企业物资采供合同管理法律风险的识别与控制

企业物资采供合同管理法律风险的识别与控制

摘要：物资采购是企业降低运营成本、提升核心竞争力的重要环节，几乎所有的企业都需要签订物资采购合同。物资采购合同管理工作贯穿于合同产生到终止的全部过程，产品质量的好坏，供应商的生产能力是否达标，产品使用过程中是否出现问题及如何解决等都是在合同管理的过程中需要一一把关的。鉴于此，本文主要分析企业物资采供合同管理法律风险的识别与控制。关键词：企业物资；采供合同；法律风险1、企业物资采购合同法律风险管理特征物资采购是企业降低运营成本、提升核心竞争力的重要环节，几乎所有的企业都需要签订物资采购合同。物资采购合同管理工作贯穿于合同产生到终止的全部过程，产品质量的好坏，供应商的生产能力是否达标，产品使用过程中是否出现问题及如何解决等都是在合同管理的过程中需要一一把关的。企业在签订、履行合同过程中如果不重视合同法律风险的管理，往往会由此引发诸多的合同纠纷，蒙受重大经济损失。物资采购合同存在的主要风险有合同文本风险、合同审批与签订风险、合同执行风险等。其法律风险管理既有一般合同法律风险管理的共性，也有其自身的特殊性，对于物资采购效能的提升至关重要。合同法律风险的管理作为防范经营风险的第一道防线，严格规范着物资采购的各项流程，为企业的各项生产和经营活动提供了有力的保障。2、企业物资采供合同管理法律风险的控制分析2.1、合同准备阶段的法律风险管控物资采购活动中，供应商选择是采购工作成败的关键，正确地选择供应商，既能大大降低发生法律风险的概率，也能在出现纠纷时大大提高妥善解决争议的可能性。谨慎选择供应商是采购物资质量、价格、售后服务等要素的重要保证。（1）供应商主体的资格审查1)供应商资质审核。供应商是企业法人的，其主体资格以工商行政管理部门登记的为准。无登记、吊销营业执照、已注销工商登记的企业，不应选择其作为供应商。应仔细审查供应商的经营证照，及时关注和跟踪其设立、变更、年检等工商注册信息，确保供应商主体资格合法。2)供应商经营范围和资质证书。供应商的经营范围以营业执照登记的范围为准，不得超出经营范围进行采购。销售特许或限制性经营物资的，供应商应取得相关行政许可。同时需注意核实相关许可的真实性、证照名称与供应商名称是否一致、证照是否在有效期内等。（2）供应商履约能力1)供应商资信审查。注册资金雄厚、生产经营实力较强的企业是可靠的物资采购对象，选择其作为供应商风险较小，否则可能面临供应商不能履约、引发争议的法律风险。对供应商的财务状况进行审查，大宗、长周期的物资采购还应进行严格实地考察，选择可靠的供应商。2)供应商信誉审查。供应商有欺诈、不当履行、迟延履行等商业信誉不好和经营状况差、市场竞争力弱等市场口碑情况不佳的，再次违约的法律风险较大。应认真调查供应商商业信誉。3)供应商履约能力。一些供应商因接单量大而使实际生产、排产能力降低，存在不能交货或者不能按期、按质、按量交货易引发争议的法律风险。应在交易前对供应商的履约能力进行全面调查了解，并持续关注。必要时，要做好现场考察。2.2、合同审核的法律风险防控合同内容丰富多样，合同条款可以从几条到上百甚至上千条。因此，对任何一个合同的审核，都应做到有的放矢，对主要内容和条款做重点审核。物资采购合同的审核内容主要包括以下几方面：（1）对合同当事人主体资格的审核这是首要确认的问题，也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效，是否能真正履行。所以，首先应要求对方出示营业执照、税务登记证以及组织代码，还要对企业的生产资格进行审查，对方必须拥有相关生产资质证明。（2）对合同标的物、数量、质量条款的审核审查标的条款时，不仅需要货物名称，还须加上商标、型号、规格、品种、厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点，有些还需要注明标的正负误差等。质量标准条款中，采用国家标准、行业标准或者企业标准的，要写明标准名称、代号或者编号。（3）合同标的物交货方式条款的审核我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义，即交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式，那么物资在途中的风险由出卖人承担；如果采用自提方式，那么货物回途的风险由买受人承担。所以交货方式条款中，作为产品买受方来说，尽量约定由对方送货。（4）价款的支付审核对价款支付方式的有效约定会直接关系到合同是否顺利履行。对于产品买受方来说，应要求价款的支付与产品的供应时间相应，尽可能避免出现“预付款”之类的条款。（5）违约责任的审核合同对违约条款的约定越简单，就越难追究违约方的责任。例如，关于违约责任，合同约定：若一方违约，则另一方根据法律规定追究其违约责任。这样的约定，对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。违约方承担违约责任，这是法定义务，无须当事人在合同中约定。如果守约方想对违约方索赔，首先要证明自己受到了经济损失；其次还应证明自己的经济损失是由于对方的违约而导致的；再次还应计算出自己受到经济损害的具体数额，并且用货币价值来反映。这些无疑大大增加了索赔的难度，对守约方不利。要解决该问题，最有效的办法就是双方在合同中约定违约金或者违约金的计算方法，比如规定合同总金额的3%为合同违约金。2.3、合同履行阶段的风险管控（1）违约风险的有效控制企业物资采购合同履行过程中的法律风险特征重点表现为合同对方的违约风险。有效控制违约风险的主要方法是对对方的履约能力进行必要的评估，并做好履行过程的跟踪监督。物资采购部门要根据合同对方的经营现状、以往合作情况以及用户单位评价等因素对其履约能力及信用程度进行判断，必要时可以安排专人负责物资采购合同的动态管理，实时掌握合同执行进度，对物资采购合同的履行情况定期进行分析，及时协调解决合同执行中的异常问题。重大采购合同实行履行报告制度，一旦发现异常情况及时向上级报告，采取相应措施将损失降到最低。在物资采购合同履行的过程中要特别密切关注合同标的物的交付时间，敦促出卖方按时交付标的物。（2）合同变更的正确处理物资采购合同在实际履行过程中由于各种影响合同履行情况的发生，如因天气原因影响运输导致货物交付时间推迟，原材料价格突然大幅度提高造成货物价格变化等情况，很难做到完全遵照合同的约定履行，一方当事人总是会在情况发生后与对方当事人协商变更合同部分条款。物资采购合同内容的变更主要集中在如下几个方面：①标的物数量的增减；②标的物品质的改变；③价款的增减；④履行期限、地点的改变；⑤结算方式的改变；⑥违约金的变更等。上述内容的变更应当具体明确，最好都采用书面形式签订补充协议，以防止出现合同争议，并通过对原合同的修改保障合同更好地履行以实现合同目的。2.4、合同履行完毕后的风险管控（1）建立健全物资采购合同档案。物资采购合同的档案主要包括：合同正本、副本及附件，合同谈判记录、过程控制记录、监造报告、交往信函，变更、解除合同的协议，发生问题的处理情况及结果等资料。（2）重视物资采购合同附件管理。大多数企业一般都会将合同的基本附件模块也集成到合同系统上，比如《廉洁从业责任书》、《技术附件》、《保密协议》和《安全生产管理协议》等。但是在实际工作中，企业对物资采购合同附件的重视程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并没有对合同附件的签订作详细的要求和考核。总之，物资采购合同法律风险是企业经营风险的重要源头之一，必须增强合同法律风险意识，建立完善的物资采购法律风险管理体系，认真审查供货商的资质，签订内容明确、合法有效的