Access数据库管理系统

目录概述创建数据库表向导器表操作创建新表设置数据类型定义表间关系表的查询为查询添加选择准则1.概述数据库是什么地址簿：姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”数据库是什么实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，在我们的生活中这样的数据库随处可见数据库管理系统是什么图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到所需要的书数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行数据库管理系统是什么如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想要的书同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也不能称为"数据库"数据库管理系统是什么数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为"数据库管理系统"，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员ACCESS数据库管理系统ACCESS现状Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。刚开始时微软公司是将Access单独作为一个产品进行销售的，后来微软发现如果将Access捆绑在OFFICE中一起发售，将带来更加可观的利润，于是第一次将Access捆绑到OFFICE97中，成为OFFICE套件中的一个重要成员现在它已经成为Office办公套件中不可缺少的部件了。自从1992年开始销售以来，Access已经卖出了超过6000万份，现在它已经成为世界上最流行的桌面数据库管理系统ACCESS现状后来微软公司通过大量地改进，将Access的新版本功能变得更加强大不管是处理公司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作进入ACCESS进入ACCESS进入ACCESS进入ACCESS进入ACCESS一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库一个简单的数据库窗口接口通常Access的窗口接口可以分成五个大的部分标题栏菜单栏工具栏状态区数据库窗口窗口接口标题栏菜单栏

工具栏

数据库栏

数据库栏－对象“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象，比如说用鼠标点一下这里的“表”，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表数据库栏－组“组”提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。比如说我们上次做的通讯簿数据库，其中的通讯簿表和通讯簿窗体就可以归为一组。在数据库中的对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。2.数据库创建建立一个客户订单管理数据库

向导使用

定义数据库名称和所在目录

选择数据库中表和表中的字段选择数据库中表和表中的字段

选择数据库中表和表中的字段这些信息项的前面都有一个小方框，有的小方框中有一个“√”，表示此信息项被选中了，被选中的信息项将会出现在数据库中，而没有选中的信息项就不会出现在数据库中我们可以通过单击信息项前的小方框来决定数据库中是否要包含某些信息项选择数据库中表和表中的字段绝大多数的信息项前面的对勾是不能取消的，单击它的时候会出现提示，“此选项不能被取消”。这是因为使用数据库向导建立数据库的时候，向导认为有些信息项是此种类型的数据库必须包含的，它们和数据库中的窗体和报表紧密相关，所以Access不允许我们随便取消这些必选项目从外观上很容易区分必选项目和非必选项目。用斜体字书写的项目就不是必选项目，可以选择也可以取消；而用正常字体书写的项目都是必选项目，不可以取消的屏幕的显示方式打印报表的样式

为数据库指定标题

为数据库指定标题这个对话框中起的名字是新建的数据库入口窗体上的标题词，也就是打开这个数据库时，看到的第一个界面上的标题词，和刚才给数据库文件起的名是不一样的“请确定是否在所有的报表上都加一幅画”意思是如果想在这个数据库打印出来的所有文件报表上都加上某个图片，就可以在这儿选择“是的，我要包含一幅图片”，并通过单击“图片...”按钮选择一幅图片为数据库指定标题比如有的公司在打印一些报表的时候都希望将自己公司的标识打印在打印纸上，就需要选择这个选项，并且通过单击“图片”按钮来加载公司的标识了如果现在还不想在报表上添加图形，就单击“下一步”按钮，进入向导的下一步启动数据库

ACCESS主要对象及关系我们知道在建筑一栋房子之前，首先必须要有一块地皮，然后才能在地皮上按照设计好的图纸一层层的搭建房子，最后才是人住进去。现在我们有了一个空的数据库，就等于在Access中已经有了这样一块“地皮”，现在可以建房子了ACCESS主要对象及关系用数据库向导建立的数据库就是一个已经建筑完毕的“房子”，只是还没有“数据”住进去罢了。在Access中，所谓的建房材料就是数据库中的主要对象，它包括“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页面”、“宏”和“模块”这些对象在数据库中各自负责一定的功能，并且相互协作，这样才能建设出一个数据库ACCESS主要对象及关系“表”用来存储数据；“查询”用来查找数据；人通过“窗体”、“报表”、“页面”获取数据；而“宏”和“模块”则用来实现数据的自动操作其实对于数据库来说，最重要的功能就是获取数据库中的数据，所以数据在数据库各个对象间的流动就成为我们最关心的事情为了以后建立数据库的时候能清楚的安排各种结构，应该先了解一下Access数据库中对象间的作用和联系ACCESS主要对象及关系作为一个数据库，最基本的就是要有表，并且表中存储了数据。比如“通讯录”数据库，首先要建立一个表，然后将某人的联系地址、电话等信息输入到这个数据表中，这样就有了数据库中的数据源有了这些数据以后，就可以将它们显示在窗体上。这个过程就是将表中的数据和窗体上的控件建立连接，在Access中把这个过程叫做“绑定”。这样就可以通过屏幕上的各种各样的窗体界面来获得真正存储在表中的数据了而且合理地在窗体上摆放控件和图案可以使我们更容易操作和理解数据库中数据代表的含意。这样就完成数据从表到窗体的流动，实现了数据库中的数据在计算机和人之间进行了一次沟通ACCESS主要对象及关系比如在“通讯录”数据库中，使用自动窗体将数据库中的一个记录显示在窗体上，控制窗体上的记录操作按钮在表中前后移动，可以看到对应其它记录的信息现在，数据库中的表和窗体对象之间的关系应该很清晰了，我们可以画出一个表。3.表向导器什么是表表就是数据库中用来存放数据的场所。就像有很多人在操场上站队，这个队伍非常整齐，有一定数目的行和列，队列中的每个人，都在一定的行列位置上。当我们想叫某个人的时候，不用知道他的名字，只需要喊“第几行第几列的，出列”，这个人就会站出队伍。现在将这个队伍中的人换成数据，就构成了数据库中的“表”。什么是表这些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很规则的行列位置Access中的“表”和平常见的很多纸上的表格很像什么是表其实各种数据在计算机中是按照串的方式存放的。只是现在Access将这些数据读取出来以后，按照通常所接触的纸上表格那种行列方式将它们显示在屏幕上这比较适合我们的生活习惯，对数据进行操作也比较容易，所以把它称为“表”，它可是数据库中最基本、最重要的一个部分。所以要想建立一个数据库，必须先要掌握建立表的方法字段在数据库中，对表的行和列都有特殊的叫法，每一列叫做一个“字段”每个字段包含某一专题的信息。就像“通讯录”数据库中，“姓名”、“联系电话”这些都是表中所有行共有的属性，所以把这些列称为“姓名”字段和“联系电话”字段记录我们把表中的每一行叫做一个“记录”每一个记录包含这行中的所有信息，就像在通讯录数据库中某个人全部的信息，但记录在数据库中并没有专门的记录名，常常用它所在的行数表示这是第几个记录值在数据库中存放在表行列交叉处的数据叫做“值”，它是数据库中最基本的存储单元，它的位置要由这个表中的记录和字段来定义。主键

