10.1计算机管理信息系统的建设规划书

杭州景岳堂药材有限公司（筹）计算机管理信息系统的建设规划书一、项目背景杭州景岳堂药材有限公司是根据国家有关规定，按照现代物流要求筹建的新型医药流通商业企业。计算机信息化管理要求：吸取最新的信息处理技术和先进的现代管理思想，高度融合现代物流设备的系统集成；即博采众长，又充分考虑未来发展趋势，以全新理念来设计和怪话管理软件。它不仅能为经营管理提供良好的决策基础，提高企业的运作速度和工作效率，而且能够为有效地按照GSP的要求控制业务流程提供支持、以减少不必要的支出提供依据，同时还能为企业GSP认证提供良好的数据基础和经营记录。开发商背景杭州佳点科技有限公司注册于杭州高新技术开发区，2002年被认定为高新技术企业。公司设有软件开发部，计算机网络部、工程技术部、市场营销部、财务部、售后服务部等部门。杭州佳点科拥有一支高素质、经验丰富、技术精湛的专业工程技术人员和高级管理人员队伍，汇聚了长期从事信号检测与处理、智能仪器与系统、网络通信、自动控制、软件挨罚以及网络工程等专业的精英。杭州佳点科技公司一直致力于医药企业计算机综合管理信息系统的研发、推广工作，为努力提高医药企业的信息化建设作出了自己的努力。在多年调研开发的基础上不断总结和完善，成功的推出了医药批发综合业务管理、零售连锁管理、GSP质量流程管理等多重版本的流通软件产品系列。并拥有医药商业企业几十家成功应用案例，目前浙江省内用户数居同类产品前列。企业组织架构和人员配备我们建设了连接业务中心和库区的覆盖整个公司范围的局域网络，按标准建立了“中心机房”，并在公司行政管理上设置“信息中心”部门，专职管理计算机硬件和软件系统。配备了中央数据处理器（服务器）：PowerEdge12GT620（戴尔）添置了13台计算机。计算机分布如下图：部门配置数量备注总经理室1副总经理室1信息中心1质管部1办公室1仓库复核3销售开票1验收养护1购进记录1财务部2系统特点1.1集中式数据库管理机制公司下属的业务、财务部门虞仓储部门分布在不同的地点，而且随着业务不断发展，未来公司还将从规模效益和地域双方面继续扩张，而公司的管理又要求能及时地反映业务的进销变化，准确地进行成本跟踪，随时进行各种统计分析，逐步向统一进货，就近配送的模式靠拢。因此，系统必须能够几时调整管理架构，数据存放的方式应能即时体现各地业务的变化和数据的汇总，所以，数据库我们采用最先进的Oracle10g数据库和应用服务器，采用分散客户端操作，统一数据库处理和记录的方法，在保证客户端和服务器（数据库）实时连接的情况下，来运行整个系统，并完成实时的控制和分析，以更好地为企业服务。1.2建立完整的用户授权访问机制采用计算机管理系统，对部门、人员、上下级关系等踢出了更严格的权限要求。企业中流动着大量敏感的数据，不能在内部网完全公开。查看和使用这些数据，均需要足够的授权。不同用户登录，根据角色和权限不同，应显示不同的界面和数据，将每个业务人员的操作权限，牢牢控制在预计的范围内。1.3面向现代管理理念的业务流程优化和重组本系统注重整体流程最优的系统设计思想，面向企业供需链来设计流程，以组织依流程定而不是流程依组织定的原则，充分发挥每个部门及每个人在整个流程中的作用，达到从职能管理到面向业务流程管理的转变，利用现代信息技术协调分散与集中的矛盾，建立起一套完整适合计算机管理的流程体系：规范基础管理理顺和优化业务处理流程客观设置流程中的岗位清晰描述各岗位的职责完善保证职责有效完成的制度体系建立考评岗位工作情况的定量指标体系1.4版本的统一性和用户操作的个性化软件体系结构的优劣，衡量标准的依据是系统的整体一致性、规范性、重组性、扩展性、可靠性、安全性。每家企业在经营模式、管理模式、客户对象等诸多方面是不同的；经营理念，管理理念，创新意识就更难统一，而且还在不断延伸、发展。