文件管理程序

文件管理程序,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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1.目的：,,,,,,,,,,,,,,,,,,

规定集团文件的控制方法，使文件随时处于受控状态，确保对体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本，防止文件泄密给非相关部门或人员。,,,,,,,,,,,,,,,,,,

2.范围：,,,,,,,,,,,,,,,,,,

适用于集团体系运行所有文件的控制。,,,,,,,,,,,,,,,,,,

3.术语：,,,,,,,,,,,,,,,,,,

"3.1管理体系文件：

3.1.1包括手册、程序书、管理指南/规范/标准、规章制度、表单；

3.2技术文件：

与生产、技术、检验有关的图面、工程标准、检验规范；

3.3外来文件

包括书籍、法律法规、有关产品的国际/国标或行业的标准；顾客及供方提供的文件；

3.4电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；

3.5四级文件：采用目前已有表单形成的文件，如控制计划，FMEA，过程流程图等。",,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.职责:,,,,,,,,,,,,,,,,,,

"4.1集团总裁负责集团管理手册及集团程序文件的批准；

4.2集团管理者代表负责集团管理手册及集团程序文件的审核，负责集团通用管理指南的审核与批准；

4.3对于各公司特性的管理指南，由各公司自行编制，并提交各公司（副）总经理批准；

4.4集团企管中心是集团管理体系文件的归口管理部门，负责组织完成集团管理手册、程序文件、管理指南的编制、发行、修改、回收和销毁；

4.5集团企管中心负责各公司特性管理指南清单的审查，检索工作；

4.6集团企管中心信息部负责提供计算机设备与设施，以保证管理体系文件和记录以电子媒体的方式进行安全、高效地传递和保存；

4.7各公司须按本程序相关规定，实施文件控制；各公司负责相关文件的收集、编制、更改及实施。",,,,,,,,,,,,,,,,,,

5.流程:,,,,,,,,,,,,,,,,,,

工作流程,,,,,,,担当人,,,表单/道具,,,二/三级文件,,,重点说明,,

,,,,,,,"集团管理者代表

文件编写人",,,"新建文件审批表

附录A1

附录A2

附录A3

附录B",,,"密级管理指南

技术文件管理指南",,,"1.1集团管理手册、程序文件和通用管理指南在集团管理者代表的主持下，由集团企管中心组织进行编制；

1.2对于集团特性管理指南，各公司编制单位须填写“新建文件审批表”，交集团管理者代表审查，在确认必须的情况下，由各公司自行进行编制，但需上报企管中心进行备案；

1.3管理手册的书写格式见附录A1、附录A2、附录A3，程序文件和管理指南（含各类标准）的书写格式见附录B；

1.4四级文件按对应的表单进行编写；

1.5文件编写人按《密级管理指南》定义《技术文件管理指南》等文件的密级。",,

,,,,,,,"集团管理者代表

各公司主管

部门主管

项目主管",,,,,,,,,"2.1集团管理者代表审核集团管理手册、程序文件和通用管理指南的；

2.2各公司编制部门主管审核各公司特性的管理指南；

2.3四级文件审核和批准由编制部门主管或项目主管进行。",,

,,,,,,,"集团总裁

集团管理者代表

各公司(副)总经理

部门主管

项目主管",,,,,,,,,"3.1集团总裁负责集团管理手册及集团程序文件的批准；

3.2集团管理者代表负责集团通用管理指南的批准；

3.3各公司（副）总经理负责本公司特性管理指南/作业标准的批准；

3.4部门主管或项目主管对四级文件进行批准。",,

,,,,,,,编写人,,,附录C,,,,,,"5.1管理体系文件编号由企管中心负责编制，并统一进行编号，具体见附录C；

5.2涉及项目的四级文件，由编写人根据零件编号+两位顺序号进行编号。",,

,,,,,,,"拟定部门

企管中心

文控员",,,"文件存档、分发审批表

文件管制一览表",,,PDM业务手册,,,"6.1管理体系文件由拟定部门填写“文件存档、分发审批表”,经相应主管审批后，把文件及审批表移交企管中心,企管中心对接收到的文件，填写“文件管制一览表”；

