hse会议管理制度

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第一章总则

第一条目的

为确保公司健康、安全与环境（HSE）管理工作的有效推进，提高会议效率，规范会议流程，明确会议纪要的跟踪落实，制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有与健康、安全与环境相关的会议，包括但不限于HSE工作例会、专题研讨会、培训会等。

第三条基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、时间和开支。

2.会议组织应注重会前准备、会中讨论、会后落实，确保会议目标的实现。

3.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，明确责任人和完成时限，确保会议决策的落实。

第四条会议分类

1.定期会议：根据公司HSE工作计划，定期召开的会议，如HSE工作例会等。

2.临时会议：针对突发HSE事件或特定议题，临时召集的会议。

3.专题会议：针对某一特定HSE领域或问题，组织的相关会议。

第五条会议组织

1.会议的组织者负责确定会议主题、议程、参会人员、时间、地点等，并提前通知参会人员。

2.会议组织者应确保会议的召开符合本制度规定，并对会议的顺利进行和成果负责。

第六条参会人员

1.参会人员应按时参加相关会议，因故不能参加的，需提前向会议组织者请假。

2.参会人员应积极参与会议讨论，发表建设性意见，遵守会议纪律，保守会议秘密。

第七条会议记录

会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议主题、议程、讨论情况、决策结果等，并在会后及时整理会议纪要。

第八条本制度的解释权归公司HSE管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据HSE管理工作的需要，明确会议目的、主题和议程，制定会议方案。

2.会议组织者确定参会人员范围，邀请相关部门和人员参加，并提前通知会议时间、地点、议程等相关信息。

3.会议组织者应根据会议性质，提前准备相关资料、报告、PPT等，以便参会人员提前了解会议内容。

二、会议通知

1.会议组织者应至少提前一周向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等。

2.会议通知应明确要求参会人员按时参加，如有特殊原因不能参加，需提前请假。

三、会前准备

1.会议组织者应提前检查会议室设施设备，确保正常运行。

2.会议组织者应准备好会议所需资料、签到表、表决票等物品。

3.会议记录人员应提前到达会议室，做好会议记录准备工作。

四、会议召开

1.会议开始时，会议组织者应简要介绍会议主题、议程和目的，明确会议要求。

2.会议主持人应引导参会人员按照议程进行讨论，确保会议有序进行。

3.参会人员应积极参与讨论，发表意见，遵守会议纪律。

五、会议决策

1.会议主持人应根据讨论情况，适时提出决策建议。

2.会议决策应充分征求参会人员意见，达成共识后进行表决。

3.表决结果应记录在案，并由会议记录人员整理入会议纪要。

六、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.会议主持人应宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

七、会议纪要整理与发布

1.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，并由会议组织者审核。

3.会议纪要应在会议结束后的一周内发送给参会人员，以便跟踪落实。

八、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议通知、会议纪要、表决票等相关资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司规定保存期限进行保存。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，应由会议组织者进行初步审核，确保纪要内容的准确性。

2.会议纪要需提交给相关负责人进行审批，确保会议决策的准确性和可行性。

3.审批通过后，会议纪要应以书面形式发布，确保所有参会人员和相关人员都能收到。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中应明确各项任务的责任人，确保每一项决策都有明确的执行主体。

2.责任人应在收到会议纪要后确认任务，并根据任务要求制定具体的行动计划。

3.会议组织者应定期检查任务执行进度，督促责任人按时完成。

三、跟踪监督与进度反馈

1.会议组织者应建立跟踪监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.责任人应主动向会议组织者报告任务进展情况，遇到问题时及时沟通，寻求解决方案。

3.会议组织者应根据进度反馈，调整工作计划，确保会议决策的有效实施。

四、问题解决与协调

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题，责任人应主动寻求解决方案，必要时可提出协调请求。

2.会议组织者应协助责任人解决问题，确保会议决策的顺利实施。

3.对于重大问题，会议组织者可召开专题会议，研究解决方案。

五、会议纪要的更新与归档

1.随着任务进度的变化，会议纪要中的相关信息也应进行更新，以反映最新的执行情况。

2.会议纪要的更新应由会议组织者负责，确保信息的及时性和准确性。

3.任务完成后，会议纪要和相关资料应按照公司规定进行归档，以备未来查阅。

六、考核与评价

1.会议决策的执行情况应作为相关责任人的工作考核内容之一。

2.会议组织者应定期对会议决策的落实情况进行评价，总结经验教训，为今后改进会议管理提供依据。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理部门提交会议主题、时间、参会人数等信息。

2.会议室管理部门根据预订信息进行统筹安排，确保会议室合理使用。

3.预订者应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到并确认设施设备是否齐全。

二、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设施设备，确保正常运行。

2.会议室内的投影仪、音响、话筒等设备应保持清洁，使用前进行功能测试。

3.预订者在使用会议室时，应爱护设施设备，如有损坏，需及时向会议室管理部门报告。

三、会议室环境与布置

1.会议室应保持整洁、安静、舒适，室内温度、湿度适中。

2.会议室布置应根据会议主题和参会人数进行，座位安排合理，便于参会人员交流。

3.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

四、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议纪律，按时入场，手机调整为静音或振动。

2.会议期间，不得随意离开会议室，确需离开，需向会议主持人请假。

3.会议结束后，预订者应负责检查会议室，确保物品归位、设施关闭，如有垃圾带走。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，出入口畅通，消防设施正常运行。

2.会议室内应设置适当的保密措施，如需使用涉密设备，应遵守公司保密规定。

3.参会人员应保守会议内容秘密，不得擅自泄露。

六、会议室管理制度的监督与考核

1.会议室管理部门应加强对会议室使用情况的监督，发现问题及时整改。

2.定期对会议室使用情况进行评估，提高会议室利用率，优化会议室管理。

3.对违反