系统快速入门系列考勤系统操作手册

文档编号：ICSE1104009 版本号：1.0C3.2023一卡通系统软件操作快速入门考勤系统操作手册深圳达实信息技术有限公司2023年4月目录一、系统概述 1二、系统模块图 2三、系统功能说明及操作方法 33.1参数设定 33.2排班设定 63.3假期设定 113.4数据解决 203.5数据呈现 25一、系统概述考勤管理系统是C3公司版应用模块之一，结合达实公司的考勤门禁机，采用最先进的非接触式IC卡，实现考勤的智能化管理。本套系统考虑非常周全，工作方式、周休日、节假日、加班、请假、出差等等考勤相关因素都在考虑之列；对于调班、轮休、计时、直落等也有灵活的解决。在排班方面精确到了每人天天，具有5级排班组合，并可套用设定好的排班规律，且排班时使用万年历，使得排班灵活轻松方便。系统还初次引用了“班包”概念，将多个基本班次集合成一个班包，有效地解决了模糊班次的解决问题。独特的72小时（昨天今天明天）时间坐标，使得跨天班、跨天打卡等以前比较棘手的问题变得相称简朴，也使得分析速度有很大的提高。内嵌的自定义报表系统事实上是一个功能强大的中文报表制作系统，它使得报表的制作不再单是开发人员的事，技术服务人员甚至用户都可以制作精美的报表。二、系统模块图全局参数基本班次请假类型加班类型排班分组工作方式设定工作方式维护周休日设定周休日维护排班规律排班查询及批次调班排班表建立排班表维护全局参数基本班次请假类型加班类型排班分组工作方式设定工作方式维护周休日设定周休日维护排班规律排班查询及批次调班排班表建立排班表维护假期分组打卡数据数据分析考勤结果观测考勤结果维护报表自定义记录项目设立自定义记录项目浏览会计期间登记表参数设定排班设定数据解决数据呈现数据结算考勤智能管理系统出差类型当前会计期间设立期间结算数据采集加班控制加班条节假日设定节假日维护打卡数据更改方案假期设定年假控制请假条出差条三、系统功能说明及操作方法在以下的章节中，重要讲解考勤系统各模块的功能、界面简介及操作方法。3.1参数设定影响考勤计算的因素比较复杂，幸运的是，在先锋们不懈探讨下，通过十数年的发展，基本上形成了一套完整的软件实现上的考勤理论，为新形势下考勤系统的开发奠定了基础。在现有考勤理论的指导下，本考勤系统的参数设定涉及：全局参数、请假类型、出差类型、加班类型、工作方式设定等。■全局参数⑴功能说明设立整个考勤系统全局的参数。⑵界面简介双击“全局参数”，出现“全局参数”设立对话框，如图1所示：图1■请假类型⑴功能说明设立请假类型及相关参数。常见的请假类型有：事假、病假、婚假、产假、丧假、工伤假等。⑵界面简介双击“请假类型”，弹出“考勤相关资料设立”窗口，如图3所示，窗口左边列出了请假类型、出差类型和加班类型这三项考勤资料，选择其可方便地在各种类型中进行切换。图3■出差类型⑴功能说明设立出差类型。填写出差条时需指明出差类型，出差是正常上班的一种形式，因此，出差不存在扣工时的问题，全天出差甚至会给与奖励，这一点与请假不同。⑵界面简介双击“出差类型”，或在“考勤相关资料设立”窗口中选择“出差类型”，如图9所示：图9■工作方式设定⑴功能说明工作方式涉及了部门或个人在工作中与考勤相关的一些重要设立，可以不设定，系统自动取默认值。工作方式分为“部门工作方式”及“员工工作方式”，假如个人的工作方式与所在部门相同，无需单独为个人进行设立，系统在决定一个人的工作方式时，先找个人工作方式，没有找到，再找部门工作方式。工作方式设定界面可同时对部门及人员进行工作方式设定，部门对部门，人员对人员，不要混淆。⑵界面简介双击“工作方式设定”，进入“工作方式设定”窗口，如图11所示：图11■工作方式维护⑴功能说明可查看、删除部门或人员的工作方式，并可将其导出到Excel表格中。