所以，我们在版本统一的前提下，保留了多重流程模式，以适应不同客户的经营、管理模式和理念以及创新意识的特殊需求。本着引导客户，规范管理，服务客户的原则，在不违背各项相关法律法规以及管理制度的前提下，不同的客户可以通过对流程控制点的不同的设置，以体现客户的经营特点，适应客户的业务需求。我们在销售软件产品的同时，更大程度上是在销售我们的软件应用解决方案，我们对行业应用软件的理念是“交流+咨询+培训+服务”。随着技术的产生、应用，我们可以做到“没有最好，只有更好”。1.5在业务流程的控制中体现GSP管理规范GSP规范贯穿始终，渗透在流转的每一个环节中，通过对每一个流程节点进行控制来保证整个质量体系。GSP管理规范实质是在药品流通过程中对药品质量进行全程跟踪，并在每一个环节都留下质量情况与责任人的记录，所以，本系统注重的是对于流转过程的控制，通过严格控制的过程得到一个合理的结果。所以体现在系统中就是没有一个独立的GSP管理模块，但在每一个流转环节中都有质量检查，管理和监督的要求，并直接影响到每一笔业务，每一个客户，每一个商品下一步的流转。而最终的结果再通过各类报表完整呢个地体现出来。1.6采用统一进货、集中配送、无纸化流转的模式本系统所倡导的销售模式是统一进货，统一调拨，就近配送的模式。运用现在网络技术，充分利用信息高度共享和无纸化信息传递的优势，打破按药品大类设立部门，仓库只对部门负责的部门考核制度，以每一个业务员为考核的基础，责任到人，考核到人，费用分摊到人。为业务人员进一步拓展市场提供更大更灵活的帮助。同时在流转中改变以单据作为唯一依据的做法，以数据为唯一在、依据，以萨、、单据为辅助手段，实现真正意义上的无纸化流转。但同时，在不违背大原则的前提下，我们也保留了一些传统的销售模式，以适应某些客户的一些习惯性做法，以便循序渐进的达到改变销售模式目的。1.7实时的成本跟踪和准确的成本分析本系统实行移动台加权平均的方式来核算成本，在销售时可提示当前准确的均价成本，成为业务员销售的依据。并可随时统计出公司、部门、业务员、客户的销售情况、毛利、毛利率及应收，应付情况，账龄分析，从而进行准确的业绩考核。1.8实行业务、长裤、财务三账流转体系，成功解决在途问题业务、仓库、财务各有一本进销进账，他们相互关联、相互制约，在不断的变化中求得平衡，从而准确反映商品在途情况。仓库只需账货相符，而各业务流程环节的对账将由电脑自动完成。这样就免除了传统模式中月度、季度、年度的对账，仓库可随时盘库，降低了工作强度，提高了工作效率，并能及时发现、纠正错误、减少损失。1.9细化业务分工，明确岗位职责在本系统中，对于各个环节岗位的分工明确有效，各岗位都有自己的权利和相应要承担的责任。而整个企业的经营工作又是通过这些岗位和职责有效地串成一个整体。系统对于每个岗位的每个员工的每一项操作都作了明确的规范和详尽的记录，从而使整个系统能在有效，高速，低差错率的情况下正常运作。一旦发生差错也可以及时的发现问题，对症下药，迅速合理的纠正错误。1.10人性化的操作界面和灵活的报表设计在新思路的引导下，采用新技术手段编程，使本系统具有完全不同于普通进销存软件的界面和操作技术。在本系统中，打印格式的设定及统计报表的产生与程序完全分离，以便于客户根据自身的需求，灵活设定打印格式并随时增加所需的统计报表。2.1统计分为九个部分，如下图：医药流通信息管理系统辅助功能系统管理财务管理仓库管理GSP管理客户管理商品管理物价管理业务管理辅助功能系统管理财务管理仓库管理GSP管理客户管理商品管理物价管理业务管理初始化设置系统设置权限管理用户管理初始化设置系统设置权限管理用户管理出入库管理销售业务仓库台帐验收验发药品养护批号管理业务台帐业务收款退货业务移库调拨加工业务采购业务出入库管理销售业务仓库台帐验收验发药品养护批号管理业务台帐业务收款退货业务移库调拨加工业务采购业务操作选项设置信息公告栏打印格式设置通用报表设置财务软件接口财务商品台帐应收应付管理GSP报表台帐首营商品管理首营客户管理从业人员管理操作选项设置信息公告栏打印格式设置通用报表设置财务软件接口财务商品台帐应收应付管理GSP报表台帐首营商品管理首营客户管理从业人员管理特殊商品管理计量器具管理特殊商品管理计量器具管理从业人员管理从业人员管理3.