会务岗位安排

（二）工作安排（附件：会务手册）岗位安排表负责人岗位注意细节叶俊超会务组长确定项目之后一周内做出并发布上课通知（时间、地点、食宿、交通等）；与酒店沟通所有细节；与合作方沟通会务相关事宜；提前一周与营销总监、项目经理沟通，关于现场服务的要点，以及是否有变动或者新情况；做好突发状况的应对准备；根据课程招生情况匹配相关物资和人手，提前一周做出会务手册；至少提前一周确定课程设计类相关事宜；提前三天准备好物资、联系包车司机、确定人手安排；提前两天确定现场文案资料、名牌等，并对其他会务工作做再次检查和补充；布场时间的确定、物资分类，以及现场分工、指挥；10、现场指挥会务工作，灵活处理各种情况，配合营销。11、全程以最佳状态影响并带领同事，把服务做到极致，每天都有进步，直到让别人无可挑剔。12、提前做好收场分工，在课程最后一天中午即公布；13、课程结束后，回收、盘点各类物资，做好登记；财务相关工作如住宿、售书、报课等情况一定要核对准确；14、避免遗漏物资、追加物资的情况，如果发生，要合理安排，将成本降到最低；15、若发生会议超时、需要临时增加会议室、住房的情况，能够和酒店沟通争取，争取最低成本；16、现场突发状况，比较重要的要上报给项目经理或者营销总监，当下争取解决问题，把影响、损失降到最低；17、出现物资盘亏、损毁、遗失等情况，第一时间通知领导、想办法把损失降到最低；其次找出第一责任人（岗位、使用人），确定处理方案，共同承担责任；18、课程结束后提前安排好用餐事宜、搬物资回公司的相关安排；19、回公司后再次确认物资的安全完整；20、开课期间，观察每个环节、流程和细节，每天要做至少一次会务总结和提升；尤其要注重礼仪；课程结束后将相关总结纳入行政系统。梁月婵财务组长确定项目后第一时间做好学员统计表；推广期间学员汇款信息登记；财务相关物资的准备；提前一周确定签到人员安排，做好签到培训；课前一周做好刷卡、报名手续流程培训；提前三天再次确认财务相关岗位安排、物资、备用金准备妥当；财务相关岗位包括：签到、售书、刷卡、写单、住宿安排等，以及任何用钱的岗位。开课前一天对财务相关准备工作做最后检验，确定各岗位安排妥当。布场，安排好财务相关岗位，重点是签到工作。签到时及时汇报学员到场、收款情况，必要时通知课程顾问或者安排专人联系学员到场；开课期间安排财务各岗位工作，管理财务相关物资，各方面最大程度降低成本；10、开课期间利用空档时间整理好当天的资料信息，包括签到情况、售书、其他开销录入、报名统计等，争取开课期间即能完成课程财务报告70%以上；11、支持销售，做线下成交，以及学员报名手续；12、线上成交刷卡写单安排；13、每日统计报名情况，即时、反复在群里公告，刺激销售，增强团队信心；14、课后回收财务相关物资，盘点现金，做好业绩统计并在群内公布好消息；15、课后两天内（不计休息日）处理完所有报销事宜15、课后三天内做好财务报表，上交副总经理、营销总监签字审核。何恩德主持人*根据项目内容，提前一周熟悉相关细节，写出主持人稿；提前宣布会场秩序，推崇讲课老师和每场课的桥梁嫁接；现场公告会务相关信息；课间休息时间重复宣导课程信息以及现场优惠方案，影响学员到后台或者向课程顾问咨询报课；及时公布学员报名的好消息；利用主持人的公众影响力来跟进学员，成交后续课程；随时配合导师、配合现场营销做工作调整，能够灵活处理各种临时状况，保证会场内不受影响。具备销讲能力，现场销售课程，促进报名接送老师林雪敏DJ*开课前一周与导师沟通需要准备的音乐，准备好后与导师确认；开课前三天把所有音乐与营销流程匹配好，做到非常熟悉、灵活，开课前两天与导师沟通课件播放的所有注意事项，包括灯光、音乐、工作人员的配合；开课前一天布场，准备好DJ台相关物资，并准备好音响、麦克风试音，确认电脑使用正常流畅，并检查备用电脑、U盘资料，再次检查课件；关注会议流程，注意衔接不断档，有需要协助的地方提前安排同事；协助服务导师，导师有任何需求或者情况随时通知相关负责人做好服务；向导师汇报现场营销情况；课间休息时间，播放音乐；若导师有需要，可代替导师与学员沟通，保证老师休息的时间和空间。