办公室工作与管理课件-第6-9章-办公室事务工作-办公室工作自动化

办公室工作与管理第一章办公室管理概论第二章办公室环境管理第三章办公室时间管理第四章办公室用品管理第五章办公室信息管理办公室工作与管理第六章办公室事务工作（上）第七章办公室事务工作（下）第八章办公室保密工作第九章办公室工作自动化第六章办公室事务工作（上）学习目标第一节通信联络工作第二节文书工作第三节会议办理工作第四节印章和介绍信管理拓展导向学习目标识记：电话机的常用功能、文书工作的任务和内容、印章的式样与种类、会议要素了解：电话机的基本类型、文书工作的原则和要求、传真接发的程序、会议保障工作明确：电话接发的礼仪、会中及会后服务事项、会议文书的拟写掌握：电话接发的程序、收发文处理的要求和程序、印章与介绍信的管理和使用、会前筹备事项第一节通信联络工作一、如何接打电话二、如何收发传真一、如何接打电话（一）电话机的基本类型和基本功能（二）电话机的常用服务功能（三）接听电话的程序与技巧（四）拨打电话的程序与技巧1．做好通话准备2．正确拨出电话3．确认受话对象4．主动自我介绍5．清楚陈述内容6．拨错电话致歉7．礼貌结束通话8．整理电话记录二、如何收发传真（一）发送传真的准备工作（二）发送传真（三）接收传真第二节文书工作一、文书工作的任务和内容二、文书工作的原则和要求三、发文处理四、收文处理一、文书工作的任务和内容（一）对所形成的文书加以必要的规范（二）对文书的行移运转制定必要的制度（三）对文书内容的办理规定统一的要求（四）对文件的管理采取妥善的措施二、文书工作的原则和要求（一）准确（二）及时（四）简便（三）安全（五）党政分开（六）统一三、发文处理（一）交拟、拟稿（二）审核、签发（三）印制、校对（四）用印、登记（五）封发、传递四、收文处理（一）收文、阅文1．收文。收文包括签收、分类、登记3个流程。检查、清点无误后方可签字接收，之后对所收文件进行正确分类。所收文件可分为6大类：上级机关指令性和指导性文件；下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件；上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函；内部各部门调查性及下级机关陈述性来件；内部刊物、工作简报等类文书；公关性文书。登记方法则主要采取分类登记法和流水式登记法。2．阅文（二）筛选、传阅（三）拟办、批办（四）承办、催办（五）立卷归档第三节会议办理工作一、会前准备工作二、会中服务工作一、会前准备工作（一）制订会议方案1．确定会议的主题2．确定会议的名称3．确定会议的议程4．确定会议的时间和地点5．确定会议所需设备和工具6．确定与会代表的组成7．确定会议文件，做好文件的印制和发放工作8．确定会议经费预算9．确定会议住宿和餐饮安排10．确定会议的筹备机构（二）确定开会时间（三）确定会议地点1．地点适中3．环境安静5．成本适中（四）确定会议的议程和日程1．会议议程2．会议日程3．会议议程和日程安排应注意的问题（五）会议文件的准备1．会议文件的类型2．准备会议文书的部门和人员（六）会场准备1．会场的整体布局2．主席台的座位布局3．场内其他人员座次的安排（七）会议通知的写作2．空间足够4．设施完善二、会中服务工作（一）组织签到和登记（二）做好会议的记录工作1．为会议记录做好准备工作2．会议记录的内容3．会议记录的方法（三）提供会议资料与联络协调（四）做好会议的后勤保障服务工作1．食宿服务2．车辆服务3．娱乐服务4．医疗卫生服务6．照相服务第四节印章和介绍信管理一、印章管理二、介绍信的保管和使用一、印章管理（一）印章概述1．印章的作用和地位2．印章的式样3．印章的种类（二）印章的管理和使用1．印章的刻制2．印章的颁发3．印章的启用和停用4．印章的管理5．印章的使用二、介绍信的保管和使用（一）介绍信的保管（二）介绍信的使用拓展导向1．