⑵界面简介双击“工作方式维护”，进入“工作方式维护”窗口，如图13所示：在窗口的上半部分是部门级查询结果显示区，下半部分是人员级查询结果显示区。图133.2排班设定■基本班次⑴功能说明※默认：除非特别指明，时间单位为分钟。基本班次是排班的最小单元，如白班、中班、晚班等，系统内定了两个班：空班及休息班。空班与休息班有许多相同处，对员工来说，都是规定不上班，但它们之间的区别更为重要，假如指定某天为休息，系统就认为是全天周假，如有加班，加班类型为默认加班类型，若指定为空班，系统需考虑公众假期、周休日、加班条，由它们综合决定该员工该天的上班加班情况。每一班次可分为六段，１、３、５、６段为加班段，２、４段为正班段，３、５段可设为正班段，归纳起来，每一班次最多四个加班段，四个正班段，超过此范围的考勤问题本系统无法解决。为了便于理解，可将六个班段分别相应一天的不同时期，如：第一段：上午第二段：上午第三段：中午第四段：下午第五段：傍晚第六段：晚上需说明的是，上述相应仅仅是为了理解，事实上，六个班段的设立只要遵守下列原则即可：①时间顺序从早到晚原则。按照这一原则，下列班次无效。第二段：当天１３：００～当天１７：４５第四段：当天０８：３０～当天１２：００段性质相符原则，即区别加班段及正班段。加班段按事实上班计工（加班条优先考虑），不涉及迟到、早退、缺勤现象；正班段按班段规定上班，如有违反，视情况记为迟到、早退或缺勤。⑵界面简介双击“基本班次”，进入“基本班次”设立界面，如图23所示：图23■排班分组⑴功能说明可把排班相同的人提成一个组，便于排班及分析解决。⑵界面简介双击“排班分组”，出现“排班分组”窗口，如图25所示，窗口左边是已有的组，右上方显示所选中组的所有人员资料，右下方显示部门和未分组的人员。图25■排班规律⑴功能说明假如排班有规律可循，就应当总结这些规律，使之变为可反复运用的“排班规律”，在排班时套用这些规律，可提高排班效率。排班规律最小为1天，最大为100天。⑵界面简介双击“排班规律”，出现“排班规律设定”窗口，如图27所示：图27一条完整的排班规律涉及规律编号、规律名称、该规律天天的班次等信息。■排班表的建立⑴功能说明所谓排班表，就是指定部门、组或人哪一天上什么班。本考勤系统可精确到每人每日一班，所以，无论多么复杂的班次，都可以实现，只是排班效率问题。为了提高排班效率，本系统有如下做法：①５级排班机制。按优先级从先到后的顺序依次是：个人排班→组排班→部门排班→个人默认→部门默认，按照这一机制，合理地将人员分组，尽量找出排班的共性，将共性建立在组、部门上，将个性建立在个人上，既可简化排班过程，又可节约数据库存储空间。②套用排班规律机制。在“排班规律”建立中（上文），假如已从有规律的排班中找出了排班规律，排班过程将大大简化，举例来说，假如某组上班１５天一反复，那么就建立一个长度为１５天的规律，排班时，将其套用，指定起始日期及循环次数，鼠标点击之间即可完毕。在套用时，还可以将多个规律组合起来一次套用。③采用万年排班日历，一次排班日期跨度不限。⑵界面简介双击“排班表建立”，出现“排班表”窗口，如图28所示，窗口左边显示部门、人员和组，右边是万年历，可对任何一天进行排班，没有时间跨度限制。图28■排班表的维护⑴功能说明排班表维护的必要性：①５级排班机制带来排班效率提高的同时也带来了负效应，那就是用户难于了解某人员究竟上什么班，因此，有必要通过程序的办法从５级排班中找出“有效班次”，以让用户心中有数。②排班数据属日益增长型数据，对过期的排班数据（过期的量度需由用户自己决定，建议一年以前）需进行清除，否则数据库无用数据太多，影响性能。⑵界面简介双击“排班表维护”，出现“排班表维护”窗口，如图32所示，该窗口共有四个标签页，分别是“有效排班表”、“人员排班表”、“组排班表”和“部门排班表”。