办公自动化系统设计

办公自动化系统设计办公自动化系统设计一、系统设计目标与原则㈠系统设计目标办公自动化系统设计阶段的任务是根据逻辑模型提出物理实现的具体方案。因此，在开始进行物理设计时，应该以系统分析报告中所提供的数据流程图为依据，即从抽象的信息处理功能开始考虑问题，而不管在现行系统中这些工作是利用哪些物理手段实现的。办公自动化系统设计的优劣，应该从系统设计的目标来加以衡量。因此，明确办公自动化系统设计目标十分重要。通常系统设计的目标应从以下几个方面考虑：⒈系统实用性系统设计的逻辑模型必须符合用户的要求，完成系统方案提出的目标和功能，这是系统设计阶段最根本的要求。⒉系统运行效率系统运行的效率可以从三个方面表示。⑴运行能力，即单位时间内处理的业务量。⑵运行时间，即具有同样大小工作量的一批作业运行一次所用的时间。⑶响应时间，即用户在终端上按下“进入”键，提出要求，一直到计算机在终端上应答所用的时间。⒊系统可靠性这是指系统在工作时抵抗各种外界干扰的能力。例如，对于错误的输入数据，系统的反应是能够及时检查出来，并予以适当处理；还是无法检查，让错误数据进入系统，以致破坏文件，使整个系统失控。还有，系统中的数据及系统本身的信息能否被外人窃取或修改。再如，操作人员的一个误操作，对系统的运行将会发生什么影响等。在系统设计时，对上述可能发生的情况都应预先考虑，尽量避免出错。当出错时，应能及时发现及修正，使系统不至失常，这样的系统的可靠性就较好。反之，如果对这些问题考虑不周，一旦问题发生，就会造成数据出错或系统损坏的严重后果，这样的系统的可靠性就不好。⒋系统交互性和易操作性对于办公自动化系统的设计，特别强调友好的人机界面，即便于不熟悉计算机操作的管理人员使用，最好是不需要经过专门培训就能够使用系统。因此在设计时要采用图形界面，屏幕显示美观清晰，数据的输入、输出、处理以及查询的可操作性好，并提供较强的人机交互手段，使用户能方便灵活地使用系统。此外，还需提供简便的汉字输入手段，减少输入工作量。⒌系统可变性和易维护性由于系统的环境不是固定不变的，系统本身有生命周期，也需要不断地修改和完善。因此，系统的修改维护工作总要不断进行。然而，系统修改的难易程度是极不相同的。一个结构清晰、分工明确的系统，修改起来比较容易。反之，修改起来就困难得多，不但需要更多的人力、物力和时间，而且会造成系统的不一致，以致会越改越乱，不可收拾。因此，系统是否易于修改，应作为衡量系统优劣的重要指标。以上五个目标要求在进行系统设计时应该客观地考虑系统性能。但这五个目标往往是相互矛盾的。例如，可靠性强的系统，往往运行效率要降低；高运行效率的系统往往可变更性较差等。对于系统设计者来说，系统的易读性是第一位的，其理由是系统维护的费用非常高，如果一个系统易读、比较容易修改，那么，其质量就高，在整个运行维护期间就能大大节省人力、物力和时间。㈡系统设计原则办公自动化系统的开发是一项系统工程。为了保证系统的质量，设计人员必须遵守共同的设计原则。⒈系统性系统是作为统一的整体存在的。因此，在系统设计中，要从整个系统的角度考虑以下因素：系统的代码要统一，设计规范要标准，传递语言要尽可能一致，对系统的数据采集要做到数出一处、全局共享。⒉可靠性一个成功的办公自动化系统必须具有较高的可靠性，如安全保密性、检错及纠错能力、抗病毒能力等。可靠性既是系统设计的考核指标，也是系统设计时必须注意的一项原则。⒊经济性在满足系统需求的条件下，尽可能减少系统的开销。一方面，在硬件投资上不能盲目追求技术上的先进，应以满足需要为前提；另一方面，系统设计尽量避免不必要的复杂化，各模块应当尽量简洁，以便缩短处理流程，减少处理费用。⒋灵活性为保持系统的长久生命力，要求系统具有很强的环境适应性。