功能模块的流程定义和设计1、进货（采购）管理采购业务是商业流通企业业务活动的一个中药环节。进货（采购）业务，包括采购合同登记、审核、到货验收、入库处理、承付审核处理、购进退货管理以及相关查询统计报表等功能，以实现有效的监控采购行动、采购成本的变动及供应商交货履约情况，确保采购工作高质量、高效率及低成本执行。要求实现与库存、应付帐管理、销售等环节有良好的衔接。1.1进货（采购）业务概述采购进货流程由采购员填报采购合同，经业务经理审批后正式生效，当货到时根据采购合同的条款对来货进行验收，由仓库保管员登记入财务商品账。等供货方增值税票到达后，由财务人员审核后生成正式的应付款记录，最后由财务人员根据实际情况付款并核销相应的应付款记录。采购业务流程图：采购进货流程仓库进货合同进货合同仓库保管账入库进货验收单收货验收仓库保管账入库进货验收单收货验收验收台帐进货合同验收台帐进货合同进货验收单进货验收单业务部业务账业务核价业务账业务核价合合同进货单财务部转应收应付处理财务账财务审核转应收应付处理财务账财务审核1.2采购流程说明：采购合同登记采购人员根据年度采购协议、当前库存、市场销售等因素和厂家确定采购任务，登记采购合同。合同的主要内容包括商品信息（品名、规格、产地、生产厂家、单位、装箱数等）、单价、数量、质量条款、运输条款。承付条款，其中含税价和无税价的小数位长度可能不同，可以在系统维护中加以设置。进货协议（费质量协议）可以视作一份长期进货合同。收货验货到货后，仓库相关人员根据采购合同、对方销售清单进行验收，填写验收单，并转仓库入库处理。填写验收单同时，核销采购合同的未到货数。在验收时输入批号效期。数量。生产厂家、药品质量情况等。对于不合格品考虑到实际情况，只做拒收处理，记入拒收台帐，但不核销采购合同的实际到货数量。验收合格商品填制验收单。仓库保管人员将验收入库单转送采购业务人员。入库处理仓库报关员根据自己的保管范围，对相应的是那个破登记仓库保管账。业务核价采购员饿时供货商、商品进货价格（进货核价，也称业务点单、业务审核），同时记入业务台帐，同时系统自动进行成本的移动加权平均计算。采购员再将进货单交财务，记财务商品账。对于增值税票到后所进行的单价调整、组票登记应付款等操作姜包含在应付款处理模块中。财务审核由财务人员根据进货记录，登记入财务商品账。并转入相应的应付款处理流程。1.3、承付审核处理付款排款具体额度和看、付款顺序由系统外挂程序根据销售额、毛利。资金回笼、返利、到货时间、客户级别等具体情况确定。本系统提供各种报表来帮助完成此项工作。1.4、进货退出处理业务员和供应商写上之后，可以对已进货的还是那个破以协商出库复核。业务流程图：进货退出流程业务部业务帐业务帐录入进货退出单进录入进货退出单进货单进货退出单合进货退出单合同仓库仓库保管账仓库保管账进货退出单出库进货退出单出库复核复核台帐进货退出单复核台帐进货退出单财务部转应收应付处理财务账财务审核转应收应付处理财务账财务审核进货退出需填写特殊类型的进货单——进货退出单。进货退货如果供应商可开来红字增值税发票，则可以直接进行结算冲减应付账款。否则，则本次进货退货必须和下一次的进货单合并结算。录入进货退出单业务员录入进货推出单，记业务账，转仓库作出库复核处理。仓库出库由仓库报关员根据进货推出单点单确认出库，自动记仓库台帐。出库复核复核员复核出库商品，记复核台帐。财务复核财务审核进货退出单，记财务商品账。