在数据库中，常常不只是一个表，这些表之间也不是相互独立的，不同的表之间需要建立一种关系，才能将它们的数据相互沟通而在这个沟通过程中，就需要表中有一个字段作为标志，不同的记录对应的字段取值不能相同，也不能是空白的。通过这个字段中不同的值可以区别各条记录主键

就像我们区别不同的人，每个人都有名字，但它却不能作为主键，因为人名很容易出现重复，而身份证号是每个人都不同的，所以可以根据它来区别不同的人数据库的表中作为主键的字段就要像人的身份证号一样，必须是每个记录的值都不同，这样才能根据主键的值来确定不同的记录表的创建建立一个表是很容易的。而且在Access中更是提供了几种方法来建立一个表。这些方法都很简单，也很实用。其中最简单的方法就是使用“表向导”来建立表了。在Access中不光有表向导，还有查询向导、窗体向导、报表向导和页向导等。这些向导能在不同的工作中帮我们忙。现在我们就先用向导建立一个表4.表数据操作如何打开一个表通过以上的学习，我们已经会使用表向导建立表了。表虽然是建立好了，但一个空白的表没有任何用处，现在在建立好的表中输入数据，并学习一些关于表的基本操作。往表中添加数据之前要先打开它，前面已经学过如何打开一个数据库，首先启动Access，选择“打开已有文件”，双击“客户订单数据库”打开它在数据库窗口中单击“表”选项，可以看到在数据库右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，除了三种创建表的方法之外，还有一个“客户资料表”选项如何打开一个表

在表中添加在一个空表中输入数据时，只有第一行中可以输入。首先将鼠标移动到表上的“公司名称”字段和第一行交叉处的方格内，单击鼠标左键，方格内出现一个闪动的光标，表示可以在这个方格内输入数据了。用键盘在方格内输入“北京兴科”，这样就输入了一个数据。其他的数据都可以按照这种方法来添加。用键盘上的左、右方向键可以把光标在方格间左右移动，光标移动到哪个方格，就可以在那个表格中输入数据。按一次“→”键将光标移到“联系人姓名”字段内，输入“张刚”两个字在表中添加

在表中修改和删除数据

如果输入时出现错误想改的话，只要按键盘上的方向键，将光标移动到要修改的值所在的方格，也可以直接用鼠标单击，选中方格内的数据，然后用键盘上的“DELETE”键将原来的值删掉，并输入正确的值就可以了向表中输入数据是一件很细致的工作，千万不能马虎大意。简单的表，数据比较少，出错了容易检查；如果一张表很大，而且字段类型又比较复杂的话，输入的值出现错误，查起来就会非常麻烦。而且要是没有检查出来，让错误的数据留在表中，可能会给工作造成非常严重的后果让方格中的数据全部显示出来我们经常会遇到这样的问题：表中的某一列太窄，使输入的值只能看到一部分，怎么让这些字都显示出来呢？有好几种方法可以解决这个问题让方格中的数据全部显示出来（1）将鼠标移动到标题行中“开户行”和“城市”这两个字段的交界处，如果位置适当的话，鼠标的光标位置可以拖动按住鼠标左键，向右拖动鼠标来拉长“开户行”字段的宽度，让这个字段中的文字全部显示出来，再松开左键就可以了让方格中的数据全部显示出来（2）将鼠标移动到“开户行”这个字段的标题上，这时鼠标的光标会变成向下指的箭头符号，单击鼠标右键，就会弹出一个菜单，单击菜单上的“列宽”命令，出现“列宽”对话框，输入数值来定义列的宽度让方格中的数据全部显示出来（3）调整行的高度和调整列宽度的方法基本类似，也有两种方法第一种就是将鼠标移动到相邻两行之间，这时鼠标变成可拖动形状，按住鼠标左键，上下拖动鼠标调整行的高度让方格中的数据全部显示出来（4）第二种方法是将鼠标移动到某一行上，单击鼠标右键，在弹出的菜单里用鼠标单击“行高”命令，在出现的“行高”输入栏中输入一定的数值来改变行的高度完成后单击“确定”按钮，这时其它行的高度也改变了，因为在表中各个记录都是相关的，调整一行的行高，其他行的行高都会相应调整，以保持各行的高度一样在表中插入字段

如果在创建表的时候忘记了某项内容，现在也可以再把它加进去，只要在原来的表中再添加一个字段就可以了。在已有的表中不仅能添加字段，而且还可以删除字段在表中插入字段

我们可以在“公司名称”与“联系人姓名”两个字段之间加入一个“公司地址”字段。首先把鼠标移动到“联系人姓名”字段的标题上，鼠标光标变成一个向下的箭头，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“插入列”命令。这样就在“联系人姓名”字段前面插入了一个新的字段。新插入的字段名是“字段1”而不是“公司地址”，因为我们还没有给它指定名称，“字段1”是Access自动给的名称。要改变字段名，可以将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标左键，标题就变成可以修改的了。将“字段1”三个字改成“公司地址”，完成后敲键盘上的回车键。这样“公司名称”和“联系人姓名”两个字段之间多了一个叫“公司地址”的字段在表中删除字段

要想删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，提出是否确定要删除这个字段及其中的数据。单击“是”按钮可以将“字段1”删除在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据都丢失了在表中移动字段

