外出差旅与差旅费管理制度

外出差旅与差旅费管理制度一、目的与适用范围1.1目的本制度的目的是规范公司员工的外出差旅行为，合理掌控差旅费用支出，确保企业财务管理的透亮度和合规性。1.2适用范围本制度适用于公司全体员工在工作需要下外出差旅的行为及相关费用的管理。二、定义与缩写2.1定义差旅：指公司员工在工作范围之外出差旅行的活动。差旅费：指差旅期间发生的相关费用，包含交通、留宿、餐饮、通讯等支出。2.2缩写T&E：TravelandExpense（差旅与费用）三、差旅申请与审批3.1差旅前申请在进行差旅前，员工需要提前向上级汇报并填写差旅申请表，明确差旅目的、时间、地方、行程布置等相关信息，并将申请表交由上级审批。申请表的内容应包含以下要素：差旅人员姓名及职位差旅时间和地方差旅目的和具体任务估计差旅费用明细紧急联系人及联系方式3.2差旅审批上级经理需在收到差旅申请后及时进行审批，并核实申请内容的合理性与必需性。审批应遵从原则：差旅涉及的时间、地方、费用必需与工作需要相符。差旅期间应有专人负责工作替代，确保工作的正常进行。高层经理对紧要差旅项目需进行审批。3.3差旅计划更改若因不行抗力或其他合理原因导致差旅计划更改，员工应及时通知上级经理，并在更改后重新填写差旅申请表，经上级同意后方可进行更改后的差旅行程。四、差旅布置与报销4.1差旅布置依据差旅申请获得审批后，公司将为员工布置必需的差旅事宜，包含但不限于：预订交通工具（机票、火车票、汽车票等）预订酒店及留宿布置预订餐饮服务4.2差旅费用报销员工在差旅过程中发生的费用需及时进行记录并妥当保管相关凭证，包含但不限于发票、酒店留宿收据、交通工具票据等。差旅完成后，员工需填写差旅费用报销申请表，将申请表及相关凭证提交给财务部门进行审核与报销。4.3限制与规范为了合理掌控差旅费用支出，公司对以下费用有限制和规范：交通费用：应选择合理的交通方式，并尽量选择经济实惠的舱位或座位。留宿费用：应选择符合差旅目的和工作需要的酒店，遵从公司的差旅费用标准。餐饮费用：应合理布置餐饮，遵从公司的差旅费用标准。通讯费用：应选择合理的通讯方式，并遵从公司的差旅费用标准。4.4差旅费用标准公司将订立差旅费用标准，具体内容包含但不限于交通费、留宿费、餐饮费、通讯费等。差旅费用标准将定期进行评估与调整，以适应市场变动和实际需要。五、差旅费用核销5.1差旅费用核销流程财务部门负责对差旅费用进行核销，具体流程如下：对差旅费用报销申请表及相关凭证进行审核。核实差旅费用的合规性与必需性。将核销结果录入财务系统。定期进行差旅费用报销情况的统计与分析。5.2差旅费用违规行为处理对于差旅费用报销中的违规行为，公司将采取相应的处理措施，包含但不限于：进行警告、记过等行政处理。要求违规人员返还多余报销的费用。若涉及违法行为，将追究法律责任。六、附则6.1监督与检查公司将建立差旅费用管理的监督与检查机制，确保员工及时遵守制度规定，减少差旅费用支出的挥霍与滥用。6.2审批权限依据员工职位和差旅费用的金额，公司将订立不同层级的审批权限，确保差旅申请得到适当的审批。6.3异地差旅对于需要员工进行异地差旅的情况，公司将另行订立相关规定，并在相应的制度文档中进行说明。6.4本制度的解释权归公司全部。结语本制度的实施旨在规范差旅行为，