并转入相应的应付款处理流程。1.5、进货红冲处理业务员进货核价时发现供货商、采购合同等因素有误，联系验收员对指定验收单进行红冲处理，同时及验收台帐上留下冲单记录。进货红冲流程图：进货红冲流程仓库出库出库仓库保管账进货红冲单进货单收货验收仓库保管账进货红冲单验收台帐进货红冲单业务部业务审核业务审核业务账进货红冲单合同财务部财务审核转应收应付处理财务账收货验货验收员对有误的进货单进行红冲，声称进货红冲单，转入库处理，记进货验货台帐；仓库保管人员将验收入库单转送采购业务人员。入库处理仓库保管员根据进货红冲单，记仓库保管账业务审核业务人员审核进货红冲单；财务审核财务审核进货红冲单，记财务商品账；并转入相应的应付款处理流程。1.6、进货冲差处理业务员在收到对方发票后，选出对应的原始进货单，填写进货单的冲差单，调整进价。进货冲差流程图：进货冲差业务部进货冲补对方发票进货冲补业务帐业务帐进货单冲补单财务部财务账财务点单转应收应付进货冲补业务员根据对方发票和原始进货单填写冲补单，并记业务帐。财务审核财务审核进货退出单，记财务商品帐，并转入相应的应付款处理流程。2销售业务总论销售流程基于统一的业务账，同时针对商业的特殊性进行分部门考核。帮助企业的销售人员完成客户档案管理、销售合同管理、客户信用额度检查、销售开票、销售收款登记、票据自动组单打印及销售提货处理、客户退货处理等一系列销售管理事务。销售流程体现为一个多环节、连续步骤的系统，通过它用户可及时了解到销售过程中每个环节的准确情况和数据信息。销售流程管理作为企业运作中的一个重要部分，与库存管理、财务管理等流程有着紧密的联系，一起共同组成完整的企业管理信息系统。销售的对象可根据区域划分，客户性质划分等，视销售对象不同而价格可略有差异；也可才却统一销售价格，年终根据销售总量、资金回笼等指标确定年终返利。销售流程主要包括如下模块：销售合同批发登记，销售确认收款仓库出库结算、财务审核销售冲补价销售退回开始 是否按 否 业务登记收款仓库出库合同销售是结束财务处理销售合同2.1、销售合同功能说明销售合同主要是销售业务处理时的合同依据，其处理及管理方法基本同采购合同。由业务员（或开票员，不过我们建议由业务员直接登记更好）登记合同内容和明细，经审核确认后转入销售，直接生产销售清单，并由系统自动记入业务台帐。用此种方式开票，在合同确认转入销售之前可以对合同登记内容进行修改和删除，当转入销售后再有差错就只能进行红冲了。2.2、批发登记、销售确认不通过销售合同登记，由销售业务员提供书面的销售合同或要货计划给销售开票员。销售开票员根据销售合同或要货计划直接开销售清单，同时系统自动记入业务台帐。用此种方式开票，一发生错误，不能修改或删除，只能作红冲处理。2.3销售收款收款人员根据确认后的业务登记明细，进行收款确认，并转送仓库出库。收款员可根据实际情况，对收款情况作出收现，收支票或是挂账等几种选择。同时，可由收款员根据实际情况作出当场打票或暂不打票，六待仓库打印的判断。另外，对业务登记明细可根据打印要求自动组单，打印内部流转单（销售清单）。关羽自动组单规则，主要是判断销售明细是否同一客户、是否同一仓库、是否同一业务员、是否同一保管员、是否同一销售日期、是否同一收款方式等等，按以上规则将所以未打印的销售明细分别打印在不同的销售单上。销售日报表根据收款后销售单信息进行日结并汇总生成，日结后业务日期自动转入下一天。收款员每天做日结后，可打印该天的日销售报表（业务日期）。2.4、仓库出库仓库保管员根据不同的保管员、不同的客户查询或打印商品出库列表，以便快速备货、取货、出口路，记商品货位卡，确认出库商品批号。商品仓库出库后，经复核（验发）人员确认，记复核台帐、记仓库是那个破账，并核对转送的内部流转单（销售清单）进行发货。内部流转单（销售清单）分为两个渠道而来，即由客户凭单上门提货以及由仓库打