如果想在数据表中调整“邮政编码”字段的位置，首先将鼠标移动到“邮政编码”字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动到字段“公司地址”的后面，松开左键，这个字段就移动到“公司地址”的后面了在表中“复制”和“粘贴”数据

在“城市”和“省份”两个字段里，有很多重复的内容，每次都输入一遍显得非常麻烦我们可以结合“复制”和“粘贴”数据两个命令将一个数据块很方便地放到很多位置上去在表中“复制”和“粘贴”数据

首先打开Access2000的“剪贴板”，单击“视图”菜单，将鼠标移动到“工具”选项上，在“工具”选项右边弹出一个菜单，单击上面的“剪贴板”命令，屏幕上出现一个“剪贴板”对话框在表中“复制”和“粘贴”数据

“复制”和“粘贴”命令，就是将一些数据“复制”到“剪贴板”上，然后再将这些数据从“剪贴板”上“粘贴”到我们需要用到这些数据的位置上选中表里的某个数据后，在它上面单击鼠标右键，并单击弹出菜单上的“复制”命令，选中的内容就被“复制”到了剪贴板上，然后将鼠标移动到一个新位置上，单击鼠标将该位置作为“粘贴”数据的起始位置。然后在剪贴板上单击表示这段数据的按钮，这个数据就被“粘贴”到新位置上了在表中“复制”和“粘贴”数据

在Access2000中，一次复制的数据最多可达十二个，这样我们就可以先在剪贴板上复制十二段数据，然后再单击代表不同数据的按钮将它们分别“粘贴”到表中的不同位置上，改变了过去一次只能“复制”一个数据，“粘贴”一个数据的状况让表中的一些列总是显示出来

把所有的数据都输入到表中之后，我们就可以方便的在Access中查看数据了，但如果一个表太长，看到前面的内容，后面的就看不到，有时看到后面的数据时，又想不起来后面格子里的数据到底是哪个公司的，就只好将“滚动条”再移动到最前面，看看这些数据对应的“公司名称”。这时我们可以让最前面的“公司名称”列一直显示让表中的一些列总是显示出来

这个在Access2000中可以通过“冻结列”的方法来实现，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。要在表中冻结几个列，只需先将这几个列选中，然后单击“格式”菜单中的“冻结列”命令这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令，就可以了在表中隐藏列

为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，我们可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏，先将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令，弹出“撤消隐藏列”对话框在表中隐藏列

在表中隐藏列

“撤消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。完成以后单击对话框上的“关闭”按钮使用工具栏上的工具对表进行操作

“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮后所有记录按照从小到大的方式排列，单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进行排列。闪动的光标位于哪个字段，就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准例如当光标在“序号”字段内时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“序号”字段中的数字从小到大的顺序进行排列，而当光标在“公司名称”字段中时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“公司名称”字段中文字的拼音顺序从前到后进行排列使用工具栏上的工具对表进行操作

在工具栏上有三个“筛选”按钮，它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用筛选/删除筛选”按钮举个例子说，将光标移动到字段“城市”的一个值“北京”所在的方格内后，单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选，这时只有在字段“城市”中的值是“北京”的记录才显示出来，而其他的记录都不见了。单击“删除筛选”按钮，其余的记录又都显示出来。使用工具栏上的工具对表进行操作