梁月婵、林雨萱、江智敏、彭双星签到*课前一周确定签到组人员，并做好签到培训；提前三天准备物资：签到表、笔、收据、零钱、信封、刷卡机；名牌、会务须知开课前一天布场，签到台提前准备；两台以上电脑同时签到，提前定位和分配工作：一个电脑签到、一个维持秩序并指引、一个发胸牌和发放资料；必须安排副项目经理或者销售部同事参与签到，现场收款严格把关；签到时要录入姓名、电话；先签到，再领资料；随时汇报签到情况，有必要时通知课程顾问或者安排专人联系学员到场；上课期间整理好签到表张鹏强住宿安排开课前确定住宿名单。根据已报的名单按照性别，住宿天数分类根据以往相类似课程估计房间的数量导师一人一间房间，具体可以问导师意见副总级别以上可以安排两人一间房间提前和酒店沟通房费能否直接在前台完成以及沟通能否自己分配合住合住的情况一般是先入住的缴清所有的费用，后入住的与先入住的私下平摊酒店房间物资保管，哪位房间丢失物资，由入住的人负责工作人员的住宿安排在布场晚餐时间统一安排，并在会务手册上提前安排好或者是统一通知各位同事了解附近住宿的酒店、宾馆，必要时指引学员另外安排入住课程最后一天提前安排通知退房事宜，并确认每个房间的情况完全退房之后，与酒店前台对账林仰海、黄健森门神、检票*每天早上、下午上课前检查进场学员的胸牌，若没有佩戴胸牌的学员不让进场，温柔而坚持的协助学员解决好此问题，坚持职责和原则。了解会场分组区域，引导学员去到相应的位置入座。学员进出时，为学员开门和关门。服装要求正装，站姿挺直，脸上面带微笑，温柔而坚持。若有学员不配合佩戴名牌或手环，要把学员的样子记住，避免闲杂人等进入会场。工作时不要交头接耳和聊天，注意形象。课程结束后微笑欢送学员，回收名牌。林仰海迎宾守门、场内纪律注意形象、保持微笑；注重接待礼仪,迎宾引座.站立会场后面，时刻注意会场秩序灯光提前了解熟悉灯控的开关以及相对应的效果检查灯是否完整，如有缺失或损坏，要及时更换了解导师，DJ，是否有视频或者是灯光方面的要求梁月婵物资、售书***为售书负责人，同时为物资负责人（课前课中课后物资盘点），安排售书组分工，***做好前期准备和现场对接工作；辅助售书工作；遵循先收钱，再给书的原则预支售书零钱，售书登记表刷卡收款的要请消费者签名并在售书登记表上登记预估人数，需要时提前增加人手人数多时要安排人维持秩序每次开课前都需要准备各种书籍的清单明细提前了解营销方案，是否有报课送书的方案售书结束后。盘点剩余书籍数量，出现问题，需要整个会务组承担责任9.一天清算三次，每次清算都要与财务核对、签名10.与酒店沟通售书处是否有监控张鹏强茶水、工作餐茶歇：与酒店确认饮水机，茶叶，一次性杯子随时检查茶水物资情况茶水的位置避免在洗手间附近专业课上需要准备水果，零食，咖啡，数量需要根据上课的人数决定销售岗位不提供工作餐，不报销。了解会务人员，导师，支持人的饮食习惯提前与酒店沟通会务用餐的位置，地点需要隐蔽点，需要注意在学员前的形象注意用餐环境，提醒同事收拾饭后垃圾注意用餐的时间，快餐时间可早不可迟学员围餐，偏素食为多，需要确定数量，提前跟餐厅预约导师餐，了解老师的饮食习惯，下课前5分钟送到老师指定的地点或者是房间收集酒店附近的快餐单围餐（庆工宴），课程结束后，负责订餐的同事到酒店预留包间，以素菜居多，10人八菜一汤订花考勤林雪敏摄影抓拍课程精彩瞬间；组织学员摄像；留意家族、团队学习的成员，可以拍特写发到群里；照片不在于多而在于精。全景、学员特写、工作人员特写、导师特写等高清图片各十张左右即可。每天做一篇课程现场报道文案，发出微信链接到公司群，并邀请同事转发。叶俊超服务老师与主持人了解老师到达与返程时间安排，提前联系车辆接送；是否需要帮老师订车票。安排好老师的住宿，用工作人员的身份证开好房间了解老师与主持人饮食习惯，水果喜好，水准备润喉糖,白开水的一般在50度左右；告知老师酒店的位置，酒店各种详细情况主持人可以和导师的服务是一样的服务学员(送水果和小鱼)孔南兴、林雨萱、江智敏传话筒先检查话筒是否能正常使用注意关注老师的眼神和讲话，及时传递话筒；递麦的动作要求干脆利落（弯腰小跑，快速）开好话筒直接让学员讲话；握住话筒的首尾端传完话筒后，站或蹲在学员旁边，等对方说完后拿回手中，时刻把握话筒在手；观察下一位提问者的位置不用连续传话筒时，站或坐在全场的两边位置。课间收拾场地下课期间快速收拾桌面垃圾，整理桌面资料，整理桌椅林仰海、江智敏、彭双星、林雨萱助教/营销人员课前学员情况分析；课程现场早会