图32■加班条⑴功能说明在工作方式中，假如设定了加班需加班条，那么员工在加班时，需填写相应的加班条。加班条的填写一次可多人多日，在填写时可直接指明加班类型，假如未指定（填写-1），加班类型则由系统根据公假、周假等相关因素自动判断。加班条的填写要注意加班时机，正班段除非是公假或周假，否则，加班就没故意义，但是，只要按实际填写，诸如此类的不合理加班很少有。假如设定了加班控制的，可通过查询加班状况进行加班的合理安排。加班条的填写需注意段的相应，例如某班次只有第二段８：００－１２：００，但并没有规定下午休息，假如下午要加班的话，加班条宜设在３、５、６段，如设在第４段，系统认为第４段为正班段，将不予解决。系统支持跨天加班，每个时间需指明是当天、一天还是两天。注意：每条加班条确认后才生效。加班条总是优先考虑，不管工作方式中“加班是否需要加班条”如何设立。⑵操作方法A．新增双击“加班条”，出现“加班条建立”窗口，点击工具栏上『新增』按钮，弹出“加班条建立”对话框，如图43所示，对左下角【显示部门】、【显示组】、【显示人员】按钮进行切换，可显示部门、组和人员信息，如要给整个部门或组建立加班条，将相应部门或组拖放到右上方所选人员列表中，如给某人员建立加班条，直接选中即可，加班日期可输入一天或多天；输入相应的加班时段，选择所要指定的加班类型（如不选择，可输入-1，由系统自动判断加班类型），点击【拟定】保存并返回。图43B．加班状况假如加班需控制，点击【加班状况】，如图44所示，可在此查看到所选择人员在当前会计期间内的加班状态。点击左下方的『导出到excel』还可将其导出到Excel表格中。

图44C．查询点击工具栏上的『查询』按钮，出现如图45的“加班条查询”对话框，输入相应的条件，点击【拟定】，即可查询出相应的记录。图45D．确认选择新建好的加班条，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“确认”，系统会提问是否确认，选择【是】即可。E．修改选中一条加班条，双击或点击工具栏上的『修改』按钮，同样弹出“请假条建立”对话框，修改完后点击【拟定】保存并返回。注意：已经确认的加班条是不允许直接修改的，如要进行修改，必须先取消确认。3.3假期设定■假期分组⑴功能说明可把假期相同的人提成一个组，便于设定周休日及节假日的方案。⑵界面简介双击“假期分组”，出现“假期分组”窗口，如图46所示，窗口左边是已有的组，右上方显示所选中组的所有人员资料，右下方显示部门和未分组的人员。图46⑶操作方法A．新建组在左边的窗口中点击右键，选择“新增组”，在弹出的“假期分组—新建”对话框中输入组的编号及名称（是否默认这项功能尚未开放，暂不用考虑），并选择如图47所示，点击【拟定】按钮返回，即新建好了一个组。图47B．修改、删除组在已有的组中点击右键，可对其进行修改或删除操作。C．人员分组在窗口右下方，点击“人员”标签，上面列出了未分组的人员，选择相应的组，点击工具栏上的『修改』按钮进入设立或修改状态，将整个部门拖放到窗口右上方或双击相应的人员即可把人员分到指定的组内，按工具栏上的『保存』按钮保存并返回。选中组内已有的人员，点击工具栏上的『将所选人员移出此组』可将其移出该组，移出组的人员列在未分组人员中，可对其进行重新分组。■周休日设定⑴功能说明本模块用来设定假组或人员的周休日。假如人员的周休日设定与所在假期组同样，无需为此人员单独设定周休日，系统在解决时，先找个人周休日，没找到，再找假期组周休日。⑵界面简介双击“周休日设定”，出现“周休日设定”窗口，如图48所示，窗口左边显示待选的人员和假期组，窗口右上方显示已有的周休日方案，右下方显示已选择的假期组和人员，当前方案是将已有的方案赋给已选择的假期组或人员。