会议活动审批管理制度

会议活动审批管理制度第一章总则

为确保会议活动的高效有序进行，规范会议审批流程，提高决策效率，特制定本会议活动审批管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部各类会议活动的组织、审批、召开及后续跟进工作。

一、目的与原则

1.1本制度旨在加强会议活动的计划性和规范性，提高会议质量，确保会议结果的有效落实。

1.2会议活动应遵循以下原则：

（1）务实高效：会议内容应紧密结合工作实际，注重实效，避免形式主义。

（2）分级管理：根据会议级别和内容，实行分级审批，确保会议活动的高效有序。

（3）权责明确：明确会议活动组织、审批、执行等各环节的责任主体，确保工作落实。

二、适用范围

2.1本制度适用于公司内部各类会议活动，包括但不限于：

（1）董事会、监事会、股东大会等公司治理层级的会议。

（2）公司级、部门级、项目级等不同级别的会议。

（3）各类专题会议、研讨会、座谈会等。

2.2本制度不适用于以下会议活动：

（1）国家法定节假日、休息日举办的非正式会议。

（2）涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的会议。

（3）其他特殊性质的会议。

三、会议活动审批流程

3.1会议活动的审批流程分为以下阶段：

（1）会议申请：会议发起人需填写《会议活动申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、预算等内容，并提交至审批人。

（2）会议审批：审批人应在收到会议申请后的2个工作日内完成审批，并将审批结果通知会议发起人。

（3）会议通知：会议发起人收到审批通过后，应至少提前2个工作日向参会人员发送会议通知。

（4）会议签到：会议开始前，由会务组负责签到工作，确保参会人员准时参加。

（5）会议纪要：会议结束后，由指定人员整理会议纪要，并在会议结束后2个工作日内提交至审批人。

（6）会议纪要的跟踪落实：审批人负责对会议纪要的执行情况进行跟踪督促，确保会议决策的有效落实。

四、违规处理

4.1违反本制度规定的，视情节轻重，给予以下处理：

（1）口头警告。

（2）书面警告。

（3）取消会议费用报销资格。

（4）追究相应责任。

4.2对于故意违反本制度规定，造成严重后果的，将依据公司相关制度进行处理，直至追究法律责任。

五、制度修订

5.1本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

5.2修订本制度，需经公司董事会审议通过。

本制度的解释权归公司董事会所有。自发布之日起实施。请各部门、各单位认真贯彻执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.1会议发起人根据工作需要，确定会议主题、目标、参会人员范围及大致时间，提前准备会议相关资料。