选中表中的某个方格时，这个方格内的数据值就成为进行筛选操作的“标准”，单击“按选定内容筛选”按钮后，Access就会将该字段上拥有同样内容的记录“筛选”出来，而将其他的记录先隐藏起来。单击“删除筛选”可以把这个“筛选”功能取消。还有一个按钮是“按窗体筛选”按钮，单击这个按钮，你会发现表中只剩下了一个记录，在方格的右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮，就会发现它是个“组合框”的下拉箭头，下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项，再用鼠标单击“应用筛选”按钮，与选中的值相关的整条信息就都显示了出来在数据表中输入图片、声音和影像要想在数据表中插入图片、声音和影像，首先要在设计视图中把需要输入这些数据的字段的数据类型定义为“OLE对象”，然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的一个记录，在弹出的菜单中选择“插入对象”，这时出现“插入对象”窗口，在窗口中选择要插入的对象的类型或要插入的对象的文件名，要插入图片就保持“新建”选栏被选，并在对象类型这个列表栏中选择一种图片格式如果要插入声音就在这个列表栏中选择“声音”；如果要插入影像就在这个列表框中选择“影像剪辑”，然后单击确定按钮。在数据表中输入图片、声音和影像如果要在这个值中加入特定的一个图片、声音或影像文件，就需要在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，并通过单击“浏览”按钮，在浏览窗口中找到需要放置的文件，双击将它选定。单击“确定”按钮退出“插入对象”窗口，这时表的相应位置就出现了要插入的文件的文件名，双击文件名，就可以看到或听到相应的文件了在表中建立超级链接在表中想插入超级链接，需要将相应字段的字段类型定义为超级链接，然后在表的数据表视图中单击要建立超级链接的值将它选定，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“超级链接”，并在弹出的更下一级菜单中选择单击“编辑超级链接”选项。这时弹出“插入超级链接”的窗口，在“请输入文件名称和WEB页名称”下面的方框中输入想要链接的文件名称和WEB页的名称。单击“确定”按钮就可以在表中建立一个超级链接了这时用鼠标单击超级链接的名称系统就会调出INTERNET浏览器访问WEB页面了设置数据表格形式Access的数据表可以有很多种格式，用鼠标单击“格式”菜单中的“数据表...”命令，弹出“设置数据表格式”对话框，在这个对话框中就可以设置数据表的格式，像“单元格效果”、“网格线显示方法”、“背景颜色”、“网格线颜色”、“边框及线条样式”五个主要选项，通过这些选项所做的修改可以在“示例”栏预览结果。单击“确定”按钮就可以看到Access数据表的格式已经改变了查找按钮在使用数据库的时候有时需要查看或修改一些表中的数据，如果表很大，一行行地找相应的数据项会非常麻烦。这时就要求有一个查找工具能帮助我们快速地找到需要的数据内容位置，在Access2000中，“查找”命令可以帮助实现这个功能在一个表中，当我们需要查找某个值时，用鼠标单击工具栏上的“望远镜”按钮，弹出一个对话框，在对话框中先要选择需要查找的数据值的“查找范围”，然后选择匹配的内容，之后再输入相应的查找“内容”，输入完以后单击“查找下一个”按钮，这样就可以在整个表中找出第一个相应的数据值，如果这个数据值不是所需要的，再单击“查找下一个”按钮，反复执行就可以找到所需要的数据值的位置。单击“取消”按钮，就可以对找到的值进行操作了。查找按钮在单击“查找”按钮后，会看到弹出的对话框中还有一个“替换”选项卡，切换到这一页，就可以在数据表中查找某个数据并用其他的数据替换它。在替换文本框中输入的就是替换的内容，当只要替换一个数据值时，只要单击对话框上的“替换”按钮就可以了，如果要将具有这个数据值的所有记录都替换，则要单击“全部替换”按钮，这样所有的数据值都被新数据值替换了5.创建新的表表设计器表设计器是Access中设计表的工具，用表向导建立表的时候，它自动定义了各种字段的属性，而在表的设计器中则可以自己设计生成各种各样的表，并能对表中任何字段的属性进行设置比如将表中的某个字段定义为数字类型而不是文本类型，那么这个字段就只能输入数字，而不能输入其他类型的数据。现在我们用表设计器来建立一个表表设计器要使用表设计器来创建一个表，首先要打开表设计器。在数据库窗口中，将鼠标移动到“创建方法和已有对象列表”上双击“使用设计器创建表”选项，弹出“表1:表”对话框表设计器表设计器对话框分为两个部分，上半部分是表设计器，下半部分用来定义表中字段的属性表的设计器其实就是一个数据表，只是在这个数据表中只有“字段名称”、“数据类型”和“说明”三列，当我们要建立一个表的时候，只要在设计器“字段名称”列中输入表中需要字段的名称，并在“数据类型”列中定义那些字段的“数据类型”就可以了设计器中的“说明”列中可以让表的制作人对那些字段进行说明，以便以后修改表时能知道当时为什么设计这些字段建立新表－记录订单信息的表“订单”表中一定要有“订单号”、“订货单位”、“货物名称”、“订货数量”、“经手人”、“订货日期”等信息，在表设计器的“字段名称”列中按顺序输入这些字段的名称，表就初步建好了建立新表－记录订单信息的表单击工具栏上“视图”按钮，这时在屏幕上会出现一个提示框，提示“必须先保存表”，并询问“是否立即保存表”，由于我们还没有保存过这个表，所以单击“是”按钮来保存这个表，这时弹出另一个“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入“订单信息表”，单击“确定”按钮，将这个表保存为“订单信息表”建立新表－记录订单信息的表又弹出一个对话框说“没有添加主键”，因为每个表中都至少应该有一个主键，而我们还没有设定把哪个字段作为这个表的主键。如果选择“是”按钮，Access就会在刚才建立的表上添加一个字段，并把这个字段作为表的主键，我们单击“否”按钮，不让Access添加主键现在看到的这个表就是我们刚才利用表设计器生成的表了建立新表－记录订单信息的表

建立新表－记录订单信息的表在表中，这种由表格构成的窗口叫做表的“数据表视图”，是表最直观的一种表现方法不管用什么方法生成的表最终都要切换到这个视图下才能进行数据的输入，而一个表建立得是否合理也会在这个视图中反映出来但要为表设置主键，为字段设置数据类型和属性，就必须切换回“设计视图”才能实现相应的操作为表设置主键

单击工具栏上的“视图”按钮，切换回表的设计视图，开始为表设置主键设置表的主键非常简单，比如要将“订单信息表”中的“订单号”字段作为表的“主键”，只要单击“订单号”这一行中的任何位置，将这行设为当前行，然后单击工具栏上的“主键”按钮，按钮会凹陷进去，在“订单号”一行最左面的方格中出现了一个“钥匙”符号，表示“订单号”这一字段成为表的主键了为表设置主键

为表设置主键用这种方法设置了新的主键以后，原来的主键就会消失如果要将表中的多个字段设置成主键，要先把鼠标移动到表最左边的方格内，当鼠标光标变成一个“向右箭头”形状时，单击鼠标左键将这行选定，然后按住键盘上的“CTRL”键，选定其它要设置成主键的行，都选好以后，单击工具栏上的“主键”按钮，选中的字段都设成“主键”了为表设置主键如果想取消主键，先选中字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮，这时字段前面的“钥匙”图标就消失了，表示这个字段不再是“主键”了

