社团会议管理制度条例

社团会议管理制度条例第一章总则

第一条本社团会议管理制度条例（以下简称“本条例”）旨在规范社团会议的组织、召开及管理，确保会议的高效、有序进行。

第二条本条例适用于社团内所有会议，包括但不限于会员大会、理事会、常务理事会、专业委员会和临时性会议。

第三条会议应遵循民主、集中、高效、务实的原则，充分发扬民主，确保广泛听取与会人员意见，保障会议决策的科学性和准确性。

第四条召开会议应根据实际需要，事先制定会议议程，明确会议目的、议题、时间、地点、参会人员等。

第五条会议分为定期会议和临时会议。定期会议应按照社团章程规定的时间、周期召开；临时会议可根据工作需要，由社团领导或相关部门提出，报请社团领导批准后召开。

第六条会议通知应提前发送给与会人员，确保与会人员有足够的时间准备会议材料，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

第七条会议组织者应确保会议场地、设施、资料等准备工作到位，为会议的顺利进行提供保障。

第八条与会人员应按时参加会议，因故不能参加者，应提前向会议组织者请假并说明原因。

第九条会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序，积极参与讨论，尊重他人意见，不得无故离场。

第十条会议记录应真实、完整、准确地记录会议内容，会议纪要应按照规定程序进行审批、发布和归档。

第十一条本条例的解释权归社团理事会所有，自发布之日起实施。

第二章会议流程

第一条会议筹备

（一）会议组织者根据工作需要，确定会议主题、目的、议题和议程，制定会议方案。

（二）会议组织者向相关部门和人员征求会议议题，汇总后报请社团领导审批。

（三）会议组织者根据审批后的会议方案，准备会议场地、设施、资料等，并提前通知与会人员。

（四）会议组织者应在会议开始前检查会场布置、设备运行等情况，确保会议顺利进行。

第二条会议召开

（一）会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、目的、议程等。

（二）会议主持人按照议程安排，组织与会人员进行议题讨论。

（三）与会人员围绕议题充分发表意见，展开讨论，提出建议和解决方案。

（四）会议主持人对与会人员的意见进行总结，形成会议决策。

第三条会议决策

（一）会议主持人根据讨论情况，提出决策方案。

（二）与会人员对决策方案进行表决，表决方式可采取口头、举手或投票等形式。

（三）会议决策应遵循少数服从多数的原则，决策结果由会议主持人宣布。

第四条会议纪要

（一）会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

（二）会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果等内容。

（三）会议纪要经会议主持人审核后，及时发送给与会人员，并按照规定程序进行审批、发布和归档。

第五条会议总结与反馈

（一）会议组织者对会议进行总结，分析会议效果，查找不足，为今后会议提供改进方向。

（二）会议组织者根据会议决策，制定具体实施方案，明确责任人和完成时间。

（三）会议组织者对会议决策的落实情况进行跟踪，及时向社团领导汇报进展。

第六条会议资料的归档与保管

（一）会议组织者应将会议纪要、决策文件等相关资料整理归档。

（二）会议资料的保管应按照相关规定执行，确保资料的安全、保密和便于查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条跟踪落实责任分配

（一）会议组织者应在会议纪要中明确各项决策的责任部门和责任人。

（二）责任部门和责任人应按照会议纪要中的要求，制定具体实施计划，明确工作步骤、完成时限和目标。

（三）会议组织者应对责任部门和责任人的执行情况进行定期检查，督促其按计划推进工作。

第二条跟踪落实过程管理

（一）责任部门和责任人应定期向会议组织者报告决策执行情况，包括进度、存在的问题和需要协调的事项。

（二）会议组织者应及时了解决策执行过程中的困难和问题，提供必要的支持和协调。

（三）对于重大决策或关键问题的执行，会议组织者应组织专题会议，研究解决措施，确保决策落实到位。

第三条跟踪落实结果评估

（一）会议组织者应设立评估机制，对会议决策的落实结果进行评估。

（二）评估内容包括但不限于决策目标的实现程度、执行效率、资源利用情况等。

（三）评估结果应作为对责任部门和责任人工作绩效考核的依据之一。

第四条跟踪落实信息反馈

（一）会议组织者应建立信息反馈机制，及时收集责任部门和责任人的反馈意见。

（二）反馈意见应包括决策执行的成效、改进建议等，以促进会议决策的持续优化。

（三）会议组织者应定期将跟踪落实情况汇总，向社团领导报告，以便领导层及时了解工作动态。

第五条跟踪落实记录与归档

（一）会议组织者应将会议纪要的跟踪落实情况记录在案，包括执行过程、评估结果、反馈意见等。

（二）跟踪落实的记录应作为工作档案进行归档，以便日后查阅和审计。

（三）归档工作应严格按照档案管理规定执行，确保资料的完整性、准确性和安全性。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

（一）会议室使用应提前预订，预订者需向会议室管理部门提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

（二）会议室管理部门应合理安排会议室使用，确保会议需求得到满足。

（三）若会议室已被预订，预订者需与会议室管理部门协商解决使用冲突。

第二条会议室配置

（一）会议室应配置必要的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

（二）会议室管理部门负责定期检查和维护设备，确保设备正常运行。

（三）会议室管理部门可根据实际需要，对会议室进行布局调整，以适应不同规模和类型的会议。

第三条会议室使用规范

（一）会议期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范。

（二）会议结束后，预订者应负责清理会议室，确保场地整洁。

（三）严禁在会议室吸烟、乱丢杂物，违反规定者将按照社团相关规定进行处理。

第四条会议室安全与保密

（一）会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间人员和财产安全。

（二）会议涉及保密内容时，预订者应提前告知会议室管理部门，采取相应保密措施。

（三）会议结束后，预订者应确保携带重要文件和资料离开会议室，防止泄露。

第五条会议室费用管理

（一）会议室使用费用由预订者承担，具体收费标准由会议室管理部门制定。

（二）会议室管理部门应定期公布会议室使用情况，提高会议室利用率。

（三）社团可根据实际情况，对会议室使用费用给予部分补贴。

第六条会议室管理与改进

（一）会议室管理部门应不断收集与会人员的意见和建议，改进会议室管理服务。

（二）会议室管理部门应定期对会议室管理制度进行评估，提出完善措施。

（三）社团领导对会议室管理工作予以支持，确保会议室资源得到合理利用。

第五章附则

第一条本条例的解释权归社团理事会所有。

第二条本条例自发布之日起实施，