件人签字确认,加盖行政许可机关印章(可以是专用印章)。⑥申请书和申请材料清单上申请人(或委托代理人)签名或盖章。⑦申请材料当场更正的修改内容申请人(或委托代理人)加盖印章或按压指印。⑧申请材料需要补正的,当场或者在五个工作日内一次性告知申请人需要补正的全部内容。⑨申请人提供的复印件注明“经核对与原件无异”,并由提供人签名、日期。(一)申请阶段行政许可申请受理通知书①申请人名称(姓名);②申请的时间、事项;③受理的理由及法律依据;④审查决定意见;⑤行政机关名称、专用印章及日期(年、月、日)。(二)受理阶段行政许可申请受理通知书受理阶段行政许可申请不予受理通知书②申请的时间、事项;③不予受理的理由及法律依据;④审查决定意见;⑤救济途径和期限;(二)受理阶段受理阶段行政许可申请不予受理通知书①申请人名称(姓名);⑥行政机关名称、专用印章及日期(年、月、日)。其他规范性标准①申请事项属于职权范围,申请材料齐全、符合法定形式,或者申请人按照要求提交全部补正申请材料,行政许可机关应及时受理;②申请人申请材料不齐全或不符合法定形式,或者申请人未按照要求提交全部补正申请材料,行政许可机关应不予受理;(二)受理阶段③受理(不予受理)审批表中承办人意见、承办机构意见、行政机关负责人审批意见栏,签名且明确写出相关意见并签署日期。其他规范性标准:(三)审查阶段审查阶段主要的法律文书有:1、核查笔录(现场勘查表)。应包含的内容:①核查的起止时间、地点;②核查人和记录人的姓名;③核查对象;④核查的情况和内容;执法人员按规定向核查对象出示行政执法证件、表明身份,在执法文书上记载和确认,执法证号记载无误并将执法证件复印件附卷;⑤核查对象对笔录的意见(应由核查对象逐页签名,并在末页注明“笔录上述内容,记录属实”的字样及日期)。核查对象拒绝签字的,应在笔录中注明,由两名以上执法人员在笔录中注明拒绝的理由;⑥笔录中有涂改之处时,应有核查对象捺手印、盖章或签名;⑦核查的意见及核查人、记录人签署姓名及日期;⑧多处现场应分别制作笔录。(三)审查阶段2、行政许可利害关系人陈述、申辩告知书。应包含的内容:①被告知人的名称(姓名);②告知的事项及内容;③依法享有的权利及相关法律依据;④行政机关联系人、电话、地址;⑤行政机关名称、印章及日期(年、月、日)等。3、陈述、申辩笔录。4、陈述、申辩复核意见。当事人提出陈述、申辩意见,行政机关应进行复核,并出具复核意见。5、依法按照特别程序(听证、招标、拍卖、考试、考核、检验、检测、检疫、鉴定、专家评审等)审查及办理行政许可时,应当制作行政许可特别程序告知书及其他相关法律文书。(三)审查阶段(三)审查阶段6、依法需延期办理的行政许可,应当制作行政许可延期审批表和行政许可延期通知书。7、经审查后依法应报上级行政许可机关决定的行政许可,应在法定期限内作出初步审查意见,并将审查意见和全部申请材料报送上级行政许可机关。8、依法应当进行鉴定或者专家评审的,应附有鉴定结论或者专家评审意。审查阶段如需收集或制作其他证据材料的,依照有关法律规定进行。9、需要其他行政机关初审的,案卷中要有其他行政机关出具的书面意见。听证阶段①行政许可听证告知书②行政许可听证通知书③行政许可听证公告④行政许可听证笔录⑤行政许可听证报告(四)听证阶段(五)决定阶段决定阶段应制作以下文书:

1.行政许可准予(不准予)决定审批表。应包含的内容:①申请人基本情况(公民的姓名、身份证号、住址等;单位的名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人或负责人姓名、职务、地址等);②申请许可的事项名称;③申请时间及受理时间;④审查情况及适用的法律依据(法律、法规、规章及条款项);⑤承办人、审核人、审批人意见、签名及日期(年、月、日)。2.准予行政许可决定书。应包含的内容:①申请人名称(姓名);②申请的许可事项;③审查情况;④许可决定的法律依据;⑤决定内容;⑥行政许可的有效期限(长期有效的可不标明有效期);⑦需要颁发行政许可证件的,明确领取时间、地点。如决定书与许可证件一并送达申请人的,可省略;⑧行政机关名称、印章;⑨作出决定的日期(年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准)。(五)决定阶段(五)决定阶段