1.2会议发起人应填写《会议活动申请表》，详细说明以下内容：

（1）会议名称、主题及目标。

（2）会议时间、预计时长及地点。

（3）参会人员范围、部门及职务。

（4）会议议程及拟请嘉宾。

（5）会议预算及资金来源。

（6）其他需要说明的事项。

二、会议审批

2.1会议发起人将填写完整的《会议活动申请表》提交至审批人，审批人应在2个工作日内完成审批。

2.2审批人需对会议的必要性、预算、时间安排等方面进行审核，并对不符合规定的会议申请提出修改意见或驳回。

2.3审批通过后，审批人将《会议活动申请表》返还给会议发起人。

三、会议通知与准备

3.1会议发起人收到审批通过后，应至少提前2个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等。

3.2会议通知应包括以下内容：

（1）会议名称、主题及目标。

（2）会议时间、地点及预计时长。

（3）参会人员名单。

（4）会议议程及发言顺序。

（5）会议准备工作及注意事项。

3.3会议发起人应根据会议需要，提前准备以下事项：

（1）会场布置、设备检查。

（2）会议材料准备及发放。

（3）参会人员签到表、名牌制作。

（4）会议期间餐饮、交通等后勤保障工作。

四、会议进行

4.1会议开始前，由会务组负责签到工作，确保参会人员准时参加。

4.2会议主持人按照议程顺序组织会议，确保会议有序进行。

4.3会议期间，参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，保持会场秩序。

4.4会议记录人员应详细记录会议内容，特别是决策事项、责任分工等。

五、会议纪要整理与发布

5.1会议结束后，指定人员负责整理会议纪要，明确以下内容：

（1）会议时间、地点、主持人。

（2）参会人员名单。

（3）会议议程及讨论结果。

（4）决策事项及责任分工。

（5）其他重要事项。

5.2会议纪要应在会议结束后2个工作日内提交至审批人，审批人审核通过后，由会议发起人发布给参会人员。

六、会议后续工作

6.1审批人负责对会议纪要的执行情况进行跟踪督促，确保会议决策的有效落实。

6.2会议发起人应定期检查会议决策的执行情况，对存在的问题及时协调解决。

6.3参会人员应按照会议纪要明确的任务分工，按时完成相关工作，并将进展情况反馈给会议发起人。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.1会议纪要由指定人员整理完成后，应在会议结束后2个工作日内提交至审批人进行审核。

1.2审批人应对会议纪要的内容进行仔细审查，确保纪要准确、完整地反映了会议的决策和讨论结果。

1.3审批通过后，会议纪要由会议发起人正式发布给所有参会人员，并视需要抄送相关部门和人员。

二、会议决策任务的分配与执行

2.1会议纪要中明确的决策事项和任务分工，应由各责任人在规定时间内负责执行。

2.2各责任人应认真对待分配的任务，及时制定实施方案，并按计划推进工作。

2.3会议发起人应定期组织检查会议决策的执行情况，确保各项工作按期完成。

三、进度报告与问题反馈

3.1各责任人在执行会议决策任务过程中，应定期向会议发起人报告工作进展情况。

3.2如遇到问题或困难，责任人应及时向会议发起人反馈，并提出解决方案或建议。

3.3会议发起人应积极协调资源，帮助责任人解决问题，确保会议决策的顺利实施。

四、跟踪督促与评估

4.1审批人应定期对会议纪要的执行情况进行跟踪督促，确保各项决策得到有效落实。

4.2对于重要决策事项，会议发起人可设立专项监督小组，进行重点跟踪和评估。

4.3定期对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

五、整改与问责

5.1对于会议决策执行不力的情况，应分析原因，及时制定整改措施，并督促责任人进行整改。

5.2对于故意拖延、不履行职责的责任人，根据公司相关规定，给予相应的处罚，直至追究法律责任。

5.3会议发起人应定期向公司高层报告会议决策的执行情况，对存在的问题提出改进建议。

六、会议纪要归档与管理

6.1会议纪要发布后，应由专人负责归档管理，确保资料的完整性和可追溯性。

6.2会议纪要的归档应按照公司档案管理规定进行，便于今后查阅和利用。

6.3对于涉及公司机密或敏感信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.1会议室预订采取预约制度，由会议发起人提前向行政管理部门或指定的会务组进行预订。

1.2预订会议室时，会议发起人需提供会议时间、参会人数、设备需求等信息，以便会务组进行合理安排。

1.3会务组应建立会议室预订台账，及时更新预订情况，避免时间冲突。

二、会议室配置与维护

2.1会议室应配置必要的设施设备，如投影仪、音响系统、白板、会议桌椅等，并保持设备完好。

2.2定期对会议室设备进行检查、维护，确保会议期间设备正常运行。

2.3会务组应确保会议室环境整洁、安静，为参会人员提供良好的会议氛围。

三、会议室使用规范

3.1会议室内禁止吸烟、进食，保持室内卫生。

3.2会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持秩序，不大声喧哗。

3.3会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室遗留垃圾。

四、会议室安全与保密

4.1会议室使用期间，会务组应确保安全通道畅通，消防设施正常。

4.2对于涉及公司机密或敏感信息的会议，会务组应采取相应的保密措施，如设置密码锁、禁止携带无关设备等。

4.3会务组应定期对会议室进行安全检查，防止安全事故的发生。

五、会议室费用管理

5.1会议室使用费用按照公司相关规定执行，由会议发起人承担。

5.2会务组应详细记录会议室使用情况，包括使用时间、参会人数、设备使用等，以便核算费用。

5.3会议发起人应在会议结束后按照实际使用情况支付会议室费用。

六、会议室管理与改进

6.1会务组应不断收集会议室使用反馈，针对存在的问题进行改进，提高会议室管理水平。

6.2定期对会议室管理规定进行修订，以适应公司发展和员