合同归档与保管制度

合同归档与保管制度合同编号：__________甲方：__________乙方：__________根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就甲方对乙方提供的合同文件进行归档与保管的相关事项，经友好协商，达成如下协议：一、归档内容1.1本合同项下的归档文件包括：（1）合同正本及其附件；（2）合同履行过程中的变更、补充协议；（3）与合同执行相关的往来函件、电报、传真、电子邮件等；（4）合同履行过程中的审批文件、验收报告、质量证明、结算单据等；（5）其他双方认为需要归档的文件。1.2乙方应确保归档文件的完整、真实、有效，对于归档文件的准确性、合法性承担法律责任。二、归档与保管2.2归档部门应指定专人负责合同文件的接收、登记、归档、查阅等工作，确保合同文件的安全、保密。2.3甲方应对乙方提供的合同文件进行分类、编号，并建立合同档案目录，便于查询和管理。2.4归档部门应确保合同文件的查阅仅限于甲方内部授权人员，未经乙方同意，不得向第三方披露合同文件的内容。2.5归档部门应定期对合同文件进行清理、整理、归档，确保归档文件的完整性和可追溯性。三、保管期限3.1甲方对乙方提供的合同文件应至少保管____年，自合同履行完毕之日起计算。3.2如需延长保管期限，双方可书面协商确定。四、保密与知识产权4.1双方在合同履行过程中所获悉的对方商业秘密、技术秘密、市场信息等，应予以严格保密，未经对方同意，不得向第三方披露。4.2归档文件中涉及知识产权的部分，乙方应确保其享有合法的知识产权，如发生知识产权纠纷，乙方应承担全部责任。五、违约责任5.1甲方未按本合同约定归档、保管合同文件，导致文件遗失、损坏、泄露的，应承担相应的违约责任。5.2乙方未按本合同约定提供归档文件，或提供的文件不真实、不完整的，应承担相应的违约责任。六、争议解决6.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他约定7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.合同正本及其附件2.合同履行过程中的变更、补充协议3.与合同执行相关的往来函件、电报、传真、电子邮件等4.合同履行过程中的审批文件、验收报告、质量证明、结算单据等5.其他双方认为需要归档的文件二、违约行为及认定：1.甲方未按本合同约定归档、保管合同文件，导致文件遗失、损坏、泄露2.乙方未按本合同约定提供归档文件，或提供的文件不真实、不完整三、法律名词及解释：1.合同归档：指将合同文件及其相关资料按照一定的规定和程序进行整理、分类、编号、存档的过程。2.合同保管：指对归档的合同文件进行安全、保密、有序地存放、管理的行为。3.商业秘密：指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。4.知识产权：指权利人对其创作的智力劳动成果所享有的专有权利。5.违约行为：指合同当事人违反合同约定，不履行或者不完全履行合同义务的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：归档文件不完整或缺失解决办法：双方应及时沟通，补充提供缺失的文件，确保归档文件的完整性。2.问题：合同文件泄露或损坏解决办法：加强合同文件的安全措施，如加密存储、限制查阅权限等，一旦发生泄露或损坏，应及时采取补救措施。3.问题：合同履行过程中发生争议解决办法：通过友好协商解决，协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。五、所有应用场景：1.企业间合作项目合