总裁办会议管理制度

总裁办会议管理制度总裁办会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保公司总裁办会议的有序、高效召开，明确会议流程及会议纪要的跟踪落实，规范会议室的管理，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总裁办召开的各类会议，包括但不限于总裁办公会议、专题会议、座谈会等。

第三条会议原则

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应具有针对性、决策性和紧迫性。

3.会议应注重实际效果，减少形式主义，严格控制会议时间和规模。

第四条会议分类

1.定期会议：根据公司工作计划，定期召开的会议，如总裁办公会议等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题会议、座谈会等。

第五条参会人员

1.会议主持人：由公司总裁或指定负责人担任。

2.与会人员：包括公司总裁、相关部门负责人、相关人员等。

3.记录人：由会议主持人指定，负责记录会议纪要。

第六条会议通知

1.会议通知应明确会议时间、地点、议题、参会人员等内容。

2.会议通知应提前发送，确保参会人员有足够时间准备。

第七条会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.与会人员应保持会议秩序，尊重他人发言，不得随意打断。

3.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，不得在会场内接打电话。

4.会议内容涉及公司机密，与会人员应遵守保密规定，不得泄露。

第八条本制度的解释权归公司总裁办所有，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

第一节会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据公司工作需要，提前征集议题，明确会议主要讨论内容。

2.会议通知：会议主持人或指定工作人员负责编制会议通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员等信息，并提前发送给相关人员。

3.会议材料准备：相关部门根据会议议题，准备相关背景资料、报告等，并在会议召开前提交给会议主持人。

第二节会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目的、议程等，并宣布会议开始。

3.讨论议题：根据会议议程，逐一讨论议题。与会人员应充分发表意见，主持人可引导讨论方向，确保会议高效进行。

4.决策：针对讨论的议题，主持人或总裁进行决策，明确责任人和完成时限。

5.临时议题：如会议过程中出现需要紧急讨论的问题，主持人可根据实际情况决定是否纳入会议议程。

第三节会议记录

1.会议记录人应详细记录会议讨论过程、决策结果、责任人及完成时限等内容。

2.会议记录应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人审核。

第四节会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对会议成果进行总结，强调决策事项的执行要求和时限。

2.与会人员应认真听取总结，对自身负责的工作进行梳理和安排。

第五节会议资料的归档

1.会议结束后，会议记录人应将会议纪要、决策事项等相关资料整理归档。

2.归档资料应包括会议通知、会议议程、会议纪要、相关报告等，以备查阅。

第六节会议效果的评估

1.会议主持人或指定工作人员应对会议效果进行评估，收集与会人员的意见和建议。

2.根据评估结果，对会议流程、会议议题等进行优化调整，以提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议讨论的主要观点、决策结果、任务分配及完成时限等内容。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，经会议主持人审核后，及时发布给所有与会人员和相关执行部门。

第二节决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的任务分配，应明确责任人、协助人及完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并组织相关人员执行。

3.执行过程中，责任人应主动与协助人沟通协作，确保任务按期完成。

第三节会议纪要的跟踪与督促

1.会议纪要的跟踪落实由会议主持人或指定的工作人员负责。

2.跟踪过程中，应对决策任务的执行情况进行定期检查，确保各项工作按计划推进。

3.对执行过程中遇到的问题和困难，应及时向会议主持人汇报，寻求解决方案。

第四节执行结果的反馈与评估

1.责任人应在任务完成后，向会议主持人提交执行结果报告。

2.会议主持人或指定工作人员应对执行结果进行评估，分析存在的问题和不足，并提出改进措施。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，追究责任，并督促责任人尽快完成。

第五节会议纪要的持续改进

1.根据会议纪要执行情况的反馈，不断优化会议流程、决策任务分配和跟踪落实机制。

2.定期对会议纪要的编制、跟踪、落实等环节进行总结，提出改进意见，以提高会议纪要的执行效率。

第六节保密与归档

1.会议纪要涉及公司机密，相关人员应严格遵守保密规定。

2.会议纪要完成后，应按照公司档案管理规定进行归档，以备日后查阅。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.预订成功后，会议组织者应遵守预定时间，不得随意更改或占用。

第二节会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板、会议电话等。

2.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行，满足会议需求。

3.会议组织者如需额外设备或服务，应提前向行政部门申请。

第三节会议室使用

1.会议室内应保持整洁，与会人员应爱护公共设施，遵守会议纪律。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，如有紧急情况，应离开会议室接听电话。

3.会议结束后，会议组织者应负责督促与会人员清理会议室，确保场地干净、设备完好。

第四节会议室安全

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.会议组织者应了解并掌握基本的安全知识，遇紧急情况时，及时组织人员疏散。

3.行政部门应定期进行安全检查，消除安全隐患，确保会议室使用安全。

第五节会议室维护

1.行政部门应定期对会议室进行维护保养，包括设备维修、环境卫生等。

2.会议组织者和与会人员应积极配合行政部门的工作，及时反馈会议室使用过程中发现的问题。

第六节会议室管理制度的监督与执行

1.行政部门负责监督会议室管理制度的执行，对违反规定的行为予以制止和纠正。

2.公司内部应设立投诉渠道，接受对会议室管理工作的意见和建议。

3.定期对会议室管理工作进行总结，不断优化管理制度