6.设置数据类型数据类型在Access中有“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE对象”、“超级链接”、“查阅向导”十种数据类型各种数据类型中输入的是不同的数据数据类型在计算机中，数据有很多种类型，它们有着不同的用处，比如文本类型和备注类型，虽然都是用来存储文本，但是“文本”类型存储的字符数最多只能255个，而“备注”类型却可以存储64000个字符，如果把“备注”类型换成“文本”类型，则无法保存下全部的数据信息，把“文本”类型的数据存放在“备注”类型中，又势必造成很大的浪费数据类型在Access中，不同的数据类型分配不同大小的数据空间，而每种数据类型的大小却是固定的所以当我们在一个字段中输入一个值时，这个字段的大小不会随里面值的内容而变化。如果输入一个字符“A”，使用“文本”类型，这个值空出来的字符空间不会很多，但如果使用“备注”类型，则会空出63999个字符空间，这些空间不能再输入其它值的内容，就白白浪费了数据类型不同类型的数据在使用时也有差别，比如两个值“1234”和“2345”，在“数字”类型中是数字，在“文本”类型中就是文本了。如果将这两个值相加求和，那么用数字类型计算出来的结果是“3579”，而用文本类型相加的结果则是将两个数据联在一起成为“12342345”，可见它们的差别还是很大的订单信息表数据类型先定义“订单号”字段的数据类型，用鼠标单击订单号的“数据类型”项，方格内出现一个下拉箭头，单击它，在弹出的下拉列表框中选定“自动编号”项，就把这个字段的数据类型定为“自动编号”类型了“自动编号”类型的数据是从1开始不重复的整数，这样可以保证在表中的每个记录都可以区分开来。所以一个表的主键常常建立在拥有这种数据类型的字段上订单信息表数据类型“订货单位”、“货物名称”和“经手人”定义为“文本”类型“货物单价”和“订货金额”定义为“货币”类型“订货数量”应是“数字”类型“订货日期”则是“日期/时间”类型订货单位字段大小默认的“字段大小”为“50”，表示这个字段中最多可以输入50个字符通常只需要十几个文字就足够表达一个“订货单位”的名称了，所以可将字段大小定为“25”只要选中字段大小文本框，然后修改里面的数值就可以了输入格式在Access2000中，有几种文本格式符号，使用这些符号可以将表中的数据按照一定的格式进行处理在“格式”文本框中输入“-”则“订货单位”的名称会向右对齐如果在“格式”输入“!”符号，名称就会自动向左对齐输入法模式输入法模式”属性是个选择性的属性，它共有三个选项“随意”、“输入法开启”、“输入法关闭”选中“输入法开启”项，当光标移动到这个字段内的时候，屏幕上就会自动弹出首选的中文输入法，而选择“输入法关闭”时，则只能在这个字段内输入英文和数字不同的字段采用不同的“输入法模式”可以减少启动或关闭中文输入法的次数。而选择“随意”就可以启动和关闭中文输入法输入掩码“输入掩码”可以控制输入到字段中的值，比如输入值的哪几位才能输入数字，什么地方必须输入大写字母等如果要把某个字段输入的值作为密码，不让别的人看到时，就要在输入时将数据的每个字符显示成星号这些都需要由设置字段的“输入掩码”属性来实现输入掩码设置字段的输入掩码，只要单击“输入掩码”文本框右面的“生成”按钮，就会出现“输入掩码向导”对话框，对话框上有一个列表框，比如要让这个文本字段的输入值以密码的方式输入，则单击列表框中的“密码”选项，然后单击“完成”按钮标题“标题”属性一般情况下都不设，让它自动取这个字段的字段名，这样当在窗体上用到这个字段的时候就会把字段名作为它的标题来显示“默认值”属性只要在它的文本框中输入某段文字，那么这个字段的值在没有重新输入之前，就会以所输入的文字作为该字段中的值有效性规则“有效性规则”是为了检查字段中的值是否有效，可以在该字段的“有效性规则”框中输入一个表达式，Access会判断输入的值是否满足这个表达式，如果满足才能输入输入违反该规则的字段值就无法将值输入到表中，并会提示我们不能输入与有效性规则相悖的数值。当然我们也可以单击这个属性输入文本框右面的“生成”按钮激活“表达式生成器”来生成这些表达式。而“有效性文本”这个属性中所填写的文字则是用来当用户输入错误的值时给用户的提示信息有效性规则表达式生成器表达式生成器就是用来生成表达式的一段特殊的程序模块。通过它可以很方便地编写数据库中的各种表达式其它在填写一个表的时候，常常会遇到一些必须填写的重要字段，像这个表中的“订货数量”字段就必须填写，不然我们就无法知道这份订单究竟订了多少货，所以要将这个字段的“必填字段”属性设为“是”而对于那些要求得不那么严格的数据就可以设定对应字段的“必填字段”属性为“否”。它下面的“允许空字符串”属性问我们是否让这个字段里存在“零长度字符串”，通常将它设置为“否”

索引索引属性是表中一个重要的属性，当我们建立一个很大的数据库的时候，就会发现通过查询在表中检索一个数据信息很慢通过分析发现，如果当我们要在一个表中的查询“订货单位”字段内的某个值时，会从整个表的开头一直查到末尾，如果能将表中额值进行排序，那同样的查询工作对“订货单位”字段检索的记录数就可以少很多，速度也自然会变得更快，所以很多表都需要建立索引索引“索引”字段就是为了定义是否将这个字段定义为表中的索引字段“无”是不把这个字段作为索引，“有（有重复）”和“有（无重复）这两个选项都表示这个字段已经是表中的一个索引了，而“有（有重复）”允许在表的这个字段中存在同样的值，“有（无重复）”字段则表示在这个字段中绝对禁止相同的值对于“订单信息表”，由于一个订货单位会多次订货，也就要签订多份订单，所以当我们要把这个字段作为表的索引时就需要将它的“索引”属性设为“有（有重复）”了UNICODE属性“UNICODE”是微软公司为了使一个产品在不同的国家各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码，使用这种16位代码时只需要一个UNICODE就可以存储一个中文文字或英文字符。这样虽然很方便，但实际上在计算机中本来只要8位就可以存储一个英文字符，所以使用这种“UNICODE”方式实际上是比较浪费空间的UNICODE属性为了解决这个问题微软又想出了一个方法就是对数字或英文字符进行“UNICODE压缩”，所以对字段的这个属性我们一般都选择“有”，这样可以节省很多空间字段属性栏右面的提示文字可以随时提供一些帮助7.定义表间关系关系在Access数据库中，不同表中的数据之间都存在一种关系，这种关系将数据库里各张表中的每条数据记录都和数据库中唯一的主题相联系，使得对一个数据的操作都成为数据库的整体操作Access提供一种建立表与表之间“关系”的方法。用这种方法建立了关系的数据只需要通过一个主题就可以调出来使用，非常方便表之间的关系表间关系的三种类型：一对一、一对多和多对多在Access中，可以在两个表之间直接建立“一对一”和“一对多”关系，而“多对多”关系则要通过“一对多”关系来实现学生月副食补助学生月助学金学生月实发金额汇总一对多关系多对多关系在表之间建立关系首先单击“工具”菜单下的“关系”命令，弹出“关系”对话框，上面还有一个“显示表”对话框如下图，通过“显示表”对话框可以把需要建立关系的“表”或“查询”加到“关系”对话框中去在表之间建立关系将两个表“客户信息表”和“订单信息表”都选中，单击“添加”按钮把它们都添加到“关系”对话框上，单击“关闭”按钮把“显示表”对话框关闭以后再需要打开它时，只要在“关系”对话框上单击鼠标右键，选择“显示表”命令就可以了在表之间建立关系表都是由字段构成的，表之间的关系也由字段来联系让不同表中的两个字段建立联系以后，表中的其他字段自然也就可以通过这两个字段之间的关系联系在一起了，也就是说在“客户信息表”中的“公司名称”和“订单信息表”中的“订货单位”两个字段之间建立关系就可以了先在“客户信息表”字段列表中选中“公司名称”项，然后按住鼠标左键并拖动鼠标到“订单信息表”中的“订货单位”项上，松开鼠标左键，这时在屏幕上出现“编辑关系”对话框在表之间建立关系在表之间建立关系这个对话框可以帮助我们编辑所建立的关系，通过左面的列表框可以改变建立关系的两个字段的来源可以单击“新建...”按钮创建新的关系，或者单击“联接类型”为联接选择一种联接类单击“联接类型”按钮，在弹出的新对话框中选择第三项，然后单击“确定”按钮就可以了。回到“编辑关系”对话框后单击“创建”按钮

