档案保管责任书填写指南

档案保管责任书填写指南合同编号：__________甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就甲方将其档案资料委托乙方进行保管的事宜，达成如下协议：一、档案资料的种类、数量及保管期限1.2甲方档案资料的保管期限为：（具体年限）年。二、档案保管地点及方式2.1乙方应在其办公地点为甲方提供专门的档案保管空间，确保甲方档案资料的安全、完整、保密。2.2乙方应采取有效的保管措施，确保甲方档案资料不受损坏、丢失、泄露等风险。2.3甲方有权在保管期限内随时查阅、提取其档案资料。乙方应在接到甲方查阅、提取请求后，及时提供相应的档案资料。三、档案资料的保密及使用3.1乙方应对甲方档案资料予以保密，不得向任何第三方泄露、披露或提供有关甲方档案资料的信息，但法律、法规另有规定的除外。3.2未经甲方书面同意，乙方不得将甲方档案资料用于任何商业用途或其他用途。四、费用及支付4.2甲方应在每个合同年度开始前向乙方支付当年度的档案保管费用。五、合同的解除、终止和违约责任5.1在合同期限内，如甲方提前解除或终止合同，甲方应向乙方支付相当于剩余合同期限的档案保管费用。5.2如乙方未按约定保管好甲方档案资料，导致甲方档案资料损坏、丢失、泄露等，乙方应承担相应的违约责任。六、争议解决6.1对于因履行本合同而产生的任何争议，双方应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权将争议提交我国有管辖权的人民法院解决。七、其他约定7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为（具体年限）年。7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________签订日期：__________合同编号：__________甲方（保管方）：__________地址：__________联系方式：__________乙方（委托方）：__________地址：__________联系方式：__________鉴于甲乙双方就档案保管事宜达成一致，为确保双方权益，特订立本责任书。第一条档案范围1.1本合同所指档案包括：__________（具体描述档案类型，如：文件、图纸、光盘、电子文档等）。1.2乙方应向甲方提供完整、准确的档案清单，包括档案编号、名称、数量、形成时间等信息。第二条保管期限2.1甲方向乙方提供档案保管服务的时间自__________起，至__________止。2.2乙方应在保管期限内完整、准确地提供所需保管的档案。第三条保管要求3.1甲方应按照乙方提供的档案清单，对档案进行分类、编号、归档，并建立档案索引体系。3.2甲方应确保档案的安全、保密，采取必要的防护措施，防止档案丢失、损坏、泄露。3.3甲方应对档案进行定期检查、维护，确保档案的完整性和可用性。第四条档案的查询、借阅与复制4.1乙方如需查询、借阅或复制档案，应向甲方提出书面申请，并说明查询、借阅或复制的目的。4.2甲方应在收到申请后的__________个工作日内，按照乙方的要求提供档案。4.3乙方在查询、借阅档案时，应遵守相关法律法规，不得泄露档案内容。第五条档案的归还与销毁5.1乙方应在借阅、复制档案后的__________个工作日内归还档案。5.2乙方如需销毁档案，应向甲方提出书面申请，并说明销毁原因。5.3甲方应在收到申请后的__________个工作日内，按照乙方的要求进行档案销毁。第六条费用及支付6.1甲方提供档案保管服务的费用为每份档案__________元/年。6.2乙方应按照甲方提供的费用标准，按时支付档案保管费用。6.3双方应在合同签订后的__________个工作日内，按照约定方式支付费用。第七条违约责任7.1甲乙双方应严格履行本合同的约定，如一方违约，应承担违约责任，向守约方支付违约金，违约金为合同金额的__________%。7.2因不可抗力导致一方无法履行合同的，该方应立即通知对方，并在__________个工作日内提供相关证明。第八条争议解决8.1双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决。8.2如协商无果，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第九条其他约定9.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。9.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为__________年。9.3本合同未尽事宜，可由甲乙双方另行签订补充协议。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方档案资料清单2.乙方档案保管设施证明3.保密协议4.档案查阅申请表5.档案提取申请表6.费用支付凭证7.合同解除/终止通知书8.违约通知书二、违约行为及认定：1.乙方未按约定保管好甲方档案资料，导致档案损坏、丢失、泄露。2.乙方未按约定提供档案查阅、提取服务。3.乙方未经甲方同意，将甲方档案资料用于商业用途或其他用途。4.甲方未按约定支付档案保管费用。5.甲方提前解除或终止合同，未支付剩余期限的档案保管费用。三、法律名词及解释：1.档案保管责任书：指甲乙双方签订的，明确甲方档案资料的种类、数量、保管期限、保密要求、费用支付等事项的合同文件。2.保密协议：指乙方与甲方签订的，承诺对甲方档案资料予以保密的协议。3.档案查阅申请表：指甲方向乙方提出的，用于查阅、提取档案资料的申请表格。4.档案提取申请表：指甲方向乙方提出的，用于提取档案资料的申请表格。5.合同解除/终止通知书：指甲方或乙方书面通知对方解除或终止合同的行为。6.违约通知书：指甲方或乙方书面通知对方违反合同约定的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案资料丢失：解决办法：乙方应立即采取补救措施，找回丢失的档案资料或向甲方赔偿相应的损失。2.档案资料泄露：解决办法：乙方应立即采取补救措施，防止进一步泄露，并向甲方赔偿相应的损失。3.乙方未按约定提供查阅、提取服务：解决办法：甲方有权要求乙方及时提供相应的服务，并要求乙方承担违约责任。4.乙方未经甲方同意，将档案资料用于其他用途：解决办法：甲方有权要求乙方立即停止侵权行为，并向甲方赔偿相应的损失。5.甲方未按约定支付费用：解决办法：乙方有权要求甲方支付欠款，并有权根据实际情况解除或终止合同。五、所有应用场景：1.企业将档案资料委托给专业的档案保管公司进行保管。2.政府部门将档案资料委托给档案馆进行保管。3.个人将重要档案资料委托给专业的档案保管机构进行保管。4.任何需要对档案资料进行安全、保密保管的场景。一、附件列表：1.档案清单2.档案索引体系3.档案保管费用支付凭证4.违约金支付凭证5.争议解决相关法律文件6.补充协议二、违约行为及认定：1.甲方未按照乙方提供的档案清单保管档案，或未及时归还、销毁档案。2.甲方未按时支付档案保管费用。3.乙方未按时归还、销毁档案。4.乙方未按照约定支付违约金。5.不可抗力导致无法履行合同的情况。三、法律名词及解释：1.档案：指文件、图纸、光盘、电子文档等具有保存价值的信息载体。2.保管方：指承担档案保管责任的甲方。3.委托方：指将档案委托给甲方保管的乙方。4.违约金：指违约方应向守约方支付的赔偿金。5.不可抗力：指无法预见、无法避免、无法克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案清单不完整或准确度不高：乙方应重新提供完整、准确的档案清单，确保甲方能够按照清单保管档案。2.档案查询、借阅、复制过程中泄露档案内容：甲方应加强对档案的保密管理，对查询、借阅、复制档案的人员进行身份核实和权限控制。3.甲方未按时支付档案保管费用：乙方应提醒甲方按时支付费用，如甲方仍不支付，可依法追讨。4.乙方未按时归还、销毁档案：甲方应催促乙方归还或销毁档案，如乙方仍不履行，可依法追讨。5.遇到不可抗力导致无法