《文书与档案管理》课件-第五章 文书档案归档

第五章文书档案归档任务一文书整理归档概述2018年伊始，海天集团公司办公室主任将一大叠散乱的文件材料交给张珊，并对张珊说：“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是整理好这些文件，按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺厚的“文山”无从下手，在大学时也从没有亲自整理过，只好再去找老郑请教。老郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》，笑着说：“你去仔细看看这个制度，慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧！”经过对这个制度的学习研究，王瑾对文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具开始整理文件。案例导入1.依据情景资料，张珊应该怎样一步步整理去年的文件？

2.搜集文件整理的资料，归纳形成意见。任务驱动1文书整理归档概念、意义2文书整理归档范围3文书整理归档原则CONTENTSCONTENTS5任务实训4文书整理归档质量要求（1）文书整理归档概念文书整理归档是机关文书部门将已经办理完毕、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。1文书整理归档概念、意义含义：◆整理归档已经办理完毕的文书◆整理归档具有查考利用价值的文书◆文书归档前的科学整理（2）文书整理归档意义1文书整理归档概述◆为档案工作奠定坚实的基础◆便于档案的查找和利用◆便于文书档案的保管（1）文书整理归档指导思想文书整理归档的重点应该是：以本机关单位直接产生的文书为主，着重归档整理记载和反映本机关主要职能活动的、具有重要的长远查考价值的文书。2文书整理归档范围（2）文书整理归档范围2006年9月19日，国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用。（1）遵循文书形成的自然规律（2）保持文书之间的历史联系3文书整理归档原则（3）严格区分文书的不同价值（4）便于文书保管和查找利用4文书整理归档质量要求（1）应完整齐全地整理归档文书材料（2）应严格准确地界定文书材料的保管期限（3）归档文件所用材料要符合档案保护要求整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。

1.收集经过判断的需要归档与不需要归档的文件材料，仔细比对，认真判读它们之间的不同，形成文字材料。。

2.参观档案室，翻阅已经整理完整的归档文件，了解案卷的整理情况，体会归档文书整理的质量要求，写一份总结材料。4任务实训任务二文书整理归档方法和步骤

（编制分类方案类目）2018年伊始，海天集团公司办公室主任将一大叠散乱的文件材料交给张珊，并对张珊说：“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是整理好这些文件，按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺厚的“文山”无从下手，在大学时也从没有亲自整理过，只好再去找老郑请教。老郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》，笑着说：“你去仔细看看这个制度，慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧！”经过对这个制度的学习研究，王瑾对文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具开始整理文件。案例导入1.依据情景资料，张珊应该如何准备整理去年的文件？

2.搜集文件整理的资料，归纳形成意见。任务驱动1常用分类法2复式分类法3编制分类方案类目CONTENTSCONTENTS4任务实训文书整理归档文书常用的分类方法有三种：年度分类法（保管期限分类法）、组织机构和问题分类法1常用分类法（1）年度分类法就是按文书形成的自然年度或专业年度分成各个类别。这种分类法简便易行，且同现行机关的文书处理制度也相吻合。（2）组织机构分类法文书工作人员可直接采用各个组织机构的名称（即机关部门的名称）作为类名，将文件材料进行划分。（3）问题分类法文书工作人员还可按照工作性质及有关不同的事项将文书进行划分。复式分类法（二级分类或三级分类）：单纯采用一种分类方法的情况是比较少用的，较多的是讲几种方法结合使用，形成复式分类。2复式分类法（1）二级分类

◆年度-组织机构分类法

◆组织机构-年度分类法

◆年度-问题分类法

◆问题-年度分类法复式分类法（二级分类或三级分类）：单纯采用一种分类方法的情况是比较少用的，较多的是讲几种方法结合使用，进行复式分类。2复式分类法（2）三级分类

◆保管期限—年度—机构（推荐使用）◆年度—机构—保管期限◆年度—问题—保管期限◆保管期限—年度—问题◆年度—保管期限—机构◆年度—保管期限—问题分类方案类目是文书整理归档的计划。是文书部门在文书没有形成之前，根据最近两年机关工作活动的规律及当年的工作计划，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，并按照文书整理的原则和方法，拟制出归档文书的类别与条目。3编制分类方案类目条目的编制要求准确、细致，符合实际，在文字表述上要简明扼要。例文见：下一页3编制分类方案类目

某某高校文字整理归档分类方案类目

机构—问题—保管期限一、教务处1——1教育工作计划定期1——2教育工作总结永久1——3教育工作进展情况定期1——4教育工作报告永久1——52009年度招生情况定期二、宣传部2——1上级机关有关指导宣传工作的文件材料永久2——2宣传工作计划、总结定期2——3宣传工作会议材料永久2——4宣传工作进展情况定期2——5宣传工作经验材料定期三、组织部3——1上级机关有关指导组织工作的文件材料永久3——2组织工作计划、总结定期3——3组织工作报告永久3——4下级机关上报的有关组织工作的材料定期3——5组织工作进展情况……海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司，公司主要从事软件设计。公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构，从最初的3个部门，调整为6个，又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大，近年来公司内设机构一直稳定为7个。依据专业知识分析，如果需要对公司档案进行整理，最不适宜使用的分类方法是什么？为什么？任务驱动4任务实训任务三文书整理归档方法和步骤

（整理步骤）张珊在掌握文书档案分类方案目录编制后便着手整理公司文书档案，在整理过程中感觉理论与实践操作有较大差距，如：归档文件中的“件”判断、“件”的排列等一系列问题，让张珊的推进速度变得很慢。案例导入1.依据情景资料，如果让你告诉张珊如何判断“件”？如何排列“件”？你怎么说。

2.搜集文件整理的资料，归纳形成意见。任务驱动1初步整理2系统整理3移交、排架CONTENTSCONTENTS4任务实训（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号1初步整理◆“件”判定■一般以“每份文件”为一件。■特殊情况：文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一

本的，一本为一件；（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号1初步整理◆“件”整理■去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。

◆“件”排列特殊的“件”内排序，顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文在后。有文件处理单的，可放在最前面作为首页。（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号1初步整理◆“件”装订■线装：三孔一线或直角装订页数较少的，使用“直角”装订或“缝纫机”轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

◆“件”的编号

全宗号

年度

件号机构或问题保管期限

页数16mm45mm45mm45mm45mm45mm第二年6月份移交前，对平时组卷进行系统整理。2系统整理1.检查调整2.盒内文件排列原则：时间结合事由的原则3.盒内文件编号4.填写归