关系与子数据表打开“客户信息表”，你会发现这个表中增加了一些新的表，它们是“客户信息表”的子表，也就是“订单信息表”关系与子数据表在这种“一对多”的情况下，完全可以通过“客户信息表”中的“公司名称”信息将这两个表的内容都串起来在主表中的每一个记录下面都会带着一个甚至几个子表中的“订单”记录具有“一对一”关系的两个表之间互为对方的“子表”

关系与子数据表通常在建立表之间的关系以后，Access会自动在主表中插入子表，这些子表一开始都是不显示出来的在Access中，让子表显示出来叫做“展开”子数据表，让子表隐藏叫做将子数据表“折叠”展开的时候方便查阅订单信息，而折叠起来以后可以比较方便的管理“客户信息表”

子数据表展开通常在建立表之间的关系以后，Access会自动在主表中插入子表，这些子表一开始都是不显示出来的在Access中，让子表显示出来叫做“展开”子数据表，让子表隐藏叫做将子数据表“折叠”展开的时候方便查阅订单信息，而折叠起来以后可以比较方便的管理“客户信息表”

子数据表展开用鼠标单击主表第一个字段前面一格，对应记录的子记录就“展开”了，并且格中的小方框内“加号”变成了“减号”如果再单击一次，就可以把这一格的子记录“折叠”起来，小方框内的“减号”也变回“加号”子数据表展开如果主表很大的话，这样一个一个地“展开”和“折叠”子数据表就显得太麻烦了，Access为我们提供了一种操作方式，它可以一下子“展开”或“折叠”当前数据表的所有子数据表打开一个带有子数据表的表时，在“格式”菜单“子数据表”项的子菜单中，有三个命令“全部展开”、“全部折叠”和“删除”，“全部展开”命令可以将主表中的所有子数据表都“展开”，“全部折叠”命令可以将主表中的所有子数据表都“折叠”起来子数据表展开子数据表展开不需要在主表中显示子数据表的这种方式来反映两个表之间的“关系”时，就可以使用“删除”命令来把这种用子数据表显示的方法删除。但这时两个表的“关系”并没有被删除如果想恢复在主表上显示“子数据表”的形式，可以先打开主表，比如“客户信息表”，单击“插入”菜单下的“子数据表”命令，弹出“插入子数据表”对话框如图8.表的查询在建立表的时候，首先想的就是要把同一类的数据放在一个表中，然后给这个表取个一目了然的名字，这样管理起来会方便得多但是另一方面，我们在实际工作中使用数据库中的数据时，并不是简单地使用这个表或那个表中的数据，而常常是将有“关系”的很多表中的数据一起调出使用，有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用查询对象如果再建立一个新表，把要用到的数据拷贝到新表中，并把需要计算的数据都计算好，再填入新表中，就显得太麻烦了用“查询”对象可以很轻松地解决这个问题，它同样也会生成一个数据表视图，看起来就像新建的“表”对象的数据表视图一样查询的优点“查询”的字段来自很多互相之间有“关系”的表，这些字段组合成一个新的数据表视图，但它并不存储任何的数据当我们改变“表”中的数据时，“查询”中的数据也会发生改变计算的工作也可以交给它来自动地完成，完全将用户从繁重的体力劳动中解脱出来，充分体现了计算机数据库的优越性常见的查询种类选择查询交叉查询操作查询参数查询选择查询选择查询就是从一个或多个有关系的表中将满足要求的数据提取出来，并把这些数据显示在新的查询数据表中其他的方法，像“交叉查询”、“操作查询”和“参数查询”等，都是“选择查询”的扩展例子：订单查询现在我们建立一个“订单”查询，建立这个查询就是为了将每份订单中的各项信息都显示出来，包括“订单号”、“订货公司”、“货品名称”、“货物单价”、“订货数量”、“订货金额”、“经办人”和“订货时间”这些字段1.查询准备首先要在Access中打开“客户订单数据库”，然后单击“对象”列表中的“查询”项，并在创建方法列表中单击“在设计视图中创建查询”项因为下面的操作都是在对“查询”这个对象进行操作，所以要将当前的对象切换到“查询”对象上2.选择需要查询的表单击“在设计视图中创建查询”后，屏幕上出现“查询”窗口，它的上面还有一个“显示表”对话框。在上一课“建立表之间的关系”中曾经提到过“显示表”对话框。单击“显示表”对话框上的“两者都有”选项，在列表框中选择需要的表或查询。“表”选项卡中只列出了所有的表，“查询”选项卡中只列出了所有的查询，而选择“两者都有”就可以把数据库中所有“表”和“查询”对象都显示出来，这样有助于我们从选择的表或查询中选取新建查询的字段。单击所需要的表或查询，然后单击对话框上的“添加”按钮，这个表的字段列表就会出现在查询窗口中。将“客户订单数据库”中的“订单信息表”和“产品信息表”都添加到查询窗口中。添加完提供原始数据的表后，就可以把“显示表”窗口关闭，回到“查询窗口”中准备建立“查询”了。2.选择需要查询的表“表/查询显示窗口”显示查询所用到的数据来源，包括表、查询。窗口中的每个表或查询都列出了它们的所有字段，这样一目了然，方便了我们选择查询字段2.选择需要查询的表示例查询窗口则是用来显示查询中所用到的查询字段和查询准则3.为查询添加和删除目标字段