为此，系统应具有较好的开放性和结构可变性。在系统设计中，尽量采用模块化结构，提高各模块的独立性，尽量减少模块间的数据耦合，使各个子系统间的数据依赖减至最低程度。这样，既便于模块的修改，又便于系统适应环境变化的能力。二、逻辑设计与物理设计系统设计阶段的核心是技术设计，它详细描述系统的输入、输出和用户接口，使硬件、软件、数据库、通信设施、工作人员和开发步骤具体化，并展图9.2模块化结构⑶模块独立性模块独立性是指它在一定抽象层次上的信息隐藏。抽象帮助我们确定组成软件的信息实体，而信息隐藏则定义和实施对模块的过程细节和局部数据结构的存取限制。模块独立性可由两个定性标准衡量，这两个标准分别称为块间耦合和块内组合，块间耦合是度量不同模块彼此间互相依赖的紧密程度，块内组合则是衡量一个模块内部的各个部分彼此结合的紧密程度。①块间耦合。块间耦合是对一个系统内不同模块之间互联程度的度量，块间耦合强弱取决于模块间的联系形式及接口的复杂程度，模块间接口的复杂性越高，说明耦合的程度越高。块间耦合程度直接影响系统的可读性、可维护性以及可靠性，在系统设计中我们尽可能追求耦合松散的系统。②块内组合。块内组合即模块内部元素的联系方式，块内组合标志一个模块内部各个元素彼此结合的紧密程度。主要表现在模块内部各个元素为了执行某一功能而结合在一起的程度。⑷模块之间的耦合形式模块之间的耦合形式有数据耦合、控制耦合、公共耦合和内容耦合。①数据耦合。如果两个模块彼此间通过数据交换信息，而且交换的信息仅仅为数据，这种耦合称为数据耦合。②控制耦合。如果两个模块彼此间传递的信息中有控制信息，这种耦合称为控制耦合。③公共耦合。如果两个模块彼此之间通过一个公共的数据区域传递信息时，则称之为公共耦合。④内容耦合。如果一个模块需要涉及另一个模块的内部信息时，则这种耦合称为内容耦合。模块之间的耦合形式的比较，如表9-4所示。表9-4块间耦合形式可读性错误扩散能力可修改性通用性数据耦合好弱好好控制耦合中中中中公共耦合不好强不好较差内容耦合最差最强最差差在对一个系统进行模块设计时，应当遵循下列原则：一是模块间尽量使用数据耦合；二是必要时才采用控制耦合；三是对公共耦合应限制耦合的模块数；四是坚决不用内容耦合。⑸模块内部的组合形式模块内部的组合形式主要有七种，按由差到好的顺序排列如图9.3所示。功能组合功能组合顺序组合通讯组合过程组合时间组合逻辑组合偶然组合差好图9.3模块内部的组合形式①偶然组合。如果一个模块所要完成的各动作之间没有任何关系，或者即使有某种关系，也是非常松散的，就称之为偶然组合。②逻辑组合。如果一个模块内部的各个组成部分在逻辑上是具有相似的处理动作，但在功能与用途上却彼此无关，则称之为逻辑组合。③时间组合。如果一个模块内部的各个组成部分所包含的处理动作必须在同一时间内执行，则称之为时间组合。④过程组合。如果一个模块内部的各个组成部分所要完成的动作彼此间没有什么关系，但必须以特定的次序执行，则称之为过程组合。⑤通信组合。如果一个模块内部的各个组成部分所完成的动作都使用了同一个输入数据或产生了同一个输出数据，则称之为通信组合。⑥顺序组合。对于一个模块内部的各个组成部分，如果前一部分处理动作的输出是后一部分动作的输入，则称之为顺序组合。⑦功能块内组合。如果一个模块内部的各个组成部分全部为执行同一功能而结合成为一个整体，则称之为功能组合。七种块内组合相比较而言。功能组合与其他模块的联系少，可读性、可修改性、可维护性、可测试性均很好；偶然组合最差。