图48双击已有的周休日方案或点击右键新建方案，显示“周休日方案设定”窗口，如图49：图49方案编号：用于区分各方案的编码，可自行设定。如：001、A等。方案名称：标记方案的名称，如“研发部用”等。星期几上下午休息：根据公司的制度，设定在一周中的星期几、上午还是下午休息。加班类型编号：如在周休日加班，属哪种加班类型。加班类型名称：相应于加班类型编号，由系统自动带出。今天是…？：点击可查看当前时间是一年中的第几周。显示单、双周：合用于有大、小礼拜之分的考勤制度，如没有大、小礼拜，则单、双周设相同。⑶操作方法A．新建方案在窗口右上方点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建方案”，弹出“周休日方案设定”窗口，根据实际情况设立好相关的选项，点击【拟定】即可。B．修改方案在已有的方案上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改方案”，弹出“周休日方案设定”窗口，修改好相应的选项，点击【拟定】保存并返回。C．删除方案在已有的方案上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除方案”，系统会提醒是否拟定删除，点击【是】删除，点击【否】取消，假如该方案正在使用，那么系统会提醒“此方案已经被使用，不可删除”。D．设定方案选中相应的假期组和人员，即在假期组和人员前打“√”，在窗口的右下方显示了当前所选中的假期组和人员信息。点击工具栏上的『修改』按钮，进入修改状态，将与之相应的周休日方案拖放至“当前方案”前的框中，这时当前方案的空白栏中立即显示出该方案的编号及名称，如图50所示，然后点击工具栏的『保存』按钮，即给假期组或人员分派好了周休日方案。图50■周休日维护⑴功能说明可查看、删除部门或人员的周休日，并可将其导出到Excel表格中。⑵界面简介、操作方法具体说明请参阅HYPERLINK“1-6工作方式维护”。■节假日设定⑴功能说明本模块用来设定假组或人员的节假日。假如人员的节假日设定与所在假期组同样，无需为此人员单独设定节假日，系统在解决时，先找个人节假日，没找到，再找假期组节假日。⑵界面简介双击“节假日设定”，出现“节假日设定”窗口，如图51所示，窗口左边显示待选的人员和假期组，窗口右上方显示已有的节假日方案，右下方显示已选择的假期组和人员，当前方案是将已有的方案赋给已选择的假期组或人员。图51双击已有的节假日方案或点击右键新建方案，显示“节假日方案设定”窗口，如图52：图52方案编号：用于区分各方案的编码，可自行设定。如：001、A等。方案名称：标记方案的名称，如“研发部用”等。星期几上下午休息：根据公司的制度，设定在一周中的星期几、上午还是下午休息。加班类型编号：如在周休日加班，属哪种加班类型。⑶操作方法A．新建方案在窗口右上方点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建方案”，弹出“周休日方案设定”窗口，根据实际情况设立好相关的选项，点击【拟定】即可。B．修改方案在已有的方案上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改方案”，弹出“周休日方案设定”窗口，修改好相应的选项，点击【拟定】保存并返回。C．复制方案假如一方案与另一方案只有很小的区别，可以采用方案复制的方法，快速新建一个相同的方案，然后将其做小小的改动即可。在已有的方案上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制方案”，系统自动复制出一个相同的方案。D．