现在我们就要往查询设计表格中添加字段了。所添加的字段叫做“目标字段”，向查询表格中添加目标字段有两种方法：第一种方法可以在表格中选择一个空白的列，单击第一行对应的一格，格子的右边出现一个带下箭头的按钮，单击这个按钮出现下拉框，在下拉框中就可以选择相应的目标字段了，选中表“订单信息表”中的“订单号”字段如果在几个表中都有同样的字段，要怎么区分呢？当我们在查询表格的第一格的下拉框中寻找对应目标字段时，在字段前面都有字段所在的表格/查询名，像“订单信息表.产品名称”字段就表示它是“订单信息表”中的“产品名称”字段。而不是别的表或查询中的“产品名称”字段。这样就不会混淆了3.为查询添加和删除目标字段第二种方法更简单，如果要添加“订单信息表”中的“订货单位”字段，就先选中“订单信息表”这个表，然后在它的列表框中找到需要的字段“订货单位”，将鼠标移动到列表框中标有这个字段的选项上，按住鼠标左键，这时鼠标光标变成一个长方块，拖动鼠标将长方块拖到下方查询表格中的一个空白列，放开鼠标左键，这样就完成了将“订单信息表”中的“订货单位”字段添加到查询表格中了在“表/查询”窗口中如果有很多对象时，这种方法就比第一种方法显得方便多了如果要删除一个目标字段，将鼠标移动到要删除的目标字段所在列的选择条上，光标会变成一个向下的箭头，单击鼠标左键将这一列都选中，敲击键盘上的“DELETE”键，选中的目标字段就被删除了4.查询的数据表视图将表切换到数据表视图，就可以看到“查询”结果了在Access中，在几个视图之间切换是非常简单的。只要将鼠标移动到工具栏左上角的第一个工具按钮处，就会弹出一个“视图”提示标签，单击它就可以从查询设计视图切换到数据表视图查询的数据表视图看起来很像表，但它们之间还是有很多差别的在查询的数据表中虽然不能插入列，但是可以移动列，而且在查询的数据表中也可以改变列宽和行高，还可以隐藏和冻结列4.查询的数据表视图在查询数据表中无法加入或删除列，而且不能修改查询字段的字段名。这是因为由查询所生成的数据值并不是真正存在的值，而是动态地从表对象中调来的，是表中数据的一个镜像查询只是告诉Access需要什么样的数据，而Access就会从表中查出这些数据的值，并将它们反映到查询数据表中来罢了，也就是说这些值只是查询的结果我们刚才选择目标字段就是告诉Access需要哪些表、哪些字段，而Access会把字段中的数据列成一个表反馈给我们在查询中还可以运用各种表达式来对表中的数据进行运算生成新的查询字段5.汇总数据现在的数据表还没算出每份订单所涉及的“销售总金额”，我们可以在查询中使用表达式来计算。先在查询的设计窗口中添加一个目标字段，就是查询数据表中最后的“销售总金额”字段，因为这个字段不在任何一个表中，所以必须手动将它输入到查询表格的一个空列中5.汇总数据在列的字段行首先输入“销售金额”，然后输入“:”（注意必须输入英文模式下的“:”），接着输入“[产品信息表]![产品单价]*[订单信息表]![订货数量]”，现在再切换到查询的数据表视图看看结果，查询新增了“销售总金额”列，并且自动算出了每份订单中涉及的金额5.汇总数据写计算表达式的时候必须注意它的格式，首先是字段名称，接着是“:”然后是表达式的右边部分，在用到本查询中的目标字段时，必须将字段名用方括号括起来，在字段名前面加上“[所用表的表名]!”符号来表示它是哪个表中的字段刚才说的都是一些简单的计算，如果要对数据进行一些复杂的计算，要计算十几个值，都这么写会很麻烦，而且如果要取某个值开方后的值，就写不出了为了完成更多更复杂的计算，Access提供了一个专用的“表达式生成器”，它的具体使用方法将在下一课里讲6.保存新建的查询该做的差不多都做完了，我们把新建的查询保存起来吧在主菜单上单击“文件”菜单中的“保存”命令，如果是第一次存储这个查询，在屏幕上就会弹出一个对话框，询问如何命名这个查询：7.利用简单表查询向导建立查询首先用鼠标单击数据库窗口的新建按钮，屏幕上弹出“新建查询”窗口，在列表框中选择“简单查询向导”，然后单击“确定”按钮。在出现的简单查询向导窗口上，选择新建查询中需要用到的字段名称。由于这些字段可能在不同的表或查询中，先要在表/查询下拉框的下拉菜单中选择需要的表或查询，这时在可用字段列表框中的字段就是所选择的表或查询中的全部可用字段了。用鼠标单击选中需要的“字段”，再单击“向左移”或“向右移”按钮就可以将这个选项作为新建查询中的一个选定的字段了。将所有需要的字段都选定以后，单击窗口上的下一步按钮，在下一个窗口中为新建的查询取名，并单击“完成”按钮，就可以创建一个新的查询了8.利用交叉表查询向导建立查询Access支持一种特殊类型的总计查询，叫做交叉表查询。利用该查询，你可以在类似电子表格的格式中查看计算值。要创建一个交叉表查询，首先在数据库窗口中单击“新建”按钮，并在弹出的窗口中单击选中“交叉表查询向导”项，然后单击“确定”按钮。在出现的“交叉表查询向导”窗口中，第一步要求选择含有交叉表的表或查询的名称。第二步要选择在交叉表中哪些字段的值用来做行标题。最多只能选择三个字段。第三步要选择在交叉表中哪些字段的值用来做列标题。第四步要选择在表中的交叉点计算出什么数值。第五步中需要为新建的查询取名，并单击“完成”按钮。这样一个交叉表查询就完成了。可以看到，交叉表查询功能是用来计算汇总值的9.使用查找重复项查询向导建立查询在Access中，可能需要对数据表中某些具有相同的值的记录进行检索、分类。利用系统提供的“查找重复查询向导”可以快速地完成一个“查找重复项”查询。首先在数据库窗口中单击“查询”选项卡，然后单击“新建”按钮，在“新建查询”对话框中，单击“查找重复查询向导”，单击“确定”按钮。“查找重复项查询向导”的第一步与前面的两种查询向导一样，根据需要选取查询的对象，第二步选取设为重复值的字段，系统会按照选取的字段自动对数据表中的记录进行检索，按照设定的字段分类检索。第三步选择另外查询的字段。其实，在此处选择的查询内容是用户想了解的信息，即有哪些记录具有相同的内容。在最后一个向导对话框中输入新建查询的标题，或者接受系统提供的默认值，并且选择生成查询之后的操作，即可以选择在“数据表”视图中打开查询查看信息或在“设计”视图中修改查询设计。单击“完成”按钮结束查询的建立10.使用查找不匹配项查询向导建立查询