综合比较如表9-5所示：表9-5块内组合连接形式可修改性可读性通用性联系性功能组合好好好好少多顺序组合好好好中通讯组合中中中不好过程组合中中中不好时间组合不好不好中最坏逻辑组合最坏最坏不好最坏偶然组合最坏最坏最坏最坏模块设计中有两项最重要的原则：一是尽可能地降低模块之间的耦合程度；二是尽可能地提高模块内部的组合程度。⒉程序设计标准化为了使程序设计标准化、格式化和格式统一，应确定程序设计标准化原则，如统一程序说明、统一详细流程图、统一编码、统一调试策略等。程序设计标准化具有以下优点：⑴有利于减少程序设计时间，节省人力和经费。⑵有利于系统的运行管理。⑶有利于程序员的培训。⑷防止因人员调换造成程序编制及维护脱节。⑸当变更业务处理内容和机型时，程序变更、移植方便。⒊程序设计约定书程序设计约定书主要包括以下几个方面：⑴使用的程序设计语言。⑵程序设计的具体技术。⑶程序编制进程表。⑷提供编程服务程序。⑸数据文件的统一定义。⑹输出报表格式。⑺屏幕界面格式。⑻程序编制格式。⑼注释书写格式。⑽流程图画法。四、系统详细设计㈠代码设计代码是代表客观存在的实体或属性的符号（如数字、字母或它们的组合等）。代码设计问题是一个科学管理的问题。设计出一个好的代码方案对于系统的开发非常有利，可以使很多机器处理（如某些统计、校对、查询等）变得十分方便，也使事务处理工作变得更简单。⒈代码设计原则严格地讲，代码设计是从编制数据字典开始的。编码对象主要是数据存储中所包含的数据元素与数据结构。代码设计的结果应形成编码文件，作为系统设计与编程的标准。在现行系统中，已经存在的一套代码不一定适合计算机处理，而且往往不科学、不统一。为此，应对本系统使用的代码进行调查研究和统一规划，以便进行重新设计或修订。代码设计必须依据国家有关编码标准进行。代码设计是一项重要工作，如果代码设计不合适，小修改将引起程序的变化，大修改则会引起文件的重新建立，故一定要进行全面的考虑和仔细的推敲、修改，逐步优化，再最后确定，切忌草率行事。⒉代码设计目的⑴区别每一个数据，即使同姓同名的人，也能用代码区别。⑵力求信息表达方法的标准化，统一信息的内容和长度，使计算机处理单纯化。⑶易于分类和校对，使数据便于分组和排列。⒊代码系统优化特点⑴惟一性，每个代码都仅代表惟一的实体或属性。⑵标准化和通用性，国家有关编码标准是代码设计的重要依据。此外，系统内部使用的同一种代码应做到统一，代码的使用范围越广泛越好。⑶可扩充性和稳定性，要考虑系统的发展和变化，一般考虑三、五年的使用期限。当增加新的实体或属性时，直接利用源代码加以扩充，而不需要重新变动代码系统。⑷便于识别和记忆，为了同时适于计算机和人工处理，代码不仅要具有逻辑含义，而且要便于识别和记忆。⑸短小精悍，代码的长度不仅会影响所占据的存储单元和信息处理的速度，而且也会影响代码输入时出错的概率和输入、输出的速度。⑹易于修改，当某个代码在条件、特点或代表的实体关系改变时，容易进行变更。⒋代码设计注意事项代码是计算机处理文件的重要手段之一，一旦设计好了，其使用就要贯穿整个系统，故对系统处理文件效率有很大的影响。在设计时，如果未对代码的利用范围和使用期限进行周密的调查研究，那么将会导致失败。代码设计要着重考虑以下几点。⑴决定使用范围从大系统的观点来看，代码的利用范围最好是包罗一切。但由于时间限制及调查量不足等原因，有时可缩小范围，设计时应考虑具有扩展性的代码系统。⑵估算使用期限代码使用期限越短，代码设计就越容易。与此相反，使用期限越长，代码对象的增减估算就越困难。设计时应尽量考虑使用期限长些，并估计在此期间是否有代码增减的可能性。⑶修改代码产生的影响修改代码会有很大影响，将涉及诸如修改传票、账单和总账，修改输入输出数据形式，变更处理程序，并且其所需费用也将升高。因此，在代码设计时应考虑上述的范围和期限，应留有一定的扩展余地。