WHVK-QP-03-03对外文件控制程序

武汉市万科房地产有限公司程序文件对外文件控制程序编号：WHVK/QP-03-03版号/修改状态：A/1生效日期：2004-3-15第1页共4页目的本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对对外文件的有效控制。适用范围适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、集团公司、业务关联单位、顾客发文的审批和控制工作。职责各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批工作，营销策划部负责对顾客公开文件的制定、审核和控制。公司总经理负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审批。工作程序对顾客公开文件是指公司向顾客口头或书面提供的文件或信息，如售楼书、服务承诺、质量保证书、使用说明书、有关手续办理规定、媒体广告信息、海报、展板、宣传资料、统一口径等；专业部分（如质量保证书）可要求专业部门协助进行编制对顾客公开文件是指公司向顾客口头或书面提供的文件或信息，如售楼书、服务承诺、质量保证书、使用说明书、有关手续办理规定、媒体广告信息、海报、展板、宣传资料、统一口径等；专业部分（如质量保证书）可要求专业部门协助进行编制公开文件草案拟订须向顾客提供的公开文件草案营销策划部拟订须向顾客提供的公开文件草案营销策划部由营销部牵头，可采用会议或邮件讨论形式；相关部门由营销部牵头，可采用会议或邮件讨论形式；相关部门填写《对顾客公开文件审批表》组织相关部门讨论并修改营销策划部审批总经理审批总经理《对顾客公开文件审批表》否《对顾客公开文件审批表》是《对顾客公开文件目录》保留文件副本《对顾客公开文件目录》保留文件副本营销策划部=1\*GB3①建立公开文件清单建立公开文件清单《归档登记表》总办信息员通过内部网发布最新公开文件，且阅读权限为公司部门经理级以上及营销部全体。总办信息员=1\*GB3①《归档登记表》总办信息员通过内部网发布最新公开文件，且阅读权限为公司部门经理级以上及营销部全体。总办信息员文件存档并在公司内部发布文件存档并在公司内部发布填写《对顾客公开文件目录》中填写《对顾客公开文件目录》中“发放时间”一栏；以公司名义向顾客提供的书面文件需盖公章，按《印鉴及各类证照保管指引》执行。方式包括直接提供原文、公开、口头转述等等向顾客提供公开文件营销策划部向顾客提供公开文件营销策划部营销策划部根据市场及行业信息，对公开文件进行评审，一般每月进行一次，如有市场变动，可以进行即时的评审；营销策划部根据市场及行业信息，对公开文件进行评审，一般每月进行一次，如有市场变动，可以进行即时的评审；一次有效的公开文件无需定期评审；填写《对顾客公开文件审批表》营销策划部营销策划部是否修改定期评审公开文件是否修改定期评审公开文件是否继续使用营销策划部继续使用营销策划部其他对外发文控制流程发文部门对外文件草案发文部门对外文件草案起草/修改对外文件起草/修改对外文件部门经理对外文件部门经理对外文件在留存底稿上签字如部门经理和分管领导为同一人，则取消此步骤审核审核修改发文修改发文审批审批通过否公司对外发文由总经理批准，部门对外发文由部门主管领导批准。总经理可授权他人审批签字；在文件留存稿上审批签字通过否公司对外发文由总经理批准，部门对外发文由部门主管领导批准。总经理可授权他人审批签字；在文件留存稿上审批签字主管领导终止终止同意同意将具有保留价值的文件存档；将具有保留价值的文件存档；《文件与档案管理程序》《文件登记表》终止发文发文部门终止发文发文部门如无须盖章则取消此步骤如无须盖章则取消此步骤《文件与档案管理程序》《文件登记表》《印鉴及各类证照保管指引》发文部门在公章管理员处加盖公章发文部门在公章管理员处加盖公章《文件与档案管理程序》发文部门《文件与档案管理程序》发文部门审批底稿原件存档审批底稿原件存档《文件与档案管理程序》《文件签收登记表》《文件与档案管理程序》《文件签收登记表》发文部门对外发文对外发文相关文件文件与档案管理程序WHVK/QP-03-04印鉴及各类证照保管指引WHVK/WI-03-03-01相关记录对顾客公开文件目录WHVK/QP-03-03-B01对顾客公开文件审批表WHVK/QP-03-03-B02归档登记表WHVK/QP-03-04-B05文件签收登记表WHVK/QP-03-04-B03对顾客公开文件目录编号：WHVK/QP-03-03-B01版号：A序号：序号文件名生效时间作废时间发放方式发放范围发放时间备注对顾客公开文件审批表编号：WHVK/QP-03-03-B02版号：B 序号：建议部门建议人建议时间发放范围发放时间文件名称文件编号□编写□修订□废止修订页码本次为第___次修订编制/修订原因：营销策划部经理意见：是否定期评审：□是，评审周期□否发布方式：□集中公告□应客户要求出示□统一口径□其他该文件涉及部门：