6.2涉及项目的文件采用PDM系统归档，具体按PDM业务手册；

6.3文控员应对文件的版本和密级进行确认。",,

,,,,,,,"企管中心

各公司文控员",,,"文件存档、分发审批表

文件分发签领记录表

资料发行专用章",,,,,,"6.1企管中心对生效的适用版本管理体系文件在集团内部网、相关体系专栏中动态维护(该栏目的文件,使用单位只能阅读,不能修改,并由企管中心备份文件)。

6.2集团各部门如需打印文件作为工作指导，向集团企管中心提出申请，填写“文件存档、分发审批表”，由企管中心统一打印后，在每页的右下方加盖红色的资料发行专用章，发使用部门并在“文件分发签领记录表”上做好文件发放登记。各公司文控员应做好文件的控制工作，防止失效文件被误用。

6.3国外公司，如需纸质文件作为工作指导时,无需向集团企管中心提出申请,可直接打印公司内部网页上相应受控文件,但必须自行做好文件控制工作，以防止失效文件的误用；

6.4非受控文件不做任何受控状态标识，修改时不通知此文件持有者（如提供给其他外部有关单位或个人的文件，认证公司除外）。",,

,,,,,,,"企管中心

文控员",,,,,,,,,"7.1管理体系文件的使用者如因故造成文件的破损或丢失，由所属公司的文控员向集团企管中心申请补发，对于破损的文件，申请补发的文控员须将原文件销毁，集团企管中心需做好发放记录；

7.2四级文件文件的使用者如因故造成文件的破损或丢失，向公司文控申请补发。",,

,,,,,,,"企管中心

部门主管

项目主管",,,文件修改审批表,,,,,,"8.1当发现管理体系文件在运行中需补充或修改时，由原文件编制单位负责人填写“文件修改审批表”，说明修改的理由并提供有关证据。企管中心识别修改的需要，若提出的修改项继续实施会造成错误的行为或结果，应立即修改；若修改仅涉及文字、格式等，不会影响体系的正常运行，可在下一次修改中一并处理；

8.2修改后文件的审批按文件新建时的流程进行，文件修改获得批准后，由原文件编制单位依据“文件修改审批表”批准的内容实施更改，文件更改后需进行版本的更新，如果文件经多次修改或需进行大幅度的修改时应进行换版；

8.3当文件修改或换版引起相关文件修改时，由该相关文件的起草单位对文件及时作出相应的修改，文件修订或新文件生效同时企管中心须以Email的形式通知集团总部各相关部门及各公司；

8.4修改前的文件资料应由企管中心负责保存；

8.5四级文件修改可由原部门相关人员进行，部门主管或项目主管审批。",,

,,,,,,,"企管中心

公司文控员",,,,,,,,,"9.1集团各公司文控员接到文件更新或废止通知后，应及时将纸质的失效文件收回并销毁，同时将销毁记录上报企管中心；如需保留，则必须做好“作废”标识，另行存放，以防误用；

9.2失效文件销毁后，如需打印/邮寄新版文件作为工作指导，需重新向企管中心提出申请；如因工作性质需要长期使用纸质文件时，需求部门需向企管中心说明，以便在文件更新通知下发同时，有效版本文件被发放到使用部门。",,

6.附加信息:,,,,,,,,,,,,,,,,,,

无。,,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.相关文件:,,,,,,,,,,,,,,,,,,

"8.1密级管理指南

8.2技术文件管理指南

8.3PDM业务手册",,,,,,,,,,,,,,,,,,

8.附件:,,,,,,,,,,,,,,,,,,

"8.1新建文件审批表

8.2文件管制一览表

8.3文件存档、分发审批表

8.4文件分发签领记录表

8.5文件修改审批表

8.6附录A1

8.7附录A2

8.8附录A3

8.9附录B

8.10附录C",,,,,,,,,,,,,,,,,,

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