办公室事务工作（1）办公室事务工作（2）办公室日常事务管理（3）办公室事务工作流程2．相关资源（1）《办公室事务管理》（2）《办公室主任工作手册》（3）会议倒水知识第七章办公室事务工作（下）学习目标第一节安排值班工作第二节办理上司临时交办的事项第三节差旅事务第四节现金使用与保管拓展导向学习目标识记：上司临时交办事项的特点、差旅钱的准备事项、差旅计划的内容了解：值班工作的意义、上司临时交办事项的范围、商务报销的手续明确：值班工作的任务、上司临时交办事项的内容和处理、各种值班记录的填写、上司差旅前和后办公室工作的内零用现金管理的一般程序容、掌握：值班时突发事件处理的程序和方法、差旅计划的制作、差旅手续的办理第一节安排值班工作一、值班的含义二、值班工作的意义三、值班工作的任务与要求四、注意事项五、突发事件的处理一、值班的含义值班是指一个组织有相关的专门人员（即值班员）或由有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理组织一些临时性的综合事务或专项性的特定事务（如安全值班）。二、值班工作的意义我国有很多组织比如卫生、医疗、能源、安全、交通等部门在节假日并不休息，需要连续工作，而且随着各组织间信息交流和业务往来的日益频繁，许多工作也不可能仅仅在法定的工作时间内完成；另外，每个组织还有可能遇到紧急或突发性事件，这些都需要有专门人员及时进行处理。而上述工作一般都是由各个组织的办公室通过值班工作来完成的，因此，值班工作对于每个组织和整个社会都具有重大的意义三、值班工作的任务与要求（一）坚守值班岗位（二）认真处理事务（三）做好值班记录（四）热情接待来人（五）加强安全保卫（六）应付突发事件四、注意事项其一，注意建立和健全值班制度，应有明确的交接班制度、请假制度和安全保密制度，使值班工作制度化、规范化。其二，做好值班工作的督促检查，发现问题，及时处理。五、突发事件的处理（一）偶发性自然灾害的处置1．火灾2．风雹灾害的处置（二）偶发性人为事故的处置1．较大食物中毒事件的处理2．较大交通事故的处置第二节办理上司临时交办的事项一、上司临时交办事项的范围二、上司临时交办事项的特点三、办理上司临时交办事项的原则四、上司临时交办事项的主要内容一、上司临时交办事项的范围上司临时交办的事项非常广泛，而且因人而异，大致范围包括在办文、办会、办事、信息、调研、督察、接待、协调等工作中的临时性事项。二、上司临时交办事项的特点（一）广泛性（二）临时性（三）事务性(四)紧迫性三、办理上司临时交办事项的原则（一）认真积极，耐心细致（二）坚持原则，灵活变通（三）节约时间，确保绩效四、上司临时交办事项的主要内容（一）临时性的会议通知（二）临时受托催办（三）受委托做好接待工作（四）临时受托办理上级考察事宜（五）向有关单位人员转告领导的指示等第三节差旅事务一、旅行前的准备二、旅行计划三、上司外出旅行时办公室人员的工作四、上司回公司上班后办公室人员的工作一、旅行前的准备为上司的旅行作好相应的准备，是旅行管理的第一个环节，也是很重要的一个环节，它关系到整个旅行行程是否顺利。表7-4是旅行准备的一些主要内容。二、旅行计划（一）地点（二）时间（三）交通工具（四）住宿（五）旅行内容（六）资料、物品携带（七）工作时间表（八）制作总表（九）备注三、上司外出旅行时办公室人员的工作1.上司外出旅行时，要确定临时负责人。2.上司旅行时，还未完成的日常工作材料，应整理清楚，日常事务，不能积压，要照常进行。3.电话及来访者的接待，要与代理上司一起处理。4.做好文件的收发、整理、传阅工作。5.与在外地的上司保持畅通的联系，并制作联系备忘录和上司的活动时间表。6.及时处理上司传回的指示。7.上司回来时，准备好接站的车辆，如有时间，要亲往迎接。四、上司回公司上班后办公室人员的工作1.向上司汇报其旅行期间单位的工作情况。2.