房地产材料设备管理办法

第一章总则第一条目的为了确保房地产公司材料设备管理工作的规范化、制度化特制定本办法。第二条适用范围本制度适用于房地产公司的材料设备管理行为。第二章材料设备采购管理制度管理职责第三条房地产公司成立材料设备采购领导小组。材料设备采购领导小组组长由房地产公司主管领导兼任，成员包括副总经理、工程管理部、合约部以及财务部等相关部门人员。第四条采购领导小组主要职责（一）审定房地产公司以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。（二）审定房地产公司材料设备采购年度计划。（三）决定重大材料设备采购项目的采购方式。（四）决定材料设备采购招标方案和供应商选择。（五）审定重大材料设备采购项目验收方案。（六）组织协调房地产公司大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。（七）决定采购工作中的重大事项。第五条材料设备采购人员负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。采购范围和采购方式第六条采购范围本制度所采购的材料设备，主要包括如表1所示的范围。表1材料设备采购种类表材料设备种类具体内容主材水泥、钢筋、木材、预拌混凝土装饰材料饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料水电安装材料消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备第五条采购方式房地产材料设备的采购实行如下三种采购方式。（一）招标采购方式招标采购方式适用于以下两种情况：1.依据国家相关法律、法规、政策和房地产公司管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；2.根据材料设备采购领导小组的决定，需要采取招标方式进行采购的。（二）比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。（三）独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。采购计划的编制和审批第六条大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程（一）采购组根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写《材料设备使用计划表》报副总经理，副总经理初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后工程管理部编制《采购计划单》，一式三份，一份交副总经理，一份留采购组做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。（二）采购组根据工程进度要求，提前五天填写《材料设备采购计划表》，交副总经理组织审核，并将初步审核意见在两天内交总经理审批。《材料设备采购计划表》一式三份，副总经理、采购组、财务部各留一份。（三）采购组将经审核批准后的《材料设备采购计划表》中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交副总经理审核后提交总经理审批，严格按合同条约完成采购过程。第七条小宗和一般性建材，价值在1000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购程序（一）工程管理部提前5～10天，填写《材料设备采购计划表》交副总经理审核，总经理审批许可。（二）审批通过后，采购组在货比三家后购进。采购合同管理第八条签订合同总经理代表房地产公司同供应商签订采购合同，采购组负责采购合同的落实。第九条采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。材料设备的验收第十条材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。第十一条采购专员、材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。第十二条验收项目（一）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。（二）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。（三）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（四）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。（五）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。（六）材料（设备）的产品保护措施是否到位。（七）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。（八）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。（九）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（十）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。第十六条材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由采购组采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。第十七条采购组对每次采购合同的执行和验收情况需填写《材料（设备）进货质量、进度统计表》，并进行汇总保存，以备参考。罚则第十八条采购人员有下列情形之一，给房地产公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，房地产公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给房地产公司造成重大损失的，房地产公司将依法追究法律责任。（一）采购人员私自接收或向供应商索取财物的。（二）采购人员接收财物后未主动上缴公司的。（三）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。1泄露其他供应商对同类产品的报价。2招投标中泄露其他参与的供应商名称。3泄露标底的。4泄露其他企业的秘密或房地产公司认为是泄密行为的。5故意规避本制度或未按本制度规定及《房地产建筑材料（设备）采购实施细则》执行的。（四）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。（五）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。（六）在供应商年度考评中徇私舞弊的。（七）其他有损房地产公司形象或不利于房地产公司行为的。第三章重要设备招标采购办法第十九条权责主体具体如下。（1）公司成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。招标准备第二十条采购领导小组根据公司采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。第二十一条部根据采购设备的特征和类型拟定招标文件，并将文件报招标领导小组审核后公布。第二十二条招标文件的内容具体如下。（1）招标公告。