3.不予行政许可决定书。应包含的内容:①申请人名称(姓名);②申请的许可事项;③审查情况;④不予许可的理由、法律依据;⑤决定内容;⑥申请人依法享有的权利(告知救济途径及期限);⑦行政机关名称、印章;⑧作出决定的日期(年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准)。4.准予变更行政许可决定书。5.不予变更行政许可决定书。6.准予延续行政许可决定书。7.不予延续行政许可决定书。(五)决定阶段(六)送达阶段送达阶段送达法律文书应当制作、使用送达回证。送达回证应包含的内容:①送达文书(行政许可证件)的名称及文号;②受送达人姓名(名称);③送达时间、送达地址;④送达方式(留置送达的应在备注中注明;公告送达应将公告文书归档入卷;邮寄送达

的可以将邮件回执粘贴于备注中);⑤受送达人签名或盖章并注明日期(年、月、日);⑥送达人签字(两名执法人员)并注明日期(年、月、日);⑦代收人或见证人签名或盖章并注明日期(年、月、日)。⑧行政机关印章。****行政审批服务局3708********(六)送达阶段原省法制办和市司法局出台的《行政许可案卷评查标准》中均要求必须有送达回证,除必须有的要素外,还明确应加盖“行政机关印章”。《山东省水行政许可案卷评查标准(试行)》也有同样的要求,(四)送达阶段,明确“在法定期限内颁发、送达法律文书、行政许可证件,并有送达回证:......(5)行政机关印章。”我们本次案卷评查,发现送达回证不规范的情况比较普遍。其中送达方式表述错误的频率较高,直接送达错误表述为“窗口领取、当面送达、当场送达、现场送达、现场转交”等等;受送达人不是申请人;送达人不是自然人,而是行政机关;签名的送达人不是持有行政执法证件的人员,而是劳务派遣人员;送达人未在送达人栏签名,而是签在了见证人栏;送达回证未加盖行政机关印章等等,这些都需要我们注意。(六)送达阶段03立卷归档标准立卷归档标准(一)行政许可案卷实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等事项或者页数超过200页的,可以实行一案两卷,即正卷和副卷。(二)卷内文书应当使用正式打印文本或钢笔(黑色或蓝黑色)、黑色签字笔书写。所有文书只存一份正本。本次案卷评查,发现个别案卷中申请表有铅笔或圆珠笔书写的情况,也有卷中存有两份相同文书的情况。

(三)卷宗封面规范。本次案卷评查,封面不规范的情况也比较普遍,缺少要素,也可按照当地档案局的要求进行编制。(四)卷内目录和备考表填写规范,案卷装订规范,无金属物,并符合档案法的其他要求。本次案卷评查,发现有的案卷未装订,有的卷内还存有未清除的金属订书钉,有的没有备考表(且立卷人、检查人签名应手写),有的卷内材料与目录不对应,这些都要注意。

(五)卷内材料排列有序,且与目录对应。可按以下顺序排列:1、案卷封面;立卷归档标准2、卷内文件目录;3、

行政审批决定书、审批表和许可证(批)件复印件;4、

行政审批机关审查形成的书面材料(受理(不予受理)通知书、一次性告知清单、现场审核表、整改意见书、补正通知书等);5、

委托专业技术组织形成的相关材料(书面委托书、专业技术组织资质证明文件、结论性意见书、专家评审意见、鉴定结论等);6、行政审批机关内部文件(实质内容核实笔录、现场勘查笔录、综合验收报告、重大事项会议纪要等);7、听证材料;8、行政审批机关延期办理和批复文书;立卷归档标准9.申请人提交的申请材料:(1)申请表、申请报告;(2)申请人及委托代理人的身份证明、委托书;(3)经营场所证明材料;(4)资质证明;(5)管理组织机构及制度(从业人员花名册、从业人员一览表、公司规章、管理制度等);(6)其他材料(批文、承诺书、设计文件、勘测定界图、施工图纸、检测报告、可行性研究报告、风险评估报告、利害关系人相关材料等);(7)涉及主管部门前置许可的相关材料(主管部门批准许可证明等)。已

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