上司回来后应立即与有关人员联系。3.把整理好的重要文件尽快转交给上司。4.把上司旅行中的材料按重要、紧急的顺序进行整理。5.对旅行中帮助、关照过上司的人，尽快写好感谢信发出。6.差旅费应按规定时间尽快报销。第四节现金使用与保管一、零用现金的管理要求二、零用现金管理一般程序三、办理商务报销一、零用现金的管理要求1.办公室人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。2.办公室人员应按照组织要求保持一定金额的零用现金，金额不得随意增减。3.零用现金借支应符合国家有关财务政策，并按照组织规定的程序进行相关手续的办理。4.办公室人员保管备用金应符合组织规定的作业程序，详细记录办公室开支的明细账，以备查验和账目管理。二、零用现金管理一般程序（一）零用金的设置划分（二）零用金额规定（三）零用金借支程序（四）零用金保管及作业程序（五）零用金应由保管人出具保管收据，存财务部，如有短少，概由保管人员负责赔偿。（六）本细则经批准后实施。三、办理商务报销（一）商务报销的要求（二）商务报销的一般程序拓展导向1．办公室实务（1）《现代秘书实务》（2）领导的差旅事务（3）日程安排与值班工作2．相关资源（1）论做好办公室事务工作的几点思考-233校网-论文中心（2）公司值班管理制度（3）中央和国家机关差旅费管理办法第八章办公室保密工作学习目标第一节办公室保密工作基础知识第二节文件保密第三节会议保密、新闻报道保密与计算机保密拓展导向学习目标识记：秘密、保密、保密工作的含义了解：办公室保密工作的意义、特点和原则明确：办公室保密工作的责任和纪律掌握：办公室保密工作的措施和方法第一节办公室保密工作基础知识一、秘密、保密和保密工作的含义二、秘密三、保密四、保密工作五、保密的责任和纪律一、秘密、保密和保密工作的含义（一）秘密（二）保密（三）保密工作二、秘密（一）秘密的类型1．按层次划分2．按内容划分3．按表现形式划分（二）国家秘密的密级划分、保密期限和秘密标志1．国家秘密的等级2．国家秘密的保密期限3．国家秘密的标志4．国家秘密的密级和保密期限的变更三、保密（一）保密范围1．国家秘密范围2．组织秘密范围（二）保密的特点1．封闭性2．利益性3．相对性四、保密工作（一）保密工作的意义1．保密工作关系到国家命运2．保密工作关系到国家声誉3．保密工作关系到社会的安定4．保密工作关系到经济发展5．保密工作关系到领导者的安全（二）保密工作的原则1．预防为主2．突出重点3．内外有别五、保密的责任和纪律（一）保密的责任1．纪律责任2．法律责任（二）保密的纪律第二节文件保密一、收文保密二、阅文保密三、制文保密四、传递保密五、携带保密六、保管保密七、交接保密八、归档保密九、清查保密十、销毁保密一、收文保密签收“密件”要严格履行签收手续，做到事事有手续，件件有着落。按“密件”的不同密级和缓急程度在“密件”上标明“发授范围”和“阅读级限”。二、阅文保密第一，秘密文件应由机要人员或指定的人员统一掌握第二，确定秘密文件的阅知范围第三，规定秘密文件的借阅地点三、制文保密第一，一切文件在印制前应准确定性，标明密级和保密期限，规定发放范围，注明是否可以翻印和复制第二，涉密文件在制文中形成的草稿、修改稿、签发稿、校对清样等，凡需要保存的，应按正式文件的密级和保密期限管理，不需要保存的，应及时销毁第三，打印、印刷过程中形成的蜡纸、衬纸、废页、废件应及时销毁，不能乱堆乱放第四，印制时，要严格按照领导批准的份数执行，不得擅自多印多留第五，复印文件必须经过请示，履行审批、登记手续，对复印件要等同原件一样管理四、传递保密传递保密工作要做到如下方面：第一，文件的传递应履行登记手续。第二，递送秘密文件，应由秘书科机要部门人员递送。若通过邮局递送，不得通过普通邮政邮寄。机要人员传递绝密件应实行两人护送制。第三，机要通信人员外出递送秘密文件时，要密不离人；不得办理与递送文件无关的事，坚持专程递送。