（2）招标书及其附件，具体内容如下。①招标邀请书、投标人须知。②采购合同的通用条款、专用条款。③采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸。④投标书格式，资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表，投标保证金格式及其他补充资料表。⑤双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。发布招标公告和进行资格预审第二十三条招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。第二十四条合约部部负责投标文件的接收和登记工作，并接收有关投标事宜的咨询。第二十五条采购领导小组根据投标人提供的有关资质证明文件和业绩等信息对其进行资格审核。资格预审主要内容及条件如下。（1）投标申请人的企业资质等级满足招标项目的资质要求；组成联合体投标的，联合体各成员单位资质等级均满足要求，联合投标协议书责任规定明确。（2）投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。（3）投标申请人的企业法定代表人或授权委托代理人身份合法、证件齐全有效。（4）投标申请人没有处于被责令停业、被取消投标资格或财产被接管、冻结以及破产的状态。（5）投标申请人没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查处理或停业整顿阶段。（6）投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真实、有效。第二十六条设备选型工作在确定3～5家供应商之后进行，采购领导小组负责设备的选型工作。第二十七条招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标担保的方式和金额。投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。投标保证金可以使用支票、银行汇票、现金等。投标担保金额控制在投标总价的1%，最高金额不高于万元。开标、评标和中标第二十八条开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。第二十九条开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。第三十条开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他内容。第三十一条在招标文件确定的提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众拆封、宣读。第三十二条公司应当对开标过程进行记录，并存档备查。第三十三条评标由采购领导小组组建的评标委员会负责，委员会由外请专家和本公司招标代表组成。第三十四条采购领导小组必须确保评标过程的保密性。第三十五条评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。第三十六条评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向招标人提交书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。第三十七条采购领导小组根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。第三十八条采购领导小组向中标人发出“中标通知书”，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。签订采购合同第三十九条公司按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，不再另行订立背离合同实质性内容的其他协议。第四十条在不违背合同根本条款的前提下，公司可以就合同的具体条款同中标人进行合同洽商和谈判。第四章材料设备领用回收办法材料设备的领用第四十一条建筑与装饰材料、设备以及维修使用的材料和零部件的领用办法如下。（1）施工班组长或维修人员填写领料单，经材料员仔细核算签字后交仓库管理员发放相关材料设备。（2）对于因施工急需来不及办理入库手续的材料设备，经材料员、采购主管确认并由仓管员登记后，施工班组长在仓库办理借用手续后直接将材料设备运至现场使用，仓库管理员在三天之内补办进出仓手续。第四十二条劳动保护用品的发放办法如下。施工班组长提出申请，经项目经理批准和材料员核实后，仓库管理员办理发放手续。材料设备的回收第四十三条回收因故未使用完毕材料时，由施工班组长填写退料单，材料员审核后报施工主管签字，然后交仓库管理员清点入库。第四十四条材料设备的借用回收管理规定如下。（1）配备专职操作员的大型机电设备、特种设备和机电班专用设备由机电班长从仓库借用，仓库管理员办理借出手续，机电班长负责其保管、操作、保养和维修工作，并在使用完毕后办理退还入仓手续。（2）施工班组使用的中小型设备工具如搅拌机、砂浆机、圆盘锯、振动器、焊机、砂轮切割机、斗车、铁锹、铁锤以及安全帽等由施工班组长提出借用申请，经施工主管审批、签字后，施工班组长向仓库管理员办理借出手续并负责其保管、使用和日常保养工作。使用完毕后必须清洁完整，仓库管理员验收把关并办理退还手续。（3）公用工具如冲击钻、手电钻、角磨机、大锤、公用测量工具、大扳手、大管子钳、30～50米卷尺、1米或以上直钢尺、坍落度筒、振动器等由施工班长、机电设备员、施工员按需借用，经材料员审核后由仓库管理员办理借出手续，原则上当天归还并办理归还手续。（4）机电设备员、施工员常用的电工工具、钳工工具、精确测量器等由使用者申请借用，经施工项目经理部经理签字后，仓库管理员负责办理借用手续，并在工具手册登记。该手册一式两份，借用人员和仓库人员各持一份。该类工具损坏时尽可能维修，报废时以旧换新，遗失时必须写明遗失原因并有两人证明，经项目经理批准后销账重新借用（低值易耗工具如麻花钻头等除外）。员工在工作调动时其工具应按工具手册退还，随机专用工具由操作员保管，同样在工具手册登记。无合理理由而遗失的要照价赔偿。（5）涉外维修的设备、零部件的借用申请由机电班长审核，仓管员办理借出手续。第四十五条仓管员负责组织有关人员将回收物资按需做好相关防腐、防水、防火、防潮处理后，分类按规格堆叠整齐入仓，并做好标志。第五章仪器设备档案管理制度第四十六条凡是价值在万元以上的各种精密、贵重、稀缺仪器和设备，都必须建立档案。第四十七条工程部负责档案的建立、更新、维护以及保管等各项档案管理工作。第四十八条凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件都要存入该仪器设备档案内。第四十九条凡属归档范围内的仪器设备，到货后检验人员要开箱验收，详细填写验收报告一式两份，其中一份存档。第五十条凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，如仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，若一式两份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。第五十一条已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应及时归档，不得随意乱放，以免丢失。第五十二条工程部负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料要按时间先后排列好，