删除方案在已有的方案上点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除方案”，系统会提醒是否拟定删除，点击【是】删除，点击【否】取消，假如该方案正在使用，那么系统会提醒“此方案已经被使用，不可删除”。E．设定方案选中相应的假期组和人员，即在假期组和人员前打“√”，在窗口的右下方显示了当前所选中的假期组和人员信息。点击工具栏上的『修改』按钮，进入修改状态，将与之相应的节假日方案拖放至“当前方案”前的框中，这时当前方案的空白栏中立即显示出该方案的编号及名称，如图53所示，然后点击工具栏的『保存』按钮，即给假期或人员分派好了节假日方案。图53■节假日维护⑴功能说明可查看、删除部门或人员的节假日，并可将其导出到Excel表格中。⑵界面简介、操作方法具体说明请参阅HYPERLINK“1-6工作方式维护”。■年假控制⑴功能说明假如需要对年假进行控制，例如：某公司的年假是根据该人员在本单位的工龄来进行控制的。如工作满一年，年假为10天，满两年就12天，两年以上为15天等等，诸如此类的情况，在本模块中，均可以通过输入不同的公式，计算出各类人员的年假控制量，并能在填写请假条时进行查看和参照，从而达成年假控制的功能。⑵界面简介及操作方法具体说明请参阅HYPERLINK请假条说明。图583.4数据解决参数设立好了，数据准备好了，就可以对这些参数、数据进行分析解决，产生考勤结果，并对结果进行评估及调整。本部分是考勤系统的核心，但对用户来说，所进行的操作并不多。本部分由数据分析、分析过程、考勤结果观测、考勤结果维护组成。■数据采集⑴功能说明人员上、下班打卡的数据暂存在考勤机中，通过数据采集，考勤机中的记录被清空，同时原有的记录被生成考勤的打卡数据，可以在“数据准备”→“打卡数据”模块中查看，系统可根据这些记录进行相应的数据解决。⑵界面简介双击“数据采集”，界面如图所示59所示，窗口左边是设备树，右上方显示所选中设备的具体信息以及当前登录用户的权限等，右下方有四个页面，分别是数据状况、正常采集、相关信息和时钟同步。图59■打卡数据⑴功能说明本模块重要是为考勤系统准备原始打卡记录，原始打卡记录的来源分为：①来自考勤机。本系统设备数据通讯部分有“数据采集”模块，该模块可采集本公司生产的IC、ID考勤设备里的数据。来自考勤机的数据其数据来源将标为“正常采集”，是打卡数据的重要部分。②手工签卡。有合法理由没有刷卡的员工可通过申请途径规定操作员为其手工生成打卡记录，为了区别这部分数据，其数据来源将标为“手工签卡”，并记下签卡操作员编号。打卡数据是考勤系统中增长最快的数据，必须定期清理（建议清理半年以前数据），本模块提供了查询、删除等功能，可以完毕清理工作。⑵界面简介双击“打卡数据”，出现“打卡数据”窗口，可在此进行手工签卡、查询、删除、排序、导出到Excel等操作。⑶操作方法A．手工签卡点击工具栏上的『来自手工签卡』按钮，弹出“手工签卡”对话框，如图65所示，在手工签卡对话框中，对左下角【显示部门】、【显示人员】按钮进行切换，可显示部门，也可显示人员，如要给整个部门手工签卡，将相应部门拖放到右边空白的小窗口中，如给某个人手动签卡，直接选中，然后设立出勤日期、出勤时间，点击【拟定】保存并返回。图65相同天数：假如一次要进行连续多天的手工签卡，且天天的签卡时间都相同，可以输入相同天数，点【拟定】，系统自动增长所输入天数的记录。是否扣款：假如考勤制度进行手工签卡时需扣款，可在此设定，并可在工资系统中直接引用。B．查询点击工具栏上的『查询』按钮，弹出“打卡数据查询”对话框，如图66所示，输入人员编号、姓名、部门、出勤日期、数据来源等相应的查询条件，点击【确认】按钮，系统立即显示出符合查询条件的记录，如图67所示。图66图67上下班标记：假如打卡记录标上“IN2”、“OUT4”等字样，表达该条打卡数据为第二班段的上班时间和第四班段的下班时间。