㈡输出设计输出是计算机对输入的原始信息进行加工处理后，形成高质量的有效信息，并使之具有一定的格式，提供给用户使用，这是系统的目标。因此，要先考虑输出设计，为了得到输出才需要一些相应的输入，所以必须根据输出设计来考虑输入设计。输出设计所要解决的问题是针对不同的用户特点和要求，以最适当的形式，输出最切合需要的信息。⒈输出方式选择系统的输出方式根据输出信息的使用要求、信息量的大小和输出设备的限制等条件来决定。例如，系统最终输出的信息一般采用打印机或绘图仪等设备，以文件或图表的形式输出或通过通信网络传递给其他系统。作为中间结果输出的信息，则可采用磁性介质，如磁盘等以文件的形式输出。对于一些输出内容不多，而又无须保存的检索信息，则可采用屏幕显示的方式输出，在需要时也可采用声音输出方式。⒉输出报表设计报表内容根据使用者实际需要进行设计，对不同的用户，应当提供详细程度不同或内容不同的报表。在设计时还需要考虑计算机的硬件功能和原系统的输出格式，以及输出报表是否适应系统发展需要。输出报表的格式应尽量满足用户的使用要求和习惯，同时注意标准化。⒊输出设计说明输出设计说明应详细说明选用的输出设备、信息输出的频率和数量、各种输出文件及输出标本的格式及表格样本等，以便于程序员编写程序。㈢输入设计输入设计的出发点是确保向信息系统提供正确的信息。⒈输入设计目标与原则⑴输入设计的目标是在保证输入信息正确性和满足需要的前提下，尽力做到输入方法简捷和方便用户操作。⑵输入设计应遵循的原则①输入量应保持在能满足处理要求的最低限度。②输入的准备及输入过程应尽量容易进行。③应尽早对输入数据进行检查，以便使错误及时得到更正。④输入数据应尽早地用其处理所需的形式被记录。⒉输入信息获得最主要的输入是向计算机输送原始数据，为避免错误，可设计专门的输入记录单。⒊输入信息内容设计输入信息的内容设计包括：输入数据项名称、数据类型、精度或倍数、数值范围及输入格式等。⒋输入信息设备通常所用的输入设备有：键盘、鼠标、读卡机、磁性墨水字符识别机、条形码识别器、图像扫描仪等。⒌输入信息校验输入设计的最重要问题是如何保证输入数据的正确性，而对输入信息进行校验，是保证输入正确的主要措施。㈣数据库设计办公自动化系统的一个主要功能就是处理大量的数据以获得决策所需要的信息。这就必然要存储和利用大量的、各种类型的数据。设计系统的数据库结构和文件组织就是要根据文件的不同用途、使用要求、数据量、设备、技术水平等方面的条件，决定数据的组织形式、文件的类型、文件的载体、文件的组织方式以及文件的维护和保密等级等。一个较好的数据结构和文件设计应使系统能在已有的条件下，具有处理速度快、占用存储空间少、操作处理过程简单、查找容易和系统开销低等特点。数据库设计是对一个给定的应用环境，提供一个确定的最优数据模型与处理模式的逻辑设计，以及对一个确定数据库的存储结构和存取方法的物理设计。考虑数据的合理组织应注意以下几个方面。⒈数据整体结构⑴数据的结构和文件记录的设置应满足管理上的需要。系统开发是针对管理的需要而进行的，所以，在设计数据结构和文件时应尽可能地考虑到科学管理的要求和实际处理问题的方便，将某一层次，某一方面的管理所要处理的数据组织在一起，以简化后续问题的处理过程。⑵数据记录要反映各级管理的需要。数据的存储是为了管理的需要，如果记录的内容不足以反映管理上的需要，那么这个文件记录是不完善的。所以，在设计文件记录时不但要使整个机器内部完整保存事务各方面的信息，而且还应尽量使用同一方面的内容。同一个管理层次的要求应相对集中地组织在一起，既全面地反映客观事物，又集中地反映出它的每一个侧面。⑶要使信息的冗余度较小。数据冗余度是衡量数据结构的指标之一。这个指标与上述相对集中地在统一文件结构中反映事物