第四，要自觉服从机要交换站的管理，严格公文交换制度。第五，以电子邮件形式上网传递的文件，要有严格的审批手续。五、携带保密不准携带秘密文件和秘密资料参加社交活动或出入公共场所。确因工作需要必须携带秘密文件的，应采取必要的保密措施，要经领导审批，采取安全措施，并遵照有关部门的规定执行六、保管保密秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内，绝密文件应单独存放，并经常检查保密情况。对平时工作使用的秘密文件，应在用后随手入柜加锁。个人不得保存秘密文件七、交接保密文书工作人员在工作调动或离退休时，必须严格履行交接手续。在移交文件时，要造册、核对，并办理签字手续，决不能搞“信任交接”八、归档保密办理完毕的秘密文件，有查考、保存价值的要及时立卷归档；无查考、保存价值的要立即销毁九、清查保密定期清查秘密文件。分发和借出去的应按时清退；若发现有丢失的，要及时追查处理十、销毁保密销毁秘密文件时，必须先经领导审批，然后登记造册。秘密、机密级文件应派专人护送到指定的造纸厂监督销毁；绝密文件和密码电报应指定专人在组织内焚烧干净第三节会议保密、新闻报道保密与计算机保密一、会议保密二、新闻报道保密三、电子计算机信息保密一、会议保密（一）会前保密1．严格审定到会人员2．联系保卫部门3．选择会址，确保设施4．通知保密5．文件保密（二）会中保密1．严格管理会场出入2．重视保密教育3．搞好安全保卫工作。（三）会后保密1．及时做好会议文件的清退工作2．及时做好会场住地的清查工作3．做好秘密文件的保密投递工作4．确定会议传达范围5．文件保密二、新闻报道保密新闻报道保密措施和方法第一，划清保密范围和保密项目第二，建立审查制度第三，严格区分内外第四，加强对秘密刊物和内部刊物的管理三、电子计算机信息保密（一）确保计算机工作人员的纯洁可靠（二）确保电子计算机房的安全保密（三）计算机启用前要进行安全保密检查（四）加强教育，建立健全制度（五）维护计算机网络的保密安全拓展导向相关资料1．《中华人民共和国保密法》2．《国家秘密保密期限的规定》3．《保密法实施办法》4．《党和国家工作人员保密守则》第九章办公室工作自动化学习目标第一节办公自动化概述第二节办公室局域网第三节资源管理自动化第四节事务处理自动化拓展导向学习目标识记：办公自动化的相关概念了解：办公自动化的功能、发展趋势和注意事项明确：IE常用设置和局域网的建立、设置掌握：办公事务处理和办公资源管理自动化的操作方法第一节办公自动化概述一、办公自动化的含义二、办公自动化系统的功能三、办公自动化的发展趋势——网络化办公四、办公自动化的注意事项一、办公自动化的含义办公自动化一个典型的办公自动化系统大致包括人员、办公信息、组织机构、办公制度、技术工具和办公环境等要素。二、办公自动化系统的功能（一）事务处理（二）资源管理（三）决策支持三、办公自动化的发展趋势——网络化办公（一）网络化办公的特点1．资源共享2．便于合作3．便于管理（二）网络化办公的应用范围1．共享数据资源2．共享硬件资源3．实现即时通信四、办公自动化的注意事项（一）做好设备的购置１．适用性原则2．择优选用原则3．扩充继承原则4．价格合理原则（二）注重应用软件的开发（三）抓好办公人员的培训第二节办公室局域网一、Windows7电脑中创建家庭组二、自定义共享资源一、Windows7电脑中创建家庭组在Windows7系统中打开“控制面板”→“网络和Internet”，点击其中的“家庭组”，显示家庭组的设置区域。如果当前使用的网络中没有其他人已经建立的家庭组存在的话，则会看到Windows7提示你创建家庭组进行文件共享。此时点击“创建家庭组”，就可以开始创建一个全新的家庭组网络，即局域网。见图9-1。二、自定义共享资源在Windows7系统中，文件夹的共享比WindowsXP方