只有进行了数据分析后，打卡记录才会被标记。可通过点击鼠标右键，清除上下班标记。B．其它操作方法在查询结果中，选中一条记录可对其进行删除操作，点击右键可进行全选、全消、导出到Excel、清除上下班标记、常用排序等操作。■数据分析⑴功能说明对用户来说，选定人员，选定分析起始、截止日期，按下【开始】，系统就开始分析解决，假如等上几个小时还没有结果，或者，屏幕中看不到一点点进展，用户肯定非常不满。本系统在解决速度方面进行了优化，经测试，在PIII500+128M建议和规定：1、同时在不同的工作站上使用同一登录用户，建议一人一用户，不要公用；2、分段解决能大大加快解决速度，同时对计算机配置规定大大减少，一般可采用系统默认值，也可自己调整，找到最佳分段点；3、假如人数比较多（如超过万人），我们有如下成功的解决方法：A、采用分批多次分析（如每周分部门分析）；B、采用多机随时分析，使用不同的用户登录系统，控制好用户的部门权，可将数据的分析权下放到各部门，随时分析，互不相干；C、采用联邦制部署，假如集团规模庞大，各分部的考勤制度又不同样，可采用中央库+各考勤库的部署方法，平台信息共享，考勤信息独立，各自负责各自的考勤。⑵界面简介双击“数据分析”，出现“数据分析”窗口，如图72所示，窗口左边显示部门和人员，右边显示分析日期、所选人员、分段人数及分析进度。图72⑶操作方法将所选部门拖放到所选人员列表，或直接选择人员，输入分析的起止日期和分段人数，点击【开始】按钮，系统会询问“现在是否可以开始解决数据”，选择【是】，系统开始分析，直至完毕。■考勤结果观测⑴功能说明数据分析完毕之后，可在此对结果进行评估，评估公式为：打卡记录＋加班条＋请假条＋出差条＋班次＋公假＋工作方式＋周休日＋全局参数＝〉考勤结果考勤结果是评估公式左边９项因素综合考虑的结果。用户在初期试用过程中，最佳将本公司所有考勤制度一一反映到软件中，并对结果进行评估，如不符合规定可以与软件开发商联系，共同谋取解决办法；在正式使用过程中，也可在此查找导致考勤异常的因素。⑵界面简介及操作方法双击“考勤结果观测”，出现“考勤结果”窗口，如图73所示，左边是“部分．人员”、“人员”两页面，在3000人以上时，为了减小界面启动时间，“部门．人员”页不出现，在这两页中（随便哪页）查询选中需进行评估的人员；界面右上方“考勤日期”栏中输入评估日，按【上一日】、【下一日】进行刷新及翻动评估日，右下方即跟随显示此日此人考勤结果及９项影响因素。图73■考勤结果维护⑴功能说明与考勤结果观测相比，此模块着重考勤结果的查询、删除及更正。本模块允许用户直接修改考勤结果，但假如修改之后又重新对此人此日考勤数据进行分析，用户所作的修改将覆盖，因此，考勤结果出现异常且须调整时，找出产生异常的决定因素，从调整这些因素入手才是主线。⑵操作方法模块启动时自动启动“通用查询条件及排序”对话框，用户在此输入查询条件及决定排序顺序，默认为所有数据按默认顺序，按【拟定】，系统将符合条件的数据读入左边的网格中，如要直接修改考勤结果，先按工具栏中的『修改』，获得授权后进入修改状态；如要删除过期考勤结果数据，先选择需删除的数据，按工具栏中的『删除』，获得授权后弹出删除对话框。3.5数据呈现数据呈现对整个软件系统来说非常重要，报表作为数据呈现的一种形式，准确、全面、灵活、精美是用户的期待，也是我们的追求目的。我们的C3系统（涉及考勤）采用了自行开发的自定义报表系统，使得整个系统的报表制作水平有了质的奔腾。■报表⑴功能说明自定义报表系统事实上是一个加了中国特性的报表设计器，它有如下特点：①可挂接在任何以微软SQLServer为数据库服务器的系统上完毕大部分报表制作；②用户可自行设计新模板、新报表，或对已设计好的报表进行字体、行距、样式等的调整；③用户可集中设