在Access中，可能需要对数据表中的记录进行检索，查看它们是否与其他记录相关，是否真正具有实际意义。利用“查找不匹配查询向导”可以快速地完成。首先在数据库窗口单击“新建”按钮。在“新建查询”对话框中，单击“查找不匹配查询向导”，单击“确定”按钮。向导的第一步要用户选取查询的两个对象，即记录相关的两个数据表。选定之后，单击“下一步”按钮。在下一步中，选定前面选取的两个表间匹配的字段。系统会自动根据匹配的字段进行检索，查看不匹配的记录。第三步选取能够代表查询记录的字段。可以从对话框左侧的可用字段列表向右侧窗口中选取用户需要的字段，选取没有特定的要求。在最后一个向导对话框中输入新建查询的标题，或者接受系统提供的默认值，并且选择生成查询之后的操作，单击“完成”按钮结束查询的建立11.建立SQL查询SQL查询是用户使用SQL语句直接创建的一种查询。实际上，Access所有的查询都可以认为是一个SQL查询，因为Access查询就是以SQL语句为基础来实现查询的功能。不过在建立Access查询时并不是所有的查询都可以在系统所提供的查询“设计”视图中进行创建。由于查询只能通过SQL语句来实现，SQL查询可以分为以下四类：联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询。要想在Access中建立SQL查询，首先要建立一个新的查询，然后单击“视图”菜单，选择“SQL视图”命令，这样在屏幕上就出现了一个文本框，用来书写SQL语句。将用到的SQL语句输入完毕后，再单击“视图”菜单，选择“数据表视图”命令，就可以看到刚才SQL语句所起的作用了12.创建参数查询参数查询可以在运行查询的过程中自动修改查询的规则，用户在执行参数查询时会显示一个输入对话框以提示用户输入信息，这种查询叫做参数查询。当需要对某个字段进行参数查询时，首先切换到这个查询的设计视图，然后在作为参数使用的字段下的“准则”单元格中，在方括号内键入相应的提示文本。此查询运行时，Access将显示该提示。输入完毕后，将查询切换到数据表视图，这时在屏幕中就会出现一个对话框，提问你需要限制哪个参数。此时输入一定的条件就可以看到查出的满足条件的记录。Access的参数查询是建立在选择查询或交叉查询的基础之上的，是在运行选择查询或交叉查询之前，为用户提供了一个设置准则的参数对话框，可以很方便地更改查询的限制或对象。当然不仅仅可以建立单个参数的查询，还可以同时为其他字段建立准则提示的查询13.设置查询属性要设置查询的属性，首先打开一个查询，然后点击工具栏上的“属性”按钮，在弹出的查询属性列表框中修改查询的属性。在各种查询属性中，很多都容易理解，现在介绍几种不常用但却很有用的属性：

运行权限：将这个属性设置为“所有者的”。设置了此属性后，所有用户都具有查询所有者的查看和执行查询权限，这样查询所有者才能保存更改的查询，只有查询所有者才能更改查询的所有权。

记录集类型：记录集类型包括动态集、动态集（不一致的更新）、快照三个类型。选择动态集，那么查询的数据表中的值可以修改，而且会动态的改动相应的计算值，而快照状态时则不能修改数据表中的数据。9.为查询添加选择准则问题这个查询已经建立起来了，但如果只想看看北京地区的客户订单情况，应当该怎么办吗？其实只需要在这个查询中再添加一个字段，然后再为这个字段添加一条准则就可以解决这个问题，这个查询的数据表中就只有北京地区的客户订单情况了字段和准则？在这个查询中添加的字段是“客户信息表”中的“城市”字段，因为这个表和“订单信息表”有关系。所以当我们在查询中添加“城市”字段后，这个字段就会自动将签单公司所在城市的名称信息反映出来有了这个前提我们只要再添加一个限制条件，也就是让“城市”字段中的值等于“北京”。这时再看查询的数据表视图就会发现，只有满足了这些条件的记录才会显示出来应注意的问题往查询里添加选择准则，有两个问题应该考虑是为哪个字段添加“准则”？要在这个字段添加什么样的“准则”？就拿刚才的这个例子来说吧，很明显就是为“城市”字段添加“准则”，而添加的准则就是限制“城市”字段中的值只能等于“北京”。限定了这两个条件，就可以很容易地实现任何一种选择准则了如何添加规则首先通过“显示表”对话框添加“客户信息表”到查询窗口中，然后选取这个表中的“城市”字段作为查询中的一个字段由于我们不想让这个字段中的值显示在数据表中，就取消此字段的可见性，将它的“显示”属性定为“否”如何添加规则添加完这个字段就可以添加条件规则了，现在我们就可以在“城市”字段的“规则”属性中写上“="北京"”，这样就可以了，如下图所示如何添加规则但有时候，当我们需要对查询记录中的几种信息同时进行限制的时候，就需要将所有这些限制规则一一添加到需要的字段上，这样只有完全满足限制条件的那些记录才能显示出来现在我就在“订货数量”和“总金额”上都添加一个规则，让“订货数量”大于“200”，“总金额”小于“100000”，这个查询的数据表，只有同时满足这三个条件限制的记录才被选了出来，如下图所示如何添加规则除此之外，一个字段还可以有多条限制“规则”。每条“规则”之间可以用逻辑符号来连接。比如要为“总金额”字段添加“<100000”或者“>150000”的规则，只要在“规则”栏内输入“<100000or>150000”就可以了表达式生成器为了